Zarządzanie kompetencjami

Blog / 02.03.2021

Skuteczność działania firmy przejawia się na różnych poziomach jej funkcjonowania, jednak ostateczną miarą efektywności realizowanych przez nią strategii jest jej pozycja rynkowa oraz wzrost wartości, które generuje dla swoich właścicieli. Na sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa składa się wiele procesów związanych z poszczególnymi obszarami – posiadaniem odpowiedniej technologii produkcji lub świadczenia usług, zapewnieniem niezbędnych zasobów, stworzeniem właściwej struktury organizacyjnej, komunikowaniem się z rynkiem, a także pozyskiwaniem informacji o klientach, ich potrzebach i oczekiwaniach oraz otoczeniu, w którym działa firma. 

Wspólną zmienną łączącą wszystkie najważniejsze dla każdego przedsiębiorstwa kwestie są zatrudniani przez nie pracownicy. Ich zaangażowanie oraz poziom posiadanych umiejętności często przesądzają o możliwości odniesienia przez firmę sukcesu, stąd zarządzanie kompetencjami jest jednym z najważniejszych czynników, które powinny być uwzględniane zarówno w tworzeniu strategii działania, jak i w codziennej realizacji zadań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi oraz praktycznym funkcjonowaniu wszystkich działów. Przyjrzyjmy się bliżej znaczeniu zarządzania kompetencjami dla zarządzania całą firmą, sprawdźmy, z czym wiąże się pojęcie kompetencji oraz przekonajmy się, w jaki sposób można stworzyć dobrze sprawdzający się w praktyce system ich optymalnego wykorzystywania.

Znaczenie efektywnego zarządzania kompetencjami

Najważniejszą rolą sprawnego zarządzania kompetencjami jest optymalizacja kapitału ludzkiego, którym dysponuje firma tak, aby można zwiększyć efektywność jego wykorzystania i skierować w obszary, w których są niezbędne. Dzięki jak najbardziej precyzyjnemu dopasowywaniu wiedzy i umiejętności pracowników do rodzaju zadań wykonywanych w poszczególnych działach oraz na konkretnych stanowiskach firma jest w stanie zarówno podnieść poziom generowanych przychodów, zwiększając zaangażowanie posiadanych aktywów, jak i zmniejszyć ponoszone koszty inwestując tylko w takie przedsięwzięcia, które bezpośrednio przekładają się na osiągane rezultaty. Ponieważ dobre zarządzanie kompetencjami wpływa na działania firmy w każdym aspekcie jej funkcjonowania i jest istotne na różnych poziomach od najwyższej kadry menedżerskiej po szeregowych pracowników, przyjęta strategia powinna być kompleksowa i dotyczyć wszystkich osób zatrudnionych w firmie.

W najogólniejszym ujęciu system zarządzania kompetencjami służy budowaniu i zwiększeniu przewagi konkurencyjnej firmy przez podnoszenie poziomu wykonywania zadań w poszczególnych działach, co ma przełożyć się na poprawę wyników finansowych. Kluczowe będzie więc opracowanie procedur i  mechanizmów, które ułatwią zarówno działowi HR, jak i kadrze zarządzającej wykonywanie codziennych obowiązków związanych z efektywną rekrutacją przez stworzenie opartego na kompetencjach opisu poszczególnych stanowisk, planowaniem ścieżek rozwoju dla konkretnych pracowników, doborem odpowiednich narzędzi motywacyjnych, m.in. wysokości wynagrodzeń przez połączenie ich z poziomem kompetencji oraz ich wykorzystaniem, a także z dbaniem o wsparcie szkoleniowe i ciągłe podnoszenie kompetencji w obszarach wymagających ich rozwoju.

Jednym z najważniejszych zadań, jakie stoi przed firmą, która chce poprawić swoje funkcjonowanie w obszarze zarządzania kompetencjami, jest ich precyzyjne zdefiniowanie. Ważne będzie przede wszystkim określenie, jakie profile kompetencyjne w konkretnych działach i na wybranych stanowiskach pozwolą najlepiej wykonywać związane z nimi zadania. Liczyć się będzie również diagnoza rodzaju i poziomu posiadanych przez pracowników kompetencji, co pozwoli na ich dokładne zmapowanie oraz ustalenie zakresu koniecznych zmian.

Czym są kompetencje i jak można je wykorzystywać?

