Szybka optymalizacja procesów – post Covid-19

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Usługa adresowana jest do firm, które w krótkim czasie wprowadziły szereg zmian organizacyjnych wpływających na produktywność, wydajność i efektywność działania firmy. Zmiany wynikające z narzuconej przez czynniki zewnętrzne rzeczywistości nie stanowią przemyślanej strategii, a tylko odpowiedź na sytuację rynkową. Brak planu, opracowania strategii i istotność szybkiej reakcji wpływają na jakość podejmowanych decyzji oraz pominięcie istotnych elementów, które wpłyną na całą działalność firmy. Nasza usługa polega na analizie wprowadzonych lub planowanych zmian, identyfikacji elementów istotnych oraz dążenia do maksymalizacji efektywności pracy. Bazując na doświadczeniu oraz wiedzy nasi pracownicy przeprowadzą analizę procesów występujących w organizacji, zidentyfikują problemy oraz dublowanie czynności oraz zarekomendują korzystne usprawnienia.

 

Na czym polega usługa

Usługa ma na celu identyfikację usprawnień, które wpłyną na wzrost efektywności pracy. Korzystając z ankiet oraz wideokonferencji z wyznaczonymi pracownikami stworzona zostanie lista procesów realizowanych w przedsiębiorstwie w ramach której zidentyfikowane zostaną procesy najistotniejsze. Na podstawie ankiety dla pracowników uczestniczących w danych procesach oraz spostrzeżeń własnych, określone zostaną problemy, które ujęte zostaną w etapie analizy. Docelowym produktem, który pragniemy Państwu zaproponować jest gotowa lista rozwiązań i rekomendacji, które usprawnią działanie Państwa organizacji. Dodatkowo, w razie potrzeby służymy również wsparciem we wdrożeniu zmian i monitorowania ich efektów.

   

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Identyfikacja procesów (wersja uproszczona)

Pierwszym elementem usługi jest analiza przedsiębiorstwa oraz identyfikacja głównych procesów funkcjonujących w firmie. Korzystając z wiedzy dziedzinowej przygotujemy ankiety wspomagające etap identyfikacji, które pomogą nam spojrzeć ogólnie na analizowany dział. Wiedza ta będzie podstawą do zapoznania się z ogólnym funkcjonowaniem firmy oraz przygotowaniem bazy do kolejnego etapu identyfikacji. Następnie korzystając z wideokonferencji odbędą się krótkie rozmowy z pracownikami, którzy wyjaśnią niezbędne do analizy aspekty oraz uzupełnią dane o swoje spostrzeżenia dotyczące problemów, zadań najbardziej czasochłonnych oraz metod ich realizacji. Wiedza ta jest niezbędna do prawidłowego zdiagnozowania obszarów wymagających usprawnień oraz optymalizacji możliwych do zastosowania w celu poprawy wydajności pracy działu.

usługi doradcze
mapowanie procesów

Krok 2.

Identyfikacja obszarów do usprawnień

Nasi pracownicy w oparciu o zebrany materiał opracują ostateczną listę głównych procesów identyfikując jednocześnie procesy najistotniejsze, najbardziej czasochłonne oraz czynności zdublowane. Prawidłowo przeprowadzona analiza i właściwa identyfikacja procesów jest podstawą do opracowania listy najbardziej efektywnych usprawnień. Efektem tej analizy będzie lista problemów oraz obszarów wymagających natychmiastowej reakcji oraz lista propozycji optymalizacji, które pozytywnie wpłyną na wydajność firmy. Opierając się na naszym doświadczeniu i wiedzy opracowana zostanie spersonalizowana lista rekomendacji, które zostaną zaprezentowane Zarządowi organizacji wraz z kosztami oraz korzyściami z nich wynikającymi. Po wyborze ostatecznej listy rozwiązań, na które zdecyduje się Zarząd, opracowany zostanie plan szczegółowy plan ich wdrożenia wraz z harmonogramem kolejnych prac.

Nasze doświadczenie opiera się na przeanalizowaniu
ponad 1200 procesów i przeprowadzeniu badań
ponad 1,1 mln zaraportowanych godzin.

Krok 3.

Wdrożenie rekomendacji i rozwiązań

Opracowany plan wdrożenia obejmować będzie listę proponowanych rozwiązań oraz szczegółowy harmonogram ich realizacji. Akceptacja i wybór ostatecznych opcji do realizacji odbywać się będzie przy konsultacji z naszymi specjalistami w trakcie wideokonferencji. W ramach wdrożenia przewiduje się opracowanie konkretnych dokumentów oraz schematów zarządzania gotowych do implementacji wewnątrz organizacji. Produktem docelowym usługi będzie repozytorium dokumentów, szczegółowy plan komunikacji zmian w organizacji oraz metody nadzoru wdrożenia. Celem opracowanej dokumentacji jest przygotowanie gotowego planu umożliwiającego wprowadzenie zmian przez organizację. W razie zainteresowania, w zakresie wsparcia w samym wdrożeniu jesteśmy gotowi przejąć nadzór nad komunikacją oraz służymy wsparciem w samej implementacji zmian w firmie.

