W wielu firmach panuje błędne przekonanie, że praca w działach backoffice (księgowość, kadry, administracja, recepcja, biuro obsługi klienta, biuro zarządu, etc.) nie jest skomplikowana i da się w prosty sposób zoptymalizować. Tymczasem,  optymalizacja kosztów działów backoffice, jako działów wspierających biznes, w  wielu przypadkach wiąże się z koniecznością wprowadzania zmian w funkcjonowaniu zarówno samych działów backoffice, jak i innych działów w firmie. Zastosowanie rozwiązań z lean management w biurze daje możliwość znalezienia szybko miejsc, które wymagają optymalizacji, warto skupić się na kilku grupach marnotrawstw charakterystycznych dla pracy w biurze:

• oczekiwanie (np: czekanie na instrukcje, nadmierny proces decyzyjny)
• nadmierne przetwarzanie (np: przepisywanie danych, ponawianie pracy wykonanej wcześniej)
• nadmierny transport (np: organizacja pracy zmuszająca do nadmiernego przemieszczania się)
• nadmierny ruch ( np: wyszukiwanie informacji, wielokrotne przełączanie się pomiędzy ekranami aplikacji, brak mechanizmów usprawniających przenoszenie danych między aplikacjami, przepisywanie danych między systemami)
• błędy w pracy (ignorowanie błędów innych, samoczynne ich naprawianie zamiast ich zapobieganiu u źródła, wprowadzenie procedur i instrukcji, które zapobiegną sytuacjom)
• niewykorzystany potencjał ludzi (stworzenie mechanizmów, w których ludzie będą mogli podzielić się swoimi pomysłami na usprawnienia).

Wykorzystanie wyników pomiaru do analizy powiązań między działami  

• Zidentyfikowany problem początkowy: wysokie koszty procesów wspierających
• Poczynione działania:  zastosowanie zasad Lean management w biurze do identyfikacji „marnotrawstw”
• Zdiagnozowane problemy po pomiarze procesów: 
  • braku komunikacji między działami – działy ustalają własne procedury w tych samych obszarach, stąd było niepotrzebne przesyłanie dokumentów, nadmierne elementy decyzjne
  • braku zaufania do pracy innych – działy „wolą sprawdzać pracę samodzielnie”, zamiast wymagać poprawy jakości od właściwych dostawców usług
  • brak osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy 
  • zadania były źle sprecyzowane  i powodowały „duplikację pracy” w różnych działach
• Rozwiązanie: identyfikacja „marnotrawstw” i ustalenie nowych przebiegów procesów z uwzględnieniem precyzyjnego podziału zadań między działami.

Wykorzystanie wyników pomiaru do wyliczenia rzeczywistego narzutu kosztów dla jednostek biznesowych

• Zidentyfikowany problem początkowy: niska rentowność określonych grup produktowych po wprowadzeniu nowych produktów
• Poczynione działania: tworzenie kluczy rozliczeniowych, ale one nie odzwierciedlały rzeczywistych zmian w strukturze produktów
• Rozwiązanie: 
  • Zmierzenie realnego zaangażowania poszczególnych działów w proces sprzedaży dla każdej grupy produktowej
  • Porównanie z obecnym modelem rozliczeniowym i dokonanie korekt przy wyliczeniach marży dla poszczególnych grup produktowych. W konsekwencji zmiana strategii sprzedaży.
  • Niewykorzystany potencjał ludzi doprowadził do strat w modelu sprzedażu
  • Wykonanie pomiaru procesów pozwoliło na  obiektywną ocenę rzeczywistej efektywności biznesowej poszczególnych jednostek

• Dostrzeganie roli działów backoffice w firmie
• Dla zbalansowania presji na utylizację w działach administracyjnych  – akceptacja zaraportowanych kosztów przez biznesowych odbiorców usług
• Możliwość zdefiniowania jasnych celów dla menadżerów backoffice w zakresie optymalizacji kosztu – możliwość obiektywnego pomiaru procesów
• Możliwość śledzenia kosztu usług wzajemnie między działami backoffice – koszty pracownika działu A poświęcone na rzecz działu B 
• Ujawnienie rzeczywistych powodów wzrostu kosztów w działach backoffice -często niegospodarność w innych działach ma duży wpływ na obsługę wyjątków 
• Działy backoffice generują ogromną ilość raportów i zestawień często w Excel – analiza procesów pozwala określić źródła danych i wykonać makra, które dużą część pracy potrafią zautomatyzować

Od czego zacząć?

Zastosowanie rozwiązań Lean Management w biurze jest uzależnione od skali oczekiwanej optymalizacji (wybrane zagadnienie, cały dział, cała firma). Metodyka Lean Management została opracowana na potrzeby  usprawnienia działów produkcyjnych, natomiast pewne elementy można zaadoptować do zmian w firmach usługowych gdzie przeważa praca biurowa. Równie ważne co zakres oczekiwanej optymalizacji jest sam wyzwalacz do przeprowadzenia zmian w organizacji firmy.

Dlatego oferując firmie kompleksowe rozwiązanie dobieramy jedną z naszych usług do Państwa potrzeb i oczekiwań co do zakresu optymalizacji, w tym:

• Audyt efektywności firmy
• Badanie efektywności procesów
• Analiza pomiar i optymalizacja procesów