Digitalizacja w biznesie ma na celu zamianę wszystkich informacji analogowych w cyfrowe. Choć kojarzy się ona najczęściej tylko z OCR faktur, to jest to zaledwie jeden z jej elementów składowych. Sama digitalizacja obejmuje bowiem o wiele szerszy zakres procesów, począwszy od zamiany skanów umów w opisane dokumenty w repozytorium dokumentów (w opisie znajdują się m.in. takie informacje jak: data zawarcia umowy, data jej wykonania, kwota oraz czego dotyczy), a na przetwarzaniu i transformowaniu złożonych danych zawartych w mailach w uporządkowaną strukturę informacji kończąc.
Dlaczego digitalizacja w biznesie jest ważna?
Digitalizacja w biznesie pełni bardzo ważną funkcję – usprawnia i zwiększa wydajność oraz efektywność funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Z przeprowadzonych przez naszą firmę w ponad 40 firmach badań wynika, że nieefektywna obsługa dokumentów generuje znaczące koszty wewnętrzne i pochłania dużo czasu pracowników (poświęcają oni średnio około od 0,5 do 1 godziny na szukanie informacji). Kłopotliwy jest sam proces wyszukiwania, przeglądania oraz dostęp do archiwum papierowego lub archiwum maili. Im bardziej złożona jest struktura organizacyjna danej firmy i im więcej pracowników jest w niej zatrudnionych, tym większy jest koszt wewnętrzny obsługi takich dokumentów.
Digitalizacja to usługa przeznaczona dla wszystkich firm, które chcą uporządkować obieg dokumentacji (faktur, umów, protokołów, zamówień, reklamacji, delegacji, wniosków urlopowych itp.). Zamiana wszystkich informacji papierowych na ich wersje cyfrowe usprawnia działanie procesów w firmach, zwiększa rentowność przedsiębiorstwa oraz skuteczność wszystkich przeprowadzanych w nim działań, a dodatkowo minimalizuje koszty.
Na czym polega digitalizacja procesów w firmach?
Digitalizacja procesów w firmach to usługa składająca się z wielu różnych elementów:
- audytu funkcjonowania przedsiębiorstwa, z którego można dowiedzieć się, gdzie są tworzone dokumenty w firmie i w jaki sposób po niej krążą, dzięki czemu można wysnuć wnioski dotyczące tego, jak ma przebiegać digitalizacja informacji w konkretnej firmie, aby przyniosła optymalne efekty,
- dobranie odpowiedniego sprzętu oraz oprogramowania, dzięki którym możliwe będzie przeprowadzenie digitalizacji (np. skaner czy system OCR),
- wdrożenie parserów maili umożliwiających wyławianie i przetwarzanie kluczowych informacji zawartych w ich niesformatowanym i nienadającym się do automatycznego przetwarzania tekście w uporządkowaną strukturę danych w wersji cyfrowej,
- wdrożenie reguł, których celem jest poprawienie organizacji pracy w biurze,
- stworzenie bazy wzorców dokumentów z kodami dla systemu OCR,
- konfiguracja systemu OCR,
- opracowanie stosownych procedur i instrukcji,
- przygotowanie szablonów dokumentów pod digitalizację,
- wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, czyli workflow, który poprzez automatyzację procesów biznesowych przynosi wiele korzyści.
Warto pamiętać, że digitalizacja procesów w firmach nie polega jedynie na skanowaniu dokumentów, lecz na całkowitym wyeliminowaniu dokumentacji papierowej i zastąpieniu jej o wiele łatwiej dostępną informacją cyfrową. Aby to osiągnąć, należy na podstawie audytu funkcjonowania danego przedsiębiorstwa zaprojektować optymalny przepływ informacji, dobrać odpowiednie oprogramowanie oraz sprzęt, a następnie wdrożyć zaprojektowany wcześniej system elektronicznego przepływu informacji. Działania te są wieloetapowe i złożone, dlatego digitalizacja powinna być przeprowadzana przez profesjonalną firmę specjalizującą się w optymalizacji procesów biznesowych.
Copyright © 2022 NovaPraxis
