Digitalizacja w biznesie może polegać na wprowadzeniu do stałego użytku w firmie OCR, skanerów oraz parserów maili, które pozwolą na automatyczne przetwarzanie danych w jednym, większym oprogramowaniu. Dzięki temu dostęp do wszystkich dokumentów firmowych można mieć już z jednego komputera. Co dokładnie składa się na proponowaną usługę?
- Audyt funkcjonowania organizacji pod kątem digitalizacji informacji,
- wdrożenie prostych reguł poprawiających organizację pracy w biurze ,
- dobranie sprzętu i oprogramowania do digitalizacji procesów (właściwy skaner, system OCR, parser maili),
- stworzenie bazy wzorców dokumentów z określonymi kodami dla systemu OCR,
- wdrożenie workflow do obiegu dokumentów.
Dla kogo adresowana jest usługa?
Odbiorcami usługi Digitalizacji procesów w biurze są firmy, które odczuwają potrzebę uporządkowania obiegu dokumentacji, tj. faktury, umowy, protokoły, zamówienia, reklamacje, delegacje, wnioski urlopowe. Znacząca część firm realizuje proces obsługi korespondencji przychodzącej ręcznie albo z niewielkim wsparciem systemowym. Nova Praxis wspiera firmy w digitalizacji procesów, tj. zamianie wszelkie formy informacji papierowej w cyfrową, a zawarte w mailu informacje w uporządkowaną strukturę informacji. Przeciętnie pracownik poświęca ok 0,5-1h na szukanie informacji w ciągu dnia. Dzięki digitalizacji procesów biznesowych każdą informację zawartą w dokumentacji firmy pracownik znajdzie w kilka chwil.
Szczegółowy zakres usługi
Poniżej prezentujemy kolejne kroki, w jakich realizujemy usługi w ramach typowego projektu:
Krok 1 – audyt funkcjonowania organizacji pod digitalizację procesów, czyli diagnoza sposobu obiegu dokumentów w firmie oraz poszukiwanie możliwości automatyzacji procesów w firmie.
Krok 2 – projekt przepływu informacji, czyli analiza procesów TO BE, związana z docelowym projektem przepływu informacji między stanowiskami w firmie ze wskazaniem miejsc gdzie papier zastąpi elektroniczny obieg dokumentów oraz gdzie będą zastosowane roboty software’owe RPA do automatycznego przetwarzania informacji.
Krok 3 – dobór właściwego oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów, przykładowo wykorzystanie platformy File Maker, umożliwiającej tworzenie spersonalizowanych formularzy, raportów, wykresów czy importu danych z plików Excel lub z innych programów.
Krok 4 – wdrożenie digitalizacji w organizacji, czyli konfiguracja urządzeń skanujących, szkolenia i warsztaty dla użytkowników, procedury i instrukcje jak postępować przy obsłudze dokumentów z nowym rozwiązaniem informatycznych, raport z badania audytowego.
Zachęcamy do skorzystania z usługi digitalizacji biznesu świadczonej przez profesjonalistów w zakresie usprawniania pracy przedsiębiorstw Nova Praxis.
