Pomiar procesów

Mapowanie procesów biznesowych w firmie

Mapowanie procesów biznesowych realizujemy w oparciu o bogate doświadczenie oraz sprawdzone i skuteczne metody analiz. Aby prawidłowo przeprowadzić działanie, bierzemy pod uwagę szereg czynników. Istotna jest tu struktura firmy, charakter branży, w której działa, ale też wielkość i rodzaj konkurencji w konkretnym sektorze rynkowym. Zachęcamy, by przyjrzeć się naszej koncepcji mapowania procesów biznesowych.

Nasza koncepcja

Profesjonalne mapowanie procesów biznesowych pozwala zobrazować, w jaki sposób funkcjonuje firma od strony procesowej – i to niezależnie od branży, przyjętego modelu biznesowego, rodzaju klientów, charakteru działalności, czy otaczającej przedsiębiorstwo konkurencji.
Stworzenie map procesów zachodzących w firmie czy to produkcyjnej, usługowej, branży handlowej czy FMCG pozwala zbudować świadomość, iż są procesy, w jaki sposób są one między sobą powiązane, kto odpowiada za dany proces, gdzie się konkretne działanie zaczyna, a gdzie kończy, ile kosztuje obsługa danego procesu, jakie zachodzą powiązania między działami, .
Przed decyzją, czy w firmie istnieje potrzeba stworzenia tylko pojedynczych map procesów czy też mapy procesów dla całej organizacji, warto zadać sobie kilka pytań, które pozwolą określić jaki poziom wsparcia potrzebuje:

  1. Czy w firmie zostały zidentyfikowane procesy i znani są właściciele procesów, dane wejściowe//wyjściowe, główni użytkownicy?
  2. Czy kierownictwo firmy wie, w jaki sposób realizowane są w firmie procesy biznesowe?
  3. Czy firma ma opracowany strategiczny plan działania, w ramach którego zostały określone działania jak zwiększyć wydajność i/lub obniżyć koszty obsługi procesów?
  4. Czy w firmie wdrożone są jakiekolwiek procedury, instrukcje szczegółowe poza ISO?
  5. Czy w firmie dobrze funkcjonuje współpraca między poszczególnymi działami (np: dział handlowy – dział realizacji, dział zakupów – dział realizacji, dział obsługi klienta- dział reklamacji, dział wdrożeń – dział logistyki, etc.)?
  6. Czy firma osiągnęła zadowalający poziom obsługi klientów, dostawców, kontrahentów, pracowników, współpracowników?
  7. Czy w firmie istnieje problem wąskich gardeł na styku działów?
  8. Czy wyznaczone są wewnątrz działu wskaźniki KPI dla właścicieli procesów?
  9. Czy firma ma opracowany model zarządzania przez cele, który pozwala wyznaczać kierunki usprawnień w firmie?
  10. Czy zdefiniowane zostały powiązania między stanowiskami w ramach procesów?

Jeżeli odpowiedź na co najmniej 3 pytania jest odpowiedzią negatywną, to oznacza, że sporządzenie mapy procesów wniesie wartość dodaną w firmie.

Odpowiedź pozytywna dla punktów 1-3 powinna firmie dać odpowiedź jakie powiązania między działami funkcjonują w firmie – mapa procesów na poziomie N-1 już powinna wnieść wartość dodaną w firmie wraz ze wskazaniem barier wewnątrz działów.

Odpowiedź pozytywna dla punktów 4-7 wskazuje na potrzebę analizy procesów na styku kilku działów, ze szczególnym uwzględnieniem działu, który managerowie intuicyjnie postrzegają, że nie działa efektywnie. Dział sprzedaży jest łatwo rozliczyć stosując różne wskaźniki, ale dział księgowości, dział zakupów, realizacji usług, customer service już znacznie gorzej, dlatego głównie dla tych działów warto rozważyć zlecenie badaniam jak wyglądają procesy wewnątrz takiego działu lub na styku z innymi działami. Mapowanie procesów dla pojedynczych działów przy równoczesnym utworzeniu mapy procesów na poziomie N-1 jest rozwiązaniem optymalnym dla firm szukających szybkich i sprawnych rozwiązań.

