Digitalizacja procesów w firmie 

W skrócie

Dla kogo adresowana jest usługa

Odbiorcami usługi Digitalizacji procesów w biurze są firmy, które odczuwają potrzebę uporządkowania obiegu dokumentacji, tj. faktury, umowy, protokoły, zamówienia, reklamacje, delegacje, wnioski urlopowe, etc. Znacząca część firm przed pandemią COVID-19 realizowała proces obsługi korespondencji przychodzącej ręcznie albo z niewielkim wsparciem systemowym. Nova Praxis wspiera firmy w digitalizacji procesów, tj. zamianie wszelkie formy informacji papierowej w cyfrową, a zawarte w mailu informacje w uporządkowaną strukturę informacji. Tymczasem wiele firm kończy digitalizację na etapie zeskanowania dokumentów. Skan dokumentu bez jakiejkolwiek informacji jest tylko cyfrowym obrazem tego co jest w wersji papierowej – to za mało aby znacząco usprawnić działanie procesów w firmie. Nova Praxis oferuje w ramach usługi Digitalizacji procesów znacznie więcej  System digitalizacji musi być maksymalnie jak to możliwe bezobsługowy i pozwalać integrować systemy wewnątrz firmy. 

Wyniki z przeprowadzonych przez nas  badań czasu pracy w ponad 40 firmach wyraźnie wskazują, że firmy ponoszą znaczące koszy wewnętrzne na nieefektywną obsługę dokumentów. Okazuje się bowiem, że samo wyszukiwanie, przeglądanie, dostęp do archiwum papierowego  lub archiwalnym maili stanowi niemały koszt dla całej organizacji. Koszt ten rośnie proporcjonalnie do liczby pracowników i poziomu złożoności struktury organizacyjnej. Przeciętnie pracownik poświęca ok 0,5-1h na szukanie informacji.

Równie ważne co zakup samego sprzętu i oprogramowania będzie wdrożenie koniecznych zmian, tak aby pracownicy wiedzieli co się zmienia w ich sposobie działania.

Nie można zapominać o tym, aby długofalowo przewidzieć działania zmieniające zachowania naszych klientów i kontrahentów aby koszty digitalizacji w czasie malały a nie rosły.

 

Na czym polega usługa

Digitalizacja procesów to nie tylko OCR, choć to bardzo ważne źródło danych. Natomiast należy pamiętać, że wydajny skaner + OCR to tylko narzędzia, które same w sobie niczego w firmie jeszcze nie usprawnią. Równie ważne stają się parsery maili, które potrafią zdigitalizować informacje zwarte w treści maila, który jest często tekstem niesformatowanym do przetwarzania automatycznego. 

Zatem, jeżeli zaprojektujemy procesy TO BE aby osiągnąć określony poziom digitalizacji danych,  np: odczytywać typ dokumentu w locie, wyciągać istotne informacje z maili,  to pozwoli nam w kolejnym etapie myśleć o automatyzacji procesów, a to  z kolei oznacza, że organizacja zaczyna odczuwać realna korzyść z wdrożenia digitalizacji procesów. Dlatego, tak ważne jest zrealizować wszystkie zadania:

  • audyt funkcjonowania organizacji pod kątem digitalizacji informacji,
  • wdrożenie prostych reguł poprawiających organizację pracy w biurze 
  • dobranie sprzętu i oprogramowania do digitalizacji procesów (właściwy skaner, system OCR, parser maili)
  • stworzenie bazy wzorców dokumentów z określonymi kodami dla systemu OCR
  • wdrożenie workflow do obiegu dokumentów
  • opracowanie procedur i instrukcji 

Digitalizacja w biurze polega na przeprowadzeniu analizy procesów,  tj. ustalenie w jaki sposób krążą w firmie dokumenty, jaką optymalnie dobrać ścieżkę obiegu dokumentów, gdzie tworzone są dokumenty wewnątrz firmy zanim pojawią się ich podpisane wersje (np: zamówienia, umowy podpisane przez klientów), dostarczenie sprzętu do digitalizacji dokumentów, konfiguracja systemu OCR, przygotowanie szablonów dokumentów pod  digitalizację.

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Audyt funkcjonowania organizacji pod Digitalizację procesów

Istotnym etapem całej usługi jest identyfikacja procesów gdzie przetwarzane są dokumenty oraz identyfikacja wszystkich źródeł dokumentów w firmie. Digitalizacja procesów  bowiem nie polega tylko na skanowaniu jedno lub dwustronnym faktur, ale na wyeliminowaniu całej dokumentacji papierowej na wejściu dla wszystkich procesów w firmie. Aby to osiągnąć musimy przeprowadzić analizę procesów AS IS z uwzględnieniem miejsc gdzie tworzone są dokumenty i gdzie są one w ramach procesów przetwarzane.

