Blog

Viewing posts categorised under: Blog

Wartościowanie stanowisk pracy

Blog / 30.06.2020

Skutki COVID-19 dla biznesu biznesie

Pandemia COVID-19 wstrzymała część biznesu w miejscu w okresie marzec – maj 2020r. Dla takich branż jak gastronomia, turystyka, eventy, fitness czy sprzedaż odzieży, szkolenia czy transport pasażerski  zatrzymał się w miejscu z dnia na dzień. Ale skutki odczuły niemal wszystkie branże.

Powolny powrót do normalności w reżimie sanitarnym oznacza, że obudziliśmy się w nowej rzeczywistości. Wiele elementów biznesu zmienia się w wyrazisty i nieodwracalny sposób np.:

  • klienci są skłonni znacznie częściej kupować on-line niż na miejscu w galerii
  • unikamy papieru jako medium potwierdzające zawarcie umowy czy złożenie zamówienia
  • klienci oczekują bardziej dopasowanej usługi lub produktu do naszych potrzeb
  • klienci oczekują szybszej obsługi, są skłonni zapłacić więcej za szybszą dostawę i sprawniejszą obsługę klienta. 
  • obsługa e-klienta będzie nabierać znaczenia, bo w sieci to będzie mieć znaczenie. W galerii klient mógł wybierać pomiędzy sklepami ale przy zastosowanym reżimie sanitarnym 
  • trener bez umiejętności płynnej pracy z programami do transmisji video staje się niewiarygodny a czasem wręcz śmieszny popełniając proste istotne błędy. tworzy się wręcz nowy zawód – Trener OnLine
  • problemy wywołane tarczą 4.0 odbiją się negatywnie na wielu pracownikach, ucierpi na tym sektor budownictwa mieszkalnego
  • przedstawiciele handlowi, już przed pandemią budzili wiele wątpliwości, a teraz wiele firm się zastanawia jak ich zastąpić poprzez sprawniejszą sprzedaż on-line, a do tego są potrzebne zupełnie inne kompetencje. To dla firmy również znacznie mniejsze koszty, gdyż nie muszą ponosić kosztów utrzymania samochodów służbowych, które i tak już teraz przestały być atrakcyjnym elementem optymalizacji podatków
  • myśląc o obniżeniu kosztów pracy poprzez zmniejszenie powierzchni biurowej musimy mieć na uwadze, że pracownicy powinni mieć zapewniony sprawny system komunikacji w firmie (nie mamy tu na myśli programu do komunikacji). Mamy tu na myśli procedury, instrukcje, szkolenia jak korzystać z nowych rozwiązań, jak bezpieczenie korzystać systemów do komunikacji zdalnej, jak bezpieczenie wymieniać dokumenty, etc.

 

Dodatkowo, powinniśmy wziąć pod uwagę, ile czasu na danym stanowisku zajmują podstawowe czynności, a ile czynności pomocnicze czy wspierające. Tak zbudowany profil stanowisk pozwala w precyzyjny sposób zwartościować stanowiska w naszej firmie i poukładać na nowo zakres odpowiedzialności w firmie, po przeprowadzonej reorganizacji. 

Nowe podejście do wartościowania stanowisk pracy

Wartościowanie stanowisk pracy, przy zanikającym rynku pracownika może oznaczać, że firma będzie przepłacać za pracę swoich pracowników. Tworzone raporty płacowe będą się różnić co do wynagrodzeń, zwłaszcza na stanowiskach specjalistów, gdyż jesteśmy w procesie definiowania na nowo zakresu podstawowych obowiązków na stanowiskach, które znaliśmy jeszcze 2-3 miesiące temu, tworzą się zupełnie nowe stanowiska, a niektóre będą stopniowo zanikać. 

Read More >>

Zmiana w firmie – ile to będzie trwało?

Blog / 29.06.2020

Prowadząc od wielu lat projekty związane z optymalizacją procesów obserwujemy pewne zjawisko, iż część firm niejako przerywa proces zmian, pomimo iż początkowo jest on bardzo dobrze opisany. 

Zgłębiając nieco tematykę zmian natkniemy się na szereg modeli i teorii związanych  z zarządzaniem zmianą i sposobu w jaki firmy powinny przeprowadzać proces zmian. Dość znaną jest krzywa Kubler-Ross, badaczki analizującej przez wiele lat jak osoby przechodzą proces akceptacji utraty bliskich osób. Z czasem wnioski Kubler-Ross zostały zaadoptowane do tzw. „krzywej zmiany”. Analizując przebieg krzywej wyraźnie widać swoiste minimum lokalne. To niebezpieczny punkt, który oznacza, że firma może utknąć między Etapem niedowierzania, Frustracji i Recesji. Szczególnie ważny jest etap Frustracji, kiedy narasta niezadowolenie ze stanu obecnego i tak to może się ciągnąć miesiącami lub latami, aż główni oponenci zmiany nie zdecydują się odejść, bo tak to się zazwyczaj kończy.