Mapa procesów w przedsiębiorstwie produkcyjnym i usługowym stanowi narzędzie w rękach managerów do przemyślanych zmian w organizacji firmy.

Do czego wykorzystać mapę procesów w firmie?

Mapowanie procesów realizowane jest przez firmy z wielu powodów. Poniżej wskazaliśmy wybrane przykłady wykorzystania mapy procesów przez naszych klientów:

  • optymalizacja kosztów – zebrane dane z analizy procesów i pomiaru procesów staną się bazą dla wskazania miejsc do ograniczenia kosztów, mapowanie procesów ułatwia zwizualizowanie miejsc do optymalizacji
  • wzrost efektywności – wyższa efektywność umożliwia obsłużenie większej liczby zadań bez potrzeby zwiększenia zatrudnienia. Dzięki mapie procesów AS-IS oraz wykorzystując wnioski z pomiaru procesów łatwiej wyeliminować miejsca o niskiej efektywności
  • RODO – identyfikacja miejsc przetwarzania danych osobowych, zidentyfikowanie zbiorów danych podlegających przetwarzaniu danych, określenie sposobu przetwarzania danych, w jakich systemach dane są przetwarzane, etc.
  • uporządkowanie sposobu działania – mapa procesów ułatwia znaleźć wąskie gardła w funkcjonowaniu firmy, dublowanie zadań, nadmierne weryfikacje, wyjątki, wskazanie miejsc o niskiej efektywności, miejsca gdzie czynności są wykonywane ręcznie, miejsca powstawania dokumentów ich edycji, zatwierdzania.
  • ujednolicenie funkcjonowania firmy – firmy wielooddziałowe, fuzje, przekształcenia sprzyjają budowaniu lokalnych reguł funkcjonowania firm, mapa procesów pozwala wychwycić rozbieżności w działaniu firm na styku pomiędzy działami lub w przypadku fuzji pomiędzy działani jakie powstały w wyniku połączenia (to czasem są zaszłości kilkuletnie).
  • skalowanie firmy – mapa procesów pozwala zwizualizować w jaki sposób firma ma obsługiwać swoje procesy wraz z rozwojem firmy
  • doskonalenie jakości – dokładna dokumentacja procesu narzuca dobre praktyki, zapewnia powtarzalność oraz ogranicza pomyłki w procesach
  • robotyzacja procesów – na rynku oferowanych jest coraz więcej rozwiązań automatyzujących procesy, ale aby efektywnie wdrożyć mikroroboty (RPA), konieczne jest uporządkowanie procesów i wskazanie tych czynności, dla których wdrożenie RPA będzie rzeczywiście opłacalne
  • wdrożenie nowych lub usprawnienie obecnych systemów informatycznych –  firma planuje wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych np.: wdrożenie systemu ERP, CRM, planowania produkcji, elektroniczny obieg dokumentów, etc. Zawsze należy przed wdrożeniem takich rozwiązań dokonać analizy procesów, gdyż naraża to firmę na wdrożenie bałaganu w nowym narzędziu lub poniesienie ogromnych kosztów związanych z dodatkowymi kosztami wdrożenia (niestety znamy wiele takich przypadków, ale też możemy wskazać firmy, które dzięki nam zaoszczędziły dużo czasu i środków dzięki naszemu wsparciu przy wdrożeniu systemów).
  • ulga B+R – wiele firm, nie wie że aby wykorzystać ulgę B+R dla małych i średnich firm, nie trzeba od razu tworzyć badań. Wystarczy, że wykazana zostanie innowacja na poziomie procesów, produktów, a do tego potrzebna jest mapa procesów AS-IS oraz TO-BE.
  • mapowanie strumienia wartości – to rozwiązanie dla firm, które oczekują bardzo szybkich efektów, wskazując miejsca w procesie, które nie wnoszą wartości dodanej – zgodnie z metodyką lean, to marnotrawstwa. 
  • karty stanowisk – w usłudze wdrożenia zmian, jaką oferujemy naszym klientom, często mapy procesów oraz wyniki z pomiaru są wykorzystywane do tworzenia Kart stanowiskowych i Kart działów w organizacji, co w znaczący sposób poprawia organizację pracy w firmie.

