Komunikacja w firmie w obliczu COVID-19

Bez kategorii, Blog / 20.03.2020

mbo zarządzanie przez celeKomunikacja wewnątrz firmy jest jak naczynia krwionośne w naszym organizmie. Zatory w naszych żyłach mogą, w którymś momencie doprowadzić do zawału czy udaru. W organizacji jest podobnie. Nie zdajemy sobie z tego sprawy, ale w przypadku, gdy przychodzimy do pracy pewne informacje rozchodzą się „samoczynnie”, komunikacja jest szybsza, nawet jak są wąskie gardła. W sytuacji zagrożenia epidemicznego wszystko się zmienia, bo nagle nie mamy dostępu do określonych dokumentów, nie mamy dostępu do wszystkich systemów (część systemów jest dostępna tylko wewnątrz firmy), zmienia się sposób zlecania zadań, nie ma jak podpisywać fizycznie zamówień, umów czy protokołów albo jest to bardzo utrudnione, etc. Jeżeli firma nie ma wdrożonego systemu obiegu dokumentów to ma ogromny problem.

Dodatkowo pracownicy potrzebują kontaktu i informacji na bieżąco co się dzieje. Nie jest niespodzianką, że kryzys (tak już otwarcie trzeba nazwać obecną sytuację) wywołany COVID-19 dotknął wiele branż. To nowa sytuacja, gdzie poza problemem ze sprzedażą produktów i usług pojawił się nieoczekiwanie problem z komunikacją wewnątrz każdej firmy w kraju i za granicą. Przymusowa kwarantanna dorosłych i dzieci, zastosowane środki zapobiegawcze w wielu firmach w zasadzie uniemożliwiają kontakt bezpośredni między pracownikami.

Pojawia się masa zagadnień jakie trzeba rozwiązać w krótkim czasie:

  • Jak stworzyć efektywną i stałą komunikację wewnątrz firmy?
  • Jak bezpiecznie przekazywać sobie dokumenty (pamiętajmy, że domowe sieci często są bardzo słabo zabezpieczone, nagle może pojawić się setki dziur w systemach bezpieczeństwa danych)?
  • Jak przekazywać ludziom zadania do realizacji i co mogą robić w domu nie mając dostępu do wszystkich dokumentów i informacji?
  • Jak przekazywać dokumenty do podpisania w przypadku, gdy dana osoba pracuje w domu i nie ma możliwości wychodzenia z domu?
  • Jak organizować spotkania po kilkanaście osób on-line?
  • Jak zarządzać firmą w sytuacji kryzysowej?
  • Jakie mechanizmy bezpieczeństwa wprowadzić, aby zminimalizować ryzyko zakażeń wśród osób decyzyjnych?
  • Jak zastąpić dane osoby, jeżeli dana osoba się zarazi COVID-19 – z nią nie będzie żadnego kontaktu przez okres 14-30 dni?

 

mbo zarządzanie przez celePytań jest dziesiątki. Wszystkich problemów nie da się rozwiązać i nawet nie ma to sensu. Pamiętajmy, że jednak jest to sytuacja kryzysowa i kiedyś musi minąć. Niemniej jednak warto pomyśleć o kilku istotnych elementach związanych z wewnętrzna komunikacją:

