optymalizacja procesów biznesowych

Sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie

Nasza oferta obejmuje usługi doradcze związane z poprawą funkcjonowania firm oraz wdrażaniem wszelkich zmian w organizacjach. W podziale na następujące kategorie:

  • Usługi związane z identyfikacją miejsc do ZMIAN:
    • Mapowanie procesów AS -IS
    • Pomiar procesów
    • Badanie efektywności personelu 
    • Opracowanie rekomendacji 
    • Optymalizacja procesów
    • Audyty dot. organizacji wewnętrznej firm
  • Usługi związane z wdrażaniem zmian w organizacji
    • Opracowywanie map procesów pod wdrożenie systemu RPA
    • Opracowywanie map procesów pod wdrożenie systemu obiegu dokumentów
    • Opracowywanie procedur i instrukcji
    • Szkolenia i warsztaty ukierunkowane pod wdrożenie zmian w organizacji
  • Usługi ukierunkowane na wsparcie firm w rozwoju prowadzonego przez nie biznesu
    • Usługi poprawiające ład organizacyjny firm, poprawiające standardy wewnętrznego funkcjonowania
    • Opracowanie strategii rozwoju dla firm sektora małych i średnich przedsiębiorstw
    • Opracowanie strategii zmian produktów i usług
    • Implementacja ulgi B+R dla wdrażanych innowacji produktowych i procesowych
  • Sukcesja firm rodzinnych

 

mapa procesów

Platforma do zakupu produktów i usług doradczych
eStore Nova Praxis

 

Platforma usług doradczych store.novapraxis.pl to  miejsce gdzie firmy mogą zakupić on-line gotowe wzorce map procesów biznesowych, szablony dokumentów, licencje systemu modelowania procesów, narzędzia do analizy finansowej, aplikacje biznesowe do zarządzania dokumentami, finansami, zamówieniami etc. oparte na platformie File Maker. 
 
Małe i średnie firmy dzięki platformie zyskują szereg narzędzi wspierających je w  przeprowadzaniu zmian, począwszy od samego zaplanowania zmian, poprzez ich wdrożenie wykorzystując do tego narzędzia do modelowania procesów, tworzenia instrukcji i procedur, a kończąc na aplikacji do zarządzania dokumentami. Wykorzystując dostęp do platformy, store.novapraxis.pl, małe i średnie firmy mogą samodzielnie rozpocząć proces zmian w firmie.
Po zidentyfikowaniu obszaru, który firma chce usprawnić wystarczy wybrać jeden z gotowych wzorców procesów lub zamówić proces na zamówienie, dedykowany dla swojej firmy. Nasze zespół ekspertów stworzy dedykowany proces AS IS lub TO BE.
Zmiany należy rozpoczynać, nie od wdrożenia systemu informatycznego, ale od zidentyfikowania czynności jakie muszą ulec zmianie w ramach pojedynczych procesów lub w ramach procesów na styku działów.
Aplikacje dla biznesu
Skorzystaj z rozwiązań jakie przygotowaliśmy dla naszych klientów:
Nie możesz się zdecydować czy chcesz zainwestować w przejście na zarządzanie procesowe w swojej firmie – zamów u nas opracowanie dedykowanego procesu wraz z opisem aktorów, gotową dokumentacją oraz dostępem do opracowanej mapy procesów z poziomu repozytorium Visual Paradigm. 

