Krok 1. – Identyfikacja procesów biznesowych wpływających na przychody firmy oraz identyfikacja miejsc do optymalizacji.
Procesy biznesowe występują w każdej firmie, niezależnie od skali przedsiębiorstwa i branży. Żeby mogły prawidłowo funkcjonować, konieczny jest odpowiednio zorganizowany cały proces od sprzedaży i jej obsługi, poprzez zakupy, realizację zamówienia a kończąc na logistyce dostaw. Często jednak uwaga skoncentrowana jest głównie na sprzedaży, a sposób dostarczenia produktów, czy wykonania usług staje się drugorzędny. W konsekwencji firma się rozwija, ale ponosi duże koszty sprzedaży i magazynowania towarów.
Dokument zamówienia wyznacza płynną granicę przejścia między procesem sprzedaży a procesem realizacji zamówienia.
Dlaczego firma powinna optymalizować swoje procesy biznesowe?
Mimo iż każde zlecenie jest realizowane inaczej, a każdy Klient jest inny, obsługa zamówień powinna być ustandaryzowana. W swojej firmie warto wprowadzić również mechanizmy digitalizacji danych, które mogą znacząco przyśpieszyć proces obsługi Klienta. Wszystko to pozwala na obniżenie finalnych kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa oraz podniesienie poziomu zadowolenia wszystkich Klientów i pracowników.
Od czego rozpocząć proces optymalizacji procesów w firmie?
Do analizy i pomiaru wykorzystujemy autorskie rozwiązanie, które pozwala poza suchą analizą dokonać pomiaru obsługi i realizacji procesu. Co więcej, uzyskane dane z pomiaru precyzyjnie wskazują miejsca wymagające optymalizacji i pozwalają się skupić na tych działaniach, które przyniosą największy efekt ekonomiczny w najkrótszym czasie.
Sugerujemy, a wręcz zalecamy, aby jakiekolwiek zmiany organizacyjne, w tym wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych obejmujących całe przedsiębiorstwo, rozpocząć od analizy oraz pomiaru procesów biznesowych w firmie. Są to dwa kluczowe elementy w procesie optymalizacji i usprawnieniu organizacji. Rzetelna analiza obrazująca to, co działa nieefektywnie w firmie, jaka jest struktura kosztów, pracochłonność procesów i ile rzeczywiście kosztuje dana usług, pozwoli na usprawnienie działania każdej działalności gospodarczej w zakresie procesów biznesowych w firmie.
Ścieżka postępowania
- Identyfikacja procesów
- Analiza AS IS
- Pomiar (równolegle do analizy)
- Optymalizacja
- Wdrożenie zmian (digitalizacja, robotyzacja)
- Mapowanie procesów
Z naszych badań wynika, że firmy tracą nawet do 8-12% czasu swojego personelu przez złą organizację pracy (przy 100 etatach to jest nawet ok. 8-12 nadmiarowych etatów w skali miesiąca).W czasie realizacji usługi optymalizacji procesów biznesowych w firmie przeprowadzamy następujące działania:
Mapowanie procesów na podstawie wywiadów z kluczowymi pracownikami w firmie oraz dostarczonej dokumentacji. Stworzenie map procesów w narzędziu Visual Paradigm.
Krok 3. – Pomiar procesów jest realizowany przez nasz zespół analityków w oparciu o autorską metodykę TAM (ang. Total Activity Management). Każda czynność wykonywana w firmie może być zmierzona i później poddania ocenie z kilku perspektyw np. procentowemu poziomowi czasochłonności czynności w dziale, na danym stanowisku czy rozkładowi zadań w ramach stanowisk w określonym dziale.
Czego można oczekiwać po przeprowadzonej analizie procesów w firmie?
Przeprowadzona w sposób profesjonalny analiza procesów biznesowych w firmie pozwala na znaczne zoptymalizowanie jej działania, zaoszczędzenie na kosztach pracowniczych i odnalezienie wsparcia w technologiach informatycznych. Oferujemy między innymi programy, które wspomogą funkcjonowanie firmy, jak również roboty, które mogą wykonywać czynności powtarzalne.
Zachęcamy do zapoznania się ze szczegółowym profilem działalności firmy Nova Praxis oraz skorzystania z usług analizy i poprawy procesów biznesowych w przedsiębiorstwie.