Każda zmiana niesie ze sobą ryzyko niepowodzenia, które firma powinna wziąć pod uwagę rozpoczynając proces zmian. Natomiast zazwyczaj oczekiwania są bardzo wysokie, ale ludzie otrzymują nic w zamian, co sprawia że nawet jak się zaangażują na początku to szybko tracą energię i wchodzi w fazę Frustracji. Póki nie będzie jasnego komunikatu ze strony osób zarządzających co do kierunku zmian, zakresu i oczekiwanych korzyści poziom niezadowolenia będzie się pogłębiał. Ile to może trwać? to wszystko zależy od specyfiki danej firmy, nie raz pracownicy po 3-6 miesiącach zaakceptują zmianę taką jaka ona jest, a innym razem zmiany nie uda się przeprowadzić nawet przez 2 lata.

Co warte podkreślenia, o niepowodzeniu przeprowadzenia zmiany decydują również managerowie, przy czym często nie zdają sobie z tego sprawy, że ograniczenie zaangażowania w proces zmiany wpłynie negatywnie na jej przebieg.

Niezmiernie ważne jest zidentyfikowanie przed rozpoczęciem procesu zmiany barier i problemów pracowników, a tworząc Plan wdrożenia zmiany umiejętnie wkomponować rozwiązania ograniczające zidentyfikowane problemy i bariery.

Przy dużym oporze przed zmianą nie uda się jej przeprowadzić. Reguła Beckhard-Harris określa warunek jaki musi być spełniony aby zmiana miana szanse powodzenia:

DxVxF>R, gdzie

  • D  – poziom niezadowolenia ze stanu obecnego
  • V – wizja przyszłości nakreślona przez zarządzajacych, która ma przynieść firmie określone korzyści
  • F – pierwsze kroki jakie firma powinna wykonać aby ograniczyć opór pracowników przed zmianą.
  • R – opór ludzi wewnątrz organizacji przed zmianą (niekoniecznie to musi być tylko opór pracowników liniowych ,często ten opór reprezentują również managerowie średniego szczebla).
Read More >>

Pomiar procesów jako narzędzie wspierające zmiany organizacyjny

Blog / 22.05.2020

Udoskonalamy nasze narzędzie do pomiaru procesów dostosowując się do panującej pandemii.

 

Więcej o samym procesie można znaleść na stronie opisującej samą metodykę: Metodyka i pomiar narzędzia pomiaru 

Read More >>

Narzędzie do modelowania procesów

Blog / 15.05.2020

 

Firma Nova Praxis w maju 2020r. została przedstawicielem firmy Visual Paradigm ( VP). Narzędzie do modelowania procesów firmy Visual Paradigm jest świetnym rozwiązaniem dla osób, które chcą tworzyć lub rozwijać swoje mapy procesów.   Visual Paradigm pozwala tworzyć diagramy UML, ERD, DFD czy SoaML Ponadto pozwala na tworzenie makiet UX, wymagań funkcjonalnych, historyjek AGILE. Mnogość opcji i wszechstronność sprawia, że VP jest narzędziem zarówno dla analityków biznesowych jak i analityków systemowych czy projektantów aplikacji, czy wreszcie dla Scrum Masterów.

 

mapa procesów firmymapa procesów firmy

 

Silnym wyróżnikiem jest możliwość pracy grupowej w trybie on-line, co sprawia, że VP konkuruje z  ADONIS czy  Enterprise Architect. 

Nova Praxis używa narzędzie VP od ponad 5 lat do modelowania procesów oraz tworzenia map procesów.

Visual Paradigm w wersji 16.x oferuje licencje w czterech wersjach:

  • Modeler  – licencja dla osób, które głównie modyfikują diagramy, nie tworzą zaawnasowanych  modeli analitycznych
  • Standard – kluczowa różnica to możliwość generowania dokumentacji oraz dostęp do narzędzie AGILE oraz narzędzi do modelowania interfejsu użytkownika
  • Professional – rozwiązanie przeznaczone dla osób, które poprzez narzędzie VP chcą mieć w ramach zintegrowanego środowiska narzędzie do zarządzania projektami wg. metodyki AGILE, PM Book. Wersja Professional umożliwia wykorzystanie narzędzia do ustalania celów strategicznych w firmie.
  • Enterprise – obejmuje możliwość modelowania całej organizacji  w modelu ArchiMate

Visual Paradigm jest dostępny w wersji polskiej. Ponadto zakup licencji może być realizowane w jednym z trzech modeli

  • Model subskrybcji – opłata miesięczna za każdego użytkownika
  • Model licencji na użytkownika (tzw. Perpetual) – opłata jednorazowa za licencję na nazwanego użytkownika
  • Modeli licencji pływającej (tzw. Floating license)
FunkcjonalnośćEnterpriseProfessionalStandardModeler

Community

(do użytku niekomercyjnego)

UML diagram
ER diagram (ERD)
BPMN diagram 
Data Flow Diagram (DFD) 
SysML diagram 
Przegląd diagramów i komentowanie 
Praca zespołowa 
Diagram struktury organizacyjnej 
Opis przypadków użycia  
Analiza powiązań między diagramami  
Visual REST API designer  
Mama podróży klienta  
User Story  
UX prototyping tool  
   
Database engineering  
Document generation  
Gantt chart  
Animacja diagramów procesów  
Diagram RACI  
User Story Mapping & Agile tools   
Cykl życia zarządzania projektem   
Tworzenie makiet formularzy   
Modele ETL   
ArchiMate diagram    

 

Skontaktuj się z nami jeżeli jesteś zainteresowany zakupem licencji Visual Paradigm:


Read More >>

Zdalna realizacja usług – jak do tego podchodzimy?

Blog / 14.05.2020

Choć dla wielu osób wydaje się banalne stwierdzenie, że można realizować usługi zdalnie w czasie pandemii COVID-19, ale wciąż nie jest to realizowane w pełni profesjonalnie. Wykorzystanie kiepskiej jakości kamerki w komputerze, czy zastosowanie kamery internetowej za 300-400 zł nieco poprawia efektu. Odbiorca ma wciąż wrażenie, że nie jest to czego by oczekiwał. 

Nova Praxis zdecydowała się na kroki aby zapewnić pełną gotowość do realizacji usług doradczych i szkoleniowych zdalnie. W tym celu stworzyliśmy mini-studio nagrań, które zawiera:

  • nagrywanie z dwóch kamer równolegle
  • dwie kamery 4K
  • zastosowanie zastosowanie zaangażowanego oprogramowania do miksowania obrazu dźwięku on-line
  • filowanie w trybie streamingu on-line
  • wykorzystanie trybu green screen do „wycinvnania” tła podczas nagrań instrukcji on-line
  • dwa screeny
  • odsłuch 
  • podgląd nagrań
  • doświetlenie poprzez softboxy
  • nagrywanie warsztatów i szkoleń on-line i udostępnianie ich uczestnikom
  • dostosowanie materiałów szkoleniowych do wersji digital
  • transmisja nagrań w jakości Full HD 1080.

Transmisja on-line szkoleń czy usług doradczych musi zapewnić klientom poczucie, że nie tracą na odbiorze samej usługi. Dlatego, staramy się robić co w naszej mocy aby zwiększać jakość świadczonych usług on-line, a zwłaszcza w okresie ograniczeń związanych z pandemią COVID-19, kiedy nie ma możliwości spotkań z uwagi na ograniczenia określane w rozporządzeniach  rządu.

 

Zależy na bezpieczeństwie pracowników Nova Praxis i pracowników naszych klientów, dlatego  w przypadku konieczności spotkania na miejscu stosujemy obowiązujące wytyczne i zasady bezpieczeństwa określone przez Ministerstwo Zdrowia oraz wytyczne WHO stosując między innymi odpowiedni dystans, maski FFP2, rękawiczki jednorazowe, ale też oczekujemy odpowiedzialnego zachowania po stronie naszych klientów.

Dobieramy w tym trudnym czasie sposób komunikacji adekwatny do możliwości danym momencie

 

 

 

Read More >>

Spadek koniunktury a optymalizacja

Blog / 29.04.2020

GUS opublikował raport „Koniunktura w przetwórstwie przemysłowym, budownictwie, handlu i usługach – kwiecień 2020 roku. Wraz z Aneksem: Wpływ pandemii koronawirusa SARS-CoV-2 na koniunkturę gospodarczą – oceny i oczekiwania” wskazując jaki wpływ na koniunkturę w Polsce na pandemia. Warto zauważyć, że spadek koniunkutry można zaobserwować niemal w każdej z badanych branż: usługi, budownictw, handel hurtowy, handel detaliczny, gastronomia, turystyka od -20 do nawet -70%. To oznacza bardzo silne spowolnienie gospodarki. Jednocześnie po ponad 1 miesięcznym okresie pracy w trybie Home Office, coraz więcej firm odkrywa, że może zaoszczędzić na wynajmie powierzchni biurowych i współpracować z częścią pracowników zdalnie. 

