W skrócie
Komu i w czym pomaga usługa
Nasza usługa dotyczy sprzedaży „B2B” i daje najlepsze rezultaty tam, gdzie proces ofertowy nie polega na sprzedaży produktu „z półki”, ale wymaga budowy indywidualnych ofert i dobrej relacji z Klientem.
Poprawiamy 2 aspekty: ograniczamy koszty działań handlowych (efektywność), a także pracujemy nad poprawą atrakcyjności oferty oczami klienta, co ma spowodować poprawę szansy na akceptację oferty przez klienta. Przykładowo, pomagamy wskazać produkty o atrakcyjnej cenie, które powinny być sprzedane danemu klientowi jako pierwsze, by zyskał zaufanie i mógł do nas wrócić po towary i usługi wysokomarżowe.
Oba pola usługi wzmacniają się – eliminując zbędne działania, handlowiec ma więcej czasu na sprzedaż i zwiększa końcową skuteczność. Poprawione ścieżki postępowania (np. nie rozpraszanie się na klientów nierokujących) ograniczają z kolei koszt pracy handlowej przy zachowaniu skuteczności.
Na czym polega usługa
W ramach projektu szczegółowo analizujemy procesy i poznajemy bariery które osłabiają skuteczność sprzedaży. Co istotne – mierzymy też czas pracy nad procesami sprzedaży. Na tej podstawie, krytycznie spoglądamy na koszty obsługi poszczególnych pozycji oferty handlowej, co pozwala nam wytypować te pozycje w ofercie, które nie wnoszą dużej marży, a generują spore koszty obsługi.
Obok poprawy efektywności kosztowej („jak przy minimalnej energii przygotować ofertę i przyjąć zamówienie”), skupiamy się na skuteczności, czyli poprawie szansy na wygraną. Samodzielnie analizujemy dane sprzedażowe, portfel produktów i trendy. Dodatkowo prowadzimy wywiad z klientami / resellerami / partnerami. Jest to szansa, by kontrahent szczerze powiedział, co można zrobić by poprawić jego ocenę ofert i współpracy. Zwieńczeniem projektu jest przygotowanie rekomendacji dla obu grup usprawnień i przepracowanie ich w formie warsztatów.
W sektorze B2C, badania opinii klientów są techniką powszechną i źródłem doskonalenia oferty.
Branża B2B zdaje się nie zauważać takiej możliwości. Szczególnie, gdy sprzedaż bazuje na relacjach z konkretnymi osobami. Dlatego ciągle nas zaskakuje, jak wiele i jak prostych metod możemy poznać pytając klienta o zdanie. Czasem o wygraniu oferty decydują takie detale jak to, czy przesłany cennik był możliwy do edycji w Excel, czy przekazany jedynie jako skan…
Szczegółowy zakres usługi
Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu
Krok 1.
Analiza prowadzonego biznesu
Działania związane z optymalizacją sprzedaży rozpoczynamy od poznania struktury prowadzonego przez firmę biznesu. Elementem tego etapu jest analiza dostępnych danych m.in:
- Analiza struktury przychodów i marż ze względu na posiadane linie produktów, branże, typy klientów
- Analiza balansu „nowi klienci” / „nowe tematy u istniejących klientów” / „kontynuacja tematów długoterminowych”
- Analiza zasad podziału rynku pomiędzy handlowców (branże/regiony etc.)
- Audyt systemu premiowego handlowców („od czego są premiowani”) i osób wspierających
- Analiza modelu kalkulacji stosowanego do wyceny produktów i usług
- Analiza poprawności modelu kontrolingowego stosowanego do oceny marż
- Przegląd przykładowych ofert, materiałów marketingowych, WWW, spójność przekazu
W ramach etapu prowadzone są warsztaty Problem recognition. Uczestniczą w nich sprzedawcy i pracownicy innych działów uczestniczących w sprzedaży. Celem jest poznanie problemów oczami pracowników. Analogiczne warsztaty prowadzone są z Zarządem.


Krok 2.
