Oferujemy autorskie rozwiązanie informatyczne służące do pomiaru, analizy i rozliczania czasu pracy. Rozwiązanie to – zwane PraxiProcess – wychodzi daleko poza zakres klasycznych systemu rejestracji czasu pracy (tzw. „RCP”) czy monitoringu pracowników. W oparciu o projekty, czynności i zadania, nie tylko pozwala rozliczać czas pracy, ale również dokonywać pomiaru procesów biznesowych.
Rozwiązanie PraxiProcess zostało zbudowane na bazie zaawansowanego narzędzia Timesheet (firmy Beebole), jednak zostało rozszerzone o moduły służące centralnemu zarządzaniu procesami i zbiór modułów integrujących.
PraxiProcess skupia się wokół procesów zachodzących w firmie, gdyż ich optymalizacja (poprzez pomiar i analizę struktury czasu pracy) jest dużo bardziej efektywna niż analiza samego teoretycznego przebiegu procesów. Nasze rozwiązanie pozwala na pomiar realnych kosztów przebiegu procesów.
Dzięki naszemu rozwiązaniu można odpowiedzieć precyzyjnie na pytania: co pracownik robił, dla kogo, dlaczego i w ramach jakiego procesu. Dane te służą również do rozliczenia czasu pracy wewnątrz firmy z podwykonawcami lub z klientami.
Odpowiednio przygotowana mapa czynności wg metodyki TAM oraz system dedykowanych raportów i analiz, pozwala wskazać kierunki usprawnień w organizacji na podstawie „twardych” danych liczbowych pochodzących z raportów pracowników.
Co wyróżnia nasze rozwiązanie:
posiadamy zbiór domyślnych konfiguracji systemu PraxiProcess dostosowanych do branż: IT, działy administracyjne (Backoffice), usługi doradcze, usługi prawne, marketing, działania sprzedażowe
domyślną konfigurację (mapy czynności) zawsze dostosowujemy do potrzeb konkretnego klienta
stawiamy na ergonomię i intuicyjność rozwiązania
zapewniamy współpracę z urządzeniami mobilnymi
system raportowy umożliwia wielowymiarową analizę czasu pracy
stawiamy na mechanizmy samokontroli pracowników
wyniki z pomiaru wykorzystywane są do rozliczenia czasu pracy z klientem oraz wewnątrz firmy
z wdrożeniem dajemy know-how
naszego systemu nie trzeba kupować i instalować – oferowane rozwiązanie dostępne jest jako aplikacja internetowa dostępna w „chmurze”
opcjonalny mechanizm autoraportowania aktywności na dokumentach MS Office
opcjonalny mechanizm składania raportów poprzez wiadomości e–mail w MS Outlook
Firmy o naturze projektowej, które muszą śledzić koszty realizowanych projektów, podprojektów
Firmy, dla których optymalizacja kosztów stanowi priorytet
Firmy, które wykorzystują rozliczanie czasu pracy wg roboczogodzin z klientami (np. kancelarie prawne, agencje marketingowe, firmy doradcze)
Firmy wielo-lokalizacyjne, chcące nadzorować pracowników „mobilnych”
Firmy mające problem z efektywnością
Firmy chcące wprowadzić „miękki” monitoring pracowników
Działy administracyjne, które świadczą usługi wewnętrzne i rozliczają się wg sztucznych kluczy podziału
Firmy, które chcą wiedzieć co tak naprawdę robią ich pracownicy i dlaczego zajmuje im to tak dużo czasu
Wdrożony system pomiaru, analizy i rozliczania
czasu pracy oparty o metodykę „TAM” staje się kołem
zamachowym dla firmy – zwiększa się efektywność pracowników, a firma
optymalizuje koszty
Korzyści dla firm
precyzyjne rozliczanie czasu pracy między działami, podwykonawcami oraz klientami
skuteczna metoda identyfikacji miejsc wymagających optymalizacji
realne oszczędności kosztów w wyniku wdrożenia rekomendacji po pomiarze procesów
kontrola kosztów
kontrola czasu pracy
wsparcie w określeniu wymaganych zasobów firmie
skuteczna metoda optymalizacji kosztów osobowych w firmie
uporządkowanie inicjatyw w firmie wraz ze zdefiniowaniem budżetów i ich kontrolą
organizacja działalności projektowej w firmie
Wdrażając metodykę TAM wraz z rekomendowanym systemem PraxiProcess firma może zredukować koszty nawet o 20% poprzez wyeliminowanie zbędnych czynności i wprowadzenie zmian w organizacji.
Firma zyskuje know-how, w jaki sposób zwiększyć efektywność pracy w firmie.
Wybrane cechy systemu do pomiaru czasu pracy
Ergonomia i szybkość pracy
O sukcesie wdrożenia systemu do pomiaru i rozliczania czasu pracy decyduje nastawienie pracowników do wdrożenia. Dlatego tak duża wagę przywiązujemy do ergonomii i szkoleń.
Wprowadzanie danych odbywa się w sposób intuicyjny, bez kłopotliwych przycisków „Zapisz”
System tworzy dynamicznie listę aktywnych zadań pracownika
System wyróżnia kolorystycznie zadania tego samego projektu
System dynamicznie podpowiada pasujące nazwy projektów
Możliwość składania raportów poprzez wysłanie wiadomości e-mail na serwer
Możliwość rozliczania czasu pracy w oparciu o import billingów rozmów
Możliwość składania raportów poprzez aplikację Praxi Timer
Możliwość automatycznego rozliczania aktywnych zadań na dokumentach MS Office
Możliwość wykorzystania technologii Beacon do pomiaru
Opłata miesięczna za aktywnych użytkowników
Oferowane przez nas rozwiązanie PraxiProcess dostępne jest jako usługa w „chmurze” – klient dokonuje jedynie miesięcznej opłaty za korzystanie, z możliwością rezygnacji w każdym momencie.
