Doskonale wiemy, że nawet najlepszy plan usprawnień jest jedynie bardzo istotnym pierwszym krokiem. Wyzwanie stanowi wdrożenie tych usprawnień w rzeczywistej organizacji, w której dochodzą do głosu kwestie oporu środowiska, ograniczeń budżetowych oraz kwestie motywacyjne.
Dlatego opracowaliśmy ofertę wsparcia klienta we wdrożeniu usprawnień pokrywającą kompleksowo potencjalne potrzeby firm wdrażających zmiany. Poniżej prezentujemy zakres naszych usług.
Przygotowanie szczegółowych planów wdrożenia zmian
W rezultacie głównego projektu Analizy, Pomiaru i Optymalizacji procesów, klient otrzymuje propozycje szeregu usprawnień i ramowy plan ich wdrażania. Są to elementy wystarczające dla samodzielnego podjęcia działań usprawniających.
Mogą pojawić się jednak obszary, w których liderzy zmian wymagają wsparcia we wdrożeniu usprawnień: nie maja dostatecznego doświadczenia do zaplanowania kolejnych kroków lub brak im na to czasu.
W takiej sytuacji pracę możemy zacząć od zdefiniowania szczegółowego planu działań – dzieląc wdrażanie usprawnień na projekty i definiując dla każdego projektu szczegółowy plan projektu. W ramach planu grupowane są usprawnienia dotyczące tego samego obszaru (czyli takie, które optymalnie wdrożyć za jednym razem). Grupując usprawnienia w projekt bierzemy pod uwagę także to, by zmiany podlegały pod 1 osobę decyzyjną i dotyczyły tych samych miejsc w systemach IT (jeśli zmiany dotyczą systemu).
Planując projekt, nacisk kładziemy nie tyle na „stan docelowy” (to jest przedmiotem rekomendacji z pierwotnego projektu), ale na opisanie metody dojścia do niego – krok po kroku; planowane są spotkania informacyjne dla pracowników, potrzebne zmiany formalne, wymagane szkolenia oraz wymagane zmiany w systemach informatycznych i konieczność ich doprecyzowania z dostawcami systemów.
Na tym etapie, precyzyjnie (z imienia i nazwiska) pomagamy ustalić liderów zmian = kierowników projektów usprawnień.
Efektem usługi jest dodatkowo precyzyjne oszacowanie kosztu potrzebnych inwestycji (wydatków), po uzyskaniu szacunkowych wycen od firm zewnętrznych które będą musiały być zaangażowane w projekt (np. wycena kosztu zmiany w systemie Workflow).
Przygotowujemy także bardzo ważny dokument – syntezę potrzeb zmian w systemach informatycznych wynikających z ogółu przygotowanych planów usprawnień. Zmiany systemowe dzielimy na systemy, oraz rodzaje: zmiany konfiguracyjne, modyfikacje i zakup nowych modułów. Jest to bardzo istotny materiał dla IT który na tej podstawie może uszeregować prace.
Fragment przykładowego Planu projektu
Synteza zmian w poszczególnych systemach IT
Arkusze celów premiowych dla liderów zmian
Dla wdrożenia zmian niezbędni są liderzy, którzy doprowadzą projekty do finału. Wdrażanie zmian nieodzownie wiąże się z oporem środowiska i przejściowymi problemami, dlatego niezbędna jest tu determinacja liderów w dążeniu do celu.
Metodą na to jest odpowiednio zorganizowany system oceny poparty systemem premiowym.
Pomagamy organizacjom zdefiniować indywidualne arkusze premiowe dla liderów zmian. Arkusze opieramy o filozofię „Zarządzania przez cele” (ang. MBO – Management by Objectives).
Cele przypisywane są do konkretnych dat – zgodnych z planem wdrożenia usprawnień – dzięki temu motywacja do realizacji zmian jest czymś stałym, a postępy można oceniać już na cząstkowych etapach.
Liderzy zmian nie są jedynymi osobami zaangażowanymi we wdrożenie zmian, dlatego cele definiujemy także dla pracowników liniowych. Dzięki temu lider nie jest sam, podwładni pracownicy otrzymują swój własny pakiet celów które wspierają cele lidera.
Zależnie od poziomu stanowiska – celem stają się albo wskaźniki które trzeba osiągnąć w wyniku zmiany, albo – dla niższych stanowisk – zadania które należy wykonać w związku z wdrożeniem zmian.
Nadzór wdrożenia zmian
Nawet doskonały plan + jasno wyznaczone cele nie gwarantują sukcesu. W trakcie wdrażania zmian, liderzy zmian natrafiają na następujące główne problemy:
- Problem z uzyskaniem kompromisu na styku z innymi działami
- Zatwierdzenie decyzji (np. przydział uprawnień) ze strony dyrekcji / Zarządu
- Opóźnienia w przygotowaniu elementów zmian ze strony innych działów
- Brak budżetu na niezbędne inwestycje (np. zmiany IT) – trudność w przekonaniu decydentów
- Brak czasu lidera – przytłoczenie codziennymi obowiązkami
- Opór pracowników wraz z pojawieniem się pierwszych problemów.
Szczególnie istotny jest ostatni element – tuż po zmianach efekty bywają często gorsze niż przed. Dopiero po pewnym czasie pracownicy uczą się nowego sposobu działania i wszystko nabiera nowego rozpędu. To tak jak ze zmianą roweru na większy – najpierw dziecko się przewraca, ale po czasie jeździ o wiele szybciej niż na starym.
Naszą rolą jest wsparcie wdrożenia zmian poprzez cykliczne przeglądy postępów. Z jednej strony ma to wymiar motywacyjny – nie ma ucieczki przed regularnym osiąganiem postępów, bo regularnie ktoś kontroluje. Z drugiej strony w tej pracy jest duży element coachingu – doradzamy jak operacyjnie rozwiązywać problemy, pomagamy w mediacjach z innymi działami, pomagamy znaleźć uzasadnienia dla decyzji inwestycyjnych lub optymalizujemy koncepcje pod kątem kosztowym. Dla rozwiązania problemów wymagających przecięcia problemów na styku wielu działów stosujemy tzw. warsztaty Problem Solving, na które zapraszani są przedstawiciele różnych jednostek, omawiane problemy i efektywnie znajdywane rozwiązania.
Efektem dodatkowym dla Zarządu firmy jest uzyskanie obiektywnej świadomości dotyczącej postępu w projektach zmian.
Wdrożenie prostych narzędzi / robotów RPA
Posiadamy duże doświadczenie w tworzeniu narzędzi usprawniających codzienne operacje realizowane przez pracowników:
- Zautomatyzowane formularze Excel / Word
- Check-list
- Makra MS Excel (VBA) / Word – oparte o autorską technologię „Office Nano Robots”
W przypadku obszaru o dużej powtarzalności, podatnego automatyzacje, możemy wdrożyć tzw. „roboty biurowe” (oparte o filozofię „Robotic process automation” – RPA), które zastępują pracę pracowników.
Stworzenie procedur i instrukcji
Wdrożenie zmian wymaga odpowiedniej komunikacji dla pracowników objętych zmianą. Elementem utrwalenia nowych zasad są:
- Procedury – zawierające opis docelowych procesów wraz z podziałem ról / odpowiedzialności
- Instrukcje szczegółowe – dla poszczególnych stanowisk, omawiające najlepsze praktyki wykonania pewnych kroków (np. instrukcje pracy w systemach)
- Materiały szkoleniowe
- Materiały informacyjne w formie FAQ (frequently asked questions) zawierające odpowiedzi na najczęstsze problemy pracowników w zakresie wdrażanej zmiany
- Karty działów i stanowisk
W ramach wsparcia wdrożenia zmian możemy stworzyć wskazane wyżej dokumenty zachowując zgodność z autorską metodyką Agile Procedure Library, gwarantującą, że przygotowane procedury instrukcje i wzorce będą łatwo przyswajalne dla pracowników.
Opcjonalnie procedury możemy zdefiniować w ramach dedykowanego portalu WWW umożliwiającego łatwy dostęp dla pracowników.
Wsparcie wdrożenia systemów IT
Nova Praxis od początku swojego istnienia działa na styku doradztwa i rozwoju oprogramowania (w ramach naszych zasobów posiadamy developerów aplikacji tworzących specjalistyczne systemy na zamówienie). Posiadamy duże doświadczenie którym dzielimy się w razie potrzeby wdrożenia systemów IT. Możemy wspierać klienta w:
- Stworzeniu analiz systemowych – szczegółowego opisu dotyczącego działania docelowego systemu
- Przygotowaniu Tabeli wymagań dla systemu
- Opracowania treści zapytania ofertowego na wybór dostawców, opracowaniu obiektywnych kryteriów wyboru
- Przeglądu potencjalnych dostawców / porównaniu rozwiązań
- Wsparciu w negocjacji umów wdrożeniowych / serwisowych na zakup systemu
- Wsparciu wdrożenia i testach
Szkolenia
Posiadamy w swojej ofercie szkolenia wspierające wdrażanie zmian w organizacji m. innymi:
- Szkolenie z podstaw myślenia procesowego – dla pracowników liniowych; dzięki szkoleniu dowiadują się oni na czym polega zmiana związana z wdrożeniem pojęcia procesów, jak czytać diagramy, jaka jest rola właściciela procesów oraz … jakiego rodzaju marnotrawstwa powinni na bieżąco wychwytywać w realizowanych przez siebie pracach i dążyć do ich eliminacji
- Szkolenie dotyczące wdrażania zmian – dla liderów zmian – omawiamy na nim pragmatycznie typowe pułapki w procesie wdrażania zmian, analizujemy typowe błędy popełniane w wielu firmach i dajemy przepis na ominięcie tych problemów
Ponadto, możemy przeprowadzić szkolenia związane z realizacją konkretnej zmiany u Klienta – przeszkolić liniowych pracowników z nowego zakresu obowiązków / nowych procesów wdrażanych w ramach zmiany.
Copyright © 2022 NovaPraxis