  • Procedury określające zasady wzajemnej komunikacji, tj, kogo na jakie spotkania umawiamy, kto zabiera głos, kto robi jakieś podsumowanie spotkania, jakie zagadnienia omawiamy, etc.
  • Opracowanie planów awaryjnych na wypadek zachorowania kluczowych osoby w firmie. Nieobecność takiej osoby będzie liczona w tygodniach a nie dniach. Zatem konieczne jest ustalenie czym się dana osoba rzeczywiście zajmuje, kto ma przejąć jej obowiązki i jak ewentualnie rozdzielić zadania pomiędzy innych pracowników.
  • Sposób pracy w  trybie HomeOffice –  poza samym programem do komunikacji konieczne jest ustalenie zasad komunikacji , kiedy się wdzwawniamy. Połącznia on-line video są obecnie bardzo popularne, a przy tym jak cały kraj zaczyna się komunikować on-line w tych samych godzinach, to nie wytrzymują zarówno łącza jak i serwery. Trzeba mieć tu na względzie, że ktoś zwyczajnie mieszkając poza miastem może nie mieć dostępu do światłowodu i przepustowość jego routera LTE jest wprost proporcjonalna do liczby podobnych połączeń jego sąsiadów (im więcej sąsiadów w tym samym czasie korzysta z sieci tym dana osoba ma niższy transfer danych). Do 12:00 z reguły trwają zdalne zajęcia z dziećmi, więc pilne wideokonferencje albo przed 9:00 albo po 12:00.
  •  Narzędzia  do  komunikacji
    • WebEx – przyzwoita jakość dźwięku i obrazu, ale są spore problemy przy instalacji. Wprowadzono wersję bezpłatną z dość dużym pakietem opcji na start. Licencja basic zaczyna się od  14,95 USD miesięcznie / za każdego organizatora (liczba uczestników do 100)
    • Zoom – bardzo dobra jakość dźwięku i obrazu. Proste intuicyjne rozwiązania dla małych i średnich firm. Pakiet bezpłatny pozwala na nielimitowaną rozmowę między dwoma uczestnikami wideospotkania. Możliwość nagrywania wideospotkań.
    • GotoMeeting – zaawansowanie rozwiązania, dla firm które szukają rozwiązania znacznie bardziej zaawansowanego niż zwykły komunikator. Aplikacja którą instaluje się na komputerze „organizatora” telekonferencji, staje się centralką odpowiedzialną za prowadzenie konferencji. Przez komputer przechodzi cały ruch sieciowy, co swoje wady i zalety. To rozwiązanie jest znacznie bezpieczniejsze, ale też mogą pojawić się problemy z łączem i firewallem przy instalacji. Licencja Business zaczyna się od 17EUR/miesiąc
    • Google Hangouts Meet – największa wada tego rozwiązania, to fakt że wszyscy uczestnicy konferencji muszą mieć konto w Google i się do niego zalogować.  W trakcie testów tego rozwiązania wystąpiły nam problemy z udostępnianiem ekranu, ale jakość samego połączenia wideo była bez zastrzeżeń. Hangouts Meet jest częścią pakietu Google Business, dlatego to rozwiązanie ma sens tylko wtedy gdy firma korzysta z Google lub zamierza przejść na tą platformę w całości.
    • Teams Microsoft – to rozwiązanie ma sens tylko dla firm, które posiadają w pełni wdrożony Office 365 w swojej firmie. To rozwiązanie nie zadziała więc w firmach, które mają wciąż stare wersje pakietu MS Office. Co ważne, trzeba mieć konto Microsoft. Dla posiadaczy licencji MS Office 365 Business, Teams’y zaczynają się od 4,20 EUR/użytkownika (nie za organizatora jak w przypadku Zoom czy WEBEX)
  • Narzędzia do zarządzania dokumentami. Przesyłanie załączników po 10 MB przez maila, to zdecydowanie zły pomysł i to z powodu bezpieczeństwa, jak i transferu danych, ale też z powodu komfortu pracy osoby po drugiej stronie łącz. Tu poza rozwiązaniami Google i Microsoft warto rozważyć rozwiązania do przechowywania i udostępniania dokumentów w chmurze.
