Wdrażanie zmian organizacyjnych

W skrócie

Dla kogo przeznaczona jest usługa?

Świadome firmy dostrzegają konieczność dokonania zmian w obszarze sposobu działania i oferowanych produktów i usług. Wraz z zakończeniem lock down wywołanym COVID-19 modyfikacji ulegają przyzwyczajenia konsumentów w bardzo wielu płaszczyznach, a to jest największy impuls do zmian, a wręcz transformacji firm. Rekalkulacji podlegają niemal wszystkie plany sprzedażowe, modele biznesowe. Rok 2020 jest wyjątkowy pod względem wyzwań jakie stoją przed firmami. Wiele firm nie może już zwlekać z przeprowadzaniem zmian. To jest ten moment, w którym firmy będą musiały dokonać istotnych zmian oraz dokonać istotnych usprawnień w swoich procesach, produktach i usługach.
Wiele zakładów produkcyjnych musiało się w bardzo krótkim czasie dostosować się do nowych wyzwań na rynku. Zmniejszony popyt, niższe ceny, przerwane łańcuchy dostaw no nowe wyzwania dla firm. Wiele firm zdało sobie sprawę, że nie ma powrotu do stanu sprzed pandemii i musi dokonać istotnych zmian w swoim modelu biznesowym.

Główne korzyści wynikające z usługi

Firmy zaczynają rozumień sens stwierdzenia „problemy klientów moich klientów stają się moimi problemami”. Do przeprowadzania zmian bazujemy ma model 4Ps (Product, Process, Position, Paradigm) do wdrażania innowacji w przedsiębiorstwach. Kluczem w naszym podejściu do implementacji zmian w firmie jest kompleksowe podejście do procesu wdrażania zmian. Chcąc wdrożyć nowy produkt/usługę musimy pamiętać, że konieczna będzie również zmiana procesów, wpłynie to również na naszą pozycję rynkową (być może samym celem jest zwiększenie udziału na rynku), a w konsekwencji  zmieni to nasz dotychczasowy model biznesowy.

Aby osiągnąć równowagę w całym procesie zmiany konieczne jest zastosowane określonych zmian dla każdego „Ps”. Process – analizę oprzemy o mapę procesów, Product – analizę oprzemy o wartość dodaną dla innowacyjnego produktu, Postion oprzeć można o analizę konkurencyjności lub analizę 5 sił Portera aby ocenić wpływ substytutów oraz firm konkurencyjnych na pozycję danej firmy

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Analiza obecnej sytuacji

Pierwszym etapem naszej usługi Zmiany organizacyjnej, inaczej mówiąc Business Change jest audyt przedsiębiorstwa, w szczególności identyfikacja procesów biznesowych funkcjonujących w firmie na poziomie N-1, analiza problemów i barier jakie występują  w organizacji, analiza podstawowych wskaźników finansowych. To istotny etap w całej usłudze, gdyż pozwala określić aktualny sposób przepływu informacji, powiązania między jednostkami, kluczowe bariery oraz obszary w firmie, które napotkają największy opór przed zmianami wśród pracowników. Korzystając z wideokonferencji lub spotkań bezpośrednich odbędą się wywiady z managerami i wybranymi pracownikami, którzy wyjaśnią niezbędne do analizy aspekty oraz uzupełnią dane o swoje spostrzeżenia dotyczące problemów, zadań najbardziej czasochłonnych oraz metod ich realizacji. Wiedza ta jest niezbędna do prawidłowego zdiagnozowania obszarów wymagających usprawnień oraz możliwych do zastosowania kierunków optymalizacji  w celu poprawy wydajności pracy wybranych działów.

mapa procesów firmy

Krok 2.

Analiza procesów i innowacja produktowa

Nasi pracownicy w oparciu o zebrany materiał opracują mapę procesów dla kluczowych procesów identyfikując jednocześnie kluczowe procesy, najbardziej czasochłonne i obniżające efektywność czynności na poszczególnych stanowiskach. Prawidłowo przeprowadzona analiza i właściwa identyfikacja procesów jest podstawą do opracowania listy najbardziej koniecznych usprawnień. Uzupełnieniem mapy procesów AS IS jest przeprowadzenie analizy wartościowania wybranych produktów wraz określeniem, które z procesów mają największy wpływ na wartość dodaną innowacyjnych produktów. Każda zmiana ma również aspekt społeczny, więc analizując obszar zmiany zwracamy uwagę na miejsca, gdzie organizacja napotka na problem wewnętrzny lub zewnętrzny

Krok 3.