Wybierz pełny pakiet procesów związanych z obsługą e-commerce (zamówienia towaru, obsługa zamówień od klientów, obsługa reklamacji, obsługa windykacji, obsługa e-płatności, logistyka przesyłek, obsługa magazynu)

Unikalny zestaw do digitalizacji dokumentów w firmie zawierający konieczny sprzęt, licencje oraz szkolenia:
Pełna lista procesów jakie można zakupić w naszym sklepie:

Gwarancja satysfakcji. Na zakupione mapy procesów, dokumenty i nasze narzędzia klient ma 30 dni na zwrot bez żadnych zobowiązań

Usługi z zakresu „Procesy Biznesowe”

Analiza, pomiar i optymalizacja procesów biznesowych 

Usługa adresowana jest dla firm, które potrzebują usprawnić swoje procesy – ograniczyć koszty, skrócić czas, albo obsłużyć większą ilość zadań tymi samymi zasobami. Kluczowym elementem, który poprawiamy jest czas pracy pracowników. Procesy zostają skrócone, dzięki czemu tą samą ilość pracy można wykonać mniejszą ilością osób. Usługa obejmuje analizę procesów, identyfikację problemów, przygotowanie rekomendacji i wsparcie w ich wdrożeniu. Co istotne, w ramach usługi wykonujemy pomiar procesów, dostarczający liczbowych danych o faktycznych kosztach procesów i skali problemów

Szybka optymalizacja procesów

Usługa ma na celu postawienie diagnozy, które zadania i czynności pracowników są najkosztowniejsze (wymagają najwięcej czasu). W ramach usługi przeprowadzamy badanie diagnostyczne, które pozwoli w szybki sposób wskazać miejsca wymagające optymalizacji i gdzie firma naszybciej zaoszczędzi na zmianach. Dla wybranych obszarów biznesowych dokonywana jest pogłębiona analiza procesów, która ma na celu opracowanie szczegółowej mapy procesów tylko dla tych obszarów, które muszą być zoptymalizowane w pierwszej kolejności. 

Mapowanie procesów pod wdrożenie systemu

Usługa adresowana jest do firm które postanowiły wdrożyć nowy przekrojowy system informatyczny i chcą przygotować bazę pod wdrożenie takiego systemu. Przykładowo, mapowanie procesów należy wykonać w przypadku wdrażania systemów klasy: ERP, Workflow, System obiegu dokumentów, CRM. W ramach usługi analizowane są obecne procesy, a następnie projektowane są procesy „TO BE”, w których w sposób optymalny umiejscawiany jest planowany system. Tworzony jest także szczegółowy spis wymagań dla systemu.

Mapowanie procesów „AS IS”

Usługa adresowana jest do firm, które chcą uzyskać pełną świadomość na temat sposobu obecnego funkcjonowania. Ma zastosowanie np. w razie zakupu innej firmy, porównania działania oddziałów firmy lub przy poszukiwaniu przyczyn błędów lub niskiej jakości obsługi klienta. W ramach usługi szczegółowo analizujemy działanie firmy na bazie osobistego wywiadu, a w efekcie przygotowujemy mapy procesów „AS IS” wraz z wskazaniem listy problemów.

Optymalizacja procesu metodami Lean

Usługa ta jest uproszczoną alternatywą dla pełnego projektu Analizy, pomiaru i optymalizacji procesów. O ile w pełnym projekcie optymalizacja dotyczy przekrojowo wielu procesów, analizuje pełne spektrum problemów i trwa kilka miesięcy, optymalizacja procesów metodami lean management skupia się na łatwych do wdrożenia usprawnieniach i daje się przeprowadzić w czasie poniżej 1 miesiąca. Nasza usługa pozwala szybko nazwać problemy, skomunikować ze sobą pracowników różnych działów i we wspólnym gronie ustalić szybkie działania usprawniające. Usługa daje efekty zarówno w formie ograniczenia kosztów, skrócenia czasujak i poprawy jakości oraz satysfakcji klienta (także wewnętrznego).

Przygotowanie procesów do robotyzacji (RPA)

Usługa jest wariantem usługi optymalizacji procesów biznesowych, w którym z góry wiadomo, że poprawie ma ulec efektywność kosztów pracy, a metodą ma być robotyzacja procesów. Robot może zastąpić pracownika w wysyłaniu maili, wprowadzaniu faktur do systemu finansowego, przenoszeniu danych między systemami. Prowadzony w ramach usługi pomiar procesów pozwala precyzyjnie wskazać miejsca do robotyzacji, by niepotrzebnie nie mnożyć inwestycji w automatyzację. Dzięki równolegle prowadzonej szczegółowej analizie – klient poznaje wszelkie pułapki na które za chwilę może natrafić automat –  pomagamy z góry ustalić „co wtedy”. Finalnie klient otrzymuje zestaw dokumentacji dostosowanej stricte do potrzeb implementacji robotów.

