Pomiar procesów produkcyjnych i logistycznych

W przypadku pracowników fizycznych wykonujących dość powtarzalne operacje (np. produkcja / logistyka), pomiar odbywa się na nieco uproszczonych zasadach. Idea pomiaru jest analogiczna jak dla pomiaru procesów biurowych (pracownicy samodzielnie raportują czas), przy czym najczęściej okres pomiaru jest o wiele krótszy (np. 1 tydzień), ponieważ praca ma o wiele bardziej powtarzalny charakter.
Rejestracja czynności odbywa się na poziomie elementarnych czynności takich jak czas rozładunku, czas wyszukania dokumentów, czas przygotowania przezbrojenia etc.
Ze względu na powtarzalność, nie jest wymagana realizacja pomiaru na tak dużej próbie pracowników – często jest to próbka 10-20% pracowników jednostki.
Ponieważ pracownicy fizyczni często nie mają dostępu do komputera , wykorzystywane są dedykowane stacje pomiarowe (rozwiązania oparte o aplikacje na tablet dotykowy posiadający prosty interfejs użytkownika – czytaj więcej w rozdziale „Narzędzia używane w pomiarze procesów”). Narzędzia takie udostępniane są na czas pomiaru i mogą być współdzielone przez pracowników. Co istotne – wyniki pomiaru spływają ‚online’ do serwera i mogą być na bieżąco weryfikowane.
W przypadku pracowników fizycznych często stosowany jest także pomiar ciągły – jest to wariant pomiaru, w którym pracownik nie raportuje swojej aktywności „po czasie” (np. na koniec zmiany), ale musi robić to na bieżąco – przełącza on aktualnie realizowane zadanie w aplikacji, a aplikacja samodzielnie (na zasadzie stopera), mierzy jej czas, aż do przełączenia zadania na inne.

W niektórych przypadkach, pomiar nie może być realizowany samodzielnie przez pracowników lub pomiar ma dotyczyć czynności wykonywanych przez kontrahentów / klientów, którzy nie mogą być objęci obowiązkiem raportowania. Przykładami takich sytuacji są pomiar działania pracowników biura obsługi klienta, którzy w sposób ciągły obsługują kolejkę klientów i nie mogą się odrywać od pracy dla zanotowania zadań. Innym przykładem jest ewidencja czasu związanego z przejazdem i załadunkiem TIR w dużych centrach przeładunkowych.
W takiej sytuacji, pomiar prowadzony jest metodą obserwacyjną, poprzez dedykowanych analityków naszej firmy oddelegowanych do miejsca wykonywania pracy. Zasady raportowania i mapy czynności są w tym przypadku identyczne jak przy pomiarze realizowanym samodzielnie, jedynie zmienia się operator który wprowadza dane. Wykorzystywane są przy tym te same aplikacje które służą do pomiaru samodzielnego – z powodzeniem zastępują one stopery, dając możliwość analizy danych online i ograniczając koszty obróbki wyników pomiaru.

Mapy czynności (na które możliwe jest rejestrowanie pracy) tworzone są przez Nova Praxis w wyniku wstępnej fazy projektu („Identyfikacja procesów”), w której wraz z pracownikami Klienta identyfikowane są czynności realizowane przez pracowników, które następnie grupowane są w procesy i przekładane na odpowiednie „Mapy czynności”. Zidentyfikowane czynności są równocześnie punktem wejścia dla dalszej Analizy procesów.
Bardzo istotny na tym etapie jest udział Klienta – podstawą do pomiaru są czynności występujące w danej firmie, unikalne dla niej. Nie wykorzystujemy nigdy generalnych map czynności, bo zadania i problemy są inne w każdej firmie. Istotne jest także, to, że pracownicy nazywają zadania swoim słownictwem, łatwiej jest im potem raportować swój czas dobrze rozumiejąc to co kryje się pod daną nazwą zadania.
Nasza dojrzała metodyka Total Activities Management dostarcza wytycznych dzięki którym już na tym etapie wykrywamy wstępnie marnotrawstwa w procesach i związane z nimi aktywności pojawiają się na mapie czynności (przestoje w pracy, samo-szkolenia, wsparcie innych pracowników, projekty wewnętrzne, udział w spotkaniach „adhoc” etc.). Daje to możliwość pomiaru nie tylko tych zadań które powinny być realizowane, ale także tych które nie generują wartości dodanej.

