Optymalizacja procesów biznesowych

Optymalizacja procesów biznesowych wg. naszej metodyki TAM (ang. total activity management) może mieć na celu:

  • obniżenie kosztów
  • skrócenie czasu obsługi danego procesu
  • podniesienie efektywności obecnych zasobów ludzkich
  • uspójnienie działania po fuzji, przekształceniu firm
  • wdrożenie istotnych zmian organizacyjnych w oparciu o mapy procesów TO BE oraz pomiar procesów

W średnich i dużych firmach procesy przenikają się między działami i tam szczególnie zachodzi potrzeba przeanalizowania procesów pod kątem powiązań między działami, analizy wyjątków, punktów decyzyjnych zwłaszcza jeżeli firma funkcjonuje na rynku ponad 10 lat, wówczas zacierają się granice między starymi technikami i praktykami a nowymi możliwościami jakie niosą ze sobą nowe technologie.

Optymalizacja procesów wg naszej metodyki opiera się na czeterch elementach:

  • Mapy procesów
  • Pomiar procesów
  • Rekomendacje usprawnień
  • Wdrożenie zmian i pozbycie się marnotrawstw 

Analiza procesów służy do  zobrazowania  sposobu przepływu informacji i danych w ramach zidentyfikowanych procesów (niezależnie od tego czy zostały zidentyfikowane czy nie).   Diagramy procesów staramy się opracowywać w taki sposób aby były one zrozumiałe dla osób, które nie mają wiedzy o notacji BPMN. Czytaj więcej ….

Pomiar procesów pozwala klientom uzyskać wiarygodne dane, które czynności w ramach procesów zajmują w firmie najwięcej czasu, na które czynności poświęcane jest za mało czasu, które czynności są wykonywane na rzecz innych działów i dlaczego, jakie oszczędności można osiągnąć w ramach poszczególnych procesów i grup czynności. Czytaj więcej …

Rekomendacje usprawnień opracowywane są w podziale na grupy (<1 miesiąca, 1-3 miesięcy, 3-9 miesięcy) oraz z uwzględnieniem priorytetów oraz możliwości wdrożenia zmian organizacyjnych w firmie. Nie każda zmiana będzie możliwa do wdrożenia z uwagi na opór pracowników, który jesteśmy w stanie zmierzyć aby ocenić skutki wdrożenia zmian. 

Rekomendacje możemy wdrażać etapami. Poniżej opisany podział na 4-kroki jest podziałem umownym, natomiast  pozwala on firmom uporządkować cały proces optymalizacji procesów biznesowych i optymalizacji procesów produkcyjnych od najprostszych zmian do najtrudniejszych i najbardziej kosztownych.

[youtube video=”https://www.youtube.com/watch?v=Trr3r3NnumE” autoplay=”true” allowfullscreen=”true” autohide=”Default” controls=”Always” disablekb=”true” modestbranding=”true” track=”true”]

   

Optymalizacja procesów biznesowych wg naszej metodyki bazuje na twardych danych liczbowych z analizy i pomiaru procesów – sama mapa procesów to za mało do wskazania miejsc do optymalizacji

Optymalizacja procesów biznesowych w 4-ch krokach

Istotnym wyróżnikiem naszego podejścia do optymalizacji procesów biznesowych jest  podział rekomendacji na etapy/kroki. Poniżej został przedstawiony przykład optymalizacji procesów w podziale na 4-y kroki. Nie oznacza to jednak, że cały proces optymalizacji będzie obejmować wszystkie wskazane poniżej elementy. Dla przykładu jeżeli firma posiada już wdrożone systemy informatyczne to krok 3 może nie być w ogóle realizowany.

Kolejność poszczególnych kroków jest silnie uzależniona od poziomu absorpcji zmian jakie organizacja jest wstanie wdrożyć równocześnie. Do analizy „oporu” przed zmianami wykorzystujemy odpowiednie narzędzia, które pozwolą ocenić czy w ogóle określoną zmianę da się przeprowadzić w firmie, a jeżeli tak to jaką cenę musi organizacja zapłacić aby zneutralizować opór przed zmianą.

  • Krok 1

    Optymalizacja na poziomie stanowisk – okres wdrożenia 1-3 miesięcy od opracowania rekomendacji

  • Krok 2

    Optymalizacja na poziomie procesów – okres wdrożenia 6-9 miesięcy od opracowania rekomendacji

  • Krok 3

    Wdrożenie systemów i narzędzi – okres realizacji 6- 12 miesięcy od opracowania rekomendacji

  • Krok 4

    Automatyzacja procesów – okres realizacji 9- 18 miesięcy od opracowania rekomendacji

 Krok 1 –  Optymalizacja na poziomie stanowisk

Istotnym wyróżnikiem naszego podejścia do optymalizacji procesów biznesowych jest rekomendowanie w pierwszej kolejności takich zmian w sposobie organizacji firmy, które nie będą wymagać wdrożenia kosztowych systemów informatycznych.

Przykładowe efekty optymalizacji na poziomie stanowisk:

  • ograniczenie kosztów obsługi procesów o 5-10% zasobów ludzkich
  • zmiana w sposobie realizacji określonych czynności
  • wyeliminowanie zadań nieefektywnych
  • ograniczenie aktywności w zakresie obsługi niepotrzebnych wyjątków
  • lepsza organizacja pracowników
  • ujawnienie rzeczywistych barier w podniesieniu efektywności w dziale i zaplanowanie zmian w innych działach (Etap 2)
  • ograniczenie kosztów tworzenia raportów i przetwarzania danych poprzez wdrożenie prostych narzędzi do przetwarzania danych

Możemy to osiągnąć dzięki wynikom pomiaru procesów i stworzonej mapie procesów biznesowych. Ten etap obejmuje usprawnienia na poziomie pojedynczych stanowisk w ramach każdego działu objętego analizą i pomiarem.

 

mapowanie procesów

Możliwe efekty działań:

  • Plan wdrożenia usprawnień
  • wyeliminowane miejsca nieefektywnej organizacji będącej naleciałościami minionych lat
  • zmieniony sposób obsługi czynności w ramach procesów wewnątrz każdego z działów
  • przeprowadzenie szkoleń i warsztatów dla pracowników aby wdrożyć opracowane rekomendacje
  • opracowanie procedur oraz instrukcji stanowiskowych
mapa procesów firmy
 Krok 2 – Optymalizacje na poziomie procesów 

Ten krok, to  usprawnienia obsługi procesów na styku między działami, głównie poprzez zmiany proceduralne, zmiany w sposobie działania poszczególnych działów oraz zmiany w strukturze organizacyjnej.

Przykładowe efekty optymalizacji na poziomie procesów:

  • obniżenie kosztu obsługi danych procesów nawet o 25%
  • wyeliminowanie nadmiernie złożonych punktów decyzyjnych
  • skrócenie czasu obsługi danych procesów nawet x2,x3
  • ustandaryzowanie działania w oparciu o procedury i instrukcje
  • ograniczenie błędów i pomyłek
  • szybsze wdrożenie nowych pracowników
  • usprawnienie obsługi procesów rozliczeniowych, zaopatrzeniowych, etc. pomiędzy działami
  • usprawnienie współpracy z dostawcami
  • zdefiniowane cele dla managerów i pracowników

Zmiany w przebiegach procesów wymagają w wielu firmach wewnętrznych uzgodnień, które zwyczajnie trwają, dlatego zakładany czas wdrażania rekomendacji na poziomie procesów to 6-9 miesięcy, choć często można je wdrożyć w ciągu 1-2 miesięcy.

Nowe przebiegi procesów wymagają niejednokrotnie zmian w sposobie obsługi klientów, czy też zmian w sposobie współpracy z dostawcami. Warto podkreślić, iż ten rodzaj zmian udaje się przeprowadzić bez konieczności wdrażenia nowych systemów informatycznych.

 Krok 3 – Optymalizacje w oparciu o narzędzia i systemy informatyczne (6-18 m-cy): 

Usprawnienie obsługi procesów, poprzez nowe rozwiązania informatyczne lub modyfikację istniejących systemów stanowi kolejny krok w optymalizacji procesów biznesowych.

Przykładowe efekty optymalizacji w wyniku wdrożenia systemów informatycznych:

  • wyeliminowanie czynności wykonywanych ręcznie poprzez wsparcie systemu
  • zintegrowanie danych sprzedażowych, raportowych, etc.
  • usprawnienie przebiegów procesów biznesowych 
  • szybszy dostęp do danych 
  • mniej pomyłek i błędów

Należy pamiętać, iż pomimo oczywistych zalet wdrażania systemów informatycznych, może się okazać, że bez uporządkowania procesów przed zaplanowanym zakupem nowego rozwiązania informatycznego można osiągnąć efekt odwrotny do oczekiwanego w rezultacie zamiast skrócenia czasu realizacji danych czynności konieczne będzie wydłużenie całego procesu. Każde wdrożenie systemu, zwłaszcza dla średnich i dużych firm to spore wyzwanie organizacyjne, które będzie wymagać zaangażowania pracowników, na co często brakuje czasu. Z kolei ten brak czasu nad procesem wdrożenia systemu to często jedna z przyczyn nieudanych wdrożeń.

