optymalizacja procesów biznesowych

Sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie

Nasza oferta obejmuje usługi doradcze zgrupowane w 4 głównych kategoriach:

  • Usługi związane z zarządzaniem procesami biznesowymi i ich optymalizację
  • Usługi poprawiające ład organizacyjny firm, poprawiające standardy wewnętrznego funkcjonowania
  • Usługi ukierunkowane na wsparcie firm w rozwoju prowadzonego przez nie biznesu
  • Sukcesja firm rodzinnych

Pomimo, iż nie ma dwóch takich samych firm i projektów, nasza oferta doradcza bazuje na wypracowanym na bazie naszego doświadczenia katalogu standardowych usług. Wszystko po to, by jakość realizacji usługi była bliska standardom jakich oczekuje się od produktów seryjnych…

mapa procesów

Platforma do zakupu produktów i usług doradczych
eStore Nova Praxis

 

Platforma usług doradczych store.novapraxis.pl to  miejsce gdzie możesz zakupić on-line pojedyncze mapy procesów biznesowych, szablony dokumentów, licencje systemu do modelowania procesów, narzędzie do analizy finansowej, aplikacje oparte na platformie File Maker jak również zakupić pojedyncze godziny wsparcia naszych ekspertów. Platforma DAS daje również dostęp do instruktaży on-line.
 
Małe i średnie firmy zyskują narzędzie wspierające reorganizację i zmiany w firmie w oparciu o gotowe mapy procesów. Wykorzystując metodę  5 Kroków platforma store.novapraxis.pl pozwala samodzielnie rozpocząć proces zmian w firmie z wykorzystaniem profesjonalnych narzędzi.
Po zidentyfikowaniu obszaru, który firma chce usprawnić wystarczy wybrać jeden z gotowych procesów lub zamówić dedykowany dla swojej firmy, a my stworzymy dedykowany proces AS IS lub TO BE specjalnie dla Ciebie.
Gotowe procedury pozwalają łatwiej i szybciej wdrażać zmiany w firmie.
Aplikacje dla biznesu
Skorzystaj z rozwiązań jakie przygotowaliśmy dla naszych klientów:
Nie możesz się zdecydować czy chcesz zainwestować w przejście na zarządzanie procesowe w swojej firmie – zamów u nas opracowanie dedykowanego procesu wraz z opisem aktorów, gotową dokumentacją oraz dostępem do opracowanej mapy procesów z poziomu repozytorium Visual Paradigm. 

Wybierz pełny pakiet procesów związanych z obsługą e-commerce (zamówienia towaru, obsługa zamówień od klientów, obsługa reklamacji, obsługa windykacji, obsługa e-płatności, logistyka przesyłek, obsługa magazynu)

Unikalny zestaw do digitalizacji dokumentów w firmie zawierający konieczny sprzęt, licencje oraz szkolenia:
Pełna lista procesów jakie można zakupić w naszym sklepie:

Gwarancja satysfakcji. Na zakupione mapy procesów, dokumenty i nasze narzędzia klient ma 30 dni na zwrot bez żadnych zobowiązań

Usługi z zakresu „wsparcie COVID-19”

W okresie obecnego kryzysu wywołanego skutkami epidemi COVID-19, wychodząc naprzeciw oczekiwaniom naszych Klientów, przygotowaliśmy pakiet usług dostarczających rozwiązania problemów związanych z koniecznością przeprowadzenia szybkich i koniecznych zmian w sprzedawanych produktach, sposobie dostarczania usług i produktów, reorganizacji pracy w firmie .
Usługi te wspierają firmy w zakresie rozwiązywania problemów z komunikacją, pracą zdalną, organizacją danych, szybkiej reakcji na zmiany zakresów zadań
czy koniecznych działań prawnych lub finansowych związanych z wpływem kryzysu na biznes.
Cechą charakterystyczną tych usług jest kompaktowa forma. Zakładamy, że pierwsze efekty pojawią się już po 3-4 tygodni od zakończenia audytu. Większość zadań realizowanych w ramach tych usług jest możliwa
do wykonania zdalnie, zwłaszcza szkolenia i konsultacje on-line. Proponowane działania w ramach tych usług gwarantują szybki zwrot z inwestycji, a ich metody wdrożenia zapewniają skuteczne wdrożenie zmiany.  