Sukcesja firm rodzinnych

mbo zarządzanie przez celeSukcesja jest naturalnym i koniecznym wyzwaniem, z którym musi się zmierzyć każda firma rodzinna. Przekazanie władzy, majątku, wiedzy oraz odpowiedzialności kolejnemu pokoleniu nie jest jednak łatwe, zarówno dla twórcy biznesu jak i jego następcy. Ważnym elementem jest wypracowanie wspólnej wizji przedsiębiorstwa oraz zbudowanie zaufania po każdej ze stron, które pozwoli na pełne przekazanie władzy i umożliwienie podejmowania autonomicznych decyzji przez sukcesora.

Nova Praxis jest operatorem projektu unijnego „Sukcesja w firmach rodzinnych – wsparcie przejścia między generacjami”. Projekt jest dofinansowany w 90% ze środków unijnych.

 

 

26.05.2021 odbyła się I Wirtualna Konferencja Firm Rodzinnych organizowana przez Nova Praxis, która poświęcona była zagadnieniom prawnym, organizacyjnym oraz finansowym

Usługi z zakresu „Organizacja firm”

Poprawa komunikacji w firmie 

Usługa dla firm, które szukają kompleksowego wsparcia związanego z poprawą komunikacji wewnątrz firmy w dobie kryzysu wywołanego przez COVID-19 komunikacja między pracownikami pozostającymi w kwarantannie staje się krytyczna do tego aby firma funkcjonowała w przyzwoitym tempie. Nie jesteśmy w stanie w trybie Home Office pracować tak wydajni jak na codzień, ale mimo to trzeba maksymalnie usprawnić komunikację między ludźmi. Zakres wsparcia obejmuje działania związane z budową struktur ról w firmie, wdrożeniem efektywnych narzędzi do komunikacji, budowy procedur wraz z ich wdrożeniem, tj. przeszkoleniem ludzi jak korzystać z tych procedur, jak poruszać się po bazie wiedzy, jak używać narzędzi do komunikacji, etc.

Wartościowanie stanowisk pracy

Usługa adresowana do firm, mających problemy z przerośniętą strukturą. Realizacja prostej sprawy wymaga przejścia decyzji przez kilka działów lub zespołów, co wydłuża czas i mnoży koszty, co w dobie kryzysu COVID-19 jest już problemem krytycznym. W takiej firmie często też występuje bardzo rozdrobniona siatka stanowisk, która utrudnia komunikację i  sprawne zarządzanie firma. Adresatem usługi są też firmy doświadczające dynamicznego wzrostu – pojawia się potrzeba budowy struktur, podziału odpowiedzialności, wyznaczenia zakresu zadań między pracownikami i działami. Nasza usługa polega na wartościowaniu stanowisk w całej struktury organizacyjnej i dobraniu modelu wynagrodzeń adekwatnie do wartości danego stanowiska dla firmy a nie w odniesieniu do jego nazwy.  Na koniec proponujemy strukturę uzasadniając ją wyliczeniami naszego autorskiego rozwiązania do wartościowania stanowisk. Tworzymy karty działów i stanowisk.