Na podstawie danych liczbowych dobieramy sprzęt i oprogramowanie do samego procesu skanowania dokumentów. Większość firm, dobiera urządzenie skanujące na podstawie liczby faktur – to poważny błąd, bo pozorne oszczędności na cenie urządzenia skanującego szybko okażą się pieniędzmi wyrzuconymi w przysłowiowe błoto. Zazwyczaj rzeczywista liczba stron do skanowania w układzie miesięcznym jest to 5-10x więcej stron niż samych faktur (skanujemy umowy, zamówienia, faktury, pisma, etc. zatem 1000 faktur oznacza ok 5-10 tyś. stron/mc), a to w większości przypadków powoduje, że w firmie która ma powyżej 20 pracowników odpadają proste skanery biurowe lub urządzenia wielofunkcyjen z uwagi na restrykcje co do liczby stron jakie dany skaner może zeskanować dziennie/miesięcznie aby zachować gwarancję producenta.

 

 

optymalizacja procesów biznesowych

Nowoczesne urządzenia skanujące potrafią skanować ok 50 str/min. zapisywać pliki w katalogach sieciowych wysyłać maile, nadawać dynamiczne nazwy plików,  wykorzystać reguły przetwarzania dokumentów na podstawie OCR strefowego, robić korektę dokumentów w locie, dzielić paczkę  dokumentów na kilka plików na podstawie separatorów stron. 

mapa procesu firmy

Krok 2.

Projekt przepływu informacji

Szczegółowy obraz dotyczący przepływu informacji i sposobu ich wykorzystania budowany jest w oparciu o wynik Audytu funkcjonowania organizacji. Prowadzona jest analiza procesów TO BE, w której skupiamy  się na:

  • Przepływie informacji między stanowiskami / działami
  • Gdzie są tworzone dokumenty i skąd brane są dane w procesie
  • Jakie szablony dokumentów wykorzystać
  • Jak mają być procesowane są zaakceptowane lub podpisane dokumenty
  • W jaki sposób można te dane ujednolicić w organizacji

 

Z pozoru proces tworzenia zamówień nie ma nic wspólnego z procesem korespondencji przychodzącej, ale tak nie jest, bowiem jest to mechanizm naczyń powiązanych. Jeżeli przy tworzeniu zamówień nie zostaną stworzone mechanizmy do późniejszej automatyzacji, to dalej obieg dokumentów jest półautomatyczny, bo człowiek ręcznie musi wskazać co robić z danym dokumentem na wejściu.

To wszystko sprawia, że konieczne jest zaprojektowanie kompleksowego rozwiązania do Zarządzania informacją w całej organizacji.

Krok 3.

Dobór właściwego oprogramowania

Dobór oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów jest silnie uzależniona od skali organizacji i potrzeb danej firmy.

Ciężko jest wskazać jedno rozwiązanie pasujące dla każdej firmy. Decydujące będą tu takie elementy jak:

  • ilość kanałów na wejściu całego procesu przetwarzania dokumentów
  • ilość informacji do pozyskania z dokumentów papierowych i maili do dalszego przetwarzania
  • złożoność procesu akceptacji dokumentów
  • elastyczność dopasowania do indywidualnych potrzeb
  • dostęp do systemu na komputerach i na urządzeniach mobilnych
  • możliwość integracji z systemami wewnątrz firmy (system FK, HR, planowanie produkcji, etc.)

Platforma File Maker to jedno z rozwiązań. Umożliwia ona tworzenie własnych formularzy dopasowanych do indywidualnych potrzeb, a widok formularzy może być dopasowany do każdego rodzaju urządzenia, które służy do edycji danych lub do ich podglądu (np: formularze .

Zakres podstawowych funkcji File Maker obejmuje:

  • W pełni elastyczne formularze tworzone pod konkretne potrzeby klienta, dla konkretnych grup odbiorców i spersonalizowane pod urządzenia mobilne.
  • Podgląd dokumentów PDF
  • Tworzenie własnych pól wyliczalnych na bazie reguł biznesowych
  • Raporty i wykresy porównawcze
  • Tworzenie widoków dedykowanych pod urządzenia mobilne, WWW, PC,
  • Integracja z systemami zewnętrznymi
  • Złożone zapytania danych z
    • możliwość wykluczania zbiorów danych
    • możliwość zapamiętania zapytań pod konkretną nazwą
  • Definiowanie złożonych struktur danych w oparciu o źródła wewnętrzne i zewnętrzne
  • Import danych z plików płaskich, Excel i innych źródeł danych
Praca przy kompie

Krok 4.

Wdrożenie digitalizacji w organizacji

Wdrożenie zaprojektowanego system przepływu informacji wraz z wybranym oprogramowaniem obejmuje  takie działania jak:

  • Konfiguracja urządzeń skanujących 
  • Konfiguracja systemów do skanowania maili
  • Szkolenia i warsztaty dla użytkowników
  • Procedury i instrukcje jak postępować przy obsłudze dokumentów z nowym rozwiązaniem informatycznych
  • Poprawnie zdefiniowane workflow dla różnych typów dokumentów
  • Wyeliminowanie z obiegu dokumentacji papierowej

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi. 

  • Raport z badania audytowego
  • Projekt procesów TO BE z nowo zaprojektowanym przepływem informacji uwzględniając urządzenia skanujące, systemy parsujące, automaty do przetwarzania danych 
  • System do obiegu dokumentów
  • Środowisko File Maker (wdrożenie we współpracy z firmą technologiczną Praxi Software Sp z o.o.) wraz z wymaganymi licencjami
  • Materiały szkoleniowe

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Uzyskiwane korzyści