Obok analizy procesów biznesowych, w ramach której powstaje mapa procesów przedsiębiorstwa, zalecamy równolegle uruchomienie pomiaru procesów. Zebrane dane z pomiaru procesów stanowią weryfikację informacji zebranych w trakcie wywiadu analitycznego, co stanowi obiektywne uzupełnienie danych o sposobie funkcjonowania firmy. Warto przy tym zaznaczyć, iż  
Pomiar procesów pozwala ukierunkować optymalizację procesów na te procesy / czynności, które są najbardziej czasochłonne i sprawiają najwięcej problemów. Dane z wyniku pomiarów mogą stanowić bazę do wyliczenia KPI: wskaźnik efektywności zasobów w dziale (rzeczywiste zaangażowanie zasobów zgodnie z zakresem pracy stanowiska)

 

procesy biznesowe

Przykłady problemów jakie mogą zostać rozwiązane z wykorzystaniem mapowania procesów

Poniżej wskazano przykładowe problemy jakie skłoniły firmy do stworzenia mapy procesów:

  • Poszczególne działy funkcjonują bez zarzutu, a jednak Zarząd ma poczucie, że koszty obsługi firmy stale rosną i wciąż są za wysokie;
  • Każde zlecenie jest realizowane inaczej, mimo że są tego samego typu;
  • Wzrost ilości reklamacji;
  • Wzrost rotacji pracowników w firmie;
  • Procedury są, ale nieżyciowe i nikt ich nie stosuje;
  • W firmie jest potrzeba podniesienia efektywności, nie ma jednak spójnego obrazu, które działania wykonywane są nieoptymalnie;
  • Firma chce wdrożyć system informatyczny  klasy ERP, ale koszt jego wdrożenia wydaje niewspółmierny do potencjalnych oszczędności;
  • Firma chce i musi wdrożyć elektroniczny system obiegu dokumentów, ale dostawca systemu wręcz oczekuje od niego rozrysowanych map procesów ( i dobrze, bo to znaczy, że jest odpowiedzialnym dostawcą – chce aby firma miała dobrze działający obieg dokumentów)
  • Firma chce uporządkować działanie poszczególnych działów w związku z pracą hybrydową w następstwie COVID-19
procesy biznesowe

Co zawiera mapa procesów firmy?

Mapa procesów AS – IS, powstaje w wyniku przeprowadzonej analizy procesów, dzięki której powstają diagramy procesów obrazujące jakie czynności są realizowane wewnątrz procesu, kto jest właścicielem procesu, jakie informacje pojawiają się na wejściu, jakie wyjściu, w jaki sposób procesy są ze sobą  powiązane oraz jakie informacje/dane/dokumenty przepływają pomiędzy procesami.

W trakcie mapowania procesów skupiamy się przede wszystkim na podstawowych procesach biznesowych takich jak: sprzedaż, obsługa klienta, realizacja zamówień i kontraktów, logistyka dostaw, reklamacje oraz na procesach pomocniczych, takich jak: kadry i płace, księgowość, administracja, kontroling, wsparcie sprzedaży, utrzymanie systemów IT. Nie stanowi to jednak zamkniętej listy procesów jakie mogą wystąpić w firmie, gdyż każda firma jest zorganizowana inaczej, ma inne priorytety, inne problemy organizacyjne.

Nie zawsze jest sens realizować od razu mapę procesów dla całej firmy. Czasem warto skupić się na 1-2 działach jako wynik wcześniejszej identyfikacji procesów. 

