Szybka optymalizacja procesów

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Usługa adresowana jest do firm, które potrzebują bardzo szybko wskazać miejsca w firmie do optymalizacji, tak aby ograniczyć koszty operacyjne, skrócić czas obsługi procesów w dobie kryzysu wywołanego przez COVID-19. Na podstawie naszych wieloletnich doświadczeń z poprzednich lat jesteśmy w stanie nakreślić firmie wstępną diagnozę obecnej sytuacji oraz wskazać wstępne rekomendacje działania, tak aby w maksymalnym możliwym stopniu ograniczyć koszty dodatkowe związane z zakupem systemów, usług, etc., a równocześnie aby zapewnić ciągłość działania przy ograniczonym portfelu zamówień. Wstępna diagnoza nie daje tak dokładnych wyników jak nasza główna usługa Analiza i pomiar procesów biznesowych, niemniej jednak jest wystarczająca do tego aby nakreślić plan działania na najbliższe miesiące.

W wyniku usługi, z codziennych zadań pracowników usuwane są zadania niepotrzebne, a te potrzebne realizowane są łatwiej. Ograniczone są nie tylko koszty, ale też często czas obsługi poszczególnych spraw – co ma pozytywne przełożenie na zadowolenie klienta. Usługa daje korzyści już w perspektywie krótkoterminowych „quick win” (efekty pojawiają się po 3 miesiącach)

Na czym polega usługa

Usługa jest kompleksowym rozwiązaniem bazującym na zebranych  danych  z pomiarów (ponad 1 300 000 h zaraportowanych godzin pracy) oraz opracowanych rekomendacji. Na podstawie ankiety diagnostycznej jesteśmy w stanie nakreślić konieczne działania optymalizacyjne ze szczególnym naciskiem na ograniczenie kosztów związanych z zakupem systemów zewnętrznych oraz ograniczenie kosztów pracy.

Wyróżnikiem naszej oferty jest możliwość wykorzystania danych z pomiarów procesów biznesowych, które były wykonane przed kryzysem. Co dało nam możliwość stworzenia wielu profili firm referencyjnych. Badanie diagnostyczne oraz wywiady uzupełniające pozwolą na wskazanie miejsc do optymalizacji i nakreślenie strategii działania w dobie kryzysu wywołanego COVID-19.

Wyznaczamy standardy na rynku w zakresie pomiaru czasu w procesach. Robiliśmy to jako jedni z pierwszych na rynku i ciągle doskonalimy naszą metodykę.

   

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Diagnoza problemów

Na początku usługi wykonujemy badanie diagnostyczne, które ma bardzo szybko wskazać nam miejsca do optymalizacji, z uwzględnieniem obecnej sytuacji oraz historycznych danych finansowych. Badanie diagnostyczne firmy pozwoli wskazać miejsca, w których firma powinna dokonać najpilniejszych zmian aby zoptymalizować koszty działania. Jest to uproszczone badania względem pełnej usługi gdzie w pierwszej kolejności dokonywana  jest identyfikacja procesów. W tym przypadku identyfikujemy obszary do optymalizacji, wskazujemy kluczowe miejsca do pogłębionej analizy oraz miejsca, która powinny być zoptymalizować w pierwszej kolejności aby ograniczyć koszty operacyjne.

W badaniu diagnostycznym wykorzystujemy wyniki z ostatnich 6 lat pomiaru procesów, co pozwala nam na podstawie stworzonych profili różnych firm nakreślić kierunki zmian i wstępne rekomendacje.

usługi doradcze
mapa procesów

Krok 2.

Analiza wybranych procesów  AS IS

W wyniku przeprowadzonej diagnozy wybierany obszary do pogłębionej analizy.  Mapowane są wybrane procesy, które wymagają przemodelowania. Aby poprawnie opracować mapy procesów wspieramy się wywiadami z pracownikami. Z powodu ograniczeń w przemieszczaniu się, preferujemy wykorzystanie nowoczesnych technik komunikacyjnych w oparciu o takie rozwiązania jak: zoom.as, microsoft teams, webex czy inne. W większości przypadków użycie nowoczesnych komunikatorów wraz ze współdzieleniem ekranu, współdzieleniem plików, możliwością nagrywania pozwala na efektywne przeprowadzenie wywiadów uzupełniających.
Po zakończeniu spotkań, całość modelowana jest w dedykowanych systemach modelowania procesów. Stosujemy popularną notację BPMN.
Dokumentacja WWW jest udostępniania na bieżąco z wykorzystaniem platformy Visual Paradigm. W przypadku konieczności przeprowadzamy kursy on-line jak czytać procesy i jak korzystać z narzędzia Visual Pradigm.

Krok 3.

Opracowanie raportu usprawnień

Opracowanie Raportu usprawnień to kluczowy etap projektu. Wskazujemy co należy w procesach uprościć, gdzie wyeliminować punkty decyzyjne, gdzie skonsolidować działania między działami, tak aby maksymalnie uprościć komunikację, pozbyć się marnotrawstw takich jak przestoje, nadmierna biurokracja, wyeliminowanie barier.
W kolejnym kroku budowany jest Raport usprawnień. Zależnie od specyfiki projektu, usprawnienia są konsultowane i dopracowywane z pracownikami Klienta w ramach warsztatów Problem solving.
Finalny raport usprawnień zawiera część ogólną oraz rekomendacje zmian na najbliższe 3 miesiące. Pogłębiona analiza i długoterminowe zmiany powinny być realizowane przez pełną wersję usługi Analiza, pomiar i optymalizacja procesów.

Dzięki pomiarowi procesów, proponowane przez nas rekomendacje są wyceniane w złotówkach – klient ma wiarygodną ocenę skali korzyści osiąganych w wyniku usprawnień!
mapowanie procesów

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.

  • Diagnoza kierunków zmian
  • Dokumentacja wybranych  procesów AS IS (diagramy, opis czynności, właściciele procesów, dane wejściowe/wyjściowe)
  • Mapy czynności dla poszczególnych stanowisk pracowników
  • Raport problemów / barier
  • Raport usprawnień (zalecenia optymalizacyjne)
  • Plan wdrożenia usprawnień (opcja)

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu