Blog

Viewing posts categorised under: Blog
Optymalizacja procesów biznesowych

Co to znaczy, że proces biznesowy jest właściwie zoptymalizowany?

Blog / 29.07.2020

Optymalizacja procesów biznesowych to podstawa powodzenia rozwoju przedsiębiorstwa. Na czym jednak polega i skąd wiemy, że dany proces jest odpowiednio zoptymalizowany?

Read More >>
zmiany w organizacji

Kiedy warto dokonywać zmian w organizacji

Blog / 15.07.2020

Konieczności wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu organizacji towarzyszy zazwyczaj wiele sygnałów i przesłanek, na podstawie których możemy ją stwierdzić. Mogą one przy tym zarówno mieć formę bodźców zewnętrznych, jak i powstawać w obrębie organizacji. Jakie to przesłanki i od czego zależą?

Read More >>
badanie efektywności

Jak rzetelnie analizować efektywność wykonywania zadań?

Blog / 01.07.2020

Badanie efektywności procesów – czyli inaczej KPI efektywności – służy opracowaniu planu i określeniu celu, jaki chcemy osiągnąć. Przed rozpoczęciem takiego badania powinniśmy określić, jakiego rodzaju danych będziemy potrzebować i w jaki sposób możemy je uzyskać – pozwoli nam to sprecyzować, co chcemy zmierzyć z jego pomocą.

Read More >>

Wartościowanie stanowisk pracy

Blog / 30.06.2020

Skutki COVID-19 dla biznesu biznesie

Pandemia COVID-19 wstrzymała część biznesu w miejscu w okresie marzec – maj 2020r. Dla takich branż jak gastronomia, turystyka, eventy, fitness czy sprzedaż odzieży, szkolenia czy transport pasażerski  zatrzymał się w miejscu z dnia na dzień. Ale skutki odczuły niemal wszystkie branże.

Powolny powrót do normalności w reżimie sanitarnym oznacza, że obudziliśmy się w nowej rzeczywistości. Wiele elementów biznesu zmienia się w wyrazisty i nieodwracalny sposób np.:

  • klienci są skłonni znacznie częściej kupować on-line niż na miejscu w galerii
  • unikamy papieru jako medium potwierdzające zawarcie umowy czy złożenie zamówienia
  • klienci oczekują bardziej dopasowanej usługi lub produktu do naszych potrzeb
  • klienci oczekują szybszej obsługi, są skłonni zapłacić więcej za szybszą dostawę i sprawniejszą obsługę klienta. 
  • obsługa e-klienta będzie nabierać znaczenia, bo w sieci to będzie mieć znaczenie. W galerii klient mógł wybierać pomiędzy sklepami ale przy zastosowanym reżimie sanitarnym 
  • trener bez umiejętności płynnej pracy z programami do transmisji video staje się niewiarygodny a czasem wręcz śmieszny popełniając proste istotne błędy. tworzy się wręcz nowy zawód – Trener OnLine
  • problemy wywołane tarczą 4.0 odbiją się negatywnie na wielu pracownikach, ucierpi na tym sektor budownictwa mieszkalnego
  • przedstawiciele handlowi, już przed pandemią budzili wiele wątpliwości, a teraz wiele firm się zastanawia jak ich zastąpić poprzez sprawniejszą sprzedaż on-line, a do tego są potrzebne zupełnie inne kompetencje. To dla firmy również znacznie mniejsze koszty, gdyż nie muszą ponosić kosztów utrzymania samochodów służbowych, które i tak już teraz przestały być atrakcyjnym elementem optymalizacji podatków
  • myśląc o obniżeniu kosztów pracy poprzez zmniejszenie powierzchni biurowej musimy mieć na uwadze, że pracownicy powinni mieć zapewniony sprawny system komunikacji w firmie (nie mamy tu na myśli programu do komunikacji). Mamy tu na myśli procedury, instrukcje, szkolenia jak korzystać z nowych rozwiązań, jak bezpieczenie korzystać systemów do komunikacji zdalnej, jak bezpieczenie wymieniać dokumenty, etc.

 

Dodatkowo, powinniśmy wziąć pod uwagę, ile czasu na danym stanowisku zajmują podstawowe czynności, a ile czynności pomocnicze czy wspierające. Tak zbudowany profil stanowisk pozwala w precyzyjny sposób zwartościować stanowiska w naszej firmie i poukładać na nowo zakres odpowiedzialności w firmie, po przeprowadzonej reorganizacji. 

Nowe podejście do wartościowania stanowisk pracy

Wartościowanie stanowisk pracy, przy zanikającym rynku pracownika może oznaczać, że firma będzie przepłacać za pracę swoich pracowników. Tworzone raporty płacowe będą się różnić co do wynagrodzeń, zwłaszcza na stanowiskach specjalistów, gdyż jesteśmy w procesie definiowania na nowo zakresu podstawowych obowiązków na stanowiskach, które znaliśmy jeszcze 2-3 miesiące temu, tworzą się zupełnie nowe stanowiska, a niektóre będą stopniowo zanikać. 

Read More >>

Zmiana w firmie – ile to będzie trwało?

Blog / 29.06.2020

Prowadząc od wielu lat projekty związane z optymalizacją procesów obserwujemy pewne zjawisko, iż część firm niejako przerywa proces zmian, pomimo iż początkowo jest on bardzo dobrze opisany. 

Zgłębiając nieco tematykę zmian natkniemy się na szereg modeli i teorii związanych  z zarządzaniem zmianą i sposobu w jaki firmy powinny przeprowadzać proces zmian. Dość znaną jest krzywa Kubler-Ross, badaczki analizującej przez wiele lat jak osoby przechodzą proces akceptacji utraty bliskich osób. Z czasem wnioski Kubler-Ross zostały zaadoptowane do tzw. „krzywej zmiany”. Analizując przebieg krzywej wyraźnie widać swoiste minimum lokalne. To niebezpieczny punkt, który oznacza, że firma może utknąć między Etapem niedowierzania, Frustracji i Recesji. Szczególnie ważny jest etap Frustracji, kiedy narasta niezadowolenie ze stanu obecnego i tak to może się ciągnąć miesiącami lub latami, aż główni oponenci zmiany nie zdecydują się odejść, bo tak to się zazwyczaj kończy.

Każda zmiana niesie ze sobą ryzyko niepowodzenia, które firma powinna wziąć pod uwagę rozpoczynając proces zmian. Natomiast zazwyczaj oczekiwania są bardzo wysokie, ale ludzie otrzymują nic w zamian, co sprawia że nawet jak się zaangażują na początku to szybko tracą energię i wchodzi w fazę Frustracji. Póki nie będzie jasnego komunikatu ze strony osób zarządzających co do kierunku zmian, zakresu i oczekiwanych korzyści poziom niezadowolenia będzie się pogłębiał. Ile to może trwać? to wszystko zależy od specyfiki danej firmy, nie raz pracownicy po 3-6 miesiącach zaakceptują zmianę taką jaka ona jest, a innym razem zmiany nie uda się przeprowadzić nawet przez 2 lata.

Co warte podkreślenia, o niepowodzeniu przeprowadzenia zmiany decydują również managerowie, przy czym często nie zdają sobie z tego sprawy, że ograniczenie zaangażowania w proces zmiany wpłynie negatywnie na jej przebieg.

Niezmiernie ważne jest zidentyfikowanie przed rozpoczęciem procesu zmiany barier i problemów pracowników, a tworząc Plan wdrożenia zmiany umiejętnie wkomponować rozwiązania ograniczające zidentyfikowane problemy i bariery.

Przy dużym oporze przed zmianą nie uda się jej przeprowadzić. Reguła Beckhard-Harris określa warunek jaki musi być spełniony aby zmiana miana szanse powodzenia:

DxVxF>R, gdzie

  • D  – poziom niezadowolenia ze stanu obecnego
  • V – wizja przyszłości nakreślona przez zarządzajacych, która ma przynieść firmie określone korzyści
  • F – pierwsze kroki jakie firma powinna wykonać aby ograniczyć opór pracowników przed zmianą.
  • R – opór ludzi wewnątrz organizacji przed zmianą (niekoniecznie to musi być tylko opór pracowników liniowych ,często ten opór reprezentują również managerowie średniego szczebla).
Read More >>

Pomiar procesów jako narzędzie wspierające zmiany organizacyjny

Blog / 22.05.2020

Udoskonalamy nasze narzędzie do pomiaru procesów dostosowując się do panującej pandemii.

