Metodyka Agile w projektach doradczych

Wprowadzenie

Uwzględniając zmienność otoczenia wywołanego COVID-19 wychodzimy na przeciw naszym klientom i dostosowujemy tryb realizacji naszych projektów do zachodzących zmian poprzez metodykę Agile w projektach doradczych. Metodyka AGILE jest znana od wielu lat głównie w środowisku IT, gdyż wiele projektów jest właśnie w ten sposób realizowanych. Co ciekawe u podstaw stworzenia AGILE również była nieustająca zmiana, zatem wykorzystując już sprawdzone rozwiązania z innej branży podążamy za tym trendem i wprowadzamy AGILE do naszych projektów doradczych

Metodyka – podstawowe założenia

Kluczowe założenie w metodyce AGILE kryje się w jej nazwie – słowo „agile” oznacza „lekko, zwiewnie”. Celem metodyki jest, ciągłe dostosowywanie się do zmian jakie zachodzą w trakcie projektu. Zaadaptowaliśmy Agile do naszych potrzeb, tworząc własny substandard dopasowany do potrzeb projektów doradczych. Poniżej podstawowe założenia, które są wpisane w naszą metodykę:

  • Rozumiemy zachodzące zmiany dlatego staramy się dopasować do zmieniających się potrzeb klienta, ale w ramach nakreślonych ram w projekcie
  • Realizujemy prace interacyjnie dostarczając gotowe produkty w ramach pojedynczego Sprintu
  • Liczbę Sprintów określa sam klient, może przerwać na dowolnym etapie bez ponoszenia dodatkowych kosztów
  • Pojedynczy Sprint trwa od 3-4 tygodni.
  • Klient ma dostęp do tworzonych diagramów i dokumentacji on-line
  • Ściśle współpracujemy z klientem
  • W regularnych odstępach czasu monitorujemy postęp prac z klientem przynajmniej x1/tydzień
  • Dokumenty powinny być relatywnie krótkie. Mają zawierać niezbędne informacje, a dodatki zamieszczane są w formie załączników.
  • Zatwierdzone dokumenty są miarą postępu w projekcie.
  • Prostota – minimalizujemy ilość koniecznej pracy po obu stronach.
  • Każdy Sprint ma ściśle określony zakres bazowy prac do wykonania. Zmiana wymagań danego Sprintu oznacza przesunięcie zadań na kolejny Sprint (nie zmieniamy zakresu bieżącego Sprintu).
  • Liderzy projektu po obu stronach zobowiązani są zaplanować zakres i przebieg Sprintu najpóźniej na ostatniej rewizji przed zakończeniem się danego Sprintu
  • Wszelkie dokumenty typu procedury, wzorce, instrukcje są  skatalogowane w 1 miejscu, mają nadane numery pozwalające zidentyfikować, czy dokument jest oficjalny czy roboczy i czy można z niego korzystać. 

 

optymalizacja procesów biznesowych
mapa procesów w firmie produkcyjnej

Przebieg projektu

Każdy projekt jest podzielony na tzw. Sprinty, które zawierają ściśle określony zakres prac do wykonania w jednostce czasu 3-4 tyg. Zakres zadań do wykonania jest uzgadniany z Klientem tak aby uwzględnić z jednej strony potrzeby Klienta a z drugiej strony aby zapewnić ciągłość całego projektu.

Pojedynczy Sprint zawiera następujące elementy:

  • Uzgodniony zakres w ramach bieżącego Sprintu
  • Rejestr zmian wymagań 
  • Rejestr produktów 
  • Wykres wypalania (wizualizacja postępu prac)
  • Produkty końcowe Sprintu do dostarczenia
  • Oczekiwane zaangażowanie po stronie Klienta
  • Plan działania na kolejny Sprint

Zarządzanie zmianą

Kluczowym elementem metodyki Agile jest ciągła adaptacja do zmiany. W przypadku permanentnie zmieniającego się otoczenia biznesowego mamy pełną świadomość konieczności zmian jakie mogą zajść w trakcie projektu, dlatego wpisaliśmy zmianę jako naturalny element naszych projektów doradczych z pewnymi zastrzeżeniami.

Proces zmian musi spełniać następujące zasady:

  • Zakres prac określony w ramach pojedynczego Sprintu nie zmienia się w jego trakcie. Możemy uszczegóławiać zakres prac Sprintu ale go nie zmieniamy. Ewentualne zmiany wymagań/zakresu prac wprowadzamy w kolejnym Sprincie modyfikując jego zakres.
  • Zakres następnego Sprintu planujemy na bieżąco w ramach  kolejnych rewizji bieżącego Sprintu.
  • Omawiamy wyniki naszych prac na bieżąco z Klientem i reagujemy na wszelkie nowe potrzeby. Każdą rewizję w ramach Sprintu kończymy listą rzeczy jaką powinniśmy uwzględnić w ramach bieżącego Sprintu i jakie nowe elementy powinniśmy ująć w ramach kolejnego Sprintu.
  • Dokumenty wytwarzane w ramach danego Sprintu widoczne są w repozytorium dokumentów poprzez WWW.
  • Diagramy procesów mogą być komentowane na bieżąco w ramach funkcji TeamCollaboration w narzędziu Visual Paradigm.
  • Preferujemy ścisłą współpracę z zespołem Klienta aby na bieżąco reagować na każdą zmianę.
  • Wszelkie zmiany nanosimy w naszym rejestrze, tak aby mieć wgląd w zakres kolejnych sprintów i na bieżąco reagować na napotkane problemy przy realizacji projektu
  • Spotkania statutowe realizujemy w trybie on-line
  • Szkolenia i warsztaty realizujemy w trybie on-line z naszego studia, chyba, że sytuacja epidemiologiczna pozwoli na realizację szkoleń na miejscu.
mapowanie procesów