Źródło: GUS Raport „Koniunktura w przetwórstwie przemysłowym, budownictwie, handlu i usługach – kwiecień 2020 roku….”

Firmy czekają bardzo poważne przeorganizowania struktur wewnętrznych poprzez zmianę strategii sprzedaży, silną optymalizację realizowanych procesów. Nie ma wątpliwości, że jednym z kluczowych zadań dla managerów na przełomie Q2/Q3 2020 będzie przeorganizowanie się i dopasowanie do zachodzących zmian.

Zespół analityków z Nova Praxis opracował w IV.2020r. grupę nowych produktów doradczych, które pozwolą odnaleźć się firmom w nowej rzeczywistości:

  • Pakiet komunikacyjny – działania mające na celu usprawnienie komunikacji wewnętrznej, ale nie od strony technicznej lecz od strony procesowej i jakości komunikacji. Firmy zostały z dnia na dzień zmuszone do zdalnej pracy. Po miesiącu pracy Home Office, wciąż słyszy się te same problemy: niska wydajność spotkań, tłumaczenie i ustalenia trwają znacznie dłużej. Nie wszyscy pracownicy są obeznani ze względami bezpieczeństwa, jeżeli chodzi o zdalną komunikację, czy też prezentację przed kamerą. Firmom brakuje prostych procedur i instrukcji jak sobie poradzić z komunikacją w rozproszonym zespole.
  • Pakiet reorganizacyjny – działania mające na celu reorganizację struktur pod kątem konsolidacji stanowisk, uproszczenia pewnych procesów z uwagi na zmianę modelu biznesowego. Nova Praxis wykorzystuje tu całe swoje doświadczenie ze zrealizowanych projektów aby zaoferować.
  • Pakiet ratunkowy – szereg działań konsultingowo-prawnych, które mają pomóc firmie określić jej realne położenie oraz ustalić jaką strategię przyjąć pomimo oferowanych tarcz antykryzysowych 1.0, 2.0, 3.0 itd. 
  • Szybka optymalizacja procesów  – rozwiązanie, które stanowi uproszczoną wersję usługi „Analiza pomiar i optymalizacja procesów„, która wykorzystując dane historyczne zrealizowanych pomiarów pozwoli zdiagnozować miejsca do optymalizacji dające najszybciej efekt, oraz wskazać powiązania między działami i procesami na bazie opracowanych wcześniej danych rekomendacji. Takie podejście sprawdzi się wszędzie tam, gdzie konieczne jest przeprowadzenie bardzo szybko zmian organizacyjnych. Rozwiazanie oparte na Szybkiej Optymalizacji procesów pozwoli wypracować grupę działań, które są narjplimniejsze, mogą spotkać się z najmniejszym oporem i koszt ich przeprowadzenia będzie niewielki.
  • Wdrożenie mikro aplikacji w firmie – wdrożenie rozwiązań oparte na platformie File Maker, które w prosty sposób pozwoli w firmie scentralizować niezliczone arkusze Excel oraz stworzyć proste aplikacje zintegrowane między sobą np; rejestr dokumentacji projektowej, rejestr projektów, rejestr wyposażenie, rozliczenia MPK’ów projektowych, rozliczenia podwykonawców i wiele innych. Każda stworzona aplikacja może posiadać widok na komputer, tablet, smartfon. 

 

Read More >>

Zarządzanie kryzysowe w firmie

Bez kategorii, Blog / 16.04.2020

W ramach kontrolowanego przestoju zespół ekspertów Nova Praxis przygotowań szereg pakietów usług, które mają wesprzeć managerów firm w zarządzaniu kryzysowym wywołanym COVID-19. Zidentyfikowaliśmy kilkadziesiąt problemów z którymi firmy borykają się teraz oraz będą się borykać po zakończeniu  kryzysu.

Obszary z jakimi firmy mają największe problemy:

  • Zarządzanie – permanentne zarządzanie kryzysowe w firmie
  • Zarządzanie – zmiana strategii działania
  • Zarządzanie – zabezpieczenie mienia firmy na wypadek problemów finansowych
  • HR – zarządzanie ograniczonymi zasobami ludzkimi
  • HR – Komunikacja wewnątrz firmy
  • HR – Organizacja pracy w ramach tzw. Home Office
  • Organizacja – efektywna organizacja pracy
  • Organizacja – konsolidacja stanowisk i ról zespołowych
  • Organizacja – ciągłe zmiany obostrzeń w zakresie przemieszczania, sposobu pracy
  • Bezpieczne zarządzanie informacją w firmie przy rozproszonym zespole
  • Produkcja – Ograniczone zasoby do prawidłowego funkcjonowania
  • Produkcja – Problemy z ciągłością produkcji w przypadku awarii, wywołane ograniczeniami w dostawie części oraz możliwością przemieszczania się
  • Zakupy – Zerwane łańcuchy dostaw
  • Zakupy – Wydłużone terminy dostaw oraz niepewne 
  • Sprzedaż – Zamknięte centra handlowe, ograniczenia w handlu, ograniczenia w przemieszczaniu się
  • Sprzedaż – Zmiana modelu sprzedaży produktów i usług i niedostosowanie procesów i procedur do sprzedaży e-commerce
  • Sprzedaż – Zatrzymana sprzedaż bezpośrednia (turystyka, fitnes, events, szkolenia, odzież)
  • Sprzedaż – Powiązania finansowe branż – problemy moich klientów i dostawców zaczynają być moimi problemami (np: silne przyhamowanie sprzedaży mieszkań wywołane wstrzemięźliwością banków)
  • Sprzedaż – Eksport silnie ograniczony
  • Sprzedaż – Wstrzymane dostawy od klientów – czy mają prawo zrezygnować z zamówień?
  • Finanse – Płynność finansowa
  • Finanse – Koszty przestoju
  • Finanse – Koszty zapasów
  • Finanse – Wydłużające się terminy płatności
  • Finanse – Ogarnięcie zawiłości prawnych związanych z Tarczami antykryzysowymi
  • Finanse – koszty stałe przy zatrzymanej sprzedaży
  • Finanse – umowy kredytowe
  • Finanse – kursy walut
  • ….

 

Zarządzanie kryzysowe zawierać reakcję na określone zdarzenia charakterystyczne dla danej branży i powinno mieć określone prawdopodobieństwo, ocenę skutków/wpływ na przedsiębiorstwo oraz szacowaną wielkość strat, jeżeli nie podejmie się żadnych działań.

Przykłady zdarzeń nadzwyczajnych:

  • pandemia ogólnoświatowa paraliżująca całą gospodarkę w kraju i za granicą (tak jak COVID-19)
  • wyciek danych osobowych
  • przerwanie dostaw energii elektrycznej (chwilowe ale częste lub ciągłe na skutek awarii lub wystąpienia kataklizmu)
  • utrata ważnych danych firmowych
  • pożar/powódź
  • kradzież mienia
  • kradzież danych przez pracownika firmy
  • zmiany ustawodawcze wpływające bezpośrednio na funkcjonowanie danego przedsiębiorstwa
  • utrata kluczowych osób w firmie
  • konieczność zastąpienia osób decyzyjnych w wyniku wydarzeń nadzwyczajnych
  • utrata płynności spowodowana nadzwyczajnymi okolicznościami np: ogłoszenie upadłości kluczowego klienta 
  • rabunek/napad
  • konieczność zapewnienia wszystkim pracownikom zdalnego dostępu do zasobów firmy z zewnątrz

 

Szacowany spadek obrotów w wielu firmach sięgnie 60-70% w 2020r. choć są również branże, które odnotowują trzycyfrowe wzrosty przychodów. Opracowując nowe podejście do realizacji części usług wsparliśmy się nowoczesnymi narzędziami do analizy przyczynowo skutkowej. Nawiązaliśmy współpracę z ekspertami w celu opracowania złożonych modeli predykcyjnych jak może wyglądać sprzedaż w poszczególnych branżach.

Jak podejść do tworzenia Planów kryzysowych w organizacji?

 

  • Opracowanie Planu Utrzymania Ciągłości Działania– to zakres i sposób działań, które organizacja powinna móc realizować aby zapewnić ciągłość działania całej organizacji na wypadek wystąpienia zdarzeń nadzwyczajnych.
  • Opracowanie Planu Ciągłości Działań Biznesowych (ang. Business Continuity Planning) – to zakres i sposób działań, aby zapewnić ciągłość świadczenia usług oraz zapewnić ciągłość przychodów. Jest to szczególnie ważne w przypadku zakładów produkcyjnych to będzie szereg zaleceń na wypadek przymusowej kwarantanny wywołanej COVID-19 przez chorego pracownika,
  • Opracowanie Planu Szybkiego Przywrócenia Działalności firmy (ang. Disaster Recovery Planning) – zakres działań, które mają się przyczynić do szybkiego przywrócenia działalności firmy do stanu poprzedniego

Wybrane usługi odpowiadające zidentyfikowanym problemom:

  • Pakiet komunikacyjny – szereg działań usprawniających komunikację, przepływ informacji, poprawę organizacji pracy
  • Pakiet ratunkowy – działania związane z analizą finansową przedsiębiorstwa w ujęciu krótko i długo terminowym wraz ze wsparciem prawnym w zakresie możliwości zmiany umów oraz zabezpieczenie majątku osobistego (dot. Sp. J. działalności gospodarczych)
  • Szybka optymalizacja procesów  – działania nastawione na szybkie wyjście z kryzysu z uwzględnieniem koniecznych zmian wewnątrz firmy wynikających ze zmiany 
  • Pakiet restrukturyzacyjny – działania wspierające firmy w zmianach organizacyjnych, w tym: konsolidacja stanowisk, zmiana obowiązków, nowe kanały sprzedaży, nowe obowiązki, zmiany w modelu przetwarzania dokumentów, etc.