Analiza oczami klienta
Działania uzupełniamy o analizy „oczami klienta” – spojrzenie na firmę z zewnątrz:
- Uproszczona analiza konkurencji – w tym sprawdzana „widoczność marketingowa” na tle konkurencji
- Uproszczona analiza rynku
- Analiza kompleksowości oferty vs potrzeby potencjalnego klienta (w tym analiza usług dodanych / posprzedażnych)
Ważnym elementem etapu jest wywiad bezpośredni z przedstawicielami klientów – poznanie faktycznych opinii, sugestii, informacji o brakach i ocenie na tle konkurencji. Pytamy nie tylko o produkt / usługę, ale także jakość obsługi w całym procesie sprzedaży (np. rzetelność, terminowość). Rozmawiamy także z klientami którzy nie zdecydowali się na ofertę firmy – pytamy o to, co decydowało. Zależnie od skali ilościowej klientów, wywiad bezpośredni uzupełniany jest o badania e-ankietowe na większej próbie.
Opcjonalnie na tym etapie może zostać opracowana Mapa podróży klienta w całym procesie obsługi – od pierwszego kontaktu, do obsługi serwisowej.
Krok 3.
Pomiar procesów
Istotnym etapem całej usługi jest tzw. „pomiar procesów”, który dostarcza informacji o tym, na co poświęcany jest cenny czas osób zaangażowanych w procesy handlowe. Pomiarem nie są objęci jedynie handlowcy / sprzedawcy, objęci są także inni pracownicy istotnie uczestniczący w procesie sprzedaży (np. inżynierowie kosztorysujący oferty). Dzięki takiemu przekrojowemu ujęciu zyskujemy informacje, ile faktycznie kosztuje sprzedaż w całej firmie, jakie zadania sprawiają kłopot i kto jest zaangażowany w proces.
W wyniku pomiaru budujemy również profile handlowców oparte o proporcje czasu poświęcanego przez nich na poszczególne zadania. Pozwala to znaleźć zależność między priorytetami najlepszych handlowców, a skutecznością.
Pomiar rozpoczynany jest od identyfikacji procesów i zadań, prowadzonej wspólnie z pracownikami Klienta – mierzone są czynności nazwane „ich językiem”, co poprawia rzetelność wyników.
Dla zachowania jakości pomiaru – cały pomiar jest przez nas codziennie nadzorowany – pracownicy którzy nie uzupełniają ankiet pomiarowych otrzymują natychmiastowe przypomnienia.
Pomiar trwa zazwyczaj przez okres 1-2 miesięcy. Nasza metodyka dba o to, by pomiar angażował pracowników nie więcej niż 5 minut dziennie! Posiadamy kilka niezależnych narzędzi pomiaru (aplikacje mobilne handlowców, narzędzia tabletowe dla pracowników logistyki, aplikacje WWW), zależne od specyfiki.
Dla wygody klienta – wszelkie narzędzia pomiaru wypożyczamy na okres pomiaru.


Krok 4.
Analiza procesów
Szczegółowy obraz dotyczący przebiegu procesów handlowych budowany jest poprzez wywiady analityczne. Procesy analizujemy u źródeł – z pracownikami liniowymi i kierownictwem. Skupiamy się tu na szeroko rozumianym procesie sprzedaży – zaczynamy od markietingu i jego wpływu na świadomość zakupową klienta. Analizujemy sprzedaż zasadniczą, wsparcie sprzedaży. Patrzymy na procesy sprzedaży także w działach realizacyjnych – produkcji, działach realizacji usług. To od ich pracy często zależą zdefiniowane potrzeby klienta, kalkulacja i warunki dostawy. Ogólna analiza obejmuje także procesy związane z realizacją usług/dostaw i procesy posprzedażne, w tym obsługę reklamacji. Na tym etapie znajdują się często ukryte szanse sprzedażowe.
Analizie poddajemy także strukturę organizacyjną, w tym jej dopasowanie do procesu (np. adekwatność podziału handlowców na regiony/branże/klientów). Analizujemy także dostępne KPI sprzedażowe – w tym skuteczność ofertową per klienci, branże, produkty.
Analizując procesy skupiamy się na tym, czy funkcjonują różne warianty obsługi zależnie od typu klienta/decydenta, produktu czy skali zamówienia.
Po zakończeniu spotkań, całość modelowana jest w dedykowanych systemach modelowania procesów. Stosujemy popularną notację BPMN oraz kolory symbolizujące marnotrawstwa. Diagramy rozszerza szczegółowa dokumentacja opisowa.
Całość zatwierdzana jest z pracownikami Klienta biorącymi udział w analizie, zanim zaczniemy przygotowywanie raportu usprawnień. Musimy mieć pewność, że uzyskany obraz firmy jest prawdziwy.
Krok 5.
Opracowanie rekomendacji
Na bazie rezultatów każdego z wcześniejszych etapów projektu podsumowywane są problemy i proponowane są rekomendacje. Rekomendacje definiujemy w 2 obszarach: poprawa skuteczności sprzedaży i poprawa efektywności kosztowej. W obszarze skuteczności sprzedaży, rekomendacje obejmują m. innymi:
- Analizę portfelową (BCG, McKinsey), ze szczególnym naciskiem na wskazanie obszarów do eliminacji lub przekierowanie sprzedaży do resellerów
- Wskazanie profili zachowań handlowców przekładających się na najlepsze efekty
- Dobór struktury sprzedaży – korekty w zakresie podziału rynku, np. odpowiedź na pytanie „regionalnie, branżowo, wg produktów czy per klient” etc.
- Systemy motywacyjne handlowców, dobór wskaźników, zbalansowanie produktów rozwojowych i „samo-sprzedających się”, odpowiednie dopieszczenie klientów o dużym potencjale mimo nieatrakcyjnej skali zlecenia
- Wytyczne dotyczące zmiany formy oferty, spójności przekazu marketingowego
- Szerokie spojrzenie na proces sprzedaży – wpięcie działań „follow up”, sprzedaż przez serwis posprzedażny, jakość obsługi, wdrożenie schematu sprzedaży „od stocku” (promowanie towaru posiadanego)
- Uzupełnienie oferty o elementy pożądane przez rynek, produkty i usługi dodane, usługi posprzedażne
- Korekty modelu kontrolingowego i modeli kalkulacji – urealnienie marż
- Założenia polityki rabatowej
Część dotycząca efektywności skupia się na marnotrawstwach (nieefektywnych działaniach) i proponowanych metodach ich ograniczenia. Proponujemy także warianty procesu obsługi dla podgrup klientów / produktów. Celem jest ograniczenie kosztu pozyskania 1 transakcji /leadu / 1mln przychodu.
Ogół rekomendacji przekazywany jest w formie Raportu, który w części dotyczącej efektywności może zawierać kilkaset konkretnych usprawnień – dzielonych na priorytety, okres wdrożenia (do 3mc, 3-9mc, 12mc), oraz przypisanych do liderów, którzy powinni odpowiadać za wdrożenie usprawnienia.
Raport omawiany jest z menadżerami firmy w formie warsztatów.

Produkty projektu
Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.
- Wynik analizy konkurencji
- Wynik wywiadu z klientami
- Raport z badania kompetencji
- Dokumentacja procesów
- Raport z pomiaru procesów
- Dane źródłowe z pomiaru procesów
- Raport rekomendacji
- Dokumenty opcjonalne
Przedstawiona powyżej dokumentacja jest przykładowym zbiorem dokumentów tworzonych w ramach usługi i nie jest kompletna – skala usługi i przekrój poruszanych tematów powodują, że każdorazowo akcent może być położny na inne elementy; dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

Wsparcie po realizacji usługi
Opisywany projekt kończy się wraz z przekazaniem i omówieniem rekomendacji. Ponieważ plan jest jedynie bardzo istotnym pierwszym krokiem, posiadamy ofertę wsparcia klienta we wdrożeniu zaleceń. Dajemy jednak klientowi swobodny wybór, czy zdecyduje się samodzielnie wdrażać usprawnienia, czy skorzysta z naszego wsparcia.
