Pomiar procesów

Procesy biznesowe

Nasza koncepcja

Procesy biznesowe występują w każdej firmie, niezależnie od skali przedsiębiorstwa i branży.
Aby firma mogła funkcjonować musi sprzedawać swoje produkty, czy usługi. Ale żeby klient otrzymał zamówione produkty lub ktoś wykonał dla klienta oczekiwane usługi musi istnieć odpowiednio zorganizowany cały proces od sprzedaży i jej obsługi, poprzez zakupy, realizację zamówienia a kończąc na logistyce dostaw. W wielu firmach panuje przekonanie, że sprzedaż jest najważniejsza i cała energia jest skierowana właśnie na nią (więcej sprzedawców, więcej oddziałów, więcej asortymentu, nowe kanały sprzedaży, etc), a sposób dostarczenia produktów, czy wykonania usług staje się niestety drugorzędny. W konsekwencji firma się rozwija, ale i ponosi duże koszty sprzedaży i sukcesywnie wzrastają koszty zapasów i magazynowania towarów. Wraz z rozwojem, każda firma może napotkać na problem z niedopasowanym rozwojem struktur wewnętrznych do wielkości sprzedaży.

Słaba organizacja, dublowanie się czynności, ręczna obsługa zbyt dużej liczby wyjątków, „papierologia” stanowią źródło niepotrzebnych kosztów, które obniżają efektywność w firmie. Szczególnie mocno zostało to obnażone w trakcie pandemii wywołanej COVID-19, kiedy z powodu ręcznej obsługi procesów wiele firm niemal stanęło z dnia na dzień.
Aby usprawnić działanie firmy, musimy przede wszystkim zidentyfikować wszystkie realizowane w firmie procesy biznesowe i pomocnicze, przeanalizować ich przebieg, dokonać pomiaru czynności, określić początek i koniec obsługi każdego z nich, dane wejściowe i wyjściowe, kto odpowiada za poprawną obsługę danego procesu, itd. Wszystkie te zależności pozwolą na zbudowanie mapy i wskazanie miejsc do optymalizacji w oparciu o uzyskane wyniki audytu z funkcjowania przesiębiorstwa i wyniku z pomiarów.

Proces sprzedaży i obsługi
Dokument zamówienia wyznacza płynną granicę przejścia między procesem sprzedaży a procesem realizacji zamówienia.

Zarządzanie procesami biznesowymi w firmie powinno działać tak, aby możliwe było utrzymanie optymalnych kosztów w firmie i aby osiągnąć wzrost efektywności przy większej skali działania firmy.

 

Dlaczego firma powinna optymalizować swoje procesy biznesowe?

  • Mimo, iż każde zlecenie jest realizowane inaczej, a każdy klient jest inny, obsługa zamówień powinna być ustandaryzowana
    • Strategia działania wielu firm świadomie pozostawia otwarty kanał komunikacyjny z klientami, ale mechanizmy digitalizacji danych mogą znacząco przyśpieszyć proces obsługi takiej komunikacji
  • Nie da się dokonać skutecznych zmian organizacyjnych jeżeli nie można precyzyjnie wyznaczyć kierunków
    • Każda zmiana w organizacji ma swój cel krótko i długoterminowy wyznaczony przez strategię firmy (nawet jeżeli ta strategia nie jest spisana)
  • Firma widzi potrzebę ograniczenia kosztów, nie ma jednak pełnego obrazu, które  procesy biznesowe realizuje nieoptymalnie
    • Brak pełnego obrazu zmian powoduje. że realnie pewne koszty będą poniesione x2, x3 bowiem nie ma punktu odniesienia 
  • Firma planuje wdrożyć systemy do digitalizacji i robotyzacji procesów
    • Digitalizacja danych i robotyzacja to nowe standardy działania po roku 2020, do których każda firma z czasem musi się dostosować
  • Każdy system informatyczny usprawniający obieg pracy potrzebuje dokumentacji stanu obecnego i stanu docelowego, tak aby precyzyjnie określić rolę systemu w przebiegu działań
Schemat analizy procesu biznesowego

Firma planuje wdrożyć nowoczesne rozwiązania klasy ERP, CRM, czy workflow, ale bez uporządkowania działań jedynie powieli chaos i bałagan.

 

Od czego rozpocząć proces optymalizacji procesów w firmie?

Do analizy i pomiaru wykorzystujemy nasze autorskie rozwiązanie, które pozwala poza suchą analizą dokonać pomiaru obsługi i realizacji procesu. Co więcej uzyskane dane z pomiaru precyzyjnie wskazują miejsca wymagające optymalizacji i pozwalają się skupić na tych działaniach, które przyniosą największy efekt ekonomiczny w najkrótszym czasie.
Sugerujemy, a wręcz zalecamy, aby jakiekolwiek zmiany organizacyjne, w tym wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych obejmujących całe przedsiębiorstwo, rozpocząć od analizy oraz pomiaru procesów biznesowych w firmie. Są to dwa kluczowe elementy w procesie optymalizacji i usprawnieniu organizacji Bez rzetelnej analizy – co działa nieefektywnie w firmie, jaka jest struktura kosztów, jaka jest pracochłonność procesów, ile nas rzeczywiście kosztuje dana usług, jak możemy skrócić czas obsługi procesu, etc. – bez tych informacji każda zmiana będzie powierzchowna i nie da zamierzonego efektu.
Nasza ścieżka postępowania

  1. Identyfikacja procesów
  2. Analiza AS IS
  3. Pomiar (równolegle do analizy)
  4. Optymalizacja
  5. Wdrożenie zmian (digitalizacja, robotyzacja)
mapowanie procesów
Z naszych badań wynika, że firmy tracą nawet do 8-12% czasu swojego personelu przez złą organizację pracy (przy 100 etatach to jest nawet ok 8-12 nadmiarowych etatów w skali miesiąca).
 