Narzędzia używane w pomiarze procesów

Niezbędnym elementem dla realizacji pomiaru procesów są efektywne narzędzia informatyczne. Kluczowa jest tu prostota i ergonomia narzędzi. Wszystko po to, by pomiar procesów w minimalnym stopniu angażował objętych nim pracowników. Jeśli narzędzie jest skomplikowane – nie tyle ucierpi na tym czas poświęcany przez pracowników, ale jakość i szczegółowość zbieranych danych – pracownik na złożenie raportu chce poświęcić parę minut dzienne – jeśli narzędzie byłoby złe, te parę minut wystarczy jedynie na bardzo ogólnikowe opisanie czasu.

Podstawowe narzędzie wykorzystywane do pomiaru procesów to nowoczesny system dostępny w „chmurze” jako aplikacja WWW. Jest to tego stopnia ergonomiczny, że do złożenia raportu czasu nie jest wymagane naciśnięcie przycisku „Zapisz” – od razu po wpisaniu danych znajdują się one w bazie danych – wszystko działa online i od razu może być analizowane.
Szereg wbudowanych w system funkcji ogranicza możliwość „manipulacji przy składanych raportach” min. zatwierdzanie raportów, punkt ujemne za nieterminowe wypełnienie raportów, szczegółowe logi zmian wprowadzanych w grafiku czasu, analizy porównawcze.

Pracownicy działający w terenie mają do dyspozycji interfejs mobilny dostosowany do działania na smartfonach.  Jest to odpowiednie narzędzie np. dla pracowników sprzedaży / audytorów, którzy pracują „w terenie”.

Dla pracowników nie posiadających na stałe dostępu do komputera udostępniane są dedykowane stacje pomiarowe. To urządzenia zbudowane w oparciu o tablety, czujniki zbliżeniowe (iBeacon) oraz specjalne oprogramowanie PraxiTimer, pozwalające na składanie raportów za pomocą interfejsu dotykowego. Stacje pomiarowe mają tą zaletę, że mogą być wykorzystywane przez kilku pracowników  równocześnie; kładąc nacisk na ergonomię i skrócenie czasu pracy z aplikacją, narzędzie niweluje konieczność logowania się do aplikacji przy każdorazowej próbie raportowania czasu – zamiast tego, identyfikacja pracowników realizowana jest za pomocą bezprzewodowych nadajników, które rozdawane są pracownikom objętym pomiarem.

Ogół udostępnianych przez nas narzędzi działa wg jednej filozofii – dane przekazywane są na bieżąco do serwera. Wszystkie narzędzia  raportują czas do tej samej bazy danych, umożliwiającej ich wspólną analizę.

Narzędzia zbierania danych stanowią połowę oprzyrządowania projektu pomiarowego. Drugą stanowią aplikacje wspierające zarządzanie pomiarem – konfigurację map czynności, nadzór pomiaru czy wreszcie – analizę wyników.
Posiadamy autorskie narzędzia wspierające ww. aspekty. Dzięki temu jesteśmy w stanie sprawnie nadzorować i „w locie” rekonfigurować pomiar dla kilkuset pracowników równocześnie.
Ogół danych pomiarowych przechowywanych jest w chmurze na odpowiednio zabezpieczonych serwerach. Serwery znajdują się na terenie Unii Europejskiej, przez co stosowane są zabezpieczenia spełniające wymogi ochrony danych osobowych

Wykorzystanie wyników pomiaru w rekomendacjach

Ogół wyników pomiaru poddawany jest analizie specjalistów Nova Praxis i tworzony jest specjalny Raport z pomiaru procesów. Dostarcza on ogromnej ilości informacji o faktycznych kosztach całych procesów, ale też poszczególnych czynności. Już samo to jest wartościową informacją pozwalającą firmie wykryć miejsca nadużyć i utraty efektywności. 
W kompleksowych projektach optymalizacji procesów, dane z pomiaru zderzane są wynikami szczegółowej analizy procesów i danymi dotyczącymi KPI procesów uzyskanych od Klienta. 
Na tej bazie tworzone są rekomendacje dotyczące usprawnień. Co istotne  – pomiar procesów pozwala precyzyjnie oszacować oszczędności wynikające z kolejnych proponowanych oszczędności, które da się wykazać w postaci zaoszczędzonych godzin lub w złotówkach.