Digitalizacja procesów w firmie 

W skrócie

Dla kogo adresowana jest usługa

Odbiorcami usługi Digitalizacji w biurze są firmy, które odczuwają potrzebę uporządkowania z obiegu dokumentacji papierowej, tj. faktury, umowy, protokoły, zamówienia, reklamacje, delegacje, wnioski urlopowe, etc. Znacząca część firm przed pandemią COVID-19 realizowała proces obsługi korespondencji przychodzącej ręcznie albo z niewielkim wsparciem systemowym. Wiele firm kończy digitalizację na etapie zeskanowania dokumentów i to się wydaje szczytem możliwości. Jednak, to co Nova Praxis oferuje w ramach usługi Digitalizacji idzie znacząco dalej. System digitalizacji musi być maksymalnie jak to możliwe bezobsługowy i pozwalać integrować systemy wewnątrz firmy.

Wyniki z przeprowadzonych badań czasu pracy wyraźnie wskazują, że firmy ponoszą znaczące koszy wewnętrzne na obsługę papierowych wersji dokumentów. Firmy często błędnie postrzegają digitalizację jako coś co ma zaoszczędzić pracę pracownikom administracji, ale w rzeczywistości to korzyści  dla całej organizacji. Okazuje się bowiem, że samo wyszukiwanie, przeglądanie, dostęp do archiwum papierowego  stanowi niemały koszt dla całej organizacji. Koszt ten rośnie proporcjonalnie do liczby pracowników i poziomu złożoności struktury organizacyjnej.

Równie ważne co zakup samego sprzętu i oprogramowani będzie wdrożenie koniecznych zmian, tak aby pracownicy wiedzieli co się zmienia w ich sposobie działania.

 

Na czym polega usługa

Skaner + OCR to tylko narzędzie, które samo w sobie niczego w firmie jeszcze nie usprawnia. Natomiast, jeżeli dobierzemy odpowiednie urządzenia i je tak skonfigurujemy aby np: odczytywać typ dokumentu w locie,  to pozwoli nam w kolejnym etapie myśleć o automatyzacji procesów, a to  z kolei oznacza, że organizacja zaczyna odczuwać realna korzyść z wdrożenia digitalizacji w biurze. Dlatego, tak ważne jest zrealizować wszystkie zadania:

  • przeprowadzenie analizy,
  • dobranie sprzętu jak i   oprogramowania
  • stworzenie bazy wzorców dokumentów z określonymi kodami dla systemu OCR
  • opracowanie procedur i instrukcji 

Digitalizacja w biurze polega na przeprowadzeniu analizy procesów,  tj. ustalenie w jaki sposób krążą w firmie dokumenty, jaką optymalnie dobrać ścieżkę obiegu dokumentów, gdzie tworzone są dokumenty wewnątrz firmy zanim pojawią się ich podpisane wersje (np: zamówienia, umowy podpisane przez klientów), dostarczenie sprzętu do digitalizacji dokumentów, konfiguracja systemu OCR, przygotowanie szablonów dokumentów pod  digitalizację.

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Identyfikacja źródeł dokumentów

Istotnym etapem całej usługi jest identyfikacja wszystkich źródeł dokumentów w firmie. Digitalizacja w biurze bowiem nie polega tylko na skanowaniu jedno lub dwustronnym faktur, ale na wyeliminowaniu całej dokumentacji papierowej na wejściu wszystkich procesów w firmie. Aby to osiągnąć musimy przeprowadzić analizę procesów AS IS z uwzględnieniem miejsc gdzie tworzone są dokumenty i gdzie są one w ramach procesów przetwarzane.

Na podstawie danych liczbowych dobieramy sprzęt i oprogramowanie do samego procesu skanowania dokumentów. Większość firm, dobiera urządzenie skanujące na podstawie liczby faktur – to poważny błąd, bo pozorne oszczędności na cenie urządzenia skanującego szybko okażą się pieniędzmi wyrzuconymi w przysłowiowe błoto. Zazwyczaj rzeczywista liczba stron do skanowania w układzie miesięcznym jest to 5-10x więcej stron niż samych faktur, a to w większości przypadków powoduje, że w firmie która ma powyżej 20 pracowników odpadają proste skanery biurowe z uwagi na restrykcje co do liczby stron jakie dany skaner może zeskanować dziennie/miesięcznie aby utrzymać gwarancję producenta.

