Jak przebiega badanie efektywności procesów?

Wdrożenie zarządzania procesami biznesowymi znacznie usprawnia działanie firmy, co przekłada się na skrócenie czasu obsługi procesu, mniejsze koszty wewnętrzne a co za tym idzie większe zyski. Aby jednak podnieść wydajność, konieczne jest wcześniejsze przeprowadzenie badania efektywności procesów. Na czym ono polega? Wyjaśniamy w artykule.

Jakich informacji dostarcza badanie efektywności procesów biznesowych?

Fachowo wykonana badanie efektywności procesówskłada się z kilku etapów. Jako specjaliści od zarządzania procesami biznesowymi zawsze zaczynamy od identyfikacji procesów i obszarów, które można zoptymalizować w krótkiej i długiej perspektywie. Następnie przechodzimy do ustalenia zagrożeń i ograniczeń. W przypadku większych firm przeprowadzamy pomiar procesów na miejscu (np.: sklep, hala produkcyjna, biuro), gdzie zostaną namierzone czynności niewłaściwie zorganizowane, generujące marnotrawstwo w zakresie np. nakładów pracy lub środków finansowych, jak również rozkład danej czynności w czasie w ciągu dnia jest mocno nieefektywny. Ostatni etap badania efektywności to opracowanie planu optymalizacji procesów.

Dzięki wykorzystaniu naszej autorskiej metodyki TAM (Total Activities Management) badanie efektywności procesów dostarcza szczegółowych danych dotyczących m.in. czasochłonności poszczególnych czynności, badane są średnie czasy danej czynności. Na podstawie opracowanych wyników z pomiaru ustalane są wartości wskaźników KPI. Jest to szczególnie istotne np.: w sieciach sklepów, które powinny dążyć do zoptymalizowania kosztów wewnętrznych i ustandaryzowania działania w każdym z oddziałów.

Dlaczego warto wykonać badanie efektywności procesów?

Kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymiobejmuje wiele działań, takich jak pomiar, mapowanie i optymalizacja procesów oraz stały monitoring w oparciu o rzetelne wiarygodne dane. Jednym z elementów niezbędnych, by poprawić organizację firmy, jest właśnie badanie efektywności procesów. Dzięki niemu przedsiębiorca zyskuje wartościowe informacje o m.in. funkcjonowaniu poszczególnych działów, obszarach generujących największe koszty i czynnościach najbardziej czasochłonnych czy zbędnych.

Co ważne, na analizę efektywności procesów warto się zdecydować nie tylko w przypadku planowania szeroko zakrojonych działań optymalizacyjnych. Przeprowadzenie tego badania to doskonały sposób, by ocenić, czy obecna organizacja firmy rzeczywiście jest funkcjonalna i co można jeszcze w niej poprawić wg filozofii keizen — dążenie do ciągłego doskonalenia.