Wdrażamy metodykę zarządzania projektami dostosowaną do specyfiki i skali firmy. Bazujemy na założeniach takich metodyk jak Prince2, PMI/PMBOK oraz SCRUM, ale nie staramy się wdrożyć ich za wszelką cenę. Efektywne zarządzanie projektami to dopasowane do potrzeb danej firmy rozwiązanie będące zbiorem dobrych praktyk, z których wybieramy tylko to, co dla firmy jest przydatne:
- Nie lubimy 100 stronicowych teoretycznych procedur i instrukcji. W pierwszej kolejności wdrażamy wzorce konkretnych dokumentów projektowych. Rekomendujemy oprogramowanie informatyczne, które automatyzuje zarządzanie projektem
- Nie przesadzamy jednak z drogimi narzędziami informatycznymi – dobrze dobrany formularz w Excel może być lepiej używany niż najdroższy system
- Nie lubimy rozbudowanych formularzy „Word”. Zamiast tego wolimy proste rozwiązanie, choćby nawet pliki Excel, które nadają się do dalszego przetwarzania. W zależności od potrzeby – dostarczamy makra pozwalające automatycznie przetwarzać zawartość plików Excel
- Jasno definiujemy role projektowe – to podstawa dla unikania konfliktów i utrzymania odpowiedzialności
- Kładziemy nacisk na element finansowy projektu – jeśli finanse mają się dobrze, można dbać o jakość i termin
- Skupiamy się na monitorowaniu pracy (jej kosztów w projekcie) przy wykorzystaniu technik rejestracji czasu pracy
- Kompleksowo pomagamy w procesie doskonalenia metodyki zarządzania projektami – od projektu po finalne procedury i instrukcje, poprzez szkolenia pracowników z nowych procedur, migrujemy projekty do nowych standardów
Uporządkowanie metodyki zarządzania projektami stanowi punkt wyjścia dla zarządzania całym portfolio projektów i ich efektywnego monitorowania.
W 99% przypadków nie ma jednego uniwersalnego sposobu efektywnej realizacji projektów w danej firmie – projekty duże wymagają innego podejścia niż projekty małe.
Nie wdrażamy jednej jedynej najlepszej metodyki. Efektywne zarządzanie projektami w firmie realizujemy poprzez precyzyjne dopasowanie do potrzeb każdej firmy. Warunkujemy stosowanie procedur i wzorców dokumentów od rangi i skali projektu. Małe projekty w tej samej firmie realizowane są uproszczonymi mechanizmami. Duże projekty wymagają większego nakładu na zarządzanie projektami oraz mechanizmów kontroli projektu.
Kiedy warto korzystać z metod zarządzania projektami
Oto przykładowe symptomy, przy których warto skorzystać z naszych usług:
- projekty toczą się jakby „przy okazji” realizacji zasadniczych zadań (procesów) – pracownicy przypisani do projektu nie mają na to zaalokowanego czasu
- projekty wewnętrzne przedłużają się w nieskończoność, ciężko jednak ustalić kto jest winny
- pojawiają się konflikty na linii „realizator projektu” <> „biznes / zlecający” – winą za brak finalizacji projektu obarczana jest zmiana zakresu projektu, jednak „biznes” nie jest informowany o tym na bieżąco
- szacunki kosztu projektów często i radykalnie mijają się z prawdą
- brak analizy ‘koszty projektu vs zwrot’ przy inicjowaniu projektu
- brak archiwum dokumentacji projektowej – cała wiedza jest wyłącznie na komputerach członków grupy projektowej
- projekty zlecane są do realizacji za późno, mimo iż biznes (zlecający) miał wcześniej informację o terminie uruchomienia i zakończenia projektu, w konsekwencji wszystko jest na wczoraj
- trudno jest wskazać jedną osobę, która ustala priorytety albo jest ich wręcz za dużo, w konsekwencji “biznes” oczekuje co innego niż jest aktualnie realizowane
- “biznes” nie ma świadomości kosztów wprowadzania zmian, zarówno od strony terminów realizacji jak i koniecznej pracy aby wykonać zmiany
- Projekty są niedokończone i pojawia się z czasem problem z rozliczeniem zaległych prac, które nie zostały kiedyś dokończone
Nasze usługi adresujemy zarówno do firm działających projektowo, chcących doskonalić własną metodykę, jak i firm które dopiero wdrażają kulturę projektową.
Przykładowe efekty korzystania z metodyki zarządzania projektami
Porządek dokumentacji projektowej dzięki teczkom projektu
Przełomowym momentem pomagającym firmom „ujarzmić projekty” jest wdrożenie „Teczek projektów” – czyli wspólnego folderu, gdzie będą przetrzymywane foldery dokumentacji wszystkich projektów.
