Polityka prywatności

1. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Niniejsza Polityka prywatności opisuje sposób i zakres przetwarzania danych osobowych, przysługujące prawa osobom których dane są przetwarzane, okres przetwarzania danych oraz odbiorców danych osobowych zgodnie z unijnym rozporządzeniem dotyczącym ochrony danych osobowych – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE oraz ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 10.05.2018r.

2. Słownik pojęć

1. Nova Praxis – skrócona nazwa firmy Nova Praxis Sp. z o.o.
2. Dane Osobowe – informacje na podstawie, których możliwa jest bezpośrednio lub pośrednio identyfikacja osoby fizycznej, w szczególności za Dane Osobowe uznaje się: imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, e-mail, telefon, identyfikator internetowy, nazwa firmy w której osoba jest zatrudniona, zajmowane stanowisko. Nova Praxis nie przetwarza tzw. szczególnych danych osobowych w tym: jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną. fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej; dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, opinie polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność do związków zawodowych oraz dane dotyczące zdrowia lub życia seksualnego;
3. Klient – firma zewnętrzna na rzecz której; Nova Praxis świadczy Usługi doradcze, w trakcie których mogą być przetwarzane Dane Osobowe pracowników, współpracowników, kontrahentów.
4. Partner biznesowy – firma zewnętrzna, z którą Nova Praxis pozostaje w relacji biznesowej bezpośrednio lub pośrednio, a która na mocy umowy o poufności oraz umowy ramowej o współpracy może mieć powierzone Dane Osobowe.
5. Rozporządzenie RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE;
6. Umowa realizacyjna – jednorazowa umowa podpisana z Klientem na realizację określonej Usługi doradczej;
7. Umowa ramowa – umowa definiująca zasady współpracy z Klientem, sposób zlecania i odbioru prac w ramach realizowanych Usług doradczych;
8. Umowa NDA – umowa o zachowaniu poufności, obejmująca sposób przetwarzania, zabezpieczenie i ochronę Danych osobowych oraz sposób postępowania w przypadku w przypadku zaistnienia ryzyka ujawnienia przekazanych Danych osobowych przez Klienta;
9. Usługa doradcza – usługa świadczona przez Nova Praxis na rzecz Klienta, w ramach której powierzane są dane osobowe, w szczególności są to usługi związane z: analizą pomiarem i optymalizacją procesów, mapowanie procesów, badanie efektywności procesów, wdrożenie MBO, modelowanie struktur organizacyjnych, szkolenia;

3. Kto przetwarza dane osobowe

Administratorem Danych Osobowych jest firma Nova Praxis Sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie Plac Szczepański 3/48, 31-011 Kraków (zwany dalej „Administratorem DO”). Kontakt z Administratorem DO jest możliwy drogą elektroniczną na adres: administrator.danych@novapraxis.pl lub korespondencyjnie na wyżej wskazany adres z dopiskiem „Dane osobowe”.

4. Cel i zakres przetwarzania danych osobowych

1. Nova Praxis przetwarza dane osobowe w zakresie:
   1. podjęcie działań przed zawarciem Umowy realizacyjnej lub Umowy ramowej, w ramach których mogą być przetwarzane Dane osobowe osób kontaktowych lub mogą być powierzone Dane osobowe pracowników niezbędne do opracowania oferty bądź treści umowy [ 6 ust. 1 lit. b. Rozporządzenia RODO];
   2. w celu wykonania Umowy realizacyjnej bądź zleceń w ramach Umowy ramowej, w ramach której przetwarzane są Dane osobowe osób kontaktowych, pracowników i współpracowników Klienta niezbędne do realizacji przedmiotu umowy lub zlecenia [ 6 ust. 1 lit. b. Rozporządzenia RODO];
   3. w celu współpracy z Partnerami biznesowymi w ramach świadczonych Usług doradczych, w ramach których mogą być przetwarzane Dane osobowe osób kontaktowych, pracowników i współpracowników Klienta niezbędne do realizacji przedmiotu umowy lub zlecenia [ 6 ust. 1 lit. b. Rozporządzenia RODO];
   4. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze DO [ 6 ust. 1 lit. c. Rozporządzenia RODO];
   5. na podstawie prawnie uzasadnionego interesu [ 6 ust. 1 lit. f. Rozporządzenia RODO] w celu realizacji:
      1. marketingu bezpośredniego usług własnych,
      2. gwarancji, reklamacji w trakcie przebieg projektu oraz po jego zakończeniu w okresie kolejnych 12-tu miesięcy
      3. monitorowania i poprawy jakości świadczonych usług, w tym: badania satysfakcji klienta ze świadczonych usług,
      4. zarządzania ryzykiem oraz kontrolą wewnętrzną,
      5. dochodzenia lub zabezpieczenia roszczeń, w tym: dokonania weryfikacji wiarygodności płatniczej klienta w oparciu o dane z Krajowego Rejestru Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA,
      6. prowadzenia analiz jakości technicznej świadczonych usług i sprzętu.
2. Ponadto, Nova Praxis może na podstawie odrębnej zgody [ 6 ust. 1 lit. a. Rozporządzenia RODO] przetwarzać dane w celu:
   1. organizowania i przeprowadzania konkursów i akcji marketingowych,
   2. marketingu produktów lub usług podmiotów współpracujących z Nova Praxis, przy czym dane osobowe klienta nie będą udostępniane podmiotom trzecim;
3. Marketing, o którym mowa w pkt b) powyżej może być realizowany przez Nova Praxis za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, tj. SMS, e-mail, MMS oraz komunikacji za pośrednictwem komunikacji telefonicznej.

5. Okres przetwarzania danych osobowych

1. Okres przechowywania danych osobowych został określony w podziale na cele przetwarzania:
   1. Podjęcie działań przed zawarciem Umowy realizacyjnej lub Umowy ramowej, okres przetwarzania mija:
      1. z chwilą podpisania Umowy realizacyjnej, Umowy ramowej lub Umowy NDA, gdyż przetwarzanie Danych osobowych zostaje objęte jedną z ww umów;
      2. z chwilą zakończenia postępowania ofertowego wynikiem negatywnym.
   2. Wykonanie Umowy realizacyjnej bądź zleceń w ramach Umowy ramowej, okres przechowywania mija:
      1. 3-m-ce od zakończeniu Umowy jednorazowej na potrzeby udzielania wyjaśnień Klientowi do wyników zrealizowanych Usług doradczych,
      2. z chwilą rozwiązania Umowy ramowej,
      3. z chwilą rozwiązania Umowy NDA,
      4. po uzyskaniu informacji od Klienta, że dany pracownik, którego Dane osobowe są przetwarzane nie jest już jego pracownikiem, o ile zakres Umowy realizacyjnej lub treść Zlecenia tego nie wyklucza;
   3. Obsługa kontaktów z Partnerami biznesowymi. Okres przechowywania mija:
      1. z chwilą wygaśnięcia Umowy o współpracy z Partnerem biznesowym;
      2. na wyraźne żądanie Klienta.
   4. Realizacja prawnie uzasadnionego interesu przez Administratora DO, okres przechowywania mija:
      1. z chwilą złożenia do Administratora DO wniosku zgłoszenia sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą o ile przepisy prawa na to pozwalają.
   5. Organizacja i przeprowadzenie konkursów i akcji marketingowych, okres przetwarzania mija:
      1. z chwilą złożenia do Administratora DO wniosku o zaprzestanie lub ograniczenie przetwarzania danych przez osobę, której dane dotyczą.
   6. Marketingu produktów lub usług podmiotów współpracujących z Nova Praxis, okres przetwarzania mija:
      1. z chwilą złożenia do Administratora DO wniosku o zaprzestanie lub ograniczenie przetwarzania danych przez osobę, której dane dotyczą.
   7. Obsługa reklamacji. Okres przechowywania mija:
      1. po zakończeniu procesu reklamacji oraz w okresie trwania gwarancji;

6. Odbiorcy danych osobowych

1. Pozyskane Dane osobowe są ujawniane, jeśli to konieczne:
   1. Podmiotom uczestniczącym w procesach niezbędnych do realizacji Umów jednorazowych lub Zleceń w tym:
      1. dostawcom usług IT;
      2. dostawcom pracowników outsourcingowych;
      3. stałym współpracownikom;
      4. Partnerom biznesowym
   2. Podmiotom realizującym usługi telekomunikacyjne;
   3. Podmiotom realizującym usługi windykacyjne oraz podmiotom nabywającym wierzytelności – w razie nieopłacenia naszych rachunków lub faktur w terminie;
   4. Podmiotom realizującym usługi kurierskie lub pocztowe;
   5. Podmiotom realizującym usługi przewozowe;
   6. Podmiotom drukującym korespondencję oraz obsługującym korespondencję od klientów;
   7. Podmiotom archiwizującym dokumenty;
   8. Podmiotom zajmującym się badaniami opinii klientów;
   9. Podmiotom świadczącym na rzecz Nova Praxis usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe, finansowe, rachunkowe, pomoc prawną.

7. Prawa dotyczące przetwarzania danych osobowych

1. Prawa osoby, której dotyczą dane osobowe:
   1. prawo dostępu do przetwarzanych danych osobowych, tj. prawo do uzyskania potwierdzenia za pośrednictwem Administratora DO czy i w jakim zakresie są przetwarza dane osobowe;
   2. prawo do sprostowania danych, jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, że przetwarzane dane są nieprawidłowe lub niekompletne;
   3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych, w tym:
      1. prawo do cofnięcia przyznanych wcześniej zgód (cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem);
      2. osoba, której dane dotyczą wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu ustalenia czy wniesiony sprzeciw wobec przetwarzania danych jest uzasadniony wobec uzasadnionego interesu Administratora DO;
   4. prawo do usunięcia danych osobowych w przypadku, gdy:
      1. dane nie są już niezbędne do celów, dla których były zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
      2. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania danych;
      3. osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania;
      4. dane przetwarzane są niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
      5. dane muszą być usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisów prawa;
   5. prawo do przenoszenia danych za pośrednictwem Administratora DO innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą lub na podstawie zgody wyrażonej przez taką osobę;
   6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora lub wobec przetwarzania w celu marketingu bezpośredniego;
   7. prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego w przypadku uznania, że przetwarzane dane osobowe przez Nova Praxis naruszają postanowienia Rozporządzenia RODO oraz Ustawy o ochronie danych osobowych;
   8. prawo do uzyskania interwencji ze strony Administratora DO, wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania decyzji opartej na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych.

8. Zabezpieczenie danych osobowych

1. Przetwarzane Dane osobowe są zabezpieczone przez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych mające na celu monitorowanie dostępu do Danych osobowych oraz zastosowanie zabezpieczeń danych, tak aby uniemożliwić dostęp do danych przez osoby niepowołane;
2. Zastosowane środki organizacyjne obejmują stosowanie przyjętych przez Zarząd Nova Praxis Zasad ochrony danych osobowych oraz minimalizację przetwarzania Danych osobowych, pseudonimizacji danych tam gdzie zachodzi taka potrzeba, wszyscy pracownicy i współpracownicy oraz Partnerzy Biznesowi mają podpisaną Umowę NDA, która określa sposób ochrony Informacji Poufnych oraz sposób przetwarzania i ochrony Danych Osobowych Klientów;
3. Zastosowane środki techniczne do ochrony przetwarzanych Danych osobowych pozwalają precyzyjnie określić kto ma dostęp do określonej kategorii danych, komu i na jaki okres zostały udostępnione Dane Osobowe. Wykorzystane przez Nova Praxis aplikacje i rozwiązania informatyczne firm trzecich spełniają wymogi Rozporządzenia RODO w zakresie ochrony Danych Osobowych.