Szersze zastosowanie analizy procesów biznesowych

Kiedy warto przeprowadzić analizę procesów biznesowych

  • W obsłudze klienta występuje mnóstwo wyjątków, które musi obsługiwać kierownik lub dyrekcja firmy
  • Procesy biznesowe w firmie nie są zdefiniowane lub nie są stosowane
  • Firma chce się dostosować do wymogów RODO
  • Karty stanowiskowe pracowników nie pokrywają się z rzeczywistymi działaniami
  • Poszczególne działy funkcjonują bez zarzutu, a jednak Zarząd ma poczucie, że koszty obsługi procesów są za wysokie
  • Każde zlecenie jest realizowane inaczej, mimo że są tego samego typu
  • Firma ma problem ze skalowalnością usług
  • Występuje duża rotacja pracowników w firmie – konieczność zatrudniania nowych pracowników i przeszkolenia ich z procedur firmy
  • Firma widzi potrzebę ograniczenia kosztów, nie ma jednak pełnego obrazu, które działania wykonuje nieoptymalnie
  • Firma chce wdrożyć system informatyczny usprawniający obieg pracy, potrzebuje dokumentacji stanu obecnego i stanu docelowego, by precyzyjnie umiejscowić system w ramach zidentyfikowanych procesów
Schemat analizy procesu biznesowego
Analiza procesów zalecana jest wówczas, gdy dostępna dokumentacja procesów w firmie jest fragmentaryczna, a świadomość na temat ich funkcjonowania niepełna.

Możliwe zastosowania analizy procesów biznesowych

Zmiany organizacyjne

Właściwie przeprowadzona analiza procesów biznesowych odkrywa rzeczywisty obraz sposobu funkcjonowania firmy.

Prowadzenie analizy na różnych szczeblach pozwala skonfrontować 3 światy:

  • teorię wynikającą ze spisanych procedur
  • wyobrażenia menadżerów na temat funkcjonowania i zarządzania firmą
  • rzeczywistość postrzeganą przez pracowników
  • … oraz rzeczywiste problemy jakie występują w firmie

Powiązanie mapy procesów z wynikami pomiaru procesów tworzy bardzo precyzyjny obraz koniecznych zmian jakie są do przeprowadzenia w firmie i to często bez potrzeby wdrażania nowych systemów informatycznych (szerzej opisane na stronie dot. Pomiaru procesów).

Wynik analizy procesów staję się dla firm często zalążkiem do uruchomienia długoterminowej optymalizacji procesów na podstawie opracowanych rekomendacji.

optymalizacja procesów biznesowych
Szczegółowa dokumentacja 

Wykonana przez nas analiza procesów daje możliwość kompleksowego wdrożenia lub usprawnienia istniejącego systemu zarządzania jakością, tj. zbudowania całego szeregu procedur / instrukcji itd., które przełożą ogólną wizję na twarde wymogi stawiane pracownikom, współpracownikom i kontrahentom. W ten sposób będzie można zapewnić, że zadania będą powtarzalnie realizowane.

Dokumentacja z przeprowadzonej analizy procesów często jest wykorzystywana przy wprowadzaniu zmian organizacyjnych czy funkcyjnych, bowiem ukazuje powiązania między działami, źródła danych, proces akceptacji dokumentów, etc.

Dokumentacja AS IS stanowi punkt odniesienia do przeprowadzenia zmian związanych z optymalizacją procesów. Bez tej dokumentacji jest bardzo trudno zrealizować precyzyjnie zmiany w sposobie działania firmy. Era zmian „na wyczucie” już minęła, brak czasu, duża konkurencja wymusza konieczność stosowania posunięć chirurgicznych – również w dziedzinie zarządzania firmą.

Opracowana dokumentacja z przeprowadzonej analizy i pomiaru procesów pomaga we wdrażaniu nowych pracowników, staje się również źródłem usprawnienia nie tylko analizowanych działów ale całej firmy.
Analiza procedur biznesowych
Dostosowanie do wymogów RODO 

Innym zastosowaniem wyników z analizy procesów jest wdrożenie nowych wytycznych RODO, w tym: identyfikacja miejsc i czynności gdzie rzeczywiście są przetwarzane dane osobowe,  zdefiniowanie zbiorów danych, określenie do czego są wykorzystywane dane osobowe, etc.

Analiza procesów pozwoli lepiej zrozumieć jakie dane przetwarzamy od dostawców, klientów, współpracowników czy stałych kooperantów. 

Zebrane w ten sposób dane w ramach analizy procesów pozwolą lepiej przygotować firmę do zmian jakie niesie ze sobą RODO od maja 2018r. Celem takiej analizy jest przede wszystkim wyeliminowanie miejsc, w których przetwarzanie danych osobowych jest potrzebne, to ułatwi firmie wywiązanie się z wszystkich wymogów jakie stawia przed przedsiębiorcami RODO.

Opracowana dokumentacja z przeprowadzonej analizy i pomiaru procesów pomaga określić miejsca przetwarzania danych osobowych.
optymalizacja kosztów dla firm

Powiązane usługi