 

Więcej o samym procesie można znaleść na stronie opisującej samą metodykę: Metodyka i pomiar narzędzia pomiaru 

Read More >>

Narzędzie do modelowania procesów

Blog / 15.05.2020

 

Firma Nova Praxis w maju 2020r. została przedstawicielem firmy Visual Paradigm ( VP). Narzędzie do modelowania procesów firmy Visual Paradigm jest świetnym rozwiązaniem dla osób, które chcą tworzyć lub rozwijać swoje mapy procesów.   Visual Paradigm pozwala tworzyć diagramy UML, ERD, DFD czy SoaML Ponadto pozwala na tworzenie makiet UX, wymagań funkcjonalnych, historyjek AGILE. Mnogość opcji i wszechstronność sprawia, że VP jest narzędziem zarówno dla analityków biznesowych jak i analityków systemowych czy projektantów aplikacji, czy wreszcie dla Scrum Masterów.

 

mapa procesów firmymapa procesów firmy

 

Silnym wyróżnikiem jest możliwość pracy grupowej w trybie on-line, co sprawia, że VP konkuruje z  ADONIS czy  Enterprise Architect. 

Nova Praxis używa narzędzie VP od ponad 5 lat do modelowania procesów oraz tworzenia map procesów.

Visual Paradigm w wersji 16.x oferuje licencje w czterech wersjach:

  • Modeler  – licencja dla osób, które głównie modyfikują diagramy, nie tworzą zaawnasowanych  modeli analitycznych
  • Standard – kluczowa różnica to możliwość generowania dokumentacji oraz dostęp do narzędzie AGILE oraz narzędzi do modelowania interfejsu użytkownika
  • Professional – rozwiązanie przeznaczone dla osób, które poprzez narzędzie VP chcą mieć w ramach zintegrowanego środowiska narzędzie do zarządzania projektami wg. metodyki AGILE, PM Book. Wersja Professional umożliwia wykorzystanie narzędzia do ustalania celów strategicznych w firmie.
  • Enterprise – obejmuje możliwość modelowania całej organizacji  w modelu ArchiMate

Visual Paradigm jest dostępny w wersji polskiej. Ponadto zakup licencji może być realizowane w jednym z trzech modeli

  • Model subskrybcji – opłata miesięczna za każdego użytkownika
  • Model licencji na użytkownika (tzw. Perpetual) – opłata jednorazowa za licencję na nazwanego użytkownika
  • Modeli licencji pływającej (tzw. Floating license)
FunkcjonalnośćEnterpriseProfessionalStandardModeler

Community

(do użytku niekomercyjnego)

UML diagram
ER diagram (ERD)
BPMN diagram 
Data Flow Diagram (DFD) 
SysML diagram 
Przegląd diagramów i komentowanie 
Praca zespołowa 
Diagram struktury organizacyjnej 
Opis przypadków użycia  
Analiza powiązań między diagramami  
Visual REST API designer  
Mama podróży klienta  
User Story  
UX prototyping tool  
   
Database engineering  
Document generation  
Gantt chart  
Animacja diagramów procesów  
Diagram RACI  
User Story Mapping & Agile tools   
Cykl życia zarządzania projektem   
Tworzenie makiet formularzy   
Modele ETL   
ArchiMate diagram    

 

Skontaktuj się z nami jeżeli jesteś zainteresowany zakupem licencji Visual Paradigm:


Read More >>

Zdalna realizacja usług – jak do tego podchodzimy?

Blog / 14.05.2020

Choć dla wielu osób wydaje się banalne stwierdzenie, że można realizować usługi zdalnie w czasie pandemii COVID-19, ale wciąż nie jest to realizowane w pełni profesjonalnie. Wykorzystanie kiepskiej jakości kamerki w komputerze, czy zastosowanie kamery internetowej za 300-400 zł nieco poprawia efektu. Odbiorca ma wciąż wrażenie, że nie jest to czego by oczekiwał. 

