W skrócie
Komu i w czym pomaga usługa
Usługa jest adresowana do firm, które oczekują badania wybranych obszarów firmy przez firmę. Badanie takie jest często wymagane jako wstęp do realizacji innego, większego projektu. Celem takiego badania jest ocena działania całej organizacji lub jej wybranych obszarów oraz opisanie tej wiedzy w postaci spójnego raportu. Wynik audytu może być wykorzystywany wewnętrznie przez organizację lub może być przeznaczony dla instytucji zewnętrznej (np. dla inwestora lub instytucji weryfikującej utrzymanie jakiegoś standardu lub normy).
Ocena organizacji w postaci zewnętrznego audytu jest cenna ze względu na bezstronność i obiektywizm badania. Praktycznie żadna organizacja nie jest w stanie zbadać własnego statusu w sposób niezależny wykonując to zadanie własnymi siłami.
Usługa może stanowić wstęp do dalszych działań doskonalących w firmie – ich plan można przygotować w ramach raportu z audytu.
Ta usługa jest dedykowana dla większych projektów, których obszar badania musi być uzgodniony przed rozpoczęciem audytu.
Na czym polega usługa
Usługa polega na wykonaniu trzech kroków:
- przygotowania audytu
- realizacji audytu
- opracowania raportu z audytu
W przygotowaniu audytu określany jest cel i zakres, identyfikowane są obszary badania i osoby odpowiedzialne. W ramach przygotowania audytu ustalane jest miejsce i data prowadzenia badania. Realizacja audytu jest wykonywana przez zespół audytowy pod przewodnictwem kierownika audytu. Audyt jest prowadzony w sposób bezstronny i obiektywy. Zespół audytowy musi być niezależny i niepowiązany z organizacją, która jest badana. Obiektywność badania jest osiągana poprzez oparcie się na realnych dowodach z badanego obszaru.
Jakość badania zapewnia opracowany scenariusz realizacji audytu, szablony formularzy do badania oraz stosowanie list kontrolnych. Opracowanie raportu z audytu jest finalnym etapem usługi. Raport jest wewnętrznie weryfikowany przez zespół niezależny od audytorów. Weryfikacja według procedur Nova Praxis ma na celu potwierdzić obiektywizm i zgodność z zakresem. Raport jest przedstawiany również do zaakceptowania do organizacji, która jest badana.
Realizując projekty audytów i analiz firm bardzo często spotykamy się z sytuacją, że po wykonaniu badania dostarczamy organizacji raport o jej działaniu, który stanowi zsyntetyzowaną wiedzę, jakiej nigdy nie zgromadzono w takiej spójnie formie.
Szczegółowy zakres usługi
Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy usługę badania organizacji
Krok 1.
Przygotowanie audytu
Przygotowując audyt określamy jego cel i zakres do badania. W uzgodnieniu z badaną organizacją ustalamy scenariusz badania. W tej fazie określany jest również końcowy odbiorca audytu, czyli decydujemy czy wynik audytu będzie dostępny dla instytucji zewnętrznej.
Na tym etapie identyfikowane są obszary do badania w ramach zakresu audytu oraz osoby odpowiedzialne za te obszary w organizacji. Zaplanowanie audytu wiąże się z dostępnością tych osób i takim przygotowaniem badania, aby nie było ono przeszkodą w wypełnianiu standardowych obowiązków. Mamy świadomość, że takie działania jak badania audytowe zaburzają codzienną działalność organizacji i przykładamy wszelkich starań, aby miały one jak najmniejszy wpływ na obciążenie pracowników odpowiedzialnych.
Na tym etapie dobierany jest również zespół audytowy ze strony Nova Praxis. W celu zapewnienia niezależności i unikaniu konfliktu interesów zespół audytowy jest przedstawiany badanej organizacji w celu jego zaakceptowania. W ramach przygotowania audytu ustalane jest miejsce i data prowadzenia badania. We wszystkich tych działaniach bierzemy pod uwagę minimalizację obciążenia badanej organizacji w trakcie audytu. Produktem finalnym tego etapu jest uzgodniony plan audytu z harmonogramem realizacji.
Krok 2.
Realizacja audytu
Realizacja audytu jest prowadzona według planu ustalonego w fazie przygotowania audytu. Audyt jest wykonywany przez ustalony zespół audytowy pod przewodnictwem kierownika audytu. Zespół audytowy musi być niezależny i niepowiązany z organizacją, która jest badana, co jest potwierdzane jeszcze przed rozpoczęciem audytu. Jakość badania zapewnia opracowany scenariusz realizacji audytu, szablony formularzy do badania oraz stosowanie list kontrolnych.