Co możemy zaoferować w ramach zarządzania procesami biznesowymi:

Krok 1.

Identyfikacja procesów

Warto zlecić analizę procesów zewnętrznej firmie – z zewnątrz lepiej dostrzec jak funkcjonują procesy biznesowe i wewnętrzne rozwiązania, a wnioski z analizy są bardziej obiektywne.Identyfikacja procesów ma na celu zobrazowanie jak działa cała organizacja w ujęciu procesów biznesowych, które bezpośrednio wpływają na przychody firmy, ale również jakie powiązania występują pomiędzy pozostałymi jednostkami organizacyjnymi. 

Zidentyfikowane procesy zostaną zwizualizowane w formie diagramu procesów na poziomie N-1 i równocześnie opracowana lista procesów pozwoli lepiej zrozumieć jakie dane są wymagane na wejściu i jakie dane są oczekiwane na wyjściu poszczególnych procesów.

 

pracownicy biurowi przed komputerem
Już na tym etapie identyfikacji procesów możliwe będzie zidentyfikowanie miejsc do optymalizacji. Niemniej jednak należy pamiętać, iż dopiero wynik pomiaru procesów, mapy procesów oraz wynik analizy finansowej pozwoli precyzyjnie określić gdzie i w jaki sposób podnieść efektywność firmy.
monitory komputera
W trakcie tworzenia map procesów zwracamy uwagę na czynności, które nie dają wartości dodanej w procesie (to są najczęściej poprawy błędów, wyjątki, nadmierna biurokracja, wielokrotne przesyłanie dokumentów z działu do działu).

Krok 2.

Mapowanie procesów

Mapowanie procesów jest realizowane przez nasz zespół analityków w oparciu o listę zidentyfikowanych procesów, przeprowadzone wywiady z kluczowymi pracownikami w firmie oraz dostarczoną dokumentację. Wieloletnie doświadczenie pozwala nam również zidentyfikować te czynności w ramach procesów, które nie zostały ujawnione podczas wywiadów, a które mogą mieć istotne znaczenie na późniejsze wskazanie miejsc do optymalizacji.

Mapy procesów tworzone są w narzędziu Visual Paradigm (Nova Praxis jest również jednym z przedstawicieli firmy w Polsce, który poza licencjami oferuje również szkolenia i warsztaty z używania tego narzędzia). Visual Paradigm to potężne narzędzie wspierające firmy w modelowaniu zmian w organizacji poprzez mapy procesów, analizę SWOT, model 5 sił portera i wiele innych. 

Mapy procesów są przez nas tak modelowane aby wiadomo było czy dana czynność jest wykonywana ręcznie, w ramach określonego systemu lub jest realizowana w sposób automatyczny oraz jakie interakcje zachodzą pomiędzy aktorami w ramach danego procesu. Jeżeli określone czynności nie mają wartości dodanej to w sposób szczególny wymagają zwrócenia uwagi w procesie optymalizacji procesów.

Krok 3.

Pomiar procesów

Pomiar procesów jest realizowany przez nasz zespół analityków w oparciu o autorską metodykę TAM (ang. Total Activity Management), Każda czynność wykonywana w firmie może być zmierzona i później poddania ocenie z kilku perspektyw:

  • procentowy poziom czasochłonności czynności w dziale
  • procentowy poziom czasochłonności na danym stanowisku
  • rozkład zadań w ramach stanowisk w określonym dziale
  • zaangażowanie jednego działu na rzecz pracy drugiego (często spotykane  w działach handlowych firm technicznych)
  • analiza jednego rodzaju czynności mierzona w sposób sekwencyjny
  • analiza korelacji wpływu działań ad hoc i innych nieplanowanych prac na efektywność całego działu

Nova Praxis oferuje trzy podstawowe metody pomiaru procesów: 1) pomiar czynności w układzie 4 tyg. (5 tydz. służy opracowaniu raportu z pomiaru). 2) pomiar sekwencyjny (przeznaczony do analizy czynności powtarzalnych , 3) pomiar czynności produkcyjnych (sekwencja czynności na magazynie lub hali produkcyjnej), 4) pomiar jakościowy (ocena jakościowa podstawowych czynności w dziale i wpływ czynników zewnętrznych na jakość).

Wyniki pomiaru są prezentowane po opracowaniu raportu kierownictwu firmy i omawiane wraz z managerami poszczególnych działów. 

 

mapa procesów w firmie produkcyjnej
Równie ważne jest to co w danym dziale nie powinno być realizowane a stanowi istotny procent wykonywanych czynności
  • Warto zlecić analizę zewnętrznej firmie – z zewnątrz lepiej dostrzec nietypowe (złe) procesy biznesowe i rozwiązania, a wnioski są bardziej obiektywne
  • Mamy świadomość ograniczeń, dlatego proponujemy realne rozwiązania
  • Posiadamy metodykę pomiaru, która wskazuje miejsca dla pogłębionej ich analizy– nie działamy na chybił trafił!
  • Łączymy wiedzę z realnym menadżerskim doświadczeniem w prowadzeniu i zarządzaniu biznesem – dążenie do doskonałości nie jest celem samym w sobie – myślimy o kosztach i o realności egzekwowania pewnych procedur od pracowników
  • Nasze doświadczenie pozwala nam szybko uchwycić specyfikę każdej firmy – nawet o najbardziej nietypowym działaniu. Działamy naprawdę efektywnie
  • Rekomendujemy automatyzację poprzez systemy informatyczne. Wynika to z naszych osobistych doświadczeń z gruntu firm informatycznych
  • Oferujemy wsparcie od A do Z. Nie chcemy przedstawiać tylko wizji