 

optymalizacja procesów biznesowych
mapa procesu firmy

Krok 2.

Projekt przepływu informacji

Szczegółowy obraz dotyczący przepływu informacji i sposobu ich wykorzystania budowany jest poprzez wywiady analityczne. Prowadzona jest uproszczona analiza procesów w której skupiamy  się na:

  • Przepływie informacji między stanowiskami / działami
  • Gdzie są tworzone dokumenty i skąd brane są dane w procesie
  • Czy są jakieś wzorce dokumentów
  • Jak procesowane są zaakceptowane lub podpisane dokumenty
  • W jaki sposób można te dane ujednolicić w organizacji

 

Z pozoru proces tworzenia zamówień nie ma nic wspólnego z procesem korespondencji przychodzącej, ale tak nie jest, bowiem jest to mechanizm naczyń powiązanych. Jeżeli przy tworzeniu zamówień nie zostaną stworzone mechanizmy do późniejszej automatyzacji, to dalej obieg dokumentów jest półautomatyczny, bo człowiek ręcznie musi wskazać co robić z danym dokumentem na wejściu.

To wszystko sprawia, że konieczne jest zaprojektowanie kompleksowego rozwiązania do Zarządzania informacją w całej organizacji.

Krok 3.

Dobór właściwego oprogramowania

Dobór oprogramowania do obiegu dokumentów jest silnie uzależniony od potrzeb danej firmy. Ciężko jest wskazać jedno rozwiązanie pasujące dla każdej firmy. Decydujące będą tu takie elementy jak:

  • złożoność procesu akceptacji dokumentów
  • elastyczność dopasowania do indywidualnych potrzeb
  • dostęp do systemu na komputerach i na urządzeniach mobilnych
  • OCR metadanych 
  • możliwość integracji z systemami wewnątrz firmy (system FK, HR, planowanie produkcji, etc.)

Platforma File Maker to jedno z rozwiązań. Umożliwia ona tworzenie własnych formularzy dopasowanych do indywidualnych potrzeb, a widok formularzy może być dopasowany do każdego rodzaju urządzenia, które służy do edycji danych lub do ich podglądu.

Zakres podstawowych funkcji File Maker obejmuje:

  • W pełni elastyczne formularze tworzone pod konkretne potrzeby klienta, dla konkretnych grup odbiorców i spersonalizowane pod urządzenia mobilne.
  • Podgląd dokumentów PDF
  • Tworzenie własnych pól wyliczalnych na bazie reguł biznesowych
  • Raporty i wykresy porównawcze
  • Tworzenie widoków dedykowanych pod urządzenia mobilne, WWW, PC,
  • Integracja z systemami zewnętrznymi
  • Złożone zapytania danych z
    • możliwość wykluczania zbiorów danych
    • możliwość zapamiętania zapytań pod konkretną nazwą
  • Definiowanie złożonych struktur danych w oparciu o źródła wewnętrzne i zewnętrzne
  • Import danych z plików płaskich, Excel i innych źródeł danych
Praca przy kompie

Krok 4.

Wdrożenie digitalizacji w organizacji

Wdrożenie zaprojektowanego system przepływu informacji wraz z wybranym oprogramowaniem powinno obejmować  takie działania jak:

  • Szkolenia i warsztaty dla użytkowników
  • Migracja danych historycznych
  • Wzmożony support techniczny
  • Procedury i instrukcje jak postępować przy obsłudze dokumentów z nowym rozwiązaniem informatycznych
  • Poprawnie zdefiniowane workflow dla różnych typów dokumentów
  • Wyeliminowanie z obiegu dokumentacji papierowej

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi. 

  • Lista źródeł danych
  • Raport z badania przepływu informacji  
  • Projekt aplikacji i struktury wiedzy
  • Środowisko File Maker (wdrożenie we współpracy z firmą technologiczną Praxi Software Sp z o.o.) wraz z wymaganymi licencjami
  • Materiały szkoleniowe

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Uzyskiwane korzyści