Mapowanie procesu „as is”

Mapowanie procesu „as is” stanowi punkt wyjścia dla optymalizacji procesu i działań naprawczych, których celem jest poprawienie jakości funkcjonowania przedsiębiorstwa. Model „as is” to obraz rzeczywistego przebiegu procesów, wliczając w to działania nieefektywne i czynności nadmiarowe. Procesy „takie jakie są” powinny zostać wnikliwie przeanalizowane, następnie zaś poprowadzone w kierunku modelu pożądanego. Model „to be” jest zatem wynikiem działań naprawczych podjętych pod wpływem analiz przeprowadzonych na podstawie mapowania procesów zastanych w nieefektywnie funkcjonującej organizacji. Rzetelnie i profesjonalnie przeprowadzone mapowanie procesu jest kluczem do skuteczności dalszych działań dot. poprawy efektywności procesu .

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Usługa adresowana jest do firm, które chcą uzyskać pełną świadomość na temat sposobu obecnego funkcjonowania. Może to być wykorzystane np. w planowanej restrukturyzacji firmy, rozbudowy firmy czy porównania działania kilku oddziałów firmy. Dokumentacja procesów jest też punktem wyjścia do optymalizacji i usprawnień – dostarcza informacji „co jest nie tak”. Usługa mapowania procesu ma szczególne zastosowanie, gdy celem jest analiza jakościowa – ocena przyczyn błędów czy niskiej jakości obsługi klienta.

Efekty wykonanej usługi stanowią swoisty „rentgen organizacji”, który może być użyty do wyrównania i zapewnienia sprawnego przepływu wiedzy między pracownikami i menedżerami o sposobie działania firmy. To pierwszy krok do usprawnień.

Efekty wykonanej usługi stanowią swoisty „rentgen organizacji” – który może być użyty do wyrównania wiedzy między pracownikami i menedżerami o sposobie działania firmy. To pierwszy krok do usprawnień.

Na czym polega usługa

W ramach usługi szczegółowo analizujemy działanie firmy. Analizowane i dokumentowane są rzeczywiste, obecne procesy – analiza realizowana jest w oparciu o obserwacje i spotkania bezpośrednio z ich realizatorami.

Efektem projektu jest przygotowanie mapy procesów obecnych „AS IS” wraz z wskazaniem listy zauważonych przy tej okazji problemów i rozbieżności. W ramach projektu możemy przyjrzeć się także istotnym aspektom pomocniczym, takim jak analiza wykorzystania systemów przez użytkowników, porównanie działów i stosowanych przez nich praktyk, stopień stosowania procedur, czy przeanalizować wsparcie wskaźników procesowych poprzez system motywacyjny.
​ Szczegółowy zakres usługi
Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu mapowania procesu:

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu mapowania procesu:

Krok 1.

Identyfikacja i analiza procesów AS IS

Na początku usługi identyfikujemy procesy, tworząc rejestr procesów funkcjonujących w badanym obszarze firmy. Rejestr ten tworzony jest wspólnie z pracownikami Klienta w trybie warsztatowym. Kluczowym elementem projektu są wywiady analityczne mające na celu poznanie obecnego funkcjonowania firmy. Zgodnie z filozofią GEMBA rodem z Lean Management – procesy analizujemy u źródeł, prowadząc rozmowy z pracownikami liniowymi,a następnie uzupełniając informacje na poziomie kierowników. To czasochłonna metoda, ale tylko w ten sposób można poznać prawdę.
Obok analizowania przebiegu procesów katalogujemy funkcjonujące w procesach wzory dokumentów / korespondencji. Ponadto pozyskujemy dane liczbowe dotyczące przebiegu działań – ilości dokumentów, ilości błędów, czy częstości występowania ścieżek awaryjnych. To z nich tworzone są KPI procesów.

mapowanie procesu
mapowanie procesu

Krok 2.

