Optymalizacja procesu metodami Lean

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Usługa adresowana jest dla firm, które chcą zoptymalizować precyzyjnie wskazany obszar, najczęściej związany z jednym procesem biznesowym. W obszarze tym, kierownictwo firmy zauważa problemy, równocześnie stawia sobie za cel szybką poprawę funkcjonowania w tym obszarze. Usługa daje najlepsze efekty tam, gdzie w danym obszarze funkcjonuje duża liczba działów i stanowisk, którzy współpracują przy realizacji procesu. Mają oni często rozłączne cele związane z tym procesem. W takiej sytuacji łatwo też o bariery komunikacyjne.

Przykładowe obszary nadające się do optymalizacji tą metodą to proces przygotowywania ofert, proces rekrutacji pracownika, procesy zakupowe.

Nasza usługa pozwala szybko nazwać problemy, skomunikować ze sobą pracowników różnych działów i we wspólnym gronie ustalić szybkie działania usprawniające. Usługa daje efekty zarówno w formie ograniczenia kosztów, skrócenia czasu, jak i poprawy jakości oraz satysfakcji klienta (także wewnętrznego).

Na czym polega usługa

Usługa silnie bazuje na pracy warsztatowej i spotkaniach. W pierwszej kolejności poznajemy problemy i oczekiwania oczami kierownictwa inicjującego projekt. Kluczowym elementem usługi są warsztaty, na których zaproszeni są przedstawiciele wszystkich działów uczestniczących w optymalizowanym procesie. Wizualizowany jest schemat procesu, wskazywane problemy, analizowane marnotrawstwa i wąskie gardła. W drugiej kolejności szukamy rozwiązań (warsztaty Kaizen).

Po wstępnym zidentyfikowaniu usprawnień, pracownicy Klienta mają krótki czas na weryfikację propozycji i dostarczenie brakujacych danych. Finalne rekomendacje ustalane są na końcowych warsztatach Kaizen – na których zatwierdzane są zmiany w poszczególnych działach i współpracy międzydziałowej. Usprawnienia grupowane są w projekty i “rozdawane” menadżerom do wdrożenia.

Opcjonalnie wspieramy Klienta we wdrażaniu usprawnień.

Usługa ta jest uproszczoną alternatywą dla pełnego projektu Analizy, pomiaru i optymalizacji procesów. O ile w pełnym projekcie optymalizacja dotyczy przekrojowo wielu procesów, analizuje pełne spektrum problemów i trwa kilka miesięcy, optymalizacja procesów metodami lean management skupia się na łatwych do wdrożenia usprawnieniach i daje się przeprowadzić w czasie poniżej 1 miesiąca.

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Ustalenie celów i wywiad środowiskowy

Punktem wyjścia do realizacji usługi jest spotkanie z inicjatorem projektu – najczęściej przedstawicielem dyrekcji lub właścicielem procesu. Ustalamy jakie widzi on wstępne problemy w procesie i jakie ma oczekiwania wobec optymalizacji. Cele staramy się wyrazić liczbowo. Skupiamy się na wszystkich perspektywach: ograniczenie kosztów, skrócenie czasu, poprawa jakości i poprawa satysfakcji klienta (odbiorcy produktów procesu).

Po ustaleniu celów z kierownictwem, spotykamy się z wybranymi uczestnikami procesu (spotkania 1:1). Chcemy poznać ich spojrzenie na problemy, zanim dojdzie do właściwych warsztatów. Spotkania nie mają na celu dogłębnego mapowania procesu – są więc szybkie i nie angażują zbytnio pracowników (1-2 h / spotkanie). W uzupełnieniu, pozyskujemy istniejące dane na temat realizacji procesu (mierniki, przykładowe dokumenty, istniejące procedury), wszystko co pozwoli nam się lepiej zapoznać z domeną procesu przed właściwymi warsztatami. Na tej podstawie notujemy własną listę zagadnień do poruszenia na warsztatach problemowych, wstępne spostrzeżenia co do marnotrawstwa i wstępne propozycje rozwiązań. Takie przygotowanie pozwala lepiej wykorzystać czas uczestników warsztatów w Kroku 2.

W kroku 1, z kierownictwem ustalamy także uczestników warsztatów lean i rozsyłamy zaproszenia.

mbo
optymalizacja procesów biznesowych

Krok 2.

Warsztaty procesowe i warsztaty Kaizen

Kluczowym elementem usługi są warsztaty, w trakcie których pracę rozpoczynamy od zamodelowania istniejącego procesu z jego uczestnikami. Proces modelowany jest na bieżąco w trakcie warsztatu, konsultowany z kolejnymi uczestnikami procesu. Jest to zadanie iteracyjne – w miarę dyskusji proces wielokrotnie jest uszczegóławiany. Używamy przy tym prostych narzędzi – żółte kartki, flipchart i kolorowe pisaki oraz uproszczona notacja BPMN zapewniają tu największą efektywność. Po zamodelowaniu, ustalamy kluczowe dane liczbowe o procesie: ilości dokumentów, błędów, reklamacji. Staramy się oszacować także czas poszczególnych kroków i/lub ich pracochłonność.

Po tej fazie, czas na identyfikację problemów i marnotrawstwa w procesach. Dedykowana sesja kreatywna pozwala wydobyć z pracowników wszystkie problemy i bariery stojące na drodze do poprawy procesu. Sesja jest odpowiednio moderowana – nakierowujemy pracowników na te problemy, które przeszkadzają w osiągnięciu celów stawianych przez kierownictwo. Mając za sobą spotkania 1:1, udrażniamy komunikację i delikatnie podsycamy tematy, przy których pracownicy mają opory w omówieniu ich na forum.

Problemy nanosimy na diagram procesu. Klasyfikujemy czynności zgodnie z zasadami mapowania strumienia wartości.

Kolejną częścią warsztatu (często na drugi dzień) są warsztaty mające na celu znalezienie rozwiązań dla problemów i barier. Wykorzystujemy tu elementy kolejnego narzędzia lean – warsztatów Kaizen. Sesja kreatywna pozwala wypracować rozwiązania pomiędzy zespołami, a na tym etapie żadne rozwiązania nie są krytykowane. W wyniku tego działania powstaje wstępna lista usprawnień.

Krok 3.

Weryfikacja tez i pozyskanie danych

Wypracowane w Kroku 2 kierunki usprawnień to często śmiałe tezy, które muszą zostać zweryfikowane / przetestowane. Równocześnie – dla rozwiązania niektórych problemów konieczne może być pozyskanie dodatkowej wiedzy / danych (np. dane ilościowe, ograniczenia prawne). 

Dlatego w kroku 2 nie są podejmowane ostateczne decyzje, uczestnicy rozchodzą się z listą zadań do wykonania przed finalnymi warsztatami. W przypadku, gdy dla podjęcia decyzji konieczne byłoby poznanie orientacyjnych danych ilościowych, których w chwili obecnej firma nie monitoruje, z pomocą przychodzą organizowane przez nas ankiety, za pomocą których uzyskujemy opinie dużej próby pracowników / klientów.

Wstępne kierunki usprawnień są na tym etapie konsultowane z kierownictwem, działem IT czy HR.  Szacowane są potencjalne budżety niezbędnych wydatków. Tworzone są także „drafty” instrukcji / formularzy, jeśli w tym kierunku szły wstępne rekomendacje.

Podejście “lean” rodzi pokusę, by na bazie pojedynczych warsztatów Kaizen wypracować gotowe rozwiązania. Taka presja czasu może prowadzić do błędnych decyzji, a konsekwencje źle wdrożonych zmian mogą być bardzo poważne. Dlatego w naszej usłudze kładziemy nacisk na etap weryfikacji i ustalenia danych przed ostatecznym podjęciem decyzji.
mbo
optymalizacja procesów biznesowych

Krok 4.

Opracowanie finalnych rekomendacji i plany wdrożenia

Finalnym elementem usługi są warsztaty bazujące na założeniach warsztatów Kaizen. Na początku uczestnicy rozliczani są “z zadań” rozdanych na wcześniejszych warsztatach. Omawiane są wyniki weryfikacji danych i ograniczeń dokonane w Kroku 3. Prezentowane są także wstępne drafty opracowanych na bazie wstępnych rekomendacji dokumentów. Prezentowane są opinie uzyskane od kierownictwa, oszacowane budżety, poznane bariery i ograniczenia.

Na tym tle wypracowane ostatnio rozwiązania (warianty) poddawane są ocenie. Wybierane są rozwiązania docelowe. W przypadku natrafienia na barierę – wypracowywane są rozwiązania zastępcze lub doraźne.

Po zatwierdzeniu listy usprawnień, są one dzielone na priorytety: zmiany proste do szybkiego wdrożenia (zmiana zasad komunikacji, proste narzędzia office, wprowadzenie instrukcji, szablonu, prosta zmiana przebiegu procesu) oraz odległe (zmiany w systemach IT, nowe systemy, zmiana struktury org., zmiany zasad kontrolingowych, zmiany systemów motywacji etc.). Wdrożenie zmian planowane jest w ramach mini-projektów, łączących zmiany konieczne do wdrożenia w 1 czasie / powiązanym obszarze. Każdemu projektowi przypisywane są osoby odpowiedzialne, ustalane terminy, zasoby, ew. wydatki. Po zakończonych warsztatach, ogół ustaleń (w tym “za i przeciw” dla podjętych decyzji) opracowywany jest w formie dokumentacji końcowej. Tworzymy także diagram docelowego procesu w odpowiednich narzędziach modelowania.

Rezultaty projektu referowane są kierownictwu firmy (inicjatorowi projektu) w formie prezentacji.

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.

  • Podsumowanie wyjściowych problemów + oczekiwań kierownictwa (inicjatora projektu)
  • Mapa procesu obecnego (dokumentacja zdjęciowa z Warsztatu)
  • Lista problemów, barier, marnotrawstwa – wypracowanych na warsztatach problemowych
  • Wstępna lista rekomendacji – po pierwszej edycji warsztatów kaizen
  • Wyniki ankiet (opcja)
  • Skatalogowane informacje zweryfikowane przez pracowników (wyniki „zadania domowego” po pierwszych warsztatach)
  • Ostateczna lista wypracowanych rekomendacji / usprawnień
  • Karty mini-projektów (opis wdrożenia rekomendacji + osoby odpowiedzialne)
  • Prezentacja końcowa dla kierownictwa (inicjatora projektu)
  • Dokumentacja zdjęciowa warsztatów

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

Wsparcie wdrożenia wypracowanych usprawnień

Celem naszej usługi jest znalezienie metod usprawnienia optymalizowanego procesu. Finalnie, wdrożenie tych usprawnień adresowane jest pracownikom Klienta, w formie „mikro-projektów”. Posiadamy pełne kompetencje, by wspierać pracowników Klienta także na etapie wdrażania usprawnień w ramach kontynuacji projektu.

Badanie efektywności procesów 

Usprawnienia wypracowane metodami lean bazują generalnie na danych, które w firmie Klienta są mierzone w momencie rozpoczęcia usługi. W przypadku, gdy celem optymalizacji jest ograniczenie kosztów pracy, a firma nie prowadzi pomiaru czasów poszczególnych operacji, warto wykonać tzw. „pomiar procesów” by uzyskać dane liczbowe do podjęcia poprawnych decyzji.

Analiza, Pomiar i Optymalizacja procesów

Optymalizacja procesu metodami Lean dotyczy z założenia zawężonego obszaru (procesu). Klienci zachęceni szybkimi efektami wypracowanymi dla jednego obszaru, mogą zdecydować się na kompleksowe podejście optymalizacyjne dzięki usłudze Optymalizacji, Analizy i pomiaru procesów pod kątem ograniczenia kosztów i skrócenia czasu.

Mapowanie procesów pod wdrożenie systemu 

Wypracowane w ramach usługi usprawnienia dzielone są na podatne na szybkie wdrożenie, oraz przekrojowe, które mogą dać większe korzyści, ale wymagają więcej nakładów wdrożeniowych. Takie usprawnienia często dotyczą wdrożenia systemów IT (np. ERP / Workflow etc.). Posiadamy pełne kompetencje do wsparcia Klienta w przygotowaniu wdrożenia i wsparciu we wdrożeniu systemów.

Wdrożenie robotów biurowych

W wyniku warsztatów procesowych mogą zostać zidentyfikowane marnotrawstwa związane z brakiem integracji między systemami oraz plikami. Naturalną rekomendacją jest w takiej sytuacji wdrożenie „robotów biurowych”. Pomagamy firmom wdrożyć pierwsze roboty w swojej organizacji.

Szkolenia

Realizacja pakietu szkoleń dla pracowników Klienta budujących świadomość procesową i umiejętność optymalizacji procesów

Kluczowym działaniem jakie należy rozważyć po wykonaniu usługi optymalizacji procesu metodami lean jest … uruchomienie takiego samego projektu dla kolejnego procesu wymagającego poprawy!

Uzyskiwane korzyści

Poniżej lista przykładowych korzyści uzyskiwanych w ramach tego rodzaju projektów:

  • szybkie uzyskanie korzyści (projekt trwający < miesiąca) – we wszystkich wymiarach: kosztu, czasu, jakości, zadowolenia klienta
  • szybkie spojrzenie na rzeczywiste problemy i bariery pracowników, “odkrycie się” pracowników przed przełożonymi
  • poprawa komunikacji między działami, uzyskanie skokowej poprawy efektywności na linii współpracy między-działowej
  • zwiększenie zaangażowania pracowników działów wsparcia w cele biznesowe procesu (poznanie perspektywy “drugiej strony”)
  • zwiększenie szansy na utrzymanie proponowanej zmiany – rekomendacje wypracowywane przez pracowników operacyjnych, nie narzucane z góry
  • spojrzenie z boku – oczami doświadczonego konsultanta – pozwala podważyć utarte schematy i zaczerpnąć inspiracji z innych branż
  • szerokie spojrzenie – możliwość całkowitej zmiany procesu, eliminującej w ogóle potrzebę wykonywania danej operacji
optymalizacja procesów biznesowych

Nasze standardy

Zdefiniowaliśmy i wdrożyliśmy autorski standard najwyższej jakości usług doradczych. Opisywana usługa spełnia rygorystyczne kryteria tego standardu.

analiza procesów biznesowych