Oferujemy usługi w zakresie:
- Kompleksowa przebudowa oferty (portfel produktów i usług)
- Zdefiniowanie procedur sprzedaży
- Definiowanie modeli kontrolingowych – urealnienie marż i wycen
- System premiowy nagradzający cele sprzedażowe, oparty o MBO
- Wybór i wdrożenie narzędzi CRM / zarządzania lejkiem sprzedaży
- Wdrażanie narzędzi analitycznych / raportów
- Szkolenia dla handlowców

Uzyskiwane korzyści
Poniżej prezentujemy korzyści uzyskiwane z realizacji projektu:
- Ograniczenie kosztu sprzedaży „per 1 lead / pozyskane zamówienie / 1 mln sprzedaży”
- Bardziej równomierny rozkład przychodów per handlowcy, brak „świętych krów”
- Trafianie w punkt z realizacją zakładanego planu sprzedaży
- Zbalansowanie portfela zamówień „nowi klienci <> nowe tematy u starego klienta <> usługi długoterminowe”
- Zbalansowanie portfela „wschodzące gwiazdy” vs „dojne krowy”, czyli budowa potencjału na przyszłość
- Większa motywacja handlowców – mniej konfliktów o podział marży, motywacja do pracy zespołowej
- Mniej konfliktów na linii sprzedaż <> realizacja – jasno zdefiniowany zakres, który w ramach oferty przygotowuje dział realizacji, a za który odpowiada dział sprzedaży
- Świadomość lejka sprzedaży – możliwość wczesnego reagowania w razie niepokojących prognoz
- Nie ignorowanie klientów o dużym potencjale pomimo niewielkiej skali zamówienia
- Zbiorcze spojrzenie na marżę – nie niwelowanie produktów niskomarżowych będących dźwignią do sprzedaży wysoko-marżowej
- Dobre rozpoznaniem potrzeb klienta – złożenie oferty „szytej na miarę”
- Terminowo przygotowywane kosztorysy i opisy merytoryczne do ofert o niepowtarzalnym zakresie
- Rzetelne zaplanowanie sprzedawanej usługi – sprzedany zostaje tylko taki projekt, który został oszacowany przez dział realizacji.
Nasze standardy
Zdefiniowaliśmy i wdrożyliśmy autorski standard najwyższej jakości usług doradczych. Opisywana usługa spełnia rygorystyczne kryteria tego standardu.
Certyfikacja MSUES 2.0
Uprawniony audytor standardu MSUES 2.0
Twoja droga do Bazy Usług Rozwojowych
Dlaczego certyfikacja MSUES jest kluczowa?
Dostęp do BUR
Umożliwia wpis do Bazy Usług Rozwojowych i świadczenie usług z dofinansowaniem publicznym
Wiarygodność
Podnosi prestiż firmy w oczach klientów indywidualnych i biznesowych dzięki potwierdzonej jakości
Wysokie Standardy
Potwierdza spełnianie 20 standardów w 4 obszarach: organizacyjnym, kadrowym, edukacyjnym i ewaluacyjnym
Przewaga Konkurencyjna
Możliwość posługiwania się znakiem jakości MSUES w materiałach marketingowych
Jak przebiega audyt MSUES?
Samoocena
Wypełnienie formularza samooceny i sprawdzenie wymagań formalnych
Zamówienie
Złożenie zamówienia i ustalenie terminu audytu z audytorem
Audyt
Weryfikacja dokumentacji, wywiady i wizytacja usługi rozwojowej
Raport
Otrzymanie raportu z oceną zgodności i rekomendacjami w 48h
Wybierz wariant audytu
Audyt MSUES 2.0
- Weryfikacja 20 standardów MSUES
- Audyt w Krakowie lub online
- Raport w 48h
- Rekomendacje działań dostosowujących
- Wsparcie w procesie certyfikacji
Audyt MSUES 2.0 + BUR
- Wszystko z wariantu Standard
- Dodatkowa weryfikacja zgodności z regulaminem BUR
- Doświadczenie w audytach BUR dla PARP
- Przygotowanie do kontroli BUR
- Kompleksowe wsparcie eksperckie
Dlaczego Nova Praxis?
Szybko
Start audytu do 48h od złożenia zamówienia
Raport audytu do 48h od zakończenia
Doświadczenie
Uprawniony audytor MSUES od 2023 r.
Audyty w całej Polsce
Weryfikacja z regulaminem BUR
Nasi audytorzy przeprowadzali audyty podmiotów w BUR dla PARP
Najczęstsze pytania
Skontaktuj się z nami
Masz pytania? Chcesz przygotować się do audytu? Jesteśmy tutaj, aby pomóc!