W ramach danej usługi przewidziany jest szereg możliwości rozszerzenia zakresu prac o dodatkowe elementy i dokumenty. Dostępne rozszerzenia opisane są poniżej, jednak jesteśmy otwarci również na inne potrzeby naszych Klientów.

Produkty projektu

W ramach przeprowadzenia usługi klienci otrzymują wybrane produkty:

  • Raport zidentyfikowanych procesów realizowanych w przedsiębiorstwie
  • Raport zidentyfikowanych problemów oraz obszarów wymagających optymalizacji
  • Raport proponowanych zmian i usprawnień
  • Plan wdrożenia usprawnień wraz z metodami nadzoru nad ich wprowadzaniem
  • Plan komunikacji zmian.

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

 

mapowanie procesu

Możliwość rozszerzenia usługi:

  • Stworzenie mapy połączeń procesowych

Lista procesów występujących w firmie jest bazową wiedzą, którą powinno się charakteryzować każde dobrze zarządzane przedsiębiorstwo. Kolejnym krokiem powinna być świadomość kadry zarządzającej z połączeń wynikających między kolejnymi procesami. Mapa połączeń daje świadomość tzn. „wąskich gardeł”, a to pozwala na identyfikacje procesów wymagających większego nadzoru i eliminacji potencjalnych powodów przestoju na ich etapie.

 

  • Stworzenie diagramów procesów

Identyfikacja procesów realizowanych w ramach przedsiębiorstwa wraz z połączeniami występującymi między nimi jest pierwszym etapem analizy procesowej. Dla firm zainteresowanych szczegółową optymalizacją konkretnych procesów oferujemy stworzenie diagramów procesów w formie graficznej (poziom n-1, n-2) prezentujące szczegółowe połączenia i czynności realizowane w ramach procesu. Jest to idealny materiał do opracowywania optymalizacji czasu, eliminacji potencjalnych zagrożeń i problemów oraz zarządzania bieżącą pracą działu.

 

  • Stworzenie procedur / instrukcji

Wiedza z zakresu głównych procesów, połączeń między nimi, a nawet przebiegu jest niezbędna do prawidłowego zarządzania organizacją. Inną kwestią jest usprawnienie działań pracowników wykonujących bezpośrednie czynności, w tym celu opracowywane są procedury i instrukcje, które bardziej lub mniej szczegółowo określają kolejne niezbędne czynności i sposoby ich wykonywania. Opracowanie bazy procedur i/lub instrukcji przy współpracy z pracownikami jest świetną metodą na gromadzenie wiedzy wewnątrz organizacji oraz wdrażanie nowych pracowników w trakcie rozwoju firmy.

 

  • Standaryzacja procedur / instrukcji wewnętrznych

Spójność i przejrzystość dokumentów wpływa pozytywnie na efektywność pracy i tworzy poczucie dobrego zarządzania firmą. Standaryzacja dokumentów to praca nie tylko nad wizualną prezentacją treści, ale również spójnością nomenklatury oraz dopasowanie jej do terminów używanych w firmie. Język oraz przekaz spersonalizowane pod daną organizację pozytywnie wpływają na efektywność pracy i wydajność pracowników.

 

  • Karty stanowisk / listy czynności

Karty stanowisk i listy czynności są kluczowym elementem w wyznaczaniu obowiązków. Pracownik świadom swoich obowiązków pracuje wydajniej, a umiejętny podział obowiązków wpływa na efektywność całego zespołu. Prawidłowo opracowane karty pozwalają na wykluczenie konfliktów wewnątrz działowych oraz stanowią bazę wiedzy kompetencji w zespole.

 

  • Szkolenia on-line

Szkolenie on-line to powiązanie teorii z praktyką. To wideokonferencja, która umożliwia połączenie na żywo z prowadzącym szkolenie. Za pomocą takich narzędzi i kanałów jak dźwięk, wideo, pokaz, udostępnianie pulpitu, ankiety i quizy połączone z możliwością nagrywania sesji umożliwiamy spójny przekaz treści do aktywnych uczestników szkolenia. Do tego przygotowane i udostępniane materiały szkoleniowe oraz metody utrwalania efektów szkolenia.