Analiza procesów biznesowych

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Usługa adresowana jest do firm, które potrzebują usprawnić swoje procesy – ograniczyć koszty, skrócić czas, albo obsłużyć większą liczbę zadań tymi samymi zasobami. Kluczowym elementem, który poprawiamy, jest czas pracy pracowników. Procesy zostają skrócone, dzięki czemu tą samą ilość pracy można wykonać przy udziale mniejszej liczby osób. Albo też – tą samą liczbą pracowników da się wykonać dodatkowe zadania. To szczególnie istotne dziś, kiedy większość firm boryka się z problemami w zakresie rekrutacji pracowników.
Proponowane przez nas usprawnienia nie ograniczają się jedynie do wielkich spraw, takich jak wdrożenia systemów. Znacznie częściej zajmujemy się stosunkowo prostymi zagadnieniami, by wspomnieć dublowanie zadań zleconych kilku osobom jednocześnie, czy tak powszechne ręczne obsługiwanie procesów, które z powodzeniem można zlecać „automatom”. Częstym powodem nieefektywności pracowników jest także powierzanie im zadań, które tak naprawdę nikomu i niczemu nie służą, angażując jedynie czas, uwagę i zasoby, co bezpośrednio przekłada się na konkretne straty finansowe. Ludzie zaabsorbowani zadaniami bezsensownymi nie mają czasu, by zająć się działaniem niezbędnym w kontekście prawidłowo funkcjonującej firmy. Nasze zadanie polega więc na namierzeniu patologii i pozbyciu się ich poprzez właściwie skalibrowane plany naprawcze.

Warto podkreślić, że działamy na dwóch frontach jednocześnie. Pierwszy to długofalowa sprawność w działaniu organizacji, drugi zaś przekłada się na bieżące korzyści już w bliskim horyzoncie czasowym. Doświadczenie naszych Klientów pokazuje, że przeważnie już po trzech miesiącach dostrzegalne są wymierne korzyści działań zleconych przez naszych ekspertów. Model „quick win” to nie tylko powód do zadowolenia dla przedsiębiorców i ich pracowników, ale też Klientów, którzy mogą liczyć na sprawne i szybkie zaspokojenie swoich potrzeb i wymagań.

Na czym polega usługa

Usługa jest kompleksowym pakietem działań doradczych służących temu, by przygotować konkretne zalecenia usprawnienia procesów biznesowych w firmie. Usługa adresowana jest dla procesów biznesowych realizowanych przez pracowników umysłowych.

Wyróżnikiem naszej oferty jest pomiar procesów biznesowych, który uzupełnia typowe w tego typu projektach etapy analizy procesów i opracowania rekomendacji. Odpowiada on na kluczowe pytanie, ile czasu zajmują poszczególne czynności w procesie, a w konsekwencji – ile kosztuje cały proces. To właśnie dzięki pomiarowi procesów możemy pokazać, co rzeczywiście wpływa na efektywność procesu i zmierzyć skalę nieefektywności.

Wyznaczamy standardy na rynku w zakresie pomiaru czasu w procesach biurowych. Robiliśmy to jako jedni z pierwszych na rynku i ciągle doskonalimy naszą metodykę.

   

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

​ Identyfikacja procesów, przygotowanie badania

Działanie rozpoczynamy od zdefiniowania rejestru procesów, które funkcjonują w ramach badanego obszaru organizacji. Warto podkreślić, że rejestr tworzymy we współpracy z zatrudnionymi w firmie, co odbywa się w trybie warsztatowym. Następnie budujemy listy konkretnych czynności na przypisanych do nich stanowiskach, definiując jednocześnie problemy, które stanowią bazę dla pomiaru procesów. Wiedzę i doświadczenie w tym zakresie gromadzimy od kilkunastu lat. Prawie piętnaście lat pracujemy w oparciu o autorską metodykę pomiaru (Total Activities Management), która pozwala tak przygotować pomiary procesów, by w ich wyniku wykryć wszelkie zadania niechciane, które generują zbędne koszty. Przed rozpoczęciem badań precyzyjnie konfigurujemy systemy, a pracownicy objęci działaniem poddani są niezbędnemu szkoleniu z zakresu zasad pomiaru i użytych w tym celu narzędzi.
​ Krok 2.

mapowanie procesów
mapowanie procesów

Krok 2.

​ Badanie procesów

Badanie procesów polegające na ich dokładnym pomiarze to najistotniejszy element naszych działań. Aby uzyskać możliwie najszerszy i precyzyjny obraz analizowanych struktur, do badania angażujemy wszystkich zatrudnionych w firmie, czy też konkretnym dziale. Celem zachowania najwyższej jakości pomiaru, badanie jest codziennie nadzorowane, natomiast pracownicy, którzy zapominają o uzupełnieniu ankiet pomiarowych, otrzymują skuteczne przypomnienia. Prowadzone działania trwają przeważnie od czterech do ośmiu tygodni. Należy podkreślić, że nie zapominamy o wygodzie i komforcie badanych, dlatego pomiar angażuje pracowników najwyżej przez piec minut dziennie.

By uniknąć przekłamań, nieścisłości i luk w gromadzonej dokumentacji, stosujemy metodę siedmiu elementów, która znacząco zwiększa wiarygodność pozyskiwanych danych. Unikamy tym sposobem sytuacji, w których pracownicy, czy to z powodów towarzyskich, czy obaw natury zawodowej, nie chcą dzielić się pełną wiedzą na temat badanych procesów. Dysponujemy kilkoma niezależnymi narzędziami pomiaru, by wspomnieć aplikacje mobilne dla handlowców, tablety dla pracowników pozbawionych komputera, czy aplikacje WWW. W zależności od specyfiki stanowiska, możemy zatem zaproponować metodę, która będzie nie tylko najwygodniejsza, ale też najbardziej skuteczna.

Krok 3.

Analiza procesów, mapowanie procesów  AS IS

Równolegle do trwania pomiaru prowadzone są wywiady analityczne. Zgodnie z filozofią GEMBA rodem z Lean Management – procesy analizujemy u źródeł, z pracownikami liniowymi, jedynie uzupełniając informacje na poziomie kierowników. To czasochłonna metoda – ale tylko tak można poznać prawdę.
W wyniku spotkań mapowane są procesy. Obok diagramów kładziemy nacisk na część opisową. Ponadto, pozyskujemy dane liczbowe dotyczące procesu – ilości dokumentów, ilość błędów, czy częstość występowania ścieżek awaryjnych.
Po zakończeniu spotkań, całość modelowana jest w dedykowanych systemach modelowania procesów. Stosujemy popularną notację BPMN oraz kolory symbolizujące marnotrawstwa. Wszystko po to, by przekazywana dokumentacja była zrozumiała dla pracowników biznesowych.
Dokumentacja przekazywana jest w dokumentach oraz (opcjonalnie) w ramach platformy WWW. Przekazanie następuje wraz z omówieniem – instruujemy jak czytać diagramy. Całość zatwierdzana jest z pracownikami Klienta biorącymi udział w analizie, zanim zaczniemy przygotowywanie raportu usprawnień. Musimy mieć pewność, że uzyskany obraz firmy jest prawdziwy.

mapowanie procesów
mapowanie procesów

Krok 4.

Opracowanie raportu usprawnień

Opracowanie Raportu usprawnień to kluczowy etap projektu. Na tej podstawie w 1 kroku przygotowywana jest lista problemów. Dzięki danym z pomiaru – skala problemów wyceniana jest w wymiarze godzin (pracy pracowników) oraz złotówkowym.
W kolejnym kroku budowany jest Raport usprawnień. Zależnie od specyfiki projektu, usprawnienia są konsultowane i dopracowywane z pracownikami Klienta w ramach warsztatów Problem solving.
Finalny raport usprawnień zawiera część ogólną i szczegółową; ogólna zawsze prezentowana jest w formie warsztatów z managementem firmy. Część szczegółowa zawierająca często kilkaset usprawnień – dzielona jest na priorytety, okres wdrożenia (do 3mc, 3-9mc, 12mc), a usprawnienia przypisywane są do liderów, którzy powinni odpowiadać za wdrożenie usprawnienia.

