Jak dobrać właściwe oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentami?

Faktury, umowy, protokoły, wnioski czy korespondencja – wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania tymi dokumentami znacznie usprawnia funkcjonowanie firmy i pozwala obniżyć koszty wewnętrzne, nie tyle przy samej rejestracji tych dokumentów co przy ich przetwarzaniu czy przy konieczności sięgania do danych archiwalnych. Przy obecnym tempie cyfryzacji i digitalizacji, w zasadzie w firmie nie powinno posługiwać się już dokumentami papierowymi lub mailami, które również należy traktować jako nieprzetworzone informacje.

Na co zwrócić uwagę podczas wyboru oprogramowania do obiegu dokumentów? Na to pytanie odpowiadamy w artykule.

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Rosnące koszty obsługi dokumentacji papierowej, długi czas wyszukiwania informacji, utrudniony przepływ wiadomości, akceptacja dokumentów, szybkość dostępu do ustrukturalizowanej informacji czy brak właściwych zabezpieczeń poufnych danych – to tylko niektóre z powodów, przez które coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznego obieg dokumentów. Tego typu systemy usprawniają codzienne działanie przedsiębiorstwa i ograniczają koszty wewnętrzne, przede wszystkim przez skrócenie czasu gdzie jest faktura, czy kwota się zgadza z zamówieniem, kto ma ją zaakceptować, etc. To są wewnętrzne dość wysokie koszty. Badania wskazują, że obsługa archiwizacji i dostęp do archiwalnych dokumentów może zajmować nawet 10% czasu działów backoffice, a systemy obiegu dokumentów skutecznie  ograniczają koszty wewnętrzne.

Digitalizacja dokumentów, a więc zamiana informacji analogowych w cyfrowe, wiąże się z wieloma korzyściami – od skrócenia czasu wyszukiwania danych po zapewnienie im bezpieczeństwa. Jako specjaliści od zarządzania procesami biznesowymi wybór konkretnego oprogramowania uzależniamy od wyników przeprowadzonej analizy procesów i przepływu informacji.

Kryteria wyboru oprogramowania do zarządzania dokumentami

Przed wyborem oprogramowania należy określić, jakiego typu dokumenty będą podlegać elektronicznemu obiegowi i którzy pracownicy będą z niego korzystać. Istotne są także liczba dokumentów przetwarzanych w ciągu miesiąca przez firmę oraz wykorzystywane obecnie oprogramowania biznesowe – ważne, by system elektronicznej organizacji dokumentów był z nimi kompatybilny.

Podstawą efektywnego zarządzania procesami biznesowymi jest dostosowanie rozwiązań do specyfiki działania konkretnej firmy. Naszym klientom proponujemy wsparcie w doborze oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów realnie dopasowane do ich potrzeb. Dobry program musi być intuicyjny i łatwy w obsłudze oraz spełniać stawiana wymagania funkcjonalne i techniczne, które definiujemy w ramach projektu. Tylko takie podejście pozwoli wdrożyć SOD z sukcesem.