Metodyki zarządzania projektami

Nasza koncepcja

Wdrażamy metodykę zarządzania projektami dostosowaną do specyfiki i skali firmy. Bazujemy na założeniach takich metodyk jak Prince2, PMI/PMBOK oraz SCRUM, ale nie staramy się wdrożyć ich za wszelką cenę. Efektywne zarządzanie projektami to dopasowane do potrzeb danej firmy rozwiązanie  będące zbiorem dobrych praktyk, z których wybieramy tylko to, co dla firmy jest przydatne:

  • Nie lubimy 100 stronicowych teoretycznych procedur i instrukcji. W pierwszej kolejności wdrażamy wzorce konkretnych dokumentów projektowych.  Rekomendujemy oprogramowanie informatyczne, które automatyzuje zarządzanie projektem
  • Nie przesadzamy jednak z drogimi narzędziami informatycznymi – dobrze dobrany formularz w Excel może być lepiej używany niż najdroższy system
  • Nie lubimy rozbudowanych formularzy „Word”. Zamiast tego wolimy proste rozwiązanie, choćby nawet pliki Excel, które nadają się do dalszego przetwarzania. W zależności od potrzeby – dostarczamy makra pozwalające automatycznie przetwarzać zawartość plików Excel
  • Jasno definiujemy role projektowe – to podstawa dla unikania konfliktów i utrzymania odpowiedzialności
  • Kładziemy nacisk na element finansowy projektu – jeśli finanse mają się dobrze, można dbać o jakość i termin
  • Skupiamy się na monitorowaniu pracy (jej kosztów w projekcie) przy wykorzystaniu technik rejestracji czasu pracy
  • Kompleksowo pomagamy w procesie doskonalenia metodyki zarządzania projektami  – od projektu po finalne procedury i instrukcje, poprzez szkolenia pracowników z nowych procedur, migrujemy projekty do nowych standardów

Uporządkowanie metodyki zarządzania projektami stanowi punkt wyjścia dla zarządzania całym portfolio projektów i ich efektywnego monitorowania.

W 99% przypadków nie ma jednego uniwersalnego sposobu efektywnej realizacji projektów w danej firmie – projekty duże wymagają innego podejścia niż projekty małe.

Nie wdrażamy jednej jedynej najlepszej metodyki. Efektywne zarządzanie projektami w firmie realizujemy poprzez precyzyjne dopasowanie do potrzeb każdej firmy. Warunkujemy stosowanie procedur i wzorców dokumentów od rangi i skali projektu. Małe projekty w tej samej firmie realizowane są uproszczonymi mechanizmami. Duże projekty wymagają większego nakładu na zarządzanie projektami oraz mechanizmów kontroli projektu.
 

Kiedy warto korzystać z metod zarządzania projektami

Oto  przykładowe symptomy, przy których warto skorzystać z naszych usług:

  • projekty toczą się jakby „przy okazji” realizacji zasadniczych zadań (procesów) – pracownicy przypisani do projektu nie mają na to zaalokowanego czasu
  • projekty wewnętrzne przedłużają się w nieskończoność, ciężko jednak ustalić kto jest winny
  • pojawiają się konflikty na linii „realizator projektu” <> „biznes / zlecający” – winą za brak finalizacji projektu obarczana jest zmiana zakresu projektu, jednak „biznes” nie jest informowany o tym na bieżąco
  • szacunki kosztu projektów często i radykalnie mijają się z prawdą
  • brak analizy ‘koszty projektu vs zwrot’ przy inicjowaniu projektu
  • brak archiwum dokumentacji projektowej – cała wiedza jest wyłącznie na komputerach członków grupy projektowej
  • projekty zlecane są do realizacji za późno, mimo iż biznes (zlecający) miał wcześniej informację o terminie uruchomienia i zakończenia projektu, w konsekwencji wszystko jest na wczoraj
  • trudno jest wskazać jedną osobę, która ustala priorytety albo jest ich wręcz za dużo, w konsekwencji „biznes” oczekuje co innego niż jest aktualnie realizowane
  • „biznes” nie ma świadomości kosztów wprowadzania zmian, zarówno od strony terminów realizacji jak i koniecznej pracy aby wykonać zmiany
  • Projekty są niedokończone i pojawia się z czasem problem