 

 

 

Read More >>

Najwyższa Jakość Quality International 2020 – Złoto dla firmy Nova Praxis sp. z o.o.!

Bez kategorii, Blog / 22.03.2020

W ramach konkursu Najwyższa Jakość Quality International 2020 kapituła konkursowa pozytywnie oceniła przesłane do konkursu zgłoszenie i jednogłośną decyzją przyznała firmie Nova Praxis sp. z o.o. tytuł Laureata oraz Złote Godło w kategorii QI SERVICES usługi najwyższej jakości:Analiza, pomiar i optymalizacja procesów biznesowych.


To dla nas bardzo ważne wyróżnienie, zwłaszcza że dotyczy kluczowej usługi, jaką rozwijamy od wielu lat. W roku 2020 stawiamy ja jakość naszych usług, stąd takie wyróżnienie daje poczucie, że już teraz to co robimy jest doceniane, choć wciąż chcemy jeszcze wiele zrobić aby podnieść jakość i kompleksowość naszych usług.

 

 

 

 

 

 

Prezes Zarządu

(Konrad Bajor)

Read More >>

Komunikacja w firmie w obliczu COVID-19

Bez kategorii, Blog / 20.03.2020

mbo zarządzanie przez celeKomunikacja wewnątrz firmy jest jak naczynia krwionośne w naszym organizmie. Zatory w naszych żyłach mogą, w którymś momencie doprowadzić do zawału czy udaru. W organizacji jest podobnie. Nie zdajemy sobie z tego sprawy, ale w przypadku, gdy przychodzimy do pracy pewne informacje rozchodzą się „samoczynnie”, komunikacja jest szybsza, nawet jak są wąskie gardła. W sytuacji zagrożenia epidemicznego wszystko się zmienia, bo nagle nie mamy dostępu do określonych dokumentów, nie mamy dostępu do wszystkich systemów (część systemów jest dostępna tylko wewnątrz firmy), zmienia się sposób zlecania zadań, nie ma jak podpisywać fizycznie zamówień, umów czy protokołów albo jest to bardzo utrudnione, etc. Jeżeli firma nie ma wdrożonego systemu obiegu dokumentów to ma ogromny problem.

Dodatkowo pracownicy potrzebują kontaktu i informacji na bieżąco co się dzieje. Nie jest niespodzianką, że kryzys (tak już otwarcie trzeba nazwać obecną sytuację) wywołany COVID-19 dotknął wiele branż. To nowa sytuacja, gdzie poza problemem ze sprzedażą produktów i usług pojawił się nieoczekiwanie problem z komunikacją wewnątrz każdej firmy w kraju i za granicą. Przymusowa kwarantanna dorosłych i dzieci, zastosowane środki zapobiegawcze w wielu firmach w zasadzie uniemożliwiają kontakt bezpośredni między pracownikami.

Pojawia się masa zagadnień jakie trzeba rozwiązać w krótkim czasie:

  • Jak stworzyć efektywną i stałą komunikację wewnątrz firmy?
  • Jak bezpiecznie przekazywać sobie dokumenty (pamiętajmy, że domowe sieci często są bardzo słabo zabezpieczone, nagle może pojawić się setki dziur w systemach bezpieczeństwa danych)?
  • Jak przekazywać ludziom zadania do realizacji i co mogą robić w domu nie mając dostępu do wszystkich dokumentów i informacji?
  • Jak przekazywać dokumenty do podpisania w przypadku, gdy dana osoba pracuje w domu i nie ma możliwości wychodzenia z domu?
  • Jak organizować spotkania po kilkanaście osób on-line?
  • Jak zarządzać firmą w sytuacji kryzysowej?
  • Jakie mechanizmy bezpieczeństwa wprowadzić, aby zminimalizować ryzyko zakażeń wśród osób decyzyjnych?
  • Jak zastąpić dane osoby, jeżeli dana osoba się zarazi COVID-19 – z nią nie będzie żadnego kontaktu przez okres 14-30 dni?