Analizy tematyczne

Zależnie od dodatkowych celów projektu, równocześnie z analizą procesów wykonywane są opcjonalne analizy uzupełniające ukierunkowane na diagnozę wybranych obszarów firmy np.:
• Analiza wykorzystania systemów przez użytkowników – znajomość funkcji oferowanych przez obecne systemy
• Analiza porównawcza sposobu funkcjonowania w różnych jednostkach firmy (np. po fuzji)
• Analiza skuteczności systemu motywacyjnego i wpływ na procesy
• Analiza mapy systemów pod kątem integracji i spójności danych
• Analiza zgodności procesów z istniejącymi procedurami i instrukcjami.
Analizy prowadzone są na bazie dodatkowego wywiadu z pracownikami, przeglądu dokumentów oraz opcjonalnie warsztatów „Problem solving”. Stosujemy także technikę e-ankiet. Wyniki analiz tworzone są w formie Raportów tematycznych, będących załącznikami do dokumentacji projektu.

Krok 3.

Dokumentacja procesów i Raport problemów

Po zakończeniu spotkań analitycznych procesy mapowane są w dedykowanych systemach modelowania procesów. Stosujemy popularną notację BPMN oraz kolory symbolizujące wybrane problemy (zależne od celów projektu).
Obok diagramów przebiegu procesów, kładziemy nacisk na część opisową zawierającą uszczegółowiony opis tego, co ma być wykonywane w ramach kluczowych kroków procesu.
Do dokumentacji dołączamy katalog dokumentów i przykłady komunikacji występujące w procesach.
W uzupełnieniu definiowany jest rejestr mierników / KPI dla mapowanych procesów oraz macierz RACI obrazująca role poszczególnych pracowników w procesach.
Uzupełnieniem do dokumentacji procesów jest raport problemów zauważonych podczas analizy – wskazywane są tu te obszary, w których procesy są nieciągłe lub występują znaczne rozbieżności między procesami deklarowanymi, a zweryfikowaną praktyką.
Ogół dokumentacji wraz z raportami tematycznymi, przekazywana jest w dokumentach elektronicznych. Dokumentacja procesów przekazana może być (opcjonalnie) w ramach platformy WWW. Przekazanie następuje w ramach spotkania. Omawiamy wyniki projektu i instruujemy, jak czytać diagramy.

 

mapowanie procesu

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.

  • Rejestr procesów
  • Dokumentacja procesów ASIS
  • Raport problemów
  • Katalog używanych dokumentów
  • Analiza porównawcza
  • Analiza wykorzystania systemu
  • Pakiet dokumentacji

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

Mapowanie procesów pod wdrożenie systemu 

Przygotowanie koncepcji automatyzacji procesów poprzez wdrożenie systemu informatycznego (np. ERP / Workflow etc.) wraz z przygotowaniem kompleksowej mapy procesów „TOBE”.

Modelowanie struktury organizacyjnej

Poprawę struktury organizacyjnej firmy mającą na celu lepsze odwzorowanie rzeczywistych procesów

Analiza, Pomiar i Optymalizacja procesów

Optymalizacja procesów pod kątem ograniczenia kosztów i skrócenia czasu.

Szkolenia

Realizacja pakietu szkoleń dla pracowników Klienta budujących świadomość procesową i umiejętność optymalizacji procesów

Wdrożenie księgi procedur QMS z systemem

Wdrożenie standardów organizacyjnych w formie bazy procedur i instrukcji zgodnej z naszym standardem „Agile QMS” gwarantującym lekką formę procedur.

Uzyskiwane korzyści

  • Rzeczywista świadomość jak funkcjonuje firma – przygotowana dokumentacja zebrana jest na bazie wywiadu z faktycznymi uczestnikami procesów, a nie jedynie wizją kierownictwa
  • Dokumentacja procesów „AS IS” to doskonała baza dla budowania standardów, procedur i instrukcji
  • Możliwość porównania, na ile różne oddziały firmy pracują w jednakowy sposób, możliwość wytypowania best practice i wdrożenia w całej organizacji
  • Ograniczenie ilości pomyłek i poprawa jakości obsługi klienta – dzięki standaryzacji procesu pomiędzy pracownikami
  • Ograniczenie kosztu wdrażania nowych pracowników – posiadają oni gotową spisaną wiedzę, mniej angażują doświadczonych pracowników w procesie szkolenia i popełniają mniej błędów
  • Baza dla wdrażania usprawnień procesowych i budowy wymagań pod wdrożenie systemu informatycznego

Poprzez zdefiniowanie rejestru procesów i przypisanie do
nich właścicieli oraz uzyskanie świadomości procesowej
pracowników w firmie tworzy się

zalążek kultury zarządzania
procesowego