Dzięki pomiarowi procesów, proponowane przez nas rekomendacje są wyceniane w złotówkach – klient ma wiarygodną ocenę skali korzyści osiąganych w wyniku usprawnień!

Krok 5.

Mapowanie procesów TO BE (Opcja) 

Na bazie procesów obecnych oraz zatwierdzonych przez klienta usprawnień – może od razu zostać przygotowana dokumentacja procesów wg stanu docelowego (tzw. „TO BE”) uwzględniająca wdrożenie usprawnień. Ponieważ usprawnienia będą wdrażane etapowo, na tym etapie zazwyczaj modelowane są procesy wg stanu zakładającego wdrożenie najbardziej priorytetowych usprawnień (usprawnienia typu „quick win”). Kolejne fazy wdrażania usprawnień mogą wymagać późniejszej aktualizacji procesów.

Mając na względzie konieczność wyboru priorytetów spośród potencjalnie dużej listy rekomendacji, wspieramy klienta w wyborze priorytetowych usprawnień poprzez realizację dodatkowych warsztatów.
Forma dokumentacji analogiczna jak w przypadku procesów obecnych AS IS. Obok dokumentacji w formie plików Ms Offiice, dokumentacja może zostać wynikowo przekazana w postaci interaktywnej Platformy „WWW”, możliwej do udostępnienia pracownikom.

mapowanie procesów

Nagroda „Złote Godło” w kategorii QI SERVICES

Kapituła Programu Najwyższa Jakość Quality International 2020 jednogłośną decyzją przyznała firmie Nova Praxis sp. z o.o. tytuł Laureata oraz Złote Godło w kategorii QI SERVICES usługi najwyższej jakości: Analiza, pomiar i optymalizacja procesów biznesowych.

Kapituła Programu, odbywającego się pod patronatem:

  • Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości,
  • Polskiego Komitetu Normalizacyjnego,
  • Katedry Zarządzania Jakością Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.

  • Rejestr procesów
  • Dokumentacja procesów AS IS (diagramy, opis czynności, właściciele procesów, dane wejściowe/wyjściowe)
  • Katalog używanych dokumentów (opcja)
  • Analiza wykorzystania systemów (opcja)
  • Mapy czynności dla poszczególnych stanowisk pracowników
  • Raport problemów / barier
  • Raport z pomiaru procesów (w tym dane źródłowe)
  • Raport usprawnień (zalecenia optymalizacyjne)
  • Prezentacje raportów usprawnień
  • Dokumentacja procesów TO-BE (opcja)
  • Macierz RACI dla TO-BE (opcja)
  • Plan wdrożenia usprawnień (opcja)

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

Opisywana usługa kończy się wraz z przedstawieniem i omówieniem z klientem Raportu usprawnień. Doskonale wiemy, że plan jest jedynie bardzo istotnym pierwszym krokiem – dlatego posiadamy ofertę wsparcia klienta we wdrożeniu usprawnień.
Tym niemniej, po realizacji pierwszego projektu dajemy klientowi swobodny wybór, czy zdecyduje się samodzielnie wdrażać uprawnienia, czy skorzysta z  naszego wsparcia.

Dla klientów oczekujących pełnego wsparcia – wdrażanie usprawnień dzielimy na konkretne projekty, dla których tworzymy kompleksowe plany projektu obejmujące szczegółowy schemat zadań mających na celu wdrożenie rekomendacji. Zadania te adresujemy konkretnym pracownikom zaangażowanym we wdrażanie zmian w formie arkuszy celów.
Obok tego prowadzimy autorski nadzór postępów, szkolimy liderów zmian, a w razie potrzeby bariery pokonujemy w ramach warsztatów Problem solving.
Oferujemy także wsparcie we wdrażaniu systemów informatycznych, tworzeniu analiz systemowych, tworzeniu procedur i instrukcji, definiowaniu struktur organizacyjnych itp.

mapowanie procesów

Uzyskiwane korzyści

Poniżej przykłady skali oszczędności wynikających z proponowanych przez nas optymalizacji w dotychczasowych projektach:

mapowanie procesów