Kompetencje pracowników są jednymi z kluczowych czynników, które przesądzają o tym, czy są oni w stanie realizować stawiane im przez firmę cele oraz w jaki sposób radzą sobie ze swoimi zadaniami. Na posiadane przez każdego z pracowników kompetencje składają się jego umiejętności i predyspozycje do wykonywania określonych czynności, opierające się zarówno na cechach osobistych np. temperamencie i osobowości, zdolnościach m.in. cechach psychofizycznych – sprawności manualnej czy orientacji przestrzennej w przypadku pracowników zajmujących się pracami fizycznymi, a także zdolnościach poznawczych: zdolności skupiania uwagi czy kojarzenia faktów, jak i nabytej wiedzy oraz wyuczonych zachowaniach. Choć kompetencje kształtują się na bazie różnych cech indywidualnych, to nie są z nimi tożsame, a najbardziej charakterystyczne jest dla nich to, że można osiągać różne ich poziomy, a zatem w ramach indywidualnych możliwości także je rozwijać.

W większości przypadków wykonywanie konkretnych realizowanych przez pracowników zadań wymaga posiadania całej wiązki kompetencji o różnym znaczeniu dla osiąganego wyniku. Część z nich będzie miała znaczenie kluczowe, a ich brak uniemożliwi uzyskanie odpowiedniego rezultatu, inne będą wpływały na poziom wykonania, a jeszcze kolejne mogą mieć znaczenie dodatkowe np. związane z tym, jak sposób pracy oddziałuje na osoby współpracujące. Wiązka kompetencji, które będą niezbędne do realizacji wszystkich obowiązków wynikających z charakteru danego stanowiska, tworzy jego profil kompetencyjny. W wielu przypadkach profile będą się ze sobą w większym lub mniejszym stopniu pokrywać, ponieważ część niezbędnych umiejętności będzie wspólna, co może dotyczyć zarówno ich zakresu, jak i poziomu.

Najważniejszym zadaniem, jakie stoi przed efektywnym zarządzaniem kompetencjami, jest dopasowanie kompetencji pracownika lub kandydata do profilu kompetencji przypisanych do danego stanowiska i współtworzące tzw. opis stanowiska, będący jego kompleksową charakterystyką. W przypadku rekrutacji będzie się to wiązało ze sprawdzeniem potencjału kandydata i określeniem poziomu posiadanych przez niego umiejętności oraz możliwościami ich rozwinięcia lub nabycia. Przy zarządzaniu osobami już zatrudnionymi zestawienie charakterystyki pracownika z profilem kompetencyjnym stanowiska pozwala na zidentyfikowanie istniejących rozbieżności i umożliwia podjęcie decyzji o zakresie koniecznych szkoleń lub przesunięcia konkretnej osoby do innych zadań, jeśli to okaże się z punktu widzenia interesów firmy bardziej korzystne.

Proces analizy i projektowania systemu zarządzania kompetencjami

Stworzenie skutecznego systemu zarządzania kompetencjami działającego w skali całej firmy wymaga zmapowania istniejących wymagań co do wszystkich stanowisk, a także dobrej diagnozy poziomu kompetencji poszczególnych pracowników. Pierwszym krokiem jest dokładna analiza istniejącego stanu rzeczy i badanie struktury organizacyjnej firmy, wykorzystywanych narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi oraz istniejących procedur. Ważne będzie także zdefiniowanie problemów, z jakimi boryka się firma. Następnym etapem działania będzie przygotowanie zestawienia procesów realizowanych w poszczególnych działach i na konkretnych stanowiskach. Dokładna analiza przebiegu oraz charakteru koniecznych do ich optymalnego wykonania zadań umożliwi stworzenie profili kompetencji niezbędnych do sprawnej realizacji poszczególnych rodzajów procesów. Na tej podstawie będzie możliwe sporządzenie matrycy kompetencji pokazujących zarówno niezbędne kluczowe kompetencje, jak i ich poziom.

Matryca kompetencji (Skill Matrix) jest jednym z istotniejszych narzędzi, które mogą być wykorzystane do najważniejszych zdań związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim. Na podstawie zawartych w niej informacji o poszczególnych kompetencjach i ich poziomie można podejmować decyzje dotyczące planu rozwoju konkretnego pracownika, dopasowywać profile kandydatów do poszczególnych stanowisk, czy wreszcie oceniać wkład poszczególnych osób w funkcjonowanie całego zespołu.

Dane pozyskane przy tworzeniu matryc kompetencji dla poszczególnych osób i procesów pozwalają na przygotowanie charakterystyk zadań i kluczowych kompetencji do całych działów oraz konkretnych stanowisk. Przyjmują one formę kart działów oraz kart stanowisk i stanowią podstawę do projektowania nowej doskonalszej struktury funkcjonowania firmy, która ograniczy marnotrawstwo zasobów oraz ułatwi optymalizację wykorzystania zasobów pozostających w dyspozycji firmy. Będą również stanowiły punkt odniesienia w działaniach szkoleniowych oraz umożliwią lepsze przygotowanie firmy na możliwe zaburzenia w jej funkcjonowaniu.

Comments are closed.