Jak zoptymalizować procesy w organizacji metodą mapowania procesów?

Blog / 20.08.2021

Celem każdej firmy lub organizacji jest efektywne działanie, którego celem jest zaspakajanie potrzeb grupy klientów. Aby mogły być one odpowiednio zaspokajane, a firma przynosiła oczekiwane zyski, przeprowadzane muszą być sprawnie wszystkie procesy biznesowe. Nazwą tą określa się serię powiązanych ze sobą działań lub zadań, których celem jest rozwiązanie konkretnego problemu albo osiągnięcie określonego efektu. Niezwykle ważne jest więc, żeby wszystkie procesy biznesowe przebiegały sprawnie i z maksymalną wydajnością.

Czym powinny charakteryzować się procesy biznesowe?

Aby organizacja mogła działać efektywnie, wszystkie procesy biznesowe powinny mieć jasno ustalone granice oraz porządek. Niezbędne jest również określenie odbiorcy rezultatów owych procesów, a także osadzenie ich w strukturze całej organizacji, gdyż nie mogą one funkcjonować samodzielnie. Ważne jest też, żeby każda zmiana w trakcie realizowania danego procesu dawała odbiorcom dodatkową wartość. W celu zapewnienia odpowiedniej jakości procesów należy przeprowadzać ich optymalizację. Tylko w ten sposób można dowiedzieć się, czy są one efektywne i wydajne.

Czym jest i w jakim celu przeprowadza się mapowanie procesów?

Mapowanie procesów biznesowych to doskonałe nowoczesne narzędzie, dzięki któremu można uzyskać obraz ich rzeczywistego przebiegu. Informacje otrzymane podczas mapowania procesów wyraźnie pokazują, które działania w organizacji są nieefektywne i nadmiarowe. Po zakończeniu mapowania zebrane dane są wnikliwie analizowane, dzięki czemu można naprawić wszystkie procesy i sprawić, że będą one bliższe pożądanego modelu. 
Na podstawie obserwacji oraz wywiadów z pracownikami powstaje precyzyjna mapa badanych procesów stworzona w jednej z popularnych notacji (najczęściej stosujemy notację BPMN i kolory symbolizujące wybrane problemy). Jest ona bardzo dokładana, dodatkowym atutem takiego badania jest spisanie listy zauważonych podczas niego rozbieżności i problemów. W ten sposób można wykryć wszelkie marnotrawstwa spotykane w procesach biurowych.

Mapowanie procesów biznesowych wykonywane jest po to, aby dowiedzieć się jak najwięcej o tym, w jaki sposób funkcjonuje obecnie organizacja. Można dzięki niemu wykryć wszystkie różnice i rozbieżności między procesami deklarowanymi a zweryfikowaną podczas badania praktyką. Zebrane w ten sposób dane są niezwykle przydatne podczas przeprowadzania restrukturyzacji firmy albo jej rozbudowywania. Przydają się również, gdy potrzebne jest porównanie działania kilku jej oddziałów. Mapowanie stanowi solidny fundament dla optymalizacji oraz usprawnień w każdej organizacji, gdyż dzięki niemu można zauważyć wszystkie problemy występujące podczas realizacji poszczególnych procesów biznesowych, a następnie je wykluczyć.

Czego można się dowiedzieć dzięki mapowaniu procesów?

Decydując się na mapowanie procesów biznesowych, można uzyskać cenne informacje niezbędne do przeprowadzenia ich optymalizacji. Dzięki niemu dowiesz się między innymi, czy podczas ich realizacji nie występuje marnotrawstwo, które zmniejsza wydajność i efektywność pracy. Wyznaczysz odpowiedzialność poszczególnych osób lub działów biorących udział w danym procesie, a także określisz granice każdego procesu. Poznasz wszystkie ewentualne problemy, które zostały zauważone podczas mapowania. Eliminując je z procesów biznesowych, sprawisz, że będą one przebiegać szybciej, sprawniej i o wiele bardziej efektywnie. Dowiesz się także, w jakim stopniu wykorzystywane są dostępne systemy informatyczne oraz porównasz sposób działania w różnych działach o podobnym charakterze.

 

Comments are closed.