Zarządzanie kompetencjami

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Usługa adresowana jest do firm, które zdiagnozowały potrzebę reorganizacji kompetencji pracowniczych i ponownego zaprojektowania stanowisk pracy. Potrzeba ta może wynikać ze zmian struktury organizacyjnej firmy, zarówno zmian jak i braków kadrowych lub potrzeby bardziej efektywnego wykorzystania kapitału ludzkiego. W ramach usługi nasi specjaliści korzystając z opracowanych metod oraz przy współpracy z pracownikami organizacji opracują listy realizowanych czynności w ramach kluczowych zadań realizowanych w firmie, a następnie macierz spełniających je kompetencji technicznych. W oparciu o pozyskane dane przygotujemy karty działów oraz zaprojektowane zostaną karty stanowisk, które w optymalny sposób pozwolą na podział obowiązków oraz wyznaczą standardy wiedzy koniecznej do posiadania przez określonych pracowników.

Główne korzyści wynikające z usługi

Macierz kompetencji wewnątrz organizacji jest podstawowym elementem do prawidłowego zarządzania kapitałem ludzkim. Świadomość wiedzy i umiejętności posiadanych przez pracowników firmy pozwala na optymalne lokowanie ich pomiędzy kolejne obowiązki. Dodatkowo oferowane przez nas karty działów oraz karty stanowisk wpływają na poprawę efektywności pracy, zachowanie ciągłości obsługi procesów i eliminację konfliktów między działowych wynikających z podziału obowiązków. Prawidłowo zaprojektowane stanowiska i zakresy obowiązków maksymalizują produktywność danego pracownika oraz pozwalają na umiejętne zabezpieczanie ciągłości pracy w razie wystąpienia konieczności wprowadzenia zmian kadrowych. Dodatkowo określenie kompetencji, a zarazem procesów zagrożonych i niezabezpieczonych jest kluczowym elementem w budowaniu strategii zarządzania kapitałem ludzkim i ogranicza ryzyko wystąpienia nieprzewidzianych przestojów.

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Analiza obecnej sytuacji

Pierwszym elementem usługi jest analiza obecnej sytuacji przedsiębiorstwa, struktury organizacyjnej oraz zapoznanie z obecnie przyjętą strategią zarządzania kapitałem ludzkim. Analiza przeprowadzana jest w oparciu o dostarczone przez Klienta dokumenty takie jak lista stanowisk i działów funkcjonujących w firmie, schemat struktury organizacyjnej, karty stanowiskowe, procedury i instrukcje oraz inne dokumenty wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi. Dodatkowym elementem analizy będzie rozmowa z pracownikiem odpowiedzialnym za obszar HR w celu zapoznania się z funkcjonującymi w firmie metodami zarządzania zasobami ludzkimi. Dodatkowo przeprowadzony zostanie wywiad mający na celu zidentyfikowanie obecnych problemów oraz największych trudności przedsiębiorstwa wynikających z nieoptymalnego zarządzania kapitałem ludzkim.

Krok 2.

Identyfikacja procesów i obowiązków pracowników

Kolejnym krokiem jest opracowanie listy zadań realizowanych w przedsiębiorstwie oraz mapy połączeń między nimi. Identyfikacja odbywa się poprzez wywiady z menadżerami poszczególnych działów przeprowadzone przez naszych specjalistów. Każdy rozmówca zostanie poproszony o wskazanie pracownika odpowiedzialnego za przebieg, nadzór oraz realizację danego ciągu zadań , który określi główne czynności w nim zachodzące. Istotą przeprowadzanych wywiadów jest stworzenie mapy czynności i kompetencji technicznych wymaganych do realizacji procesów kluczowych, wspierających i zarządczych. Uzyskane w ten sposób dane stanowią bazę do opracowania wzoru macierzy kompetencji technicznychwymaganych oraz posiadanych w organizacji. Macierz stanowi fundament do zarządzania wiedzą w organizacji, jednocześnie jest bazą do projektowania stanowisk pracy

Krok 3.

Projektowanie stanowisk i opracowanie dokumentacji

Ostatnim etapem jest opracowanie pozyskanych danych i stworzenie dokumentów standaryzujących organizację. W oparciu o pozyskane informacje nasi specjaliści opracują karty działów oraz stanowisk, które są kluczowym elementem w wyznaczaniu obowiązków. Efektem poprawnie zaprojektowanych stanowisk pracy jest optymalne wykorzystanie kompetencji i wiedzy oraz umiejętne zabezpieczenie realizowanych zadań kluczowych w razie nieprzewidzianych zmian strukturalnych lub kadrowych. Dodatkowo pracownik świadom swoich obowiązków pracuje wydajniej, a umiejętny podział obowiązków wpływa na efektywność całego zespołu. Prawidłowo opracowane karty pozwalają na wykluczenie konfliktów wewnątrz działowych oraz stanowią bazę wiedzy kompetencji w zespole. Dodatkowo w oparciu o stworzoną macierz kompetencji technicznych określone zostaną procesy zagrożone oraz zabezpieczone w sytuacji wdrażania zmian kadrowych.

Produkty projektu

W ramach przeprowadzenia usługi klienci otrzymują wybrane produkty:

  • Mapy czynności
  • Macierz kompetencji technicznych
  • Karty działów
  • Karty stanowisk

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

Możliwość rozszerzenia usługi:

  • Stworzenie mapy połączeń procesowych

Lista procesów występujących w firmie jest bazową wiedzą, którą powinno się charakteryzować każde dobrze zarządzane przedsiębiorstwo. Kolejnym krokiem powinna być świadomość kadry zarządzającej z połączeń wynikających między kolejnymi procesami. Mapa połączeń daje świadomość tzn. „wąskich gardeł”, a to pozwala na identyfikacje procesów wymagających większego nadzoru i eliminacji potencjalnych powodów przestoju na ich etapie.

  • Stworzenie diagramów procesów

Identyfikacja procesów realizowanych w ramach przedsiębiorstwa wraz z połączeniami występującymi między nimi jest pierwszym etapem analizy procesowej. Dla firm zainteresowanych szczegółową optymalizacją konkretnych procesów oferujemy stworzenie diagramów procesów w formie graficznej (poziom n-1, n-2) prezentujące szczegółowe połączenia i czynności realizowane w ramach procesu. Jest to idealny materiał do opracowywania optymalizacji czasu, eliminacji potencjalnych zagrożeń i problemów oraz zarządzania bieżącą pracą działu.

  • Stworzenie procedur / instrukcji

Wiedza z zakresu głównych procesów, połączeń między nimi, a nawet przebiegu jest niezbędna do prawidłowego zarządzania organizacją. Inną kwestią jest usprawnienie działań pracowników wykonujących bezpośrednie czynności, w tym celu opracowywane są procedury i instrukcje, które bardziej lub mniej szczegółowo określają kolejne niezbędne czynności i sposoby ich wykonywania. Opracowanie bazy procedur i/lub instrukcji przy współpracy z pracownikami jest świetną metodą na gromadzenie wiedzy wewnątrz organizacji oraz wdrażanie nowych pracowników w trakcie rozwoju firmy.

  • Standaryzacja procedur / instrukcji wewnetrznych

Spójność i przejrzystość dokumentów wpływa pozytywnie na efektywność pracy i tworzy poczucie dobrego zarządzania firmą. Standaryzacja dokumentów to praca nie tylko nad wizualną prezentacją treści, ale również spójnością nomenklatury oraz dopasowanie jej do terminów używanych w firmie. Język oraz przekaz spersonalizowane pod daną organizację pozytywnie wpływają na efektywność pracy i wydajność pracowników.