Profesjonalne mapowanie procesów biznesowych pozwala zobrazować w jaki sposób funkcjonuje firma od strony procesowej i to niezależnie od branży, przyjętego modelu biznesowego, rodzaju klientów, czy firma jest usługowa czy produkcyjna, otaczającej konkurencji gdyż w każdej firmie występują procesy.
Mapa procesów w firmie produkcyjnej i usługowej pozwala zbudować w firmie świadomość, iż są procesy, w jaki sposób są one między sobą powiązane, kto odpowiada za dany proces, gdzie się dany proces zaczyna, a gdzie kończy, ile kosztuje obsługa procesów.
Przed decyzją czy w firmie jest potrzeba stworzenia mapy procesów warto zadać sobie kilka pytań, które pozwolą określić czy firma potrzebuje mapy procesów:
- Czy w firmie zostały zidentyfikowane procesy i znani są właściciele procesów, dane wejściowe//wyjściowe, główni użytkownicy?
- Czy kierownictwo firmy wie w jaki sposób realizowane są w firmie procesy biznesowe?
- Czy firma osiągnęła zadowalający poziom obsługi klientów, dostawców, kontrahentów, pracowników, współpracowników?
- Czy koszt obsługi reklamacji stanowi jednocyfrową wartość w stosunku do sumy kosztów obsługi klienta?
- Czy firma ma opracowany model zarządzania przez cele, który pozwala wyznaczać kierunki usprawnień w firmie?
- Czy firma ma opracowany strategiczny plan działania, w ramach którego zostały określone działania jak zwiększyć wydajność i/lub obniżyć koszty obsługi procesów?
- Czy zdefiniowane zostały powiązania między stanowiskami w ramach procesów?
- Czy firma jest przygotowana do wdrożenia wytycznych RODO w zakresie ochrony danych osobowych?
Jeżeli odpowiedź na conajmniej 3 pytania jest odpowiedź negatywna, to oznacza, że mapa procesów wniesie wartość dodaną w firmie.
Mapa procesów w przedsiębiorstwie produkcyjnym i usługowym stanowi narzędzie w rękach managerów do przemyślanych zmian w organizacji firmy.
Do czego wykorzystać mapę procesów w firmie?
Mapowanie procesów realizowane jest przez firmy z wielu powodów. Poniżej wskazaliśmy wybrane przykłady wykorzystania mapy procesów przez naszych klientów:
- optymalizacja kosztów – zebrane dane z analizy procesów i pomiaru procesów staną się bazą dla wskazania miejsc do ograniczenia kosztów, mapowanie procesów ułatwia zwizualizowanie miejsc do optymalizacji
- wzrost efektywności – wyższa efektywność umożliwia obsłużenie większej liczby zadań przez posiadane zasoby. Dzięki mapie procesów i wniosków z pomiaru procesów łatwiej wskazać miejsca o niskiej efektywności
- RODO – identyfikacja miejsc przetwarzania danych osobowych, zidentyfikowanie zbiorów danych podlegających przetwarzaniu danych, określenie sposobu przetwarzania danych, w jakich systemach dane są przetwarzane, etc.
- uporządkowanie sposobu działania – mapa procesów ułatwia znaleźć wąskie gardła w funkcjonowaniu firmy, dublowanie zadań, nadmierne weryfikacje, wskazanie miejsc o niskiej efektywności
- ujednolicenie funkcjonowania firmy – firmy wielooddziałowe, fuzje, przekształcenia sprzyjają budowaniu lokalnych reguł funkcjonowania firm, mapa procesów pozwala wychwycić rozbieżności w działaniu firm w różnych oddziałach.
- skalowanie firmy – mapa procesów pozwala zwizualizować w jaki sposób firma ma obsługiwać swoje procesy wraz z rozwojem firmy
- doskonalenie jakości – dokładna dokumentacja procesu narzuca dobre praktyki, zapewnia powtarzalność oraz ogranicza pomyłki w procesach
- wdrożenie nowych lub usprawnienie obecnych systemów informatycznych – firma planuje wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych np.: wdrożenie systemu ERP, CRM, planowania produkcji, obsługi zgłoszeń reklamacyjnych, etc. ale na rynku brakuje rozwiązań, które mogą w 100% sprostać oczekiwaniom firmy.
Obok analizy procesów biznesowych, w ramach której powstaje mapa procesów przedsiębiorstwa, zalecamy równolegle uruchomienie pomiaru procesów. Zebrane dane z pomiaru procesów stanowią weryfikację informacji zebranych w trakcie wywiadu analitycznego, co stanowi obiektywne uzupełnienie danych o sposobie funkcjonowania firmy. Warto przy tym zaznaczyć, iż
Pomiar procesów pozwala ukierunkować optymalizację procesów na te procesy / czynności, które są najbardziej czasochłonne i sprawiają najwięcej problemów.
Przykłady problemów jakie mogą zostać rozwiązane z wykorzystaniem mapowania procesów
Poniżej wskazano przykładowe problemy jakie skłoniły firmy do stworzenia mapy procesów:
- Poszczególne działy funkcjonują bez zarzutu a jednak Zarząd ma poczucie, że koszty obsługi firmy stale rosną i wciąż są za wysokie
- Każde zlecenie jest realizowane inaczej, mimo że są tego samego typu
- Wzrost ilości reklamacji
- Wzrost rotacji pracowników w firmie
- Procedury są, ale nieżyciowe i nikt ich nie stosuje.
