Budowa firmowej biblioteki procedur

Stworzenie firmowej biblioteki procedur to korzyści zarówno dla kadry zarządzającej jak i dla samych pracowników. Zebranie kluczowych dokumentów w jednym miejscu pozwala zachować porządek oraz usprawnia organizację pracy zespołów. Stworzenie takiej bazy wiedzy powinno iść w parze z usystematyzowaniem posiadanych dokumentów oraz ustaleniem ich dostępności dla poszczególnych osób.

Korzyści dla pracowników

Biblioteki procedur sprawdzają się we wszystkich firmach, w których wykonywane są powtarzalne procesy oraz, którym zależy na wprowadzeniu ładu organizacyjnego. Nic tak nie usprawni przygotowania zestawienia wyników czy sporządzenia prognoz, jak jednolity standard wykonywania zadań ustalony dla wszystkich pracowników na danym stanowisku. Większość z nas doświadczyła sytuacji, kiedy pracownik posiadający unikalną wiedzę nie zjawił się w pracy, przez co pewne rzeczy nie były możliwe do wykonania z tą samą jakością co zwykle. Zdarza się, że celem uniknięcia takiej sytuacji komuś odmawia się urlopu. Ustalony i opublikowany do wiadomości wewnętrznej standard wykonywania danej czynności to korzyść dla danego działu oraz innych działów uczestniczących w wykonywaniu konkretnego procesu. Budowa biblioteki procedur ułatwia pracę nie tylko doświadczonym pracownikom obejmującym dane stanowisko od dłuższego czasu, ale także nowym, którzy dopiero poznają organizację. Udostępniane w bibliotece procedury, instrukcje i formularze są doskonałym materiałem szkoleniowym, który docelowo optymalizuje proces wdrażania nowych pracowników, poprzez zmniejszenie ilości czasu poświęcanego na coaching i szkolenia przez bardziej doświadczonych kolegów.

Ład organizacyjny

Biblioteka procedur pozwala wprowadzić w firmie ład organizacyjny oraz trzymać większą kontrolę nad tym kto ma dostęp do jakich dokumentów. Daje pracownikom możliwość korzystania z tych materiałów, których potrzebują oni do wykonywania swoich obowiązków. Pozwala także na dzielenie się wiedzą, dzięki czemu ograniczone zostają sytuacje, kiedy przydatna dla szerszej grupy odbiorców wiedza należy wyłączenie do jednej jednostki organizacyjnej.

Kolejną bardzo dużą korzyścią, którą niesie za sobą wprowadzenie biblioteki procedur jest posiadanie jednego, konkretnego miejsca, z bazą wiedzy. Wiele firm nadal boryka się z problemem rozproszenia informacji pomiędzy wieloma systemami, platformami i narzędziami, co skutkuje wydłużonym czasem poszukiwania potrzebnych informacji oraz zwiększa ryzyko ich utraty.

Implementacja biblioteki procedur

Wprowadzenie biblioteki procedur, która będzie przydatna i użyteczna dla przedsiębiorstwa, a nie okaże się kolejną kulą u nogi, wymaga odpowiedniego zaplanowania i ustrukturyzowania. Jako zespół Nova Praxis, opierając się na doświadczeniu zdobytym w dotychczas przeprowadzonych projektach, proponujemy w tym celu zastosowanie metodyki Agile Procedure Library. Wyznacza ona zbiór reguł i założeń, dzięki którym ogół procedur ma przystępną formę, a całość jest uporządkowana, przez co łatwo jest się w tym odnaleźć. Obok procedur, metodyka Agile Procedure Library wykorzystuje również inne typy dokumentów: instrukcje (szczegółowe rozwinięcia procedur), standardy (dokumenty słownikowe), checklisty – świetnie sprawdzające się zamiast szczegółowych instrukcji, a także wszelkie oficjalne, firmowe formularze.

Posiadanie dokumentów w jednym, łatwo dostępnym i administrowanym systemie pozwala utrzymać je aktualnymi i użytecznymi. Daje czytelnikom możliwość komentowania i zgłaszania udoskonaleń. Dzięki temu dobrze przygotowana biblioteka procedur staje się wygodnym i codziennym narzędziem przekazywania wiedzy między pracownikami.