Rola HR w podnoszeniu efektywności
Dział HR stanowi ważny element budowy i rozwoju zasobów ludzkich w firmie, stąd nie powinno dziwić, że w wielu firmach właśnie dział HR staje się adresatem zagadnień związanych podnoszeniem efektywności zasobów ludzkich w organizacji.
Dyrektorzy HR w ostatnich latach coraz częściej otrzymują od kierownictwa firmy zadania, które mają na celu znalezienie metody na wzrost efektywności pracowników w firmie. Sam rozwój pracowników jest już niewystarczający aby osiągnąć przewagę konkurencyjną. Powodów podnoszenia efektywności jest wiele, ale niewątpliwie konkurencja i rynek pracownika odgrywają tu znaczącą rolę.
Dotychczas stosowane narzędzia przez działy HR związane z rozwojem pracowników okazują się często niewystarczające aby osiągnąć znaczący wzrost efektywności, pomimo iż systemy ocen oraz systemy motywacyjne są dobrze zaprojektowane. Dalszy wzrost efektywności wiązać się już musi ze zmianami w sposobie obsługi procesów w firmie. Udział działu HR w takich zmianach jest bardzo ważny, zwłaszcza w kontekście zdefiniowania koniecznych zmian w sposobie funkcjonowania firmy, w tym: wartościowanie stanowisk, określenie potencjału zasobów, sposób powiązania działów między sobą, definiwanie zakresu obowiązków między stanowiskami, identyfikacja miejsc w organizacji, które oznaczają się najmniejszą i największą efektywnością.
Jedną z metod pozyskania istotnej informacji o potencjale posiadanych zasobów, nieefektywności zasobów ludzkich, powiązaniach między działami jest Pomiar procesów.
![obraz na strone optymalizacja procesów biznesowych](https://novapraxis.pl/wp-content/uploads/2017/05/obraz-na-strone.png)
Pomiar procesów a narzędzia HR
Pomiar procesów daje bardzo precyzyjne informacje o strukturze czynności. Pozwala przeanalizować wielowymiarowo czas pracownika w ujęciu jego stanowiska, całego działu, powiązań z innymi działami w ramach stanowiska działu, pionu. utylizację, jakie czynności w dziale zajmują najwięcej czasu, jakie czynności są realizowane na rzecz innych działów. Ponadto pozwala określić jaka jest struktura pracy kierowników i liderów, co jest bardzo istotne do określenia wąskich gardeł w działach.
Poniżej wskazano przykładowe informacje jakie może pozyskać z dział HR dzięki wynikom z Pomiaru procesów:
- Porównanie osób na tym samym stanowisku
- Porównanie kart stanowiskowych z rzeczywiście realizowanymi zadaniami
- W jaki sposób realizowane są cele z ocen okresowych
- Kto wykonuje najtrudniejsze zadania w dziale (bardzo pomocne w planowaniu awansów)
- Wyszukanie osób z największym potencjałem rozwoju
- Wyszukanie osób o największym zaangażowaniu
- Struktura czasu pracy kierowników i innych osób
- Kluczowe działania w danym dziale
- Procentowym podział pracy na procesy podstawowe, pomocnicze, niechciane, zadania
- Wskazanie wąskich gardeł, dublowanie zadań
Pozyskanie dane z Pomiaru procesów są niezmiernie pomocne w tworzeniu celów dla pracowników, chociażby w ramach ocen okresowych. Równocześnie mając dane o profilu osoby na stanowisku Lidera możemy wskazać, które osoby najlepiej pasują do niego i w ten sposób tworzyć system awansów.
![obraz na strone 2 optymalizacja procesów biznesowych](https://novapraxis.pl/wp-content/uploads/2017/05/obraz-na-strone-2-1024x555.png)
„Wyniki z pomiaru procesów pozwalają podnieść efektywność w niektórych działach ponad 20%”
Wykorzystanie wyników z pomiaru procesów poza Działem HR
Wyniki z pomiaru procesów mogą być wykorzystane przez działy HR do aktualizacji kart stanowiskowych, wsparcie w tworzeniu nowych struktur organizacyjnych, przy kalkulacji optymalnego poziomu zasobów ludzkich w firmie.
Wyniki z pomiaru procesów mogą być również wykorzystane przez działania, które nie są bezpośrednio związane z zakresem zadań Działu HR, ale realizacja ich realizacja bez wsparcia HR jest trudna np.:
- Wsparcie HR we wdrożeniu nowych systemów w firmie – nowe rozwiązania informatyczne zwykle powodują zmiany w obsłudze procesów, a to z kolei wymusza zmiany w strukturze organizacyjnej, stąd udział HR w tym zagadnieniu jest niezmiernie istotny
- Zmiany organizacyjne związane z połączeniem oddziałów, firm, etc – to zagadnienie w którym obecność działów HR jest wręcz niezbędna. Wyniki z analizy i pomiaru procesów pozwala wskazać miejsca, w których różnice w sposobie działania są największe, identyfikacja miejsc, które sprawiają pracownikom
![Wyniki_z_pomiaru_napisy optymalizacja procesów biznesowych](https://novapraxis.pl/wp-content/uploads/2017/05/Wyniki_z_pomiaru_napisy-243x300.jpg)
Zarządzanie przez cele (MBO) narzędziem HR do podnoszenia efektywności
Elementem, który znakomicie uzupełnia usprawnienie procesów jest zarządzanie firmą przez wyznaczanie celów na każdym szczeblu organizacji. Metodyka zarządzania przez cele – MBO ma zastosowanie do wyznaczania i rozliczania celów dla pracowników, pozwala zaplanować i przekazać do realizacji zadania związane z wdrożeniem usprawnień w obsłudze procesów.
Dzięki narzędziu praxiMBO Dział HR może wspierać działy w firmie w budowaniu spójnych celów od zarządu firmy, poprzez różne szczeble kierownicze po szeregowe stanowiska produkcyjne czy usługowe.
Więcej informacji o praxiMBO tutaj.
![obraz na strone 4 optymalizacja procesów biznesowych](https://novapraxis.pl/wp-content/uploads/2017/05/obraz-na-strone-4.png)
Uruchomienie analizy i pomiaru procesów
Pomiar i analiza procesów może być realizowana dla wybranych działów lub całej firmy. My rekomendujemy rozpoczęcie od działów związanych z rozliczeniami, gdyż one skupiają na sobie najwięcej problemów.
Najprostszy schemat uruchomienia pomiaru i analizy procesów obejmuje:
1) Analiza procesów
- Pogłębiona analiza procesów / mapowanie
- Opracowanie Mapy czynności
- Warsztaty
2) Pomiar procesów
- Przygotowanie do uruchomienia pomiaru
- Szkolenia
- Start pomiaru (zwykle 1-2 miesięcy)
- Udostępnienie systemu do pomiaru procesów
- Nadzór nad pomiarem procesów przez cały okres trwania pomiaru
3) Opracowanie rekomendacji zmian
- Rekomendacje w podziale na 3 grupy
- Zmiany stanowiskowe <3 mcy
- Zmiany w sposobie obsługi procesów < 6-9 mcy
- Zmiany systemowe <12 mcy
- Opracowanie wyników / rekomendacje
4) Wdrożenie rekomendacji
- Zdefiniowanie celów
- Start Systemu MBO
- Wsparcie firmy we wdrożeniu rekomendacji
- Nadzór nad realizacją celów