 

mbo zarządzanie przez celePytań jest dziesiątki. Wszystkich problemów nie da się rozwiązać i nawet nie ma to sensu. Pamiętajmy, że jednak jest to sytuacja kryzysowa i kiedyś musi minąć. Niemniej jednak warto pomyśleć o kilku istotnych elementach związanych z wewnętrzna komunikacją:

  • Procedury określające zasady wzajemnej komunikacji, tj, kogo na jakie spotkania umawiamy, kto zabiera głos, kto robi jakieś podsumowanie spotkania, jakie zagadnienia omawiamy, etc.
  • Opracowanie planów awaryjnych na wypadek zachorowania kluczowych osoby w firmie. Nieobecność takiej osoby będzie liczona w tygodniach a nie dniach. Zatem konieczne jest ustalenie czym się dana osoba rzeczywiście zajmuje, kto ma przejąć jej obowiązki i jak ewentualnie rozdzielić zadania pomiędzy innych pracowników.
  • Sposób pracy w  trybie HomeOffice –  poza samym programem do komunikacji konieczne jest ustalenie zasad komunikacji , kiedy się wdzwawniamy. Połącznia on-line video są obecnie bardzo popularne, a przy tym jak cały kraj zaczyna się komunikować on-line w tych samych godzinach, to nie wytrzymują zarówno łącza jak i serwery. Trzeba mieć tu na względzie, że ktoś zwyczajnie mieszkając poza miastem może nie mieć dostępu do światłowodu i przepustowość jego routera LTE jest wprost proporcjonalna do liczby podobnych połączeń jego sąsiadów (im więcej sąsiadów w tym samym czasie korzysta z sieci tym dana osoba ma niższy transfer danych). Do 12:00 z reguły trwają zdalne zajęcia z dziećmi, więc pilne wideokonferencje albo przed 9:00 albo po 12:00.
  •  Narzędzia  do  komunikacji
    • WebEx – przyzwoita jakość dźwięku i obrazu, ale są spore problemy przy instalacji. Wprowadzono wersję bezpłatną z dość dużym pakietem opcji na start. Licencja basic zaczyna się od  14,95 USD miesięcznie / za każdego organizatora (liczba uczestników do 100)
    • Zoom – bardzo dobra jakość dźwięku i obrazu. Proste intuicyjne rozwiązania dla małych i średnich firm. Pakiet bezpłatny pozwala na nielimitowaną rozmowę między dwoma uczestnikami wideospotkania. Możliwość nagrywania wideospotkań.
    • GotoMeeting – zaawansowanie rozwiązania, dla firm które szukają rozwiązania znacznie bardziej zaawansowanego niż zwykły komunikator. Aplikacja którą instaluje się na komputerze „organizatora” telekonferencji, staje się centralką odpowiedzialną za prowadzenie konferencji. Przez komputer przechodzi cały ruch sieciowy, co swoje wady i zalety. To rozwiązanie jest znacznie bezpieczniejsze, ale też mogą pojawić się problemy z łączem i firewallem przy instalacji. Licencja Business zaczyna się od 17EUR/miesiąc
    • Google Hangouts Meet – największa wada tego rozwiązania, to fakt że wszyscy uczestnicy konferencji muszą mieć konto w Google i się do niego zalogować.  W trakcie testów tego rozwiązania wystąpiły nam problemy z udostępnianiem ekranu, ale jakość samego połączenia wideo była bez zastrzeżeń. Hangouts Meet jest częścią pakietu Google Business, dlatego to rozwiązanie ma sens tylko wtedy gdy firma korzysta z Google lub zamierza przejść na tą platformę w całości.
    • Teams Microsoft – to rozwiązanie ma sens tylko dla firm, które posiadają w pełni wdrożony Office 365 w swojej firmie. To rozwiązanie nie zadziała więc w firmach, które mają wciąż stare wersje pakietu MS Office. Co ważne, trzeba mieć konto Microsoft. Dla posiadaczy licencji MS Office 365 Business, Teams’y zaczynają się od 4,20 EUR/użytkownika (nie za organizatora jak w przypadku Zoom czy WEBEX)
  • Narzędzia do zarządzania dokumentami. Przesyłanie załączników po 10 MB przez maila, to zdecydowanie zły pomysł i to z powodu bezpieczeństwa, jak i transferu danych, ale też z powodu komfortu pracy osoby po drugiej stronie łącz. Tu poza rozwiązaniami Google i Microsoft warto rozważyć rozwiązania do przechowywania i udostępniania dokumentów w chmurze.
