Analiza i optymalizacja procesów produkcyjnych i biznesowych dla firm z woj. podkarpackiego

Dla kogo przeznaczone są nasze usługi

Firma Nova Praxis jest zarejestrowana w Podkarpackiej Platformie Wsparcia Biznesu, jako dostawca trzech usług doradczych:

Usługi przeznaczone są dla firm MŚP, które mają siedzibę lub biuro na terenie województwa podkarpackiego i  które szukają rozwiązań usprawniające obecny sposób funkcjonowania , czy to poprzez optymalizację procesów produkcyjnych czy poprzez procesy biznesowe. W wyniku naszych usług, które należy rozumieć jako inwestycję z 75% dofinansowaniem firma może ograniczyć koszty, skrócić czas obsługi swoich procesów,  poprawić swoje portfolio produktów.

Kluczowym elementem, który poprawiamy jest pracochłonność procesów. Czas obsługi procesów zostaje skrócony, dzięki czemu tą samą ilość pracy można wykonać mniejszą ilością osób lub tą samą ilością pracowników możemy wykonać dodatkowe zadania w inny sposób. To szczególnie istotne dziś – gdzie każda firma ma problemy z rekrutacją pracowników.  

Usprawnienia nie dotyczą jedynie wielkich spraw (wdrożeń systemu). Dużo częściej są to zmiany wewnątrz działu, które wymuszają realizację prac w innej kolejności lub w zupełnie inny sposób niż dotychczas, co często upraszcza model biznesowy.  To wszystko sprawia, że firma na naszych usługach tylko zyskuje.

 

Na czym polega realizacja naszych usług

Każda z naszych usług na ppwb.pl jest kompleksowym pakietem działań doradczych służących określonemu celowi.

Wyróżnikiem naszej oferty jest pomiar procesów biznesowych, który uzupełnia wiedzę o funkcjonowaniu firmy. Wynik przeprowadzonego pomiaru odpowiada on na kluczowe pytanie, ile czasu zajmują poszczególne czynności w procesie, co tak na prawdę najwięcej zajmuje czasu w firmie, jak rzeczywiście są powiązane poszczególne działania wewnątrz firmy, ile zajmuje nam w firmie obsługa zamówień, reklamacji,    obsługa klienta i czy można to skrócić?

Wyznaczamy standardy na rynku w zakresie pomiaru czasu w procesach biurowych. Robiliśmy to jako jedni z pierwszych na rynku i ciągle doskonalimy naszą metodykę.
Każda z usług jest realizowana jako Projekt współfinansowany ze środków unijnych, gdzie intensywność wsparcia wynosi 75%!

   

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy krótką charakterystykę każdej z usług oraz podpowiadamy, którą usługę wybrać.

Mapowanie procesów

To usługa przeznaczona dla firm, które szukają usługi mającej na celu uzyskać informacje na temat sposobu obecnego funkcjonowania organizacji.

Dlaczego to jest tak ważne?

  • w przeciągu ostatnich 10 lat rynek usług, rynek pracy, otoczenie biznesowe zmieniło się diametralnie i to wymaga transformacji;
  • konkurencja, która wystartowała 3-4 lata temu jest dziś na znacznie lepszej pozycji niż firmy założone ponad 10 lat temu;
  • nowe kanały sprzedaży (e-commerce, allegro, eksport ) zmienia radykalnie procesy ( a jeżeli tak nie jest to czas na zmianę …);
  • nowe pokolenie wymusza zmianę w podejściu do realizacji usług.

Na początku usługi opracowujemy Listę procesów, Listę dokumentów. Tworzone rejestry są tworzone wspólnie z pracownikami Klienta w trybie warsztatowym. Ponadto, budujemy listy czynności na stanowiskach i potencjalne problemy, które stanowią punkt wyjścia do opracowania map procesów. 

mapowanie procesów
mapowanie procesów

Analiza, pomiar i optymalizacja procesów

To usługa przeznaczona dla firm, które chcą dokonać istotnych zmian w sposobie funkcjonowania, czy to pod wpływem konkurencji, czy to pod wpływem słabnącej pozycji na rynku, czy też z powodu wewnętrznego przekonania, że coś trzeba zmienić. To ostatnie stwierdzenie dotyczy szczególnie  firm, które są na rynku od ponad 10 lat.

Pomiar procesów w tej usłudze jest bardzo istotnym elementem. Tylko wyniki pomiaru są w stanie obiektywnie wskazać miejsca do optymalizacji. Dla przykładu, jeżeli jest w firmie 4-5 pracowników z ponad 10 letnim stażem, to często od nich nie usłyszymy jak jest naprawdę w firmie ale jakby chcieli żeby było, co wprowadza w błąd analityków. Aby uniknąć wielu błędów lub niedopowiedzeń oferujmy właśnie kompleksową usługę obejmującą: analizę, pomiar i optymalizację procesów.