- W firmie jest potrzeba podniesienia efektywności, nie ma jednak pełnego obrazu, które działania wykonywane są nieoptymalnie
- Firma chce wdrożyć system informatyczny klasy ERP, ale koszt jego wdrożenia wydaje niewspółmierny do potencjalnych oszczędności
Co zawiera mapa procesów firmy?
Mapa procesów, powstaje w wyniku przeprowadzonej analizy procesów, dzięki której powstają diagramy procesów obrazujące jakie czynności są realizowane wewnątrz procesu, kto jest właścicielem procesu, jakie informacje pojawiają się na wejściu, jakie wyjściu, w jaki sposób procesy są ze sobą powiązane oraz jakie informacje/dane/dokumenty przepływają pomiędzy procesami.
W trakcie mapowania procesów skupiamy się przede wszystkim na podstawowych procesach biznesowych takich jak: sprzedaż, obsługa klienta, realizacja zamówień i kontraktów, logistyka dostaw, reklamacje oraz na procesach pomocniczych, takich jak: kadry i płace, księgowość, administracja, kontroling, wsparcie sprzedaży, utrzymanie systemów IT. Nie stanowi to jednak zamkniętej listy procesów jakie mogą wystąpić w firmie, gdyż każda firma jest zorganizowana inaczej, ma inne priorytety, inne problemy organizacyjne, dlatego w każdej firmie powstaje indywidualna mapa procesów, nawet jeżeli ma silną konkurencję i sprzedawane są podobne produkty.
Wynikiem mapowania procesów jest dokumentacja opisująca procesy, która zawiera takie elementy jak:
- Identyfikacja procesów – w wielu firmach problemem jest nie tyle opis procesów co identyfikacja jakie procesy występuj
- Opis procesów – czego dotyczy proces, kto jest właścicielem, w jaki sposób przepływają informacje między użytkowników procesu, wymagane dane wejściowe i oczekiwane dane wyjściowe z procesu
- Identyfikacja podprocesów – podprocesy zwiększają przejrzystość mapy procesów, dzięki grupowaniu czynności w podprocesy możemy pokazać istotne powiązania pomiędzy procesami, co ułatwia zaplanowanie działań optymalizacyjnych
- Czynności – sekwencje działań wykonywane wewnątrz procesu, często realizowane przez kilku użytkowników procesu. Rozróżniamy kolorystycznie różne rodzaje czynności
- Opis powiązań – wskazanie powiązań między procesami realizowanymi przez różne jednostki organizacyjne lub poza firmą
Mapa procesów opracowana przez nas ma szereg elementów graficznych, które pozwalają w łatwy sposób wychwycić czynności wykonywane są ręcznie, wspierane przez systemy informatyczne, oraz czynności w pełni zautomatyzowane.
Mapowanie procesów jest dla nas jest czymś więcej niż „metodycznym opisem procesu” jaki dostarczają analitycy z firm informatycznych.
Kładziemy duży nacisk na to, aby Mapa procesów była zrozumiała dla osób, które nie znają notacji BPMN 2.0. Dla nas każdy kolor ma znaczenie…
Jak działamy
Z czego składa się nasza usługa Mapowania procesów?
Zakres usługi zależy od konkretnego przypadku. Możliwe składowe usługi:
- przeprowadzenie warsztatów z pracownikami w zakresie wykonywanych czynności
- identyfikacja procesów w firmie
- opracowanie Map czynności w firmie
- weryfikacja istniejącej dokumentacji procesów
- analizy wariantowe zmian w przebiegach procesów
- analiza SWOT dla określonych wariantów zmian
- uspójnienie Mapy procesów z procedurami ISO
- opracowanie Mapy procesów AS IS dla całej firmy lub wybranego działu
- opracowanie instrukcji stanowiskowych
- równoległy Pomiar procesów
- Raport końcowy – podsumowanie projektu, opis procesów oraz zalecenia optymalizacji w przebiegu procesów TO BE
Dlaczego warto z nami współpracować?
- Mamy wieloletnie doświadczenie w analizie i pomiarze procesów biznesowych zrealizowaną w firmach z różnych branż
- Przeanalizowaliśmy blisko 500 procesów w różnych firmach
- Spędziliśmy na analizie procesów blisko 1000 godzin
- Nasze doświadczenie pozwala nam szybko uchwycić specyfikę firmy
- Wraz z Mapą procesów firmy zawsze przekazujemy rekomendacje usprawnień w procesach
- Mamy świadomość wewnętrznych ograniczeń, dlatego proponujemy realne rozwiązania w ramach Mapy procesów TO BE
- Oferujemy wsparcie kompleksowe dla naszych klientów – do konsultacji, poprzez realizację analizy wybranego działu, całej firmy, kończąc na wsparciu przy wdrażaniu usprawnień wynikającymi z optymalizacji procesów na podstawie mapy procesów.
