Blog

Viewing posts categorised under: Blog
struktura organizacji

Zmiany w strukturze organizacyjnej

Blog / 20.01.2021

W życiu każdego przedsiębiorstwa niezależnie czy mamy do czynienia z małą firmą, czy dużą korporacją, przychodzi moment, gdy należy pochylić się nad strukturą organizacyjną. Powody są różne: przeciągające się procesy, które wydłużają załatwianie nawet najprostszych spraw, wyzwania ze sprawiedliwą oceną i porównaniem wyników pracowników czy niejasne i niedostosowane do obecnych wyzwań, z którymi zmaga się firma – to tylko niektóre z nich.

Read More >>
standaryzacja działań w firmi

Od czego rozpocząć standaryzację działań w firmie?

Blog / 21.12.2020

Według słownikowej definicji standard to „poziom towarów albo usług spełniający podstawowe wymagania”. Standaryzacja to specjalne metody pracy wdrażane w firmach, aby móc przeprowadzać różne procesy, jak najlepiej wykorzystując czas oraz dostępne środki. Dzięki niej możliwe jest ciągłe podnoszenie jakości pracy. Często mylnie kojarzy się ją z przesadną biurokracją, która stoi na przeszkodzie ciągłym zmianom i ulepszeniom – standaryzacja to przeciwieństwo takiego podejścia, jej głównym celem ma być bowiem permanentne udoskonalanie i usprawnianie działań przeprowadzanych w danym przedsiębiorstwie. Jest to metoda organizacji pracy, która umożliwia wprowadzanie zmian na lepsze.

Read More >>

Digitalizacja procesów

Blog / 19.12.2020

COVID-19 wymusił wiele zmian w sposobie organizacji firm, chociażby przejście pracowników w tryb Home Office, zmiany w zamówieniach czy wolumenie sprzedaży. Stąd wiele osób coraz częściej myśli o digitalizacji swoich procesów. Z przeprowadzonych przez nas projektów i badań ankietowych wynika, że najczęściej firmy postrzegają digitalizację poprzez zakup systemu do obiegu dokumentów, workflow czy system OCR do faktur. Przy czym zakup systemu nie jest jeszcze digitalizacją

mapowanie procesów

W rzeczywistości aby mówić o digitalizacji procesów musimy przede wszystkich myśleć o pozbyciu się papieru z obiegu informacji w firmie.  Zatem kluczem staje się opracowanie procedur i reguł dotyczących  skanowania dokumentów, tak aby maksymalnie zautomatyzować dalsze przetwarzanie zeskanowanych dokumentów. Dlatego tak ważne jest, aby w procesie wprowadzenia dokumentu do systemu obiegu dokumentów ustalić kilka istotnych informacji:

  • Rodzaj dokumentu
  • Identyfikator wewnętrzny
  • Kogo dotyczy dokument
  • Kto ma zaakceptować dokument
  • Kogo dotyczy dokument
  • Identyfikator zamówienia (jeżeli istnieje)
  • Data utworzenia
  • Data rejestracji

Zakres potrzebnych informacji wynika wprost z tego jak daleko chcemy zautomatyzować swoje procesy w firmie. 

Dla przykładu, samo zeskanowanie dokumentów  bez jakiejkolwiek informacji  co do jest za dokument w zasadzie nie daje wartości dodanej firmie, a wręcz firma dokłada do takiej obsługi procesu, bo musi zatrudnić osobę, która będzie sortować te dokumenty i ręcznie ustalać kto ma w organizacji przejąć obsługę danego dokumentu, w szczególności kto ma zaakceptować fakturę, podpisać umowę etc.

Zatem zastosowanie prostego urządzenia wielofunkcyjnego jakie możemy spotkać w biurach nie wiele jest nam w stanie pomóc, poza zapisem zeskanowanego dokumentu w folderze sieciowym lub na skrzynkę pocztową. NIe możemy tu mówić jeszcze o żadnej digitalizacji. Mamy zwyczajnie zeskanowany obraz dokumentu.

Bardziej zaawansowane systemy skanujące pozwalają chociażby na podział dokumentów na pliki (reguły separacji dokumentów na osobne pliki), OCR strefy lub stref, eliminację pustych strony czy tworzenie plików PDF do wyszukiwania.

Nova Praxis wspiera firmy w projektowaniu rozwiązań do digitalizacji i automatyzacji procesów.

Polecamy gotowy produkt na naszym eStore do pełnej digitalizacji dokumentów wraz z niezbędnym sprzętem, szkoleniami z automatyzacji oraz instrukcjami jak efektywnie skorzystać z całego systemu.

Pakiet zwiera:

  • wydajny skaner Epson WorkForce DS-770 z opcją OCR w locie
  • pre-definiowane zadania na skaner od automatycznego przesyłania dokumentów do wybranych adresatów
  • aplikację biznesową do zarządzania dokumentami w oparciu o platformę FileMaker
  • licencję serwerową platformy FileMaker oraz 5 licencji stanowisjkowych do pracy na WWW, Mobile oraz aplikacji FileMaker PRO
  • Mac Mini jako lokalny serwer plików
  • Voucher na szkolenie z podstaw MAC OS
  • Voucher na szkolenie  w firmie z narzędzi do automatyzacji w oparciu o rozwiązania Apple Script oraz platformę File Maker

Sprawdź nasz Zestaw do digitalizacji w naszym sStore.