Przygotowanie Biblioteki procedur

Usługa adresowana jest dla firm, które stawiają na ład organizacyjny i powtarzalność swoich procesów. Korzyści z wdrożenia odczują głównie firmy rozproszone lokalizacyjne, w których trudne jest utrzymanie jednolitego standardu pracy. Innym przykładem są firmy mające dużą rotację – nowi pracownicy powinni mieć spisane instrukcje by nie popełniać błędów. Procedury to remedium dla firm chcących się skalować – budowa biblioteki procedur w analogii do księgi franczyzy pozwala tworzyć kolejne oddziały i łatwo „wpinać je” w istniejący organizm. W ramach usługi, zanim stworzymy dokumenty, szczegółowo poznajemy firmę i mapujemy procesy, równocześnie je uspójniając. W ramach usługi tworzymy dokumenty, wśród których obok procedur są też wzorce, checklisty itp. O „lekkość dokumentów” dba autorska metodyka Agile Procedure Library. Całość dostarczamy wraz z systemem WWW i szkoleniami.

Digitalizacja w biurze

Usługa adresowana do firm, które szukają uporządkowania dużej ilości dokumentów, które są procesowane w firmie zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Usługa digitalizacji ma na celu pozbycie się wersji papierowych dokumentów w obiegu firmowym tak szybko jak to możliwe, usprawniając cały obieg informacji w firmie. Jednak aby to osiągnąć konieczne jest kompleksowe podejście do zagadnienia digitalizacji, uwzględniając identyfikację miejsc gdzie tworzone są dokumenty, jak są procesowane i w jaki sposób można zautomatyzować sam proces rejestracji dokumentów papierowych lub elektronicznych w firmie.

Usługi szkoleniowe

Obok szkoleń które stanowią składowe usług doradczych, udostępniamy bogatą ofertę szkoleń uzupełniających. Szkolenia przygotowaliśmy w obszarach, których dotyczy nasze doradztwo. Szkolenia realizujemy w formie usług zamkniętych, w siedzibie klienta i po dostosowaniu do indywidualnych priorytetów klienta. O indywidualnym charakterze naszego podejścia świadczy to, że elementem usługi szkoleniowej jest indywidualny coaching wykonywany w siedzibie klienta, w odstępie kilkunastu dni od szkolenia. Dzięki niemu, pomagamy utrwalić wiedzę szkoleniową omawiając rzeczywiste problemy „przy biurach” uczestników wcześniejszego szkolenia.

Przykłady osiąganych optymalizacji procesów

Poniżej przykłady skali oszczędności wynikających z proponowanych przez nas optymalizacji w dotychczasowych projektach mających na celu ograniczenie kosztów pracy:

mapowanie procesów

Case study: Poprawy skuteczności sprzedaży

Kontekst:

Firma produkcyjna. Branża około-budowlana, biznes silnie sezonowy  – w miesiącach zimowych przychody osiągają poziom poniżej 1/2 przychodów z najlepszych miesięcy. Handlowcy w zimie nie osiągają premii – daleko im do targetu. Za daleko, by był sens próbować…

Rozwiązanie:

Wypracowaliśmy ścieżki sprzedaży – zakładające aktywne kontakty do Klienta. Zmieniliśmy system  premiowego handlowców – poziom celów na pierwsze 3 miesiące roku został drastycznie obniżony. Kluczowe wyzwanie któremu podołaliśmy?… Przekonać Prezesa, że tak trzeba!

Efekty:

Wzrost poziomu sprzedaży o ~50% (rok do roku) w każdym z 3 kolejnych miesięcy roku! Odpowiednio urealniony target zmienił nastawienie handlowców i aktywował do działania.

mapa procesów przedsiębiorstwa

Nasze doświadczenie w liczbach

  • Zrealizowaliśmy prawie 120 projektów doradczych
  • Pracowaliśmy dla ponad 70 klientów
  • Przeanalizowaliśmy około 700 procesów
  • Przeprowadziliśmy badania prawie 1 miliona godzin pracy
  • Przebadaliśmy prawie 500 różnych stanowisk pracy
  • Napisaliśmy prawie 500 procedur, instrukcji i wytycznych
  • Stworzyliśmy ponad 130 kart stanowiskowych
mapa procesów przedsiębiorstwa

Zapisz się do naszego newslettera aby otrzymywać powiadomienia o nowych usługach i ciekawych artykułach w naszym Blogu.

 

Loading