Optymalizacja procesów w placówkach medycznych

Rynek medyczny w Polsce

Większa świadomość Polaków oraz pozytywny trend w gospodarce sprawia też, że coraz chętniej wykupywane są abonamenty medyczne przez pracodawców, regularnie robione są badania profilaktyczne,  a także coraz częściej korzystamy z zabiegów medycyny estetycznej. 

Brak przejrzystych reguł sprawia, że usługi medyczne świadczone są zarówno w modelu państwowym jak i prywatnym. To sprawia, że cały model staje się bardzo skomplikowany, i nieefektywny a to sprzyja powstawaniu wąskich gardeł, czy tzw. marnotrawstwa znanego z technik lean management.

Rosnący rynek usług medycznych sprawia, że coraz więcej osób będzie korzystać z prywatnej służby zdrowia, a to z kolei pociąga za sobą wzrost konkurencyjności – wyścig ten wygrają jednostki lepiej  przygotowane.

Przychodnie

Placówki służby zdrowia, skupiające szeroki wachlarz poradni specjalistycznych oraz oferujące podstawowy zakres badań ambulatoryjnych kojarzone są nadal głównie z tłumem pacjentów, zajętym telefonem rejestracji i odległymi terminami wizyt. Każde dublowanie działań, nadmierna weryfikacja, obsługa niepotrzebnych wyjątków, niedookreślony zakres odpowiedzialności generują niepotrzebne koszty. Analiza, pomiar i optymalizacja procesów w placówkach medycznych pozwalają usprawnić procesy obsługowe poprzez jasny podział obowiązków i optymalizację ruchu pacjentów.

Centra medyczne

Placówki medyczne zakładane prywatnie od podstaw charakteryzuje często szybki, ale słabo kontrolowany rozwój. Wraz z nowymi pacjentami przybywają nowe usługi, a za tym przybywa obowiązków administracyjnych jak zarządzanie dokumentacją, logistyka zakupowa, współpraca z podwykonawcami, czy też konieczność rozbudowy kanałów komunikacji z pacjentami a także dostosowanie oferty do potrzeby rynku. Zarządzanie taką placówką ma charakter wielowymiarowy i posiadanie odpowiednich danych może mieć kluczowe znaczenie w zdobyciu przewagi konkurencyjnej. Analiza i pomiar procesów pozwalają określić realne koszty obsługi procesów biznesowych oraz zidentyfikować najbardziej kosztowne działania i marnotrawstwa –  na takich realnych,danych można optymalizować procesy.

Kliniki

Specjalistyczne podmioty lecznicze działające przy szpitalach lub uczelniach medycznych posiadają często skomplikowany system powiązań procesowych między świadczeniem opieki zdrowotnej, prowadzeniem prac dydaktycznych i badawczych oraz realizacją zadań związanych z kształceniem w zawodach medycznych. Dzięki opracowanej na etapie analizy mapie procesów, obrazującej powiązania między poszczególnymi jednostkami i procesami oraz danym liczbowym z pomiaru tych procesów (np. poziomu wykorzystania sprzętu medycznego) można kompleksowo spojrzeć na problemy i bariery występujące w codziennej pracy a następnie ułożyć realny do wykonania Plan usprawnień.

Bezpieczeństwo oraz przetwarzanie danych osobowych pacjentów w placówkach medycznych

28 maja 2018r. wchodzi w życie RODO (GDPR), czyli nowe unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych, które nakłada szereg obowiązków na podmioty, które gromadzą i przetwarzają dane dotyczące osób fizycznych. Optymalizacja procesów w placówkach medycznych musi uwzględniać aspekty bezpieczeństwa informacji w każdym analizowanym i projektowanym procesie.

W wyniku przeprowadzonej analizy procesów identyfikujemy miejsca przetwarzania danych osobowych pacjentów wraz z wstępną oceną stopnia zabezpieczenia tych danych, w tym:

• czy jesteś przygotowany do RODO?
• kim jest Inspektor Ochrony Danych i czy musisz go powoływać?
• w jakich procesach przetwarzasz dane osobowe pacjentów?
• jakie rejestry danych posiadasz?
• w jakim zakresie masz prawo do przetwarzania danych pacjentów oraz czy dane te są chronione w odpowiedni sposób?
• czy posiadasz Politykę bezpieczeństwa informacji i procedury udostępniania informacji, przekazywania ich innym podmiotom (w tym poza UE) oraz archiwizowania i usuwania danych?
• czy znasz konsekwencje finansowe nowych wytycznych dotyczących ochrony danych osobowych?

Pomiar procesów w placówkach medycznych

Dyrektorzy placówek medycznych szukają metod na wzrost efektywności usług i personelu, ale nie ma na to jednej prostej recepty. Sam rozwój oferty jest już niewystarczający, aby osiągnąć przewagę konkurencyjną. Szansą jest optymalizacja procesów w placówkach medycznych poparta mocnymi, realnymi danymi.

Skuteczną metod pozyskania informacji o potencjale posiadanych zasobów, nieefektywności zasobów ludzkich jest analiza i pomiar procesów.

Analiza procesów ułatwia wyłapanie wąskich gardeł, zależności, wyjątków, które zazwyczaj niepotrzebnie komplikują cały proces. Natomiast sama analiza nie pozwoli efektywnie zaplanować działań naprawczych, gdy w głównej mierze opiera się na wywiadach z ludźmi, a tu często słyszy się maginczne „nie da się…”.

Pomiar procesów to wielowymiarowa analiza czasu wykonywanych czynności w ramach zidentyfikowanych procesów począwszy od administracji poprzez personel medyczny. W pomiarze biorą udział wszyscy pracownicy/współpracownicy. Pomiar poprzedzony jest szkoleniami dla personelu i realizowany jest przez okres 1-go miesiąca przy pełnym wsparciu z naszej strony. Uzyskane dane z pomiaru procesów wykorzystujemy do wskazania przyczyn niskiej efektywności. W połączeniu z wynikami analizy procesów całość stanowi materiał do opracowania rekomendacji i Planu optymalizacji procesów.

Współpraca

W ramach współpracy z naszymi klientami proponujemy przejrzyste i proste zasady. Wspieramy klientów od momentu zdefiniowania problemu, poprzez zaplanowanie Działań Naprawczy, po sam proces wdrożenia zmian organizacyjnych.