Read More >>
mapowanie procesów

Jak rozumieć pojęcie „procesu” w przypadku mapowania procesów?

Blog / 07.12.2020

Istnieje wiele definicji procesów w biznesie. Zgodnie z normą PN-EN ISO 9000:2006 termin ten odnosi się do “zbioru działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, których realizacja jest niezbędna dla uzyskania określonego rezultatu”. Każda organizacja (przedsiębiorstwo, instytucja) jest zbiorem procesów. Przy określaniu procesów w organizacji bardzo ważna jest właściwa identyfikacja procesów wewnątrz firmy, a także na styku firmy – dostawca lub klient. Do przykładowych procesów zaliczamy m.in. proces obsługi Klienta, proces sprzedaży, proces magazynowania czy proces reklamacji.

Read More >>
biblioteka raportów

Biblioteka raportów jako narzędzie optymalizacji procesów raportowania

Blog / 30.11.2020

Raporty to narzędzie, które pozwala sprawnie kierować firmą czy organizacją. Niemal każde większe przedsiębiorstwo posiada system raportowania. Z jednej strony jest to niezwykle przydatny zbiór wszystkich istotnych informacji, z drugiej strony jednak może generować różnorodne problematyczne sytuacje, np. gdy dane są nieweryfikowalne lub nieaktualne, gdy raportów jest zbyt dużo, gdy pracownicy interpretują je w różny sposób itd.

Read More >>
Optymalizacja procesów biznesowych

Co to znaczy, że proces biznesowy jest właściwie zoptymalizowany?

Blog / 12.08.2020

Optymalizacja procesów biznesowych to podstawa powodzenia rozwoju przedsiębiorstwa. Na czym jednak polega i skąd wiemy, że dany proces jest odpowiednio zoptymalizowany?

Read More >>
zmiany w organizacji

Kiedy warto dokonywać zmian w organizacji

Blog / 15.07.2020

Konieczności wprowadzenia zmian w funkcjonowaniu organizacji towarzyszy zazwyczaj wiele sygnałów i przesłanek, na podstawie których możemy ją stwierdzić. Mogą one przy tym zarówno mieć formę bodźców zewnętrznych, jak i powstawać w obrębie organizacji. Jakie to przesłanki i od czego zależą?

Read More >>
badanie efektywności

Jak rzetelnie analizować efektywność wykonywania zadań?

Blog / 01.07.2020

Badanie efektywności procesów – czyli inaczej KPI efektywności – służy opracowaniu planu i określeniu celu, jaki chcemy osiągnąć. Przed rozpoczęciem takiego badania powinniśmy określić, jakiego rodzaju danych będziemy potrzebować i w jaki sposób możemy je uzyskać – pozwoli nam to sprecyzować, co chcemy zmierzyć z jego pomocą.

Read More >>

Wartościowanie stanowisk pracy

Blog / 30.06.2020

Skutki COVID-19 dla biznesu biznesie

Pandemia COVID-19 wstrzymała część biznesu w miejscu w okresie marzec – maj 2020r. Dla takich branż jak gastronomia, turystyka, eventy, fitness czy sprzedaż odzieży, szkolenia czy transport pasażerski  zatrzymał się w miejscu z dnia na dzień. Ale skutki odczuły niemal wszystkie branże.

Powolny powrót do normalności w reżimie sanitarnym oznacza, że obudziliśmy się w nowej rzeczywistości. Wiele elementów biznesu zmienia się w wyrazisty i nieodwracalny sposób np.:

  • klienci są skłonni znacznie częściej kupować on-line niż na miejscu w galerii
  • unikamy papieru jako medium potwierdzające zawarcie umowy czy złożenie zamówienia
  • klienci oczekują bardziej dopasowanej usługi lub produktu do naszych potrzeb
  • klienci oczekują szybszej obsługi, są skłonni zapłacić więcej za szybszą dostawę i sprawniejszą obsługę klienta. 
  • obsługa e-klienta będzie nabierać znaczenia, bo w sieci to będzie mieć znaczenie. W galerii klient mógł wybierać pomiędzy sklepami ale przy zastosowanym reżimie sanitarnym 
  • trener bez umiejętności płynnej pracy z programami do transmisji video staje się niewiarygodny a czasem wręcz śmieszny popełniając proste istotne błędy. tworzy się wręcz nowy zawód – Trener OnLine
  • problemy wywołane tarczą 4.0 odbiją się negatywnie na wielu pracownikach, ucierpi na tym sektor budownictwa mieszkalnego
  • przedstawiciele handlowi, już przed pandemią budzili wiele wątpliwości, a teraz wiele firm się zastanawia jak ich zastąpić poprzez sprawniejszą sprzedaż on-line, a do tego są potrzebne zupełnie inne kompetencje. To dla firmy również znacznie mniejsze koszty, gdyż nie muszą ponosić kosztów utrzymania samochodów służbowych, które i tak już teraz przestały być atrakcyjnym elementem optymalizacji podatków
  • myśląc o obniżeniu kosztów pracy poprzez zmniejszenie powierzchni biurowej musimy mieć na uwadze, że pracownicy powinni mieć zapewniony sprawny system komunikacji w firmie (nie mamy tu na myśli programu do komunikacji). Mamy tu na myśli procedury, instrukcje, szkolenia jak korzystać z nowych rozwiązań, jak bezpieczenie korzystać systemów do komunikacji zdalnej, jak bezpieczenie wymieniać dokumenty, etc.