Nova Praxis zdecydowała się na kroki aby zapewnić pełną gotowość do realizacji usług doradczych i szkoleniowych zdalnie. W tym celu stworzyliśmy mini-studio nagrań, które zawiera:

  • nagrywanie z dwóch kamer równolegle
  • dwie kamery 4K
  • zastosowanie zastosowanie zaangażowanego oprogramowania do miksowania obrazu dźwięku on-line
  • filowanie w trybie streamingu on-line
  • wykorzystanie trybu green screen do „wycinvnania” tła podczas nagrań instrukcji on-line
  • dwa screeny
  • odsłuch 
  • podgląd nagrań
  • doświetlenie poprzez softboxy
  • nagrywanie warsztatów i szkoleń on-line i udostępnianie ich uczestnikom
  • dostosowanie materiałów szkoleniowych do wersji digital
  • transmisja nagrań w jakości Full HD 1080.

Transmisja on-line szkoleń czy usług doradczych musi zapewnić klientom poczucie, że nie tracą na odbiorze samej usługi. Dlatego, staramy się robić co w naszej mocy aby zwiększać jakość świadczonych usług on-line, a zwłaszcza w okresie ograniczeń związanych z pandemią COVID-19, kiedy nie ma możliwości spotkań z uwagi na ograniczenia określane w rozporządzeniach  rządu.

 

Zależy na bezpieczeństwie pracowników Nova Praxis i pracowników naszych klientów, dlatego  w przypadku konieczności spotkania na miejscu stosujemy obowiązujące wytyczne i zasady bezpieczeństwa określone przez Ministerstwo Zdrowia oraz wytyczne WHO stosując między innymi odpowiedni dystans, maski FFP2, rękawiczki jednorazowe, ale też oczekujemy odpowiedzialnego zachowania po stronie naszych klientów.

Dobieramy w tym trudnym czasie sposób komunikacji adekwatny do możliwości danym momencie

 

 

 

Read More >>

Spadek koniunktury a optymalizacja

Blog / 29.04.2020

GUS opublikował raport „Koniunktura w przetwórstwie przemysłowym, budownictwie, handlu i usługach – kwiecień 2020 roku. Wraz z Aneksem: Wpływ pandemii koronawirusa SARS-CoV-2 na koniunkturę gospodarczą – oceny i oczekiwania” wskazując jaki wpływ na koniunkturę w Polsce na pandemia. Warto zauważyć, że spadek koniunkutry można zaobserwować niemal w każdej z badanych branż: usługi, budownictw, handel hurtowy, handel detaliczny, gastronomia, turystyka od -20 do nawet -70%. To oznacza bardzo silne spowolnienie gospodarki. Jednocześnie po ponad 1 miesięcznym okresie pracy w trybie Home Office, coraz więcej firm odkrywa, że może zaoszczędzić na wynajmie powierzchni biurowych i współpracować z częścią pracowników zdalnie. 

Źródło: GUS Raport „Koniunktura w przetwórstwie przemysłowym, budownictwie, handlu i usługach – kwiecień 2020 roku….”

Firmy czekają bardzo poważne przeorganizowania struktur wewnętrznych poprzez zmianę strategii sprzedaży, silną optymalizację realizowanych procesów. Nie ma wątpliwości, że jednym z kluczowych zadań dla managerów na przełomie Q2/Q3 2020 będzie przeorganizowanie się i dopasowanie do zachodzących zmian.

Zespół analityków z Nova Praxis opracował w IV.2020r. grupę nowych produktów doradczych, które pozwolą odnaleźć się firmom w nowej rzeczywistości:

  • Pakiet komunikacyjny – działania mające na celu usprawnienie komunikacji wewnętrznej, ale nie od strony technicznej lecz od strony procesowej i jakości komunikacji. Firmy zostały z dnia na dzień zmuszone do zdalnej pracy. Po miesiącu pracy Home Office, wciąż słyszy się te same problemy: niska wydajność spotkań, tłumaczenie i ustalenia trwają znacznie dłużej. Nie wszyscy pracownicy są obeznani ze względami bezpieczeństwa, jeżeli chodzi o zdalną komunikację, czy też prezentację przed kamerą. Firmom brakuje prostych procedur i instrukcji jak sobie poradzić z komunikacją w rozproszonym zespole.
  • Pakiet reorganizacyjny – działania mające na celu reorganizację struktur pod kątem konsolidacji stanowisk, uproszczenia pewnych procesów z uwagi na zmianę modelu biznesowego. Nova Praxis wykorzystuje tu całe swoje doświadczenie ze zrealizowanych projektów aby zaoferować.
  • Pakiet ratunkowy – szereg działań konsultingowo-prawnych, które mają pomóc firmie określić jej realne położenie oraz ustalić jaką strategię przyjąć pomimo oferowanych tarcz antykryzysowych 1.0, 2.0, 3.0 itd. 
  • Szybka optymalizacja procesów  – rozwiązanie, które stanowi uproszczoną wersję usługi „Analiza pomiar i optymalizacja procesów„, która wykorzystując dane historyczne zrealizowanych pomiarów pozwoli zdiagnozować miejsca do optymalizacji dające najszybciej efekt, oraz wskazać powiązania między działami i procesami na bazie opracowanych wcześniej danych rekomendacji. Takie podejście sprawdzi się wszędzie tam, gdzie konieczne jest przeprowadzenie bardzo szybko zmian organizacyjnych. Rozwiazanie oparte na Szybkiej Optymalizacji procesów pozwoli wypracować grupę działań, które są narjplimniejsze, mogą spotkać się z najmniejszym oporem i koszt ich przeprowadzenia będzie niewielki.
  • Wdrożenie mikro aplikacji w firmie – wdrożenie rozwiązań oparte na platformie File Maker, które w prosty sposób pozwoli w firmie scentralizować niezliczone arkusze Excel oraz stworzyć proste aplikacje zintegrowane między sobą np; rejestr dokumentacji projektowej, rejestr projektów, rejestr wyposażenie, rozliczenia MPK’ów projektowych, rozliczenia podwykonawców i wiele innych. Każda stworzona aplikacja może posiadać widok na komputer, tablet, smartfon. 

 

Read More >>

Zarządzanie kryzysowe w firmie

Bez kategorii, Blog / 16.04.2020

W ramach kontrolowanego przestoju zespół ekspertów Nova Praxis przygotowań szereg pakietów usług, które mają wesprzeć managerów firm w zarządzaniu kryzysowym wywołanym COVID-19. Zidentyfikowaliśmy kilkadziesiąt problemów z którymi firmy borykają się teraz oraz będą się borykać po zakończeniu  kryzysu.

Obszary z jakimi firmy mają największe problemy:

  • Zarządzanie – permanentne zarządzanie kryzysowe w firmie
  • Zarządzanie – zmiana strategii działania
  • Zarządzanie – zabezpieczenie mienia firmy na wypadek problemów finansowych
  • HR – zarządzanie ograniczonymi zasobami ludzkimi
  • HR – Komunikacja wewnątrz firmy
  • HR – Organizacja pracy w ramach tzw. Home Office
  • Organizacja – efektywna organizacja pracy
  • Organizacja – konsolidacja stanowisk i ról zespołowych
  • Organizacja – ciągłe zmiany obostrzeń w zakresie przemieszczania, sposobu pracy
  • Bezpieczne zarządzanie informacją w firmie przy rozproszonym zespole
  • Produkcja – Ograniczone zasoby do prawidłowego funkcjonowania
  • Produkcja – Problemy z ciągłością produkcji w przypadku awarii, wywołane ograniczeniami w dostawie części oraz możliwością przemieszczania się
  • Zakupy – Zerwane łańcuchy dostaw
  • Zakupy – Wydłużone terminy dostaw oraz niepewne 
  • Sprzedaż – Zamknięte centra handlowe, ograniczenia w handlu, ograniczenia w przemieszczaniu się
  • Sprzedaż – Zmiana modelu sprzedaży produktów i usług i niedostosowanie procesów i procedur do sprzedaży e-commerce
  • Sprzedaż – Zatrzymana sprzedaż bezpośrednia (turystyka, fitnes, events, szkolenia, odzież)
  • Sprzedaż – Powiązania finansowe branż – problemy moich klientów i dostawców zaczynają być moimi problemami (np: silne przyhamowanie sprzedaży mieszkań wywołane wstrzemięźliwością banków)
  • Sprzedaż – Eksport silnie ograniczony
  • Sprzedaż – Wstrzymane dostawy od klientów – czy mają prawo zrezygnować z zamówień?
  • Finanse – Płynność finansowa
  • Finanse – Koszty przestoju
  • Finanse – Koszty zapasów
  • Finanse – Wydłużające się terminy płatności
  • Finanse – Ogarnięcie zawiłości prawnych związanych z Tarczami antykryzysowymi
  • Finanse – koszty stałe przy zatrzymanej sprzedaży
  • Finanse – umowy kredytowe
  • Finanse – kursy walut
  • ….