Do pomiaru angażujemy wszystkich pracowników w ramach badanych działów – od asystentów, po kierownictwo.
Dla zachowania jakości pomiaru – cały pomiar jest przez nas codziennie nadzorowany – pracownicy którzy nie uzupełniają ankiet pomiarowych otrzymują natychmiastowe przypomnienia. Ze względu na niską powtarzalność procesów w biurach – pomiar trwa zazwyczaj przez okres 1-2 miesięcy.
Równocześnie dbamy o to, by dane były wiarygodne – nasza metodyka pomiaru procesów zapewnia wiarygodność techniką 7 elementów.
Posiadamy kilka niezależnych narzędzi pomiaru. Dla wygody klienta, wszelkie narzędzia do pomiaru wypożyczamy na okres pomiaru.

Połączenie trzech usług w jedną daje precyzyjny obraz jak funkcjonuje firma, ile kosztuje obsługa danego procesu i co trzeba zrobić aby to usprawnić.

Dzięki pomiarowi procesów, proponowane przez nas rekomendacje są wyceniane w złotówkach – klient ma wiarygodną ocenę skali korzyści osiąganych w wyniku usprawnień!

Wdrożenie systemu MBO

System MBO to usługa dla firm, które potrzebują wsparcia przeprowadzaniu samego procesu zmiany.  System MBO może zostać zastosowany w przypadku gdy: firma potrzebuje wdrożyć plan oszczędnościowy, chce zwiększyć sprzedaż, wejść na nowe rynki, zmniejszyć ilość reklamacji, skrócić czas obsługi klienta, etc. Wszędzie gdzie pojawia się wyzwanie i potrzebna jest motywacja oraz cel.

MBO to nie tylko sam system informatyczny ale również metodyka i sposób podejścia do wdrażania zmian organizacyjnych. Mając na względzie istniejące problem oraz bariery wewnątrz firmy oraz wewnętrzne oczekiwania pracowników możemy opracować Mapę celów oraz wskazać dla każdej grupy celów priorytety. 

Sam system informatyczny pozwala firmie zarządzać celami oraz jest monitorować w ciągu roku.

mapowanie procesów

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów w zależności od wybranej usługi:

  • Mapowanie procesów
    • Lista procesów
    • Lista dokumentów
    • Mapy procesów AS IS
    • Plan wdrożenia zmian w przebiegach procesów
    • Opcjonalnie:
    • Instrukcje stanowiskowe
    • Procedury
  • Analiza, pomiar i optymalizacja procesów
    • Rejestr procesów
    • Lista procesów
    • Lista dokumentów
    • Dokumentacja procesów AS IS (diagramy, opis czynności, właściciele procesów, dane wejściowe/wyjściowe)
    • Analiza SWOT kluczowych procesów
    •  Pomiar procesów
    • Raport z przeprowadzonego pomiaru
    • Analiza efektywności stanowisk
    • Opracowanie rekomendacji usprawnień
    • Plan wdrożenia rekomendacji
  • System MBO
    • Analiza barier i problemów (na bazie rekomendacji lub Map procesów)
    • Raport z uzyskanych informacji o firmie, z naciskiem na zaakcentowanie celów i oczekiwań zarządu względem wdrożenia MBO
    • Procedury funkcjonowania MBO w firmie:
      oZasady funkcjonowania metodyki MBO w firmie
      oProcedura / zasady kontraktowania celów / zarządzania zmianą celów
      oProcedura / zasady rozliczania celów
      oProcedury nadzoru funkcjonowania MBO, odwoławcze
      oRegulamin premiowy (opcja)
    • Wzorcowe arkusze celów, szablon biblioteki celów / wskaźników, narzędzia wspierające (Excel)
    • Realizacja warsztatów dla menadżerów (zasady MBO, delegowanie zadań, praktyczne zasady wyznaczania celów)
    • Wypracowane wzorcowe arkusze celów

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

Opisywana usługa kończy się wraz z przedstawieniem i omówieniem z klientem Raportu usprawnień. Doskonale wiemy, że plan jest jedynie bardzo istotnym pierwszym krokiem – dlatego posiadamy ofertę wsparcia klienta we wdrożeniu usprawnień.
Tym niemniej, po realizacji pierwszego projektu dajemy klientowi swobodny wybór, czy zdecyduje się samodzielnie wdrażać uprawnienia, czy skorzysta z  naszego wsparcia.

Dla klientów oczekujących pełnego wsparcia – wdrażanie usprawnień dzielimy na konkretne projekty, dla których tworzymy kompleksowe plany projektu obejmujące szczegółowy schemat zadań mających na celu wdrożenie rekomendacji. Zadania te adresujemy konkretnym pracownikom zaangażowanym we wdrażanie zmian w formie arkuszy celów.
Obok tego prowadzimy autorski nadzór postępów, szkolimy liderów zmian, a w razie potrzeby bariery pokonujemy w ramach warsztatów Problem solving.
Oferujemy także wsparcie we wdrażaniu systemów informatycznych, tworzeniu analiz systemowych, tworzeniu procedur i instrukcji, definiowaniu struktur organizacyjnych itp.

mapowanie procesów

Uzyskiwane korzyści

Poniżej przykłady skali oszczędności wynikających z proponowanych przez nas optymalizacji w dotychczasowych projektach:

mapowanie procesów