mbo zarządzanie przez cele
mapowanie procesu
 Krok 4 – Automatyzacja procesów

Automatyzacja przetwarzania danych to etap, który co do zasady ma wyeliminować pracę ludzką. Pomimo, iż automatyzacja procesów daje największe oszczędności kosztów oraz skraca czas realizacji danych czynności, często są to najbardziej kosztowne działania, które wymagają dużo większych nakładów niż zmiany w systemach informatycznych. Zastosowanie silników automatycznego przetwarzania danych np: UI Path sprawia, że wiele operacji może być robionych automatycznie bez udziału człowieka i to zarówno z udziałem plików jaki operacji na ekranie. Są to jednak bardzo pracochłonne wdrożenia, które wymagają wcześniej precyzyjnego wydzielenie operacji jakie mogą być realizowane przez tzw. roboty, a które muszą realizować wciąż ludzie. Należy tu podkreślić, iż automatyzacja procesów wymusza funkcjonowanie firmy w okresie przejściowym wg starego i nowego modelu działania, a o tym często firmy zapominają wdrażając nowe rozwiązania.
Możliwe efekty automatyzacji:

  • wyeliminowanie zasobów ludzkich przy realizacji określonych czynności
  • skrócenie czasu realizacji danych czynności nawet o 70%
  • automatyczne przetwarzanie danych 
  • automatyczne wypełnienie formularzy na stronie 
  • automatyczna łączenie danych z wielu źródeł
  • budowanie mechanizmów stałego monitorowania zmian
  • zmiana w sposobie działania,
  • ograniczenie wyjątków w ramach procesów
  • podział zadań na cykle 

Przykłady optymalizacji procesów w praktyce

Projekt zrealizowany dla dużej firmy produkcyjnej

 

  • Cel projektu: usprawnienie obsługi procesów backoffice
  • Zakres pomiaru: 150 osób
  • Rezultat: Możliwe oszczędności w obsłudze procesów: >2100h/mc 

Kluczowe wnioski:  Procentowo przeważają zmiany wewnętrzne tj. zmiany wewnątrz poszczególnych działów oraz zmiany procesów pomiędzy działami, równocześnie blisko 50% stanowią  wymagane zmiany w systemach informatycznych. W tym projekcie analizowane systemy informatyczne były przestarzałe i nie nadążały za tempem rozwoju firmy. Opracowane rekomendacje pozwoliły na oszczędności powyżej 2000h/mc poprzez wyeliminowanie zbędnych czynności oraz zmiany organizacyjne. Ponad 1000h/mc można było zaoszczędzić wdrażając dedykowane systemy informatyczne, na co się nie zdecydowano z uwagi na koszty.

optymalizacja kosztów w firmie

Projekt zrealizowany dla grupy kapitałowej

 

  • Cel projektu: usprawnienie obsługi wewnętrznych procesów
  • Zakres pomiaru: 70 osób
  • Rezultat: Możliwe oszczędności w obsłudze procesów: >1900h/mc 

Kluczowe wnioski: Procentowo przeważają zmiany wewnętrzne tj. zmiany wewnątrz poszczególnych działów oraz miany procesów pomiędzy działami, przy czym istotnym elementem usprawnień jest tu outsourcing usług.

Outsourcing usług został przeprowadzony z udziałem obecnych pracowników w firmie. Nadmierne zatrudnienie wynikało ze skumulowania czynności na zamknięciu miesiąca. Outsourcing umożliwił lepsze wykorzystanie osób w firmie przejmującej pracowników.

Istotny udział zmian poprzez wdrożenie systemów informatycznych został podyktowany koniecznością integracji z systemami dostawcy usług (o czym często firmy zapominają tworząc biznes plan dla outsurcingu usług).

optymalizacja kosztów w firmie

Projekt zrealizowany dla firmy dystrybucyjnej

 

  • Cel projektu: usprawnienie obsługi procesów sprzedażowych
  • Zakres pomiaru: 70 osób
  • Rezultat: Możliwe oszczędności w obsłudze procesów: >1200h/mc

Kluczowe wnioski: Struktura rekomendacji jest w podziale na zmiany wewnątrz działów, zmiany systemowe oraz zmiany w strukturze produktów. Największe zmiany są wewnątrz działów oraz zmiany w strukturze sprzedawanych usług.

Zła organizacja działu sprzedaży miała wpływ na pracę innych działów. Pomiar procesów pozwolił uchwycić realne koszty obsługi sprzedaży z uwzględnieniem wsparcia poprzez inne działy, to doprowadziło do zmiany w przebiegach procesów i zmiany w strukturze oferowanych produktów.

Wsparcie narzędziowe było związane z koniecznością silnego wsparcia pracowników wsparcia sprzedaży w obsłudze klientów.

optymalizacja kosztów w firmie

Co zawiera nasza usługa

Poniżej wskazujemy realizowane przez nas krotki w procesie usprawniania procesów biznesowych w firmie:

  1. Analiza procesów biznesowych AS IS
  2. Pomiar procesów biznesowych
  3. Przygotowanie rekomendacji zmian w przebiegu procesów biznesowych w podziale na 3 podstawowe kroki:
    • Optymalizacje na poziomie stanowisk <3 m-cy
    • Optymalizacje na poziomie procesów <6-9 m-cy
    • Optymalizacje w oparciu o narzędzia i systemy <12 m-cy
  4. Wdrożenie zmian organizacyjnych
optymalizacja kosztów dla firm