Wdrożenie kultury zarządzania portfelem projektów (Biuro projektów – PMO)

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Usługa adresowana jest zarówno dla firm usługowych realizujących projekty komercyjnie, jak i firm o innym profilu działalności, w których projekty służą realizacji inicjatyw rozwojowych (wewnętrznych). 

Kluczowy nacisk kładziemy na frazę „portfel projektów” – ważniejsze od dobrego zarządzenia pojedynczym projektem jest to, by powtarzalnie zarządzać i nadzorować ogół projektów. Dajemy techniki, dzięki którym firma potrafi właściwie identyfikować wszystkie swoje projekty, już od najwcześniejszej fazy ich istnienia, oraz odpowiednio zarządzać ich statusami przez cały cykl życia. W ramach projektu, nie skupiamy się na definiowaniu metodyki w perspektywie kierownika projektu i narzucania sposobu zarządzania przez kierownika. W tym celu zatrudnia się bowiem profesjonalnych kierowników, nie brak też fachowych szkoleń i literatury w tym zakresie. Nacisk kładziony jest na funkcjonowanie biura projektów, osadzenie projektów w całej organizacji firmy i wdrożeniem systemowego nadzoru nad ogółem działań.

Kluczem do odpowiedniego zarządzenia projektem jest … zarejestrowanie, że projekt w ogóle istnieje.
Projekty zlecone nieformalnie nie będą kontrolowane mimo najlepszych wdrożonych metodyk zarządzania pojedynczym projektem. Dlatego taką wagę poświęca na to nasza metodyka

Na czym polega usługa

W ramach usługi kompleksowo wdrażamy kulturę zarządzania portfelem projektów w firmie.

W ramach usługi analizujemy specyfikę projektową naszego klienta, opracowujemy metodykę, pomagamy wybrać narzędzia, tworzymy odpowiednie procedury i szablony, a w efekcie wdrażamy metodykę w organizacji.

Elementem wdrożenia jest też najczęściej wdrożenie procedur raportowania czasu pracy („timesheet”) dzięki którym cały ekosystem projektowy zaczyna żyć i jest codziennie monitorowany.

W ramach usługi wdrażamy mechanizmy, dzięki którym kultura projektowa może utrzymać się w organizacji. Mowa tu o procesach przeglądu i monitorowania, za które odpowiada komórka „Biura projektów” (ang. PMO), która często jest powoływana w trakcie realizowania projektu.

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu.

Krok 1.

Analiza specyfiki prowadzonej działalności

Pomimo, iż w temacie metodyk zarządzania projektami zdefiniowano już kilka uniwersalnych metodyk (np. PMI /PMBOK, Prince 2), faktyczne wdrożenie kultury kompleksowego zarządzania portfelem projektów wymaga dostosowania do specyfiki konkretnej firmy. Firmy budowlane inaczej podchodzą do projektów niż firmy sektora IT, a specyfika ta jest jeszcze inna niż dla projektów R&D branży medycznej. Dlatego przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac wdrożeniowych, szczegółowo analizujemy specyfikę prowadzonych przez klienta projektów. Prowadzimy wywiad z kierownikami projektów, dyrekcją, pracownikami serwisu, osobami odpowiedzialnymi za wyceny. Zapoznajemy się także z potrzebami kontrolingu. Jeśli firma czerpie przychody z realizowanych komercyjnie projektów, rozmawiamy także z handlowcami, Poznajemy aktualnie używane wzorce planów projektu, arkusze ryzyk, kalkulacje itp.

Dopiero na bazie szczegółowego rozpoznania, opracowujemy założenia dla funkcjonowania nowej metodyki. Definiujemy poszczególne role projektowe, wstępnie identyfikujemy typy projektów, proponujemy zasady kodyfikacji, statusy. Definiujemy ogół atrybutów które pozwolą analizować projekty od strony biznesowej (np. linie biznesowe) oraz kontrolingowej.

Przygotowana koncepcja prezentowana jest na warsztatach z kluczowymi menadżerami, podlega dyskusji i akceptacji. Kładziemy nacisk na zaangażowanie w projekt dyrektorów, przełożonych kierowników projektów, kontrolingu i działu sprzedaży – filozofia zarządzania portfolio ma przynieść korzyść właśnie tym osobom.

mapowanie procesu

Krok 2.

Stworzenie dokumentów metodyki

Wdrożenie kultury zarządzania portfelem projektów, szczególnie w dużej organizacji, wymaga stworzenia szeregu procedur i instrukcji. Metodyką będzie objęta duża grupa pracowników, którzy muszą pracować wg tych samych zasad.

Metodykę definiujemy na bazie założeń z kroku 1. Definiujemy między innymi:

  • Role projektowe i podstawowe pojęcia
  • Procedury planowania (ofertowania) projektu
  • Procedury uruchamiania realizacji projektu i jego zamykania
  • Procedury przekazywania projektu do fazy serwisu / gwarancji
  • Procedury zarządzania zmianą
  • Kluczowe słowniki projektowe (statusy, typy projektów, klasyfikacje, etc.)
  • Procedury zakupowe
  • Szablony wycen, szablony zarządzania ryzykiem, szablony kart projektu, planów projektu
  • Procedury przeglądu projektów, procedury ryzyka
  • Modele kontrolingowe, zasady rozliczania projektu, zasady rozliczeń między-działowych
    w przypadku wspólnej realizacji projektów przez kilka jednostek firmy
  • Zasady rozliczania czasu pracy
  • Wzory raportów projektowych – Księga raportów
  • Szczegółowe instrukcje dla Biura projektów.

Całość opisywana jest zgodnie z autorską metodyką tworzenia procedur Agile procedure library.

Krok 3.

Przygotowanie wdrożenia

W ramach usługi pomagamy firmie kompleksowo wdrożyć opisaną metodykę. Istotnym punktem nadzoru nad zarządzaniem pulą projektów jest jednostka „Biura projektów” (Project Management Office – PMO). Często jednostka ta jest powoływana na etapie projektu. Dlatego wymaga szczególnego wsparcia i szkoleń na etapie przygotowania wdrożenia.

Wspieramy PMO w bieżącej identyfikacji wszelkich toczących się projektów. Wspólnie tworzymy aktualny rejestr projektów (obejmujący ogół działań, także na etapie planowania oraz gwarancji). Odpowiednio atrybutujemy projekty na potrzeby późniejszej sprawozdawczości.

Równolegle konfigurujemy systemy wspierające zarządzanie portfelem projektów: Konsolę projektową PMO, oraz dedykowane narzędzie rejestracji czasu pracy, kluczowe w naszym podejściu do nadzoru projektów.

Ewidencjonujemy także posiadaną dokumentację na temat bieżących projektów. Opracowujemy metody i narzędzia migracji dotychczas używanych systemów / rejestrów projektowych do nowych systemów.

mapowanie procesu
mapowanie procesu

Krok 4.

Wdrożenie metodyki

Finalnym etapem naszego projektu jest wdrożenie metodyki w organizacji. Ogół pracowników objętych projektami zostaje przeszkolony z założeń metodyki i przyjętych reguł. Szczegółowo omawiamy role projektowe i ich granice, podstawowe definicje i zasady kodyfikacji projektu, przechodzimy z nimi wdrażane procedury (np. otwarcia projektu, zmiany). Omawiamy nowe zasady kalkulacji projektów i ich rozliczania finansowego (szczególnie jeśli w trakcie projektu zmienił się model kontrolingowy). Dla dyrektorów jednostek omawiamy dodatkowo mechanizmy nadzoru projektów, w tym także nadzoru czasu pracy i przydziału zasobów do projektu. Omawiamy dostępne raporty i zasady rozliczeń między jednostkami w sytuacji realizacji wspólnych projektów. Odpowiadamy na trudne pytania, np. o podział odpowiedzialności pomiędzy osoby kalkulujące projekt na etapie planowania, realizujące i świadczące serwis po-realizacyjny. Wdrożenie zawsze wiąże się z uruchomieniem ścisłego raportowaniu czasu pracy („na projekty”) w dostarczanym przez nas narzędziu, ściśle zintegrowanym z konsolą projektową. Szkolimy pracowników z przekazanych narzędzi i zasad raportowania. Rozliczanie czasu jest nadzorowane przez PMO, które dba o regularne składanie raportów przez pracowników, odpowiednio eskalując braki.

Wspólnie z klientem uruchamiamy nowe systemy (wg przygotowanej wcześniej konfiguracji i narzędzi migracji dotychczasowych danych). Silnie wspieramy PMO w pierwszym miesiącu funkcjonowania metodyki, pomagając sukcesywnie gromadzić przygotowaną przez kierowników projektu nową dokumentację, wyjaśniać sytuacje nietypowe, doprecyzowując instrukcje, weryfikując uzyskiwane dane raportowe. Usługę kończymy po przejściu pierwszego „zamknięcia miesiąca” – wspierając PMO w przekazaniu szczegółowego rozliczenia projektów i czasu pracy na rzecz kontrolingu firmy.

  Produkty usługi

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.

  • Założenia dla funkcjonowania
  • Dokumentacja metodyki
  • Wzory artefaktów projektowych
  • Księga raportów
  • Rejestr projektów
  • Systemy zarządzania portfelem
  • Materiały szkoleniowe

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

System premiowy MBO dla kierowników projektu

Mając zdefiniowaną metodykę, raporty i wskaźniki projektowe, wdrożenie systemu premiowego dla kierowników projektu jest zadaniem relatywnie łatwym. Proponujemy oparcie tego systemu o metodykę MBO.

Baza wiedzy projektowej

Dokumentacja zarządzania projektem to tylko jeden rodzaj dokumentacji budowanej w trakcie projektu. Z punktu widzenia zarządzania „know how” firmy, dużo bardziej istotna jest dokumentacja merytoryczna (np. notatki projektowe, projekty wykonawcze, dokumenty analiz powstające w ramach projektu). Ogół takich materiałów ma dużą wartość, gdyż może być użyta jako dorobek i wzorce dla realizacji podobnych projektów w przyszłości. Trudność sprawia jednak udzielenie dostępu do tej wiedzy i odpowiednie jej indeksowanie. Z pomocą przychodzą „Bazy wiedzy”.

Stały nadzór nad projektami

Posiadamy w ofercie usługę utrzymania wdrożenia metodyki zarządzania portfelem projektów. W ramach usługi, przejmujemy odpowiedzialność za nadzór nad raportowaniem czasu i nadzór nad jakością danych projektowych. Regularnie dostarczamy raporty dotyczące prowadzonej działalności projektowej (adresując odpowiednie podzakresy odpowiednim dyrektorom jednostek), analizujemy trendy i ostrzegamy o zauważonych nieprawidłowościach. Usługa realizowana jest w sposób ciągły i rozliczana w cyklach miesięcznych.

Szkolenia

Posiadamy w ofercie szkolenia z obszaru zarządzania projektami. Pomagają one poprawić skuteczność szacowania projektów (a więc poprawić wskaźnik realizacji budżetu) i identyfikować ryzyka. Ponadto, posiadamy szkolenia dla pracowników PMO.

Uzyskiwane korzyści

  • Pełna świadomość inicjatyw dziejących się w firmie
  • Świadomość kosztów projektów, możliwość podejmowania decyzji o przerwaniu nierentownych inicjatyw
  • Możliwość porównywania projektów między sobą
  • Możliwość porównania szacunków z realizacją dzięki ścisłemu rozliczaniu czasu
  • W efekcie – poprawa szacunków
  • Lepsze wykorzystanie zasobów (utylizacja) – świadomość potrzeb projektowych i zaangażowania w projekty
  • Ograniczenie ryzyk – planowanie ryzyk jeszcze przed rozpoczęciem projektu, uzależnienie startu od planu ich obejścia
  • Świadomość realnych kosztów projektu przed decyzją o jego uruchomieniu

 

  • Pełna ewidencja czasu pracy pracowników, obejmująca także działania poza projektowe (np. szkolenia, przestoje etc.)
  • Sprawozdawczość raportowa w zakresie realizowanych projektów, wiarygodne KPI projektowe
  • Jasny podział ról pomiędzy pracownikami wielu działów
  • Klarowne i regularne dane dla kontrolingu firmy, zgodne z wymogami sprawozdawczości MSR
  • Ograniczenie kosztów ofertowania projektów
  • Ograniczenie kosztów serwisu
  • Wyższa motywacja kierowników projektu
  • Ograniczenie konfliktów na styku sprzedaż <> produkcja – jasny podział ról, archiwum wycen
  • Mechanizmy szybkiego wykrywania problemów dzięki regularnym przeglądom

 

Nasze standardy

Zdefiniowaliśmy i wdrożyliśmy autorski standard najwyższej jakości usług doradczych. Opisywana usługa spełnia rygorystyczne kryteria tego standardu.

analiza procesów biznesowych