    • Egnyte – rozwiązanie mało popularne, ale bardzo bezpieczne. Pozwala na synchronizację plików, jak również dostęp do plików online. Jest też możliwość wymiany plików z firmowym serwerem plików NAS. Uprawnienia mogą być nadawane na poziomie pojedynczego pliku oraz współdzielone osobom trzecim na hasło. Linki mogą automatycznie wygasać po określonym czasie. Pakiet office zaczyna się od 8$/użytkownika. System posiada wybudowany mechanizm zarządzania konfliktami kopii oraz wersjami plików
    • Dropbox – rozwiązanie, które bardziej pasuje do małych firm, z uwagi na bardzo dużą liczbę integracji. Natomiast wszędzie tam gdzie dla firmy bezpieczeństwo danych jest istotne, należy rozważać tylko wariant Advanced, który zaczyna się od 18$/miesiąc/użytkownika.
    • OneDrive (Microsoft) – to aplikacja w ramach pakietu MS Office. Można używać OneDrive jako pojedyncze rozwiązanie (4,20€/ miesiąc/użytkownika) lub w pakiecie Office365 Premium (10,50€/miesiąc/użytkownika). Wyróżnikiem jest tu funkcja Magazynu osobistego, która umożliwia przetrzymywanie dokumentów osobistych na swoim komputerze.
    • GoogleDrive (Google) – rozwiązanie znane przez wiele osób. Do pracy na Google Drive trzeba się przyzwyczaić. Nie wszystkim to rozwiązanie i ten sposób pracy na dokumentach przypadnie do gustu. Dlatego firmy, które pracowały na dyskach sieciowych czy na rozwiązaniach opartych tylko o rozwiązania Windows bym przestrzegał przed szybką decyzją wejścia w model biznesowy oparty tylko na rozwiązaniach Google (poczta, dysk wirtualny, kalendarz, arkusze kalkulacyjne, wideokonferencje, czaty). Jest duża pokusa aby wejść w rozwiązanie, które daje niemal wszystko co firma potrzebuje, ale te drobne różnice mogą spowodować, że ten hura optymizm przerodzi się w rozczarowanie.
  • Narzędzia do pracy grupowej – w momencie, gdy nasz zespół kilkudziesięcioosobowy pracuje w domu, to poza komunikacją audio/wideo zachodzi konieczność sprawnego delegowania i weryfikowania zadań. Nie sposób zarządzać wszystkimi przez telefon lub komunikatora, za dużo czasu to zajmuje i przez to nasza wydajność spada kilkukrotnie (możemy to porównać danymi z pomiaru procesów wykonywanych sprzed kryzysu). Równocześnie wzrasta liczba zadań AdHoc, z uwagi na kryzysową sytuację ciężko już polegać tylko na samych kartach stanowiskowych. Zmienia się płynnie sposób działania firm, zakres odpowiedzialności osób. W niektórych przypadkach warto wyjść z utartego schematu, że w strukturze organizacyjnej muszą być stanowiska i pomyśleć o stworzeniu modelu ról organizacyjnych. Niestety może się okazać, że część osób będzie zmuszona działać w rolach asystenckich lub realizować zadania z zupełnie innego obszaru działania firmy. Jeżeli chodzi o same narzędzia do pracy grupowej jest ich cała masa narzędzi. Poniżej przedstawiamy jedynie wybrane z nich, które uznaliśmy, że są godne uwagi (kolejność na liście wskazuje naszą kolejność wyboru w monecie jak sami szukaliśmy tego typu rozwiązań dla nas). Tu trzeba jednak wyraźnie podkreślić, że do każdej z tych aplikacji trzeba podchodzić indywidualnie i musi ona być poprzedzona głębszą analizą pod kątem chociażby łatwości wdrożenia, interfejsem użytkownika, integracją z naszym kalendarzem firmowym czy też możliwością integracji z już istniejącymi rozwiązaniami.
    • HeySpace
    • TRELLO
    • HIVE
    • Jira
    • WRIKE
    • ASANA
    • SLACK
    • MONDAY.COM
    • SMARTSHEET

 

 

Zarówno narzędzia komunikacyjne jaki i narzędzia do organizacji pracy muszą być dopasowane do specyfiki danej firmy. To jest kluczowe inaczej zamiast wzrosnąć nam wydajność pracy, to spadnie.

Oferujemy wsparcie firmom w zakresie szybkiego budowania struktur procedur i instrukcji w oparciu o nasze rozwiązanie APLIB. To sprawdzone rozwiązanie, które pozwala w łatwy sposób stworzyć i opublikować w firmie zestaw procedur jakie są niezbędne w dobie ograniczonych kontaktów. 

 

Read More >>

Droga do 4.0

Bez kategorii, Blog / 20.02.2020

Firma Nova Praxis uczestniczy w procesie przekształcania naszej gospodarki do modelu 4.0. Misją Nova Praxis jest rzetelne przygotowanie firm do takiej transformacji. Na łamach „Forum przedsiębiorczości” można znaleść obszerny wywiad z Konradem Bajorem o tematyce wejścia firm na poziom 4.0.

 

Read More >>