Digitalizacja procesów

Blog / 19.12.2020

COVID-19 wymusił wiele zmian w sposobie organizacji firm, chociażby przejście pracowników w tryb Home Office, zmiany w zamówieniach czy wolumenie sprzedaży. Stąd wiele osób coraz częściej myśli o digitalizacji swoich procesów. Z przeprowadzonych przez nas projektów i badań ankietowych wynika, że najczęściej firmy postrzegają digitalizację poprzez zakup systemu do obiegu dokumentów, workflow czy system OCR do faktur. Przy czym zakup systemu nie jest jeszcze digitalizacją

mapowanie procesów

W rzeczywistości aby mówić o digitalizacji procesów musimy przede wszystkich myśleć o pozbyciu się papieru z obiegu informacji w firmie.  Zatem kluczem staje się opracowanie procedur i reguł dotyczących  skanowania dokumentów, tak aby maksymalnie zautomatyzować dalsze przetwarzanie zeskanowanych dokumentów. Dlatego tak ważne jest, aby w procesie wprowadzenia dokumentu do systemu obiegu dokumentów ustalić kilka istotnych informacji:

  • Rodzaj dokumentu
  • Identyfikator wewnętrzny
  • Kogo dotyczy dokument
  • Kto ma zaakceptować dokument
  • Kogo dotyczy dokument
  • Identyfikator zamówienia (jeżeli istnieje)
  • Data utworzenia
  • Data rejestracji

Zakres potrzebnych informacji wynika wprost z tego jak daleko chcemy zautomatyzować swoje procesy w firmie. 

Dla przykładu, samo zeskanowanie dokumentów  bez jakiejkolwiek informacji  co do jest za dokument w zasadzie nie daje wartości dodanej firmie, a wręcz firma dokłada do takiej obsługi procesu, bo musi zatrudnić osobę, która będzie sortować te dokumenty i ręcznie ustalać kto ma w organizacji przejąć obsługę danego dokumentu, w szczególności kto ma zaakceptować fakturę, podpisać umowę etc.

Zatem zastosowanie prostego urządzenia wielofunkcyjnego jakie możemy spotkać w biurach nie wiele jest nam w stanie pomóc, poza zapisem zeskanowanego dokumentu w folderze sieciowym lub na skrzynkę pocztową. NIe możemy tu mówić jeszcze o żadnej digitalizacji. Mamy zwyczajnie zeskanowany obraz dokumentu.

Bardziej zaawansowane systemy skanujące pozwalają chociażby na podział dokumentów na pliki (reguły separacji dokumentów na osobne pliki), OCR strefy lub stref, eliminację pustych strony czy tworzenie plików PDF do wyszukiwania.

Nova Praxis wspiera firmy w projektowaniu rozwiązań do digitalizacji i automatyzacji procesów.

Polecamy gotowy produkt na naszym eStore do pełnej digitalizacji dokumentów wraz z niezbędnym sprzętem, szkoleniami z automatyzacji oraz instrukcjami jak efektywnie skorzystać z całego systemu.

Pakiet zwiera:

  • wydajny skaner Epson WorkForce DS-770 z opcją OCR w locie
  • pre-definiowane zadania na skaner od automatycznego przesyłania dokumentów do wybranych adresatów
  • aplikację biznesową do zarządzania dokumentami w oparciu o platformę FileMaker
  • licencję serwerową platformy FileMaker oraz 5 licencji stanowisjkowych do pracy na WWW, Mobile oraz aplikacji FileMaker PRO
  • Mac Mini jako lokalny serwer plików
  • Voucher na szkolenie z podstaw MAC OS
  • Voucher na szkolenie  w firmie z narzędzi do automatyzacji w oparciu o rozwiązania Apple Script oraz platformę File Maker

Sprawdź nasz Zestaw do digitalizacji w naszym sStore.

Comments are closed.