Możliwość importu billingu wyciągów telefonicznych
Do zaimportowanych pozycji billingu można przypisać projekty i zadania, a system automatycznie zaraportuje czas z wyciągu telefonicznego
Możliwość analizy pracy nad dokumentami
Analizy pracy nad dokumentami, mailami, prezentacjami i przypisanie ich do projektów, działalności i zadań
Aplikacja PraxiTimer na iPada
Możliwość rejestracji czasu poprzez aplikację PraxiTimer (moduł systemu PraxiProcess) z wykorzystaniem urządzeń mobilnych w dowolnym miejscu. Istnieje możliwość wypożyczenia urządzeń iPad z aplikacją PraxiTimer.
Nadzór nad przestrzeganiem procedury rejestracji czasu pracy
Nadzór systemowy:
system automatycznie przesyła e-mail z powiadomieniem o zaległych raportach
system przydziela pracownikom „negatywne punkty” za nieterminowe składanie raportów – to dodatkowa motywacja do przestrzegania procedur
automatyczny pomiar aktywności na dokumentach MS Word z możliwością przypisania do projektów i zadań
możliwość składania raportów poprzez e-maile
monitorowanie budżetu projektów i grup aktywności
zabezpieczenie przed zmianami w raportach po akceptacji
Możliwość podglądu zmian w składanych raportach.
Mechanizm przydzielania punktów ujemnych za opóźnienia w rejestracji czasu.
Narzędzia nadzoru dla kierowników
akceptacja raportów przez Lidera
ustalenie budżetów projektów przez Liderów
szczegółowy log wszystkich zmian w raportach
udostępniamy raporty kontrolne i zestawienia porównawcze
system udostępnia raporty z analizą struktury czasu pracy pracownika
podgląd wykorzystania budżetu godzinowego dla osób odpowiedzialnych za projekt/działalności
analizy porównawcze i sumy kontrolne składanych raportów
Analizy porównawcze, weryfikacja budżetu.
Rozbudowane możliwości raportowania i analiz danych
Zarejestrowane przez pracowników dane o wykonywanych czynnościach stanowią cenne informacje do dalszych analiz
System posiada szereg wbudowanych raportów i wykresów pozwalających śledzić strukturę kosztów czasu pracy w odniesieniu do zaplanowanych budżetów dla projektów i działalności
Możliwość samodzielnego kreowania raportów i ich zapisywania
Możliwość eksportu danych do plików CSV z możliwością dalszej analizy w rozwiązaniach klasy Ms Excel
Budżetowanie projektów i rozliczanie czasu pracy
Możliwość definiowania budżetu kwotowego i godzinowego
Możliwość rozbicia budżetu całego projektu na podprojekty
Śledzenie stopnia wykorzystania budżetu projektu i podprojektów
Rozliczanie czasu pracy wg godzin lub realizacji zadań
Możliwość raportowania danych o stanie budżetu
Czerwony kolor oznacza, przekroczenie planowanego budżetu i daje możliwość podglądu przyczyn.
Co nas wyróżnia
Po wdrożeniu naszego rozwiązania firmy zaczynają postrzegać swoje działalności procesowo – dziś zwykły system RCP nie wystarcza. Konieczna jest wielowymiarowa analiza – 3D Time, którą zapewnia nasze rozwiązanie.
Wyróżniki systemu:
pulpit użytkownika z możliwością dostosowania do indywidualnych potrzeb
wysoka ergonomia i szybkość działania
eksport wybranych danych do dalszej analizy
dostęp mobilny – z każdego miejsca, także z urządzeń mobilnych
integracja z Google Docs
prosty model rozliczeń SaaS
wbudowane API do integracji z innymi systemami
import i eksport danych w różnych formatach
możliwość osadzania własnych modułów
wielojęzyczność
wiele metod rejestracji czasu
brak jednorazowego wydatku przy wdrożeniu systemu na licencje i serwery
brak kłopotu z administracją systemem / opieką informatyczną / nowymi wersjami
dane są bezpieczne – nikt tak skutecznie nie ochroni dostępu do systemu jak dedykowane „centrum danych”
zero zobowiązań – możliwość przerwania usługi w dowolnym momencie, bez nieodwracalnych wydatków na inwestycje początkowe
Dostosowujemy interfejs wprowadzania danych do specyfiki danej firmy.
Bazą dla systemu PraxiProcess jest zaawansowany system do pomiaru i rozliczania czasu pracy belgijskiej firmy BeeBole, z którego korzysta kilkaset firm w kilkunastu krajach w UE i spoza UE.
W ramach wdrożenia udostępniamy gotowe do pracy narzędzie, a nie system do samodzielnej konfiguracji
Wdrożenie naszego rozwiązania
Wdrożenie rozpoczynamy od dostosowania mapy czynności do specyfiki danej firmy
Same pomiary poprzedzamy szkoleniami dla pracowników – aby osiągnąć wiarygodne dane, pracownicy muszą znać cel i korzyści z wdrożenia systemu PraxiProcess
Dzięki wynikom z pomiaru, możemy wykonać analizę wielowymiarową (3D Time), która precyzyjnie wskaże miejsca do optymalizacji
Wyniki z pomiarów stanowią cenne źródło informacji w procesie budżetowania i planowanych zmian w strukturach organizacyjnych
Wyniki pomiarów mogą zostać wykorzystane do cyklicznego rozliczania czasu pracy wewnątrz firmy, z klientami lub kontrahentami