Wynikiem mapowania procesów jest dokumentacja opisująca procesy, która zawiera takie elementy jak:

  • Identyfikacja procesów – w wielu firmach problemem jest nie tyle opis procesów co identyfikacja jakie procesy występują i jak są ze sobą powiązane
  • Opis procesów – czego dotyczy proces, kto jest właścicielem, w jaki sposób przepływają informacje między użytkowników  procesu, wymagane dane wejściowe i oczekiwane dane wyjściowe z procesu
  • Identyfikacja podprocesów – podprocesy zwiększają przejrzystość mapy procesów, dzięki grupowaniu czynności w podprocesy możemy pokazać istotne powiązania pomiędzy procesami, co ułatwia zaplanowanie działań optymalizacyjnych
  • Czynności – sekwencje działań wykonywane wewnątrz procesu, często realizowane przez kilku użytkowników procesu. Rozróżniamy kolorystycznie różne rodzaje czynności
  • Opis powiązań – wskazanie powiązań między procesami realizowanymi przez różne jednostki organizacyjne lub poza firmą

Mapa procesów opracowana przez nas ma szereg elementów graficznych, które pozwalają w łatwy sposób wychwycić czynności wykonywane są ręcznie, wspierane przez systemy informatyczne, oraz czynności w pełni zautomatyzowane.

procesy biznesowe
Mapowanie procesów jest dla nas jest czymś więcej niż „metodycznym opisem procesu” jaki dostarczają analitycy z firm informatycznych.
Kładziemy duży nacisk na to, aby Mapa procesów była zrozumiała dla osób, które  nie znają notacji BPMN 2.0. Dla nas każdy kolor ma znaczenie…

Jak działamy

Z czego składa się nasza usługa Mapowania procesów?

Zakres usługi zależy od konkretnego przypadku. Możliwe składowe usługi:

  • przeprowadzenie warsztatów z pracownikami w zakresie wykonywanych czynności
  • identyfikacja procesów w firmie
  • opracowanie Map czynności w firmie 
  • weryfikacja istniejącej dokumentacji procesów
  • analizy wariantowe zmian w przebiegach procesów
  • analiza SWOT dla określonych wariantów zmian
  • uspójnienie Mapy procesów z procedurami ISO
  • opracowanie Mapy procesów  AS IS dla całej firmy lub wybranego działu
  • opracowanie instrukcji stanowiskowych
  • równoległy Pomiar procesów
  • Raport końcowy – podsumowanie projektu, opis procesów oraz zalecenia optymalizacji w przebiegu procesów TO BE

Dlaczego warto z nami współpracować?

 

  • Mamy wieloletnie doświadczenie w analizie i pomiarze procesów biznesowych zrealizowaną w firmach z różnych branż
  • Przeanalizowaliśmy ponad  2500 procesów w różnych firmach
  • Nasze doświadczenie pozwala nam szybko uchwycić specyfikę firmy i dlatego minimalizujemy kontakty z kierownikami jednostek do całkowitego minimum
  • Wraz ze mapą procesów firmy zawsze przekazujemy rekomendacje usprawnień w procesach
  • Przy kompleksowych projektach wykorzystujemy technikę analizy SWOT oraz model Beckharda-Harrisa do wskazania czego nie zmieniać i co bezwzględnie należy zmienić w procesach oraz które zmiany spotkają się z oporem pracowników, zarządu, klientów.
  • Mamy świadomość wewnętrznych ograniczeń, dlatego proponujemy realne rozwiązania w ramach opracowywanych procesów TO BE
  • Oferujemy wsparcie kompleksowe dla naszych klientów – do konsultacji, poprzez realizację analizy wybranego działu, całej firmy, kończąc na wsparciu przy wdrażaniu usprawnień wynikającymi z optymalizacji procesów na podstawie diagramów procesów.
  • Pomagamy klientom wdrażać ulgę B+R, w ramach usprawnień procesów, dzięki której zapłacą mniejszy podatek CIT.

Zaufali nam:

 [logo-carousel id=default]