    • Egnyte – rozwiązanie mało popularne, ale bardzo bezpieczne. Pozwala na synchronizację plików, jak również dostęp do plików online. Jest też możliwość wymiany plików z firmowym serwerem plików NAS. Uprawnienia mogą być nadawane na poziomie pojedynczego pliku oraz współdzielone osobom trzecim na hasło. Linki mogą automatycznie wygasać po określonym czasie. Pakiet office zaczyna się od 8$/użytkownika. System posiada wybudowany mechanizm zarządzania konfliktami kopii oraz wersjami plików
    • Dropbox – rozwiązanie, które bardziej pasuje do małych firm, z uwagi na bardzo dużą liczbę integracji. Natomiast wszędzie tam gdzie dla firmy bezpieczeństwo danych jest istotne, należy rozważać tylko wariant Advanced, który zaczyna się od 18$/miesiąc/użytkownika.
    • OneDrive (Microsoft) – to aplikacja w ramach pakietu MS Office. Można używać OneDrive jako pojedyncze rozwiązanie (4,20€/ miesiąc/użytkownika) lub w pakiecie Office365 Premium (10,50€/miesiąc/użytkownika). Wyróżnikiem jest tu funkcja Magazynu osobistego, która umożliwia przetrzymywanie dokumentów osobistych na swoim komputerze.
    • GoogleDrive (Google) – rozwiązanie znane przez wiele osób. Do pracy na Google Drive trzeba się przyzwyczaić. Nie wszystkim to rozwiązanie i ten sposób pracy na dokumentach przypadnie do gustu. Dlatego firmy, które pracowały na dyskach sieciowych czy na rozwiązaniach opartych tylko o rozwiązania Windows bym przestrzegał przed szybką decyzją wejścia w model biznesowy oparty tylko na rozwiązaniach Google (poczta, dysk wirtualny, kalendarz, arkusze kalkulacyjne, wideokonferencje, czaty). Jest duża pokusa aby wejść w rozwiązanie, które daje niemal wszystko co firma potrzebuje, ale te drobne różnice mogą spowodować, że ten hura optymizm przerodzi się w rozczarowanie.
  • Narzędzia do pracy grupowej – w momencie, gdy nasz zespół kilkudziesięcioosobowy pracuje w domu, to poza komunikacją audio/wideo zachodzi konieczność sprawnego delegowania i weryfikowania zadań. Nie sposób zarządzać wszystkimi przez telefon lub komunikatora, za dużo czasu to zajmuje i przez to nasza wydajność spada kilkukrotnie (możemy to porównać danymi z pomiaru procesów wykonywanych sprzed kryzysu). Równocześnie wzrasta liczba zadań AdHoc, z uwagi na kryzysową sytuację ciężko już polegać tylko na samych kartach stanowiskowych. Zmienia się płynnie sposób działania firm, zakres odpowiedzialności osób. W niektórych przypadkach warto wyjść z utartego schematu, że w strukturze organizacyjnej muszą być stanowiska i pomyśleć o stworzeniu modelu ról organizacyjnych. Niestety może się okazać, że część osób będzie zmuszona działać w rolach asystenckich lub realizować zadania z zupełnie innego obszaru działania firmy. Jeżeli chodzi o same narzędzia do pracy grupowej jest ich cała masa narzędzi. Poniżej przedstawiamy jedynie wybrane z nich, które uznaliśmy, że są godne uwagi (kolejność na liście wskazuje naszą kolejność wyboru w monecie jak sami szukaliśmy tego typu rozwiązań dla nas). Tu trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że do każdej z tych aplikacji trzeba podchodzić indywidualnie i musi ona być poprzedzona głębszą analizą pod kątem chociażby łatwości wdrożenia, interfejsem użytkownika, integracją z naszym kalendarzem firmowym czy też możliwością integracji z już istniejącymi rozwiązaniami.
    • HeySpace
    • TRELLO
    • HIVE
    • Jira
    • WRIKE
    • ASANA
    • SLACK
    • MONDAY.COM
    • SMARTSHEET

 

 

Zarówno narzędzia komunikacyjne jaki i narzędzia do organizacji pracy muszą być dopasowane do specyfiki danej firmy. To jest kluczowe inaczej zamiast wzrosnąć nam wydajność pracy, to spadnie.

Oferujemy wsparcie firmom w zakresie szybkiego budowania struktur procedur i instrukcji w oparciu o nasze rozwiązanie APLIB. To sprawdzone rozwiązanie, które pozwala w łatwy sposób stworzyć i opublikować w firmie zestaw procedur jakie są niezbędne w dobie ograniczonych kontaktów. 

 

Comments are closed.