Pomiar procesów

Procesy biznesowe

Nasza koncepcja

Procesy biznesowe występują w każdej firmie, niezależnie od skali przedsiębiorstwa i branży.
Aby firma mogła funkcjonować musi sprzedawać swoje produkty, czy usługi. Ale żeby klient otrzymał zamówione produkty lub ktoś wykonał dla klienta oczekiwane usługi musi istnieć odpowiednio zorganizowany sektor sprzedaży i jej obsługi, związany z realizacją zamówienia. W wielu firmach panuje przekonanie, że sprzedaż jest najważniejsza i cała energia jest skierowana właśnie na nią (więcej sprzedawców, więcej oddziałów, więcej asortymentu, nowe kanały sprzedaży, etc), a sposób dostarczenia produktów, czy wykonania usług staje się niestety drugorzędny. W konsekwencji firma się rozwija, ale i ponosi duże koszty sprzedaży i ma problem z niedopasowanym rozwojem do wielkości sprzedaży. Dzieje się tak dlatego, że zarządzanie procesami biznesowymi w firmie powinno działać tak, aby możliwe było utrzymanie optymalnych kosztów w firmie i aby osiągnąć wzrost efektywności przy większej skali działania firmy.

Słaba organizacja, dublowanie się czynności, ręczna obsługa zbyt dużej liczby wyjątków, „papierologia” stanowią źródło niepotrzebnych kosztów, które obniżają efektywność w firmie.
Aby usprawnić działanie firmy, musimy przede wszystkim zidentyfikować wszystkie realizowane w firmie procesy biznesowe i pomocnicze, przeanalizować ich przebieg, dokonać pomiaru czynności, określić początek i koniec obsługi każdego z nich, co powinien zwrócić na wyjściu, jakie informacje powinien otrzymać na wejściu, kto odpowiada za poprawną obsługę, itp. Wszystkie te zależności pozwolą na zbudowanie mapy i wskazanie miejsc do optymalizacji w oparciu o uzyskane wyniki pomiarów.

Proces sprzedaży i obsługi
Dokument zamówienia wyznacza płynną granicę przejścia między procesem sprzedaży a procesem realizacji zamówienia.
 

Dlaczego firma powinna zidentyfikować swoje procesy biznesowe?

  • Mimo, iż każde zlecenie jest realizowane inaczej, a każdy klient jest inny, obsługa zamówień powinna być ustandaryzowana
  • Nie da się dokonać skutecznych zmian organizacyjnych jeżeli nie można precyzyjnie wyznaczyć kierunków
  • Firma widzi potrzebę ograniczenia kosztów, nie ma jednak pełnego obrazu, które  procesy biznesowe realizuje nieoptymalnie
  • Firma planuje wdrożyć nowoczesne rozwiązania klasy CRM, czy ERP, ale bez uporządkowania działań jedynie powieli chaos i bałagan w nowym systemie
  • Każdy system informatyczny usprawniający obieg pracy potrzebuje dokumentacji stanu obecnego i stanu docelowego, tak aby precyzyjnie określić rolę systemu w przebiegu działań
Schemat analizy procesu biznesowego
 

Jak rozpocząć zarządzenie procesami biznesowymi w firmie?

Do analizy i pomiaru wykorzystujemy nasze autorskie rozwiązanie, które pozwala poza suchą analizą dokonać pomiaru obsługi i realizacji procesu. Co więcej uzyskane dane z pomiaru precyzyjnie wskazują miejsca wymagające optymalizacji i pozwalają się skupić na tych działaniach, które przyniosą największy efekt ekonomiczny w najkrótszym czasie.
Sugerujemy, a wręcz zalecamy, aby jakiekolwiek zmiany organizacyjne, w tym wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych obejmujących całe przedsiębiorstwo, rozpocząć od analizy oraz pomiaru procesów biznesowych w firmie. Są to dwa kluczowe kroki w optymalizacji i usprawnieniu zarządzania nimi. Bez rzetelnej analizy – co źle działa w firmie, ile energii kosztuje firmę obsługa, itp. – każda zmiana będzie powierzchowna.
Nasza ścieżka postępowania

  1. Identyfikacja
  2. Analiza
  3. Pomiar (równolegle do analizy)
  4. Optymalizacja
  5. Ponowny pomiar
  6. Ciągłe doskonalenie
Konrad Bajor
Każdy proces ma swój początek i koniec, swojego właściciela, czemuś służy, jest też powiązany z innymi procesami, dlatego skupienie się na pojedynczym procesie w firmie nie da pełnego obrazu jak firma funkcjonuje
 

Co możemy zaoferować w ramach zarządzania procesami biznesowymi:

  • Warto zlecić analizę zewnętrznej firmie – z zewnątrz lepiej dostrzec nietypowe (złe) procesy biznesowe i rozwiązania, a wnioski są bardziej obiektywne
  • Mamy świadomość ograniczeń, dlatego proponujemy realne rozwiązania
  • Posiadamy metodykę pomiaru, która wskazuje miejsca dla pogłębionej ich analizy– nie działamy na chybił trafił!
  • Łączymy wiedzę z realnym menadżerskim doświadczeniem w prowadzeniu i zarządzaniu biznesem – dążenie do doskonałości nie jest celem samym w sobie – myślimy o kosztach i o realności egzekwowania pewnych procedur od pracowników
  • Nasze doświadczenie pozwala nam szybko uchwycić specyfikę każdej firmy – nawet o najbardziej nietypowym działaniu. Działamy naprawdę efektywnie
  • Rekomendujemy automatyzację poprzez systemy informatyczne. Wynika to z naszych osobistych doświadczeń z gruntu firm informatycznych
  • Oferujemy wsparcie od A do Z. Nie chcemy przedstawiać tylko wizji