Realizacja audytu rozpoczyna się od spotkania otwierającego, które ma na celu przestawienie zespołu audytorskiego, przestawienie celu i zakresu audytu oraz jego planu. Audyt jest prowadzony w sposób bezstronny i obiektywy, jest to osiągane poprzez oparcie się na realnych dowodach z badanego obszaru. Prowadzenie audytu obejmuje analizę dokumentacji dotyczącej obszaru oraz badania bezpośrednio na stanowiskach pracy. Wiąże się to z wywiadem, obserwacjami i oceną wykonywanych usług czy wyrobów.
Zidentyfikowane w ramach badania audytowego nieprawidłowości i odstępstwa są zapisywane jako materiał do opracowania zadań doskonalących. Audyt jest kończony spotkaniem zamykającym, w ramach którego przekazywane są pierwsze oceny i uwagi z audytu.
Krok 3.
Raport z audytu
Opracowanie raportu z audytu jest finalnym etapem usługi. Raport zawiera szczegółowy opis przebiegu badania, datę, miejsce, cele i zakres badania oraz harmonogram audytu. W raporcie zamieszczane są informacje o zespole audytowym i osobach badanych ze strony organizacji. W raporcie opisywana jest charakterystyka organizacji, przedstawiane są opisy badania poszczególnych obszarów wraz z przedstawieniem dowodów związanych z badaniem. W raporcie znajdują się zidentyfikowane niezgodności, ale również spostrzeżenia pozytywne. Raport zawiera opinie zespołu audytowego w zakresie zgodności przedmiotu badania z posiadaną dokumentacją i standardami dziedzinowymi.
Odrębnym rozdziałem w raporcie jest zestawienie działań doskonalących. Mogą one wynikać ze:
- stwierdzonych niezgodności (w postaci błędu, awarii, incydenty, wypadku) – wtedy proponowane są działania korygujące
- możliwych niezgodności (tzw. potencjalna niezgodność) – wtedy proponowane są działania zapobiegawcze
- możliwych strat – wtedy proponowane są działania zapobiegania stratom w postaci analiz rynku, analiz potrzeb klientów, pomiaru procesów czy samooceny organizacji
- stałego poszukiwania możliwości doskonalenia – wymaga to stałego zaangażowania personelu, stosowania systemów motywujących czy benchmarkingu.
Raport w takiej formie jest weryfikowany przez zespół niezależny od audytorów – weryfikacja według procedur Nova Praxis ma na celu potwierdzić obiektywizm i zgodność z zakresem. Raport jest przedstawiany finalnie do zaakceptowania do organizacji, która jest badana. Przekazanie raportu badanej organizacji kończy audyt.
Produkty projektu
Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.
- Plan audytu z harmonogramem
- Raport z audytu zawierający działania doskonalące
Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.
Wsparcie po realizacji usługi
W wyniku audytu wskazywane są obszary do poprawy w organizacji. Zarówno w obszarze większej efektywności, jak i ładu organizacyjnego. W obu obszarach Nova Praxis posiada dedykowane usługi pozwalające na doskonalenie przedsiębiorstwa. Możemy wspierać naszego klienta w realizacji wskazanego w raporcie planu doskonalenia. To właśnie dzięki doświadczeniom we wdrażaniu usprawnień, możemy rzetelnie je zaplanować tworząc Raport z audytu.
Naszym silnym założeniem jest to, by klient rozumiał istotę proponowanych działań i mógł swobodnie podjąć decyzję o wsparciu lub realizacji zmian własnymi zasobami.
Uzyskiwane korzyści
W wyniku projektu Klient uzyskuje obraz przedsiębiorstwa opisany w raporcie z audytu, a zebrane wyniki audytu są przedstawione z niezależnej perspektywy zewnętrznej dla organizacji.
- Zbadane obszary i ocena ich zgodności z dokumentacją i standardami
- Niezależna ocena organizacji po badaniu
- Zestawienie działań niezgodnych, które stanowi plan działań doskonalących – możliwy plan projektów wewnętrznych do realizacji
- Pełny raport po audycie daje aktualny obraz organizacji w badanych obszarach
Copyright © 2022 NovaPraxis