 

Zarządzanie kryzysowe zawierać reakcję na określone zdarzenia charakterystyczne dla danej branży i powinno mieć określone prawdopodobieństwo, ocenę skutków/wpływ na przedsiębiorstwo oraz szacowaną wielkość strat, jeżeli nie podejmie się żadnych działań.

Przykłady zdarzeń nadzwyczajnych:

  • pandemia ogólnoświatowa paraliżująca całą gospodarkę w kraju i za granicą (tak jak COVID-19)
  • wyciek danych osobowych
  • przerwanie dostaw energii elektrycznej (chwilowe ale częste lub ciągłe na skutek awarii lub wystąpienia kataklizmu)
  • utrata ważnych danych firmowych
  • pożar/powódź
  • kradzież mienia
  • kradzież danych przez pracownika firmy
  • zmiany ustawodawcze wpływające bezpośrednio na funkcjonowanie danego przedsiębiorstwa
  • utrata kluczowych osób w firmie
  • konieczność zastąpienia osób decyzyjnych w wyniku wydarzeń nadzwyczajnych
  • utrata płynności spowodowana nadzwyczajnymi okolicznościami np: ogłoszenie upadłości kluczowego klienta 
  • rabunek/napad
  • konieczność zapewnienia wszystkim pracownikom zdalnego dostępu do zasobów firmy z zewnątrz

 

Szacowany spadek obrotów w wielu firmach sięgnie 60-70% w 2020r. choć są również branże, które odnotowują trzycyfrowe wzrosty przychodów. Opracowując nowe podejście do realizacji części usług wsparliśmy się nowoczesnymi narzędziami do analizy przyczynowo skutkowej. Nawiązaliśmy współpracę z ekspertami w celu opracowania złożonych modeli predykcyjnych jak może wyglądać sprzedaż w poszczególnych branżach.

Jak podejść do tworzenia Planów kryzysowych w organizacji?

 

  • Opracowanie Planu Utrzymania Ciągłości Działania– to zakres i sposób działań, które organizacja powinna móc realizować aby zapewnić ciągłość działania całej organizacji na wypadek wystąpienia zdarzeń nadzwyczajnych.
  • Opracowanie Planu Ciągłości Działań Biznesowych (ang. Business Continuity Planning) – to zakres i sposób działań, aby zapewnić ciągłość świadczenia usług oraz zapewnić ciągłość przychodów. Jest to szczególnie ważne w przypadku zakładów produkcyjnych to będzie szereg zaleceń na wypadek przymusowej kwarantanny wywołanej COVID-19 przez chorego pracownika,
  • Opracowanie Planu Szybkiego Przywrócenia Działalności firmy (ang. Disaster Recovery Planning) – zakres działań, które mają się przyczynić do szybkiego przywrócenia działalności firmy do stanu poprzedniego

Wybrane usługi odpowiadające zidentyfikowanym problemom:

  • Pakiet komunikacyjny – szereg działań usprawniających komunikację, przepływ informacji, poprawę organizacji pracy
  • Pakiet ratunkowy – działania związane z analizą finansową przedsiębiorstwa w ujęciu krótko i długo terminowym wraz ze wsparciem prawnym w zakresie możliwości zmiany umów oraz zabezpieczenie majątku osobistego (dot. Sp. J. działalności gospodarczych)
  • Szybka optymalizacja procesów  – działania nastawione na szybkie wyjście z kryzysu z uwzględnieniem koniecznych zmian wewnątrz firmy wynikających ze zmiany 
  • Pakiet restrukturyzacyjny – działania wspierające firmy w zmianach organizacyjnych, w tym: konsolidacja stanowisk, zmiana obowiązków, nowe kanały sprzedaży, nowe obowiązki, zmiany w modelu przetwarzania dokumentów, etc.

 

 

 

Read More >>