 

Dodatkowo, powinniśmy wziąć pod uwagę, ile czasu na danym stanowisku zajmują podstawowe czynności, a ile czynności pomocnicze czy wspierające. Tak zbudowany profil stanowisk pozwala w precyzyjny sposób zwartościować stanowiska w naszej firmie i poukładać na nowo zakres odpowiedzialności w firmie, po przeprowadzonej reorganizacji. 

Nowe podejście do wartościowania stanowisk pracy

Wartościowanie stanowisk pracy, przy zanikającym rynku pracownika może oznaczać, że firma będzie przepłacać za pracę swoich pracowników. Tworzone raporty płacowe będą się różnić co do wynagrodzeń, zwłaszcza na stanowiskach specjalistów, gdyż jesteśmy w procesie definiowania na nowo zakresu podstawowych obowiązków na stanowiskach, które znaliśmy jeszcze 2-3 miesiące temu, tworzą się zupełnie nowe stanowiska, a niektóre będą stopniowo zanikać. 

Read More >>

Zmiana w firmie – ile to będzie trwało?

Blog / 29.06.2020

Prowadząc od wielu lat projekty związane z optymalizacją procesów obserwujemy pewne zjawisko, iż część firm niejako przerywa proces zmian, pomimo iż początkowo jest on bardzo dobrze opisany. 

Zgłębiając nieco tematykę zmian natkniemy się na szereg modeli i teorii związanych  z zarządzaniem zmianą i sposobu w jaki firmy powinny przeprowadzać proces zmian. Dość znaną jest krzywa Kubler-Ross, badaczki analizującej przez wiele lat jak osoby przechodzą proces akceptacji utraty bliskich osób. Z czasem wnioski Kubler-Ross zostały zaadoptowane do tzw. „krzywej zmiany”. Analizując przebieg krzywej wyraźnie widać swoiste minimum lokalne. To niebezpieczny punkt, który oznacza, że firma może utknąć między Etapem niedowierzania, Frustracji i Recesji. Szczególnie ważny jest etap Frustracji, kiedy narasta niezadowolenie ze stanu obecnego i tak to może się ciągnąć miesiącami lub latami, aż główni oponenci zmiany nie zdecydują się odejść, bo tak to się zazwyczaj kończy.

Każda zmiana niesie ze sobą ryzyko niepowodzenia, które firma powinna wziąć pod uwagę rozpoczynając proces zmian. Natomiast zazwyczaj oczekiwania są bardzo wysokie, ale ludzie otrzymują nic w zamian, co sprawia że nawet jak się zaangażują na początku to szybko tracą energię i wchodzi w fazę Frustracji. Póki nie będzie jasnego komunikatu ze strony osób zarządzających co do kierunku zmian, zakresu i oczekiwanych korzyści poziom niezadowolenia będzie się pogłębiał. Ile to może trwać? to wszystko zależy od specyfiki danej firmy, nie raz pracownicy po 3-6 miesiącach zaakceptują zmianę taką jaka ona jest, a innym razem zmiany nie uda się przeprowadzić nawet przez 2 lata.

Co warte podkreślenia, o niepowodzeniu przeprowadzenia zmiany decydują również managerowie, przy czym często nie zdają sobie z tego sprawy, że ograniczenie zaangażowania w proces zmiany wpłynie negatywnie na jej przebieg.

Niezmiernie ważne jest zidentyfikowanie przed rozpoczęciem procesu zmiany barier i problemów pracowników, a tworząc Plan wdrożenia zmiany umiejętnie wkomponować rozwiązania ograniczające zidentyfikowane problemy i bariery.

Przy dużym oporze przed zmianą nie uda się jej przeprowadzić. Reguła Beckhard-Harris określa warunek jaki musi być spełniony aby zmiana miana szanse powodzenia:

DxVxF>R, gdzie

  • D  – poziom niezadowolenia ze stanu obecnego
  • V – wizja przyszłości nakreślona przez zarządzajacych, która ma przynieść firmie określone korzyści
  • F – pierwsze kroki jakie firma powinna wykonać aby ograniczyć opór pracowników przed zmianą.
  • R – opór ludzi wewnątrz organizacji przed zmianą (niekoniecznie to musi być tylko opór pracowników liniowych ,często ten opór reprezentują również managerowie średniego szczebla).
Read More >>