Identyfikacja obszarów do usprawnień

Efektem prac Etapu 3 będzie lista obszarów wymagających natychmiastowej reakcji oraz lista usprawnień, które pozytywnie wpłyną na efektywność funkcjonowania firmy oraz wdrażane innowacje i zmiany organizacyjne. Opierając się na naszym doświadczeniu i wiedzy opracowana zostanie spersonalizowana lista rekomendacji, które zostaną zaprezentowana Zarządowi wraz z szacunkowymi kosztami oraz korzyściami z nich wynikającymi. Po wyborze ostatecznej listy rozwiązań, na które zdecyduje się Zarząd, opracowany zostanie Plan wdrożenia zmian wraz z harmonogramem.  Na liście rekomendacji zostaną również zamieszczone rekomendacje, których nie należy w pierwszej kolejności wdrażać, pomimo spodziewanych korzyści ekonomicznych. Jest to kluczowa informacja dla osób zarządzających aby osiągnąć maksimum korzyści przy jednoczesnym zredukowaniu ryzyka, że określone zmiany nie zostaną pozytywnie przyjęte.

mbo

Krok 3.

Projektowanie stanowisk i opracowanie dokumentacji

Efektem etapu 4 jest analiza pozyskanych danych opracowanie wizji procesów TO BE  oraz  stworzenie dokumentów standaryzujących organizację. W oparciu o pozyskane informacje nasi specjaliści opracują karty działów oraz stanowisk, które są kluczowym elementem w wyznaczaniu nowych obowiązków w ramach . Efektem poprawnie zaprojektowanych stanowisk pracy jest optymalne wykorzystanie kompetencji i wiedzy oraz umiejętne zabezpieczenie realizowanych kluczowych zadań w ramach procesów biznesowych. Dodatkowo, co warto podkreślić, pracownik świadomy swoich obowiązków pracuje wydajniej, a umiejętny podział obowiązków wpływa na efektywność współpracy pomiędzy działami. Prawidłowo opracowane karty pozwalają na wykluczenie konfliktów wewnątrz działowych oraz stanowią bazę wiedzy kompetencji w firmie.

Produkty projektu

W ramach przeprowadzenia usługi klienci otrzymują wybrane produkty:

  • Mapy czynności
  • Macierz kompetencji technicznych
  • Karty działów
  • Karty stanowisk

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

Możliwość rozszerzenia usługi:

  • Stworzenie mapy połączeń procesowych

Lista procesów występujących w firmie jest bazową wiedzą, którą powinno się charakteryzować każde dobrze zarządzane przedsiębiorstwo. Kolejnym krokiem powinna być świadomość kadry zarządzającej z połączeń wynikających między kolejnymi procesami. Mapa połączeń daje świadomość tzn. „wąskich gardeł”, a to pozwala na identyfikacje procesów wymagających większego nadzoru i eliminacji potencjalnych powodów przestoju na ich etapie.

  • Pomiar procesów

Identyfikacja czynności procesowych, projektowych i pozaprocesowych realizowanych w ramach przedsiębiorstwa pozwala dokonać skutecznej analizy, ile czasu firma traci w ramach poszczególnych procesów, jak obniżyć koszty wewnętrzne obsługi procesów oraz gdzie nasze produkty najwięcej tracą w całym łańcuchu wartości wypracowanej dla kluczowych produktów. 

  • Stworzenie procedur / instrukcji

Wiedza z zakresu głównych procesów, połączeń między nimi, a nawet przebiegu jest niezbędna do prawidłowego zarządzania organizacją. Inną kwestią jest usprawnienie działań pracowników wykonujących bezpośrednie czynności, w tym celu opracowywane są procedury i instrukcje, które bardziej lub mniej szczegółowo określają kolejne niezbędne czynności i sposoby ich wykonywania. Opracowanie bazy procedur i/lub instrukcji przy współpracy z pracownikami jest świetną metodą na gromadzenie wiedzy wewnątrz organizacji oraz wdrażanie nowych pracowników w trakcie rozwoju firmy.

  • Standaryzacja procedur / instrukcji wewnetrznych

Spójność i przejrzystość dokumentów wpływa pozytywnie na efektywność pracy i tworzy poczucie dobrego zarządzania firmą. Standaryzacja dokumentów to praca nie tylko nad wizualną prezentacją treści, ale również spójnością nomenklatury oraz dopasowanie jej do terminów używanych w firmie. Język oraz przekaz spersonalizowane pod daną organizację pozytywnie wpływają na efektywność pracy i wydajność pracowników.