Kluczem jest odgórne narzucenie struktury takiej teczki (wariantów), wzorców dokumentów i nadzór nad użyciem teczek.
Dzięki wykorzystaniu oprogramowania „DMS” naszego partnera – firmy TimeFrame Software, porządek dokumentacji utrzymywany jest w naturalny sposób.
Użytkownicy pracując z łatwością „katalogów na dysku”, dzielą się i wersjonują uporządkowaną dokumentację projektu.
Kluczem do sukcesu jest nie samo narzędzie do przetrzymywania dokumentacji, ale jej odpowiednio dobrana struktura / wzorce i właściwe jego używanie.
Jednoznacznie zdefiniowane role projektowe
Role w projekcie są w ramach projektu ważniejsze niż stanowiska w firmie poszczególnych członków projektu.
Przyczyną wielu niepowodzeń projektowych jest brak zdefiniowania zakresu zadań, odpowiedzialności i uprawnień ról projektowych.
Jednoznaczne przypisanie ról porządkuje odpowiedzialność – pozwala uniknąć konfliktów i minimalizuje ryzyko wystąpienia obszarów „niczyich”.
Klarownie zdefiniowany „przepis” na dobry projekt
Skomplikowane dokumentacje procesów, procedury i instrukcje są bardzo trudne do wdrożenia. W naszym podejściu kładziemy nacisk na zdefiniowanie zbioru dobrze dopasowanych wzorców dokumentów na bazie, których realizacja zarządzania projektem jest bardziej uporządkowane. Dokumenty te układają się w logiczny ciąg zależności, który da się prosto przedstawić pracownikom uczestniczącym w projekcie.
Narzędzie staje się tu drugoplanowe. Doskonalenie metodyki zarządzania projektami zaczynamy od przepisu na dobry projekt.
Wypełnianie kolejnych dokumentów powoduje, że działanie realizowane jest wg z góry zamierzonego procesu zarządzania projektem.
Pozostałe korzyści
- Przewidywalność projektu – każdy projekt realizowany jest zgodnie z ustalonym procesem – już w trakcie można ocenić, jakie są szanse powodzenia
- Poprawa planowania / szacowania projektu – plany można opierać o udokumentowaną historię dobrych praktyk, planowanie jest formalnie zdefiniowanym procesem
- Dobranie metodyki do skali / ważności projektu – projekty proste „nie cierpią” przez nadmiar formalności, projekty złożone realizowane są wg szczególnych procedur
- Poprawa wyników ekonomicznych projektu – świadome „zarządzanie zmianą” umożliwia pozyskanie dodatkowego przychodu od Klienta, łatwiej też wychwycić niedokończone projekty, na których jest zawieszony przychód
- Firma posiada bazę dla portfolio projektów – zarządzamy nie pojedynczym projektem, ale analizujemy kondycję grup projektowych (portfela projektów)
- Możliwość oparcia systemu premiowego o skutek ekonomiczny projektu
- Wdrożenie „Uzasadnień biznesowych” dla projektu – efekt projektu porównywany jest z jego kosztami zanim się na niego zdecydujemy (ocena ROI)
- Budowa bazy wiedzy na bazie wdrożonych teczek projektu
- Wyraźne rozgraniczenie różnych rodzajów kosztów wytwórczych, np.: koszt ofertyzacji od kosztu realizacji, kosztu obsługi gwarancyjnej i obsługi serwisowej
- Przełożenie teorii z uznanych metodyk zarządzania projektami na praktyczne rozwiązania
- Szybki zwrot z inwestycji w doskonalenie metodyki zarządzania projektami
- Efektywne zarządzanie projektami poprzez ciągłe doskonalenie metodyk zarządzania projektami to niezbędny krok w kierunku doskonalenia funkcjonowania firmy.
Co zawiera nasza usługa
Zakres usługi zależy od konkretnego przypadku. Możliwe składowe usługi:
- analiza obecnych standardów zarządzania projektami, ustalenie problemów i potrzeb
- rekomendacja kierunków usprawnień – dobór metodyk „skrojonych na miarę”, dobór oprogramowania narzędziowego (np. narzędzia przechowywania dokumentacji projektowej)
- przygotowanie kompletnych wzorców dokumentów, procedur / instrukcji dla pracowników wg standardów Państwa firmy
- szkolenia dla pracowników : indywidualnie przygotowane procedury + metodyki / praktyki ogólne
- nadzór nad wdrożeniem nowych standardów – monitoring stosowania procedur, coaching