Usługi z zakresu „Procesy Biznesowe”

Analiza, pomiar i optymalizacja procesów biznesowych 

Usługa adresowana jest dla firm, które potrzebują usprawnić swoje procesy – ograniczyć koszty, skrócić czas, albo obsłużyć większą ilość zadań tymi samymi zasobami. Kluczowym elementem, który poprawiamy jest czas pracy pracowników. Procesy zostają skrócone, dzięki czemu tą samą ilość pracy można wykonać mniejszą ilością osób. Usługa obejmuje analizę procesów, identyfikację problemów, przygotowanie rekomendacji i wsparcie w ich wdrożeniu. Co istotne, w ramach usługi wykonujemy pomiar procesów, dostarczający liczbowych danych o faktycznych kosztach procesów i skali problemów

Szybka optymalizacja procesów

Usługa ma na celu postawienie diagnozy, które zadania i czynności pracowników są najkosztowniejsze (wymagają najwięcej czasu). W ramach usługi przeprowadzamy badanie diagnostyczne, które pozwoli w szybki sposób wskazać miejsca wymagające optymalizacji i gdzie firma naszybciej zaoszczędzi na zmianach. Dla wybranych obszarów biznesowych dokonywana jest pogłębiona analiza procesów, która ma na celu opracowanie szczegółowej mapy procesów tylko dla tych obszarów, które muszą być zoptymalizowane w pierwszej kolejności. 

Mapowanie procesów pod wdrożenie systemu

Usługa adresowana jest do firm które postanowiły wdrożyć nowy przekrojowy system informatyczny i chcą przygotować bazę pod wdrożenie takiego systemu. Przykładowo, mapowanie procesów należy wykonać w przypadku wdrażania systemów klasy: ERP, Workflow, System obiegu dokumentów, CRM. W ramach usługi analizowane są obecne procesy, a następnie projektowane są procesy „TO BE”, w których w sposób optymalny umiejscawiany jest planowany system. Tworzony jest także szczegółowy spis wymagań dla systemu.

Mapowanie procesów „AS IS”

Usługa adresowana jest do firm, które chcą uzyskać pełną świadomość na temat sposobu obecnego funkcjonowania. Ma zastosowanie np. w razie zakupu innej firmy, porównania działania oddziałów firmy lub przy poszukiwaniu przyczyn błędów lub niskiej jakości obsługi klienta. W ramach usługi szczegółowo analizujemy działanie firmy na bazie osobistego wywiadu, a w efekcie przygotowujemy mapy procesów „AS IS” wraz z wskazaniem listy problemów.

Optymalizacja procesu metodami Lean

Usługa ta jest uproszczoną alternatywą dla pełnego projektu Analizy, pomiaru i optymalizacji procesów. O ile w pełnym projekcie optymalizacja dotyczy przekrojowo wielu procesów, analizuje pełne spektrum problemów i trwa kilka miesięcy, optymalizacja procesów metodami lean management skupia się na łatwych do wdrożenia usprawnieniach i daje się przeprowadzić w czasie poniżej 1 miesiąca. Nasza usługa pozwala szybko nazwać problemy, skomunikować ze sobą pracowników różnych działów i we wspólnym gronie ustalić szybkie działania usprawniające. Usługa daje efekty zarówno w formie ograniczenia kosztów, skrócenia czasujak i poprawy jakości oraz satysfakcji klienta (także wewnętrznego).

Przygotowanie procesów do robotyzacji (RPA)

Usługa jest wariantem usługi optymalizacji procesów biznesowych, w którym z góry wiadomo, że poprawie ma ulec efektywność kosztów pracy, a metodą ma być robotyzacja procesów. Robot może zastąpić pracownika w wysyłaniu maili, wprowadzaniu faktur do systemu finansowego, przenoszeniu danych między systemami. Prowadzony w ramach usługi pomiar procesów pozwala precyzyjnie wskazać miejsca do robotyzacji, by niepotrzebnie nie mnożyć inwestycji w automatyzację. Dzięki równolegle prowadzonej szczegółowej analizie – klient poznaje wszelkie pułapki na które za chwilę może natrafić automat –  pomagamy z góry ustalić „co wtedy”. Finalnie klient otrzymuje zestaw dokumentacji dostosowanej stricte do potrzeb implementacji robotów.

Sukcesja firm rodzinnych

Sukcesja jest naturalnym i koniecznym wyzwaniem, z którym musi się zmierzyć każda firma rodzinna. Przekazanie władzy, majątku, wiedzy oraz odpowiedzialności kolejnemu pokoleniu nie jest jednak łatwe, zarówno dla twórcy biznesu jak i jego następcy. Ważnym elementem jest wypracowanie wspólnej wizji na dalsze losy przedsiębiorstwa oraz zbudowanie zaufania nestora, które pozwoli na pełne przekazanie władzy i umożliwienie podejmowania autonomicznych decyzji przez sukcesora.

Projekt „Sukcesja w firmach rodzinnych – wsparcie przejścia między generacjami” ukierunkowany jest na opracowanie indywidualnej i dopasowanej do potrzeb klienta strategii sukcesji. Projekt podzielony jest na 4 etapy, których celem jest przeprowadzenie analizy przedsiębiorstwa, rozpoznania potrzeb oraz oczekiwań, zarówno nestora jak i sukcesora

 

mbo zarządzanie przez cele

Usługi z zakresu „Organizacja firm”

Poprawa komunikacji w firmie 

Usługa dla firm, które szukają kompleksowego wsparcia związanego z poprawą komunikacji wewnątrz firmy w dobie kryzysu wywołanego przez COVID-19 komunikacja między pracownikami pozostającymi w kwarantannie staje się krytyczna do tego aby firma funkcjonowała w przyzwoitym tempie. Nie jesteśmy w stanie w trybie Home Office pracować tak wydajni jak na codzień, ale mimo to trzeba maksymalnie usprawnić komunikację między ludźmi. Zakres wsparcia obejmuje działania związane z budową struktur ról w firmie, wdrożeniem efektywnych narzędzi do komunikacji, budowy procedur wraz z ich wdrożeniem, tj. przeszkoleniem ludzi jak korzystać z tych procedur, jak poruszać się po bazie wiedzy, jak używać narzędzi do komunikacji, etc.

Wartościowanie stanowisk pracy

Usługa adresowana do firm, mających problemy z przerośniętą strukturą. Realizacja prostej sprawy wymaga przejścia decyzji przez kilka działów lub zespołów, co wydłuża czas i mnoży koszty, co w dobie kryzysu COVID-19 jest już problemem krytycznym. W takiej firmie często też występuje bardzo rozdrobniona siatka stanowisk, która utrudnia komunikację i  sprawne zarządzanie firma. Adresatem usługi są też firmy doświadczające dynamicznego wzrostu – pojawia się potrzeba budowy struktur, podziału odpowiedzialności, wyznaczenia zakresu zadań między pracownikami i działami. Nasza usługa polega na wartościowaniu stanowisk w całej struktury organizacyjnej i dobraniu modelu wynagrodzeń adekwatnie do wartości danego stanowiska dla firmy a nie w odniesieniu do jego nazwy.  Na koniec proponujemy strukturę uzasadniając ją wyliczeniami naszego autorskiego rozwiązania do wartościowania stanowisk. Tworzymy karty działów i stanowisk.

Przygotowanie Biblioteki procedur

Usługa adresowana jest dla firm, które stawiają na ład organizacyjny i powtarzalność swoich procesów. Korzyści z wdrożenia odczują głównie firmy rozproszone lokalizacyjne, w których trudne jest utrzymanie jednolitego standardu pracy. Innym przykładem są firmy mające dużą rotację – nowi pracownicy powinni mieć spisane instrukcje by nie popełniać błędów. Procedury to remedium dla firm chcących się skalować – budowa biblioteki procedur w analogii do księgi franczyzy pozwala tworzyć kolejne oddziały i łatwo „wpinać je” w istniejący organizm. W ramach usługi, zanim stworzymy dokumenty, szczegółowo poznajemy firmę i mapujemy procesy, równocześnie je uspójniając. W ramach usługi tworzymy dokumenty, wśród których obok procedur są też wzorce, checklisty itp. O „lekkość dokumentów” dba autorska metodyka Agile Procedure Library. Całość dostarczamy wraz z systemem WWW i szkoleniami.

Digitalizacja w biurze

Usługa adresowana do firm, które szukają uporządkowania dużej ilości dokumentów, które są procesowane w firmie zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Usługa digitalizacji ma na celu pozbycie się wersji papierowych dokumentów w obiegu firmowym tak szybko jak to możliwe, usprawniając cały obieg informacji w firmie. Jednak aby to osiągnąć konieczne jest kompleksowe podejście do zagadnienia digitalizacji, uwzględniając identyfikację miejsc gdzie tworzone są dokumenty, jak są procesowane i w jaki sposób można zautomatyzować sam proces rejestracji dokumentów papierowych lub elektronicznych w firmie.

Usługi szkoleniowe

Obok szkoleń które stanowią składowe usług doradczych, udostępniamy bogatą ofertę szkoleń uzupełniających. Szkolenia przygotowaliśmy w obszarach, których dotyczy nasze doradztwo. Szkolenia realizujemy w formie usług zamkniętych, w siedzibie klienta i po dostosowaniu do indywidualnych priorytetów klienta. O indywidualnym charakterze naszego podejścia świadczy to, że elementem usługi szkoleniowej jest indywidualny coaching wykonywany w siedzibie klienta, w odstępie kilkunastu dni od szkolenia. Dzięki niemu, pomagamy utrwalić wiedzę szkoleniową omawiając rzeczywiste problemy „przy biurach” uczestników wcześniejszego szkolenia.

Przykłady osiąganych optymalizacji procesów

Poniżej przykłady skali oszczędności wynikających z proponowanych przez nas optymalizacji w dotychczasowych projektach mających na celu ograniczenie kosztów pracy:

mapowanie procesów

Case study: Poprawy skuteczności sprzedaży

Kontekst:

Firma produkcyjna. Branża około-budowlana, biznes silnie sezonowy  – w miesiącach zimowych przychody osiągają poziom poniżej 1/2 przychodów z najlepszych miesięcy. Handlowcy w zimie nie osiągają premii – daleko im do targetu. Za daleko, by był sens próbować…

Rozwiązanie:

Wypracowaliśmy ścieżki sprzedaży – zakładające aktywne kontakty do Klienta. Zmieniliśmy system  premiowego handlowców – poziom celów na pierwsze 3 miesiące roku został drastycznie obniżony. Kluczowe wyzwanie któremu podołaliśmy?… Przekonać Prezesa, że tak trzeba!

Efekty:

Wzrost poziomu sprzedaży o ~50% (rok do roku) w każdym z 3 kolejnych miesięcy roku! Odpowiednio urealniony target zmienił nastawienie handlowców i aktywował do działania.

mapa procesów przedsiębiorstwa

Nasze doświadczenie w liczbach

  • Zrealizowaliśmy prawie 120 projektów doradczych
  • Pracowaliśmy dla ponad 70 klientów
  • Przeanalizowaliśmy około 700 procesów
  • Przeprowadziliśmy badania prawie 1 miliona godzin pracy
  • Przebadaliśmy prawie 500 różnych stanowisk pracy
  • Napisaliśmy prawie 500 procedur, instrukcji i wytycznych
  • Stworzyliśmy ponad 130 kart stanowiskowych
mapa procesów przedsiębiorstwa

Zapisz się do naszego newslettera aby otrzymywać powiadomienia o nowych usługach i ciekawych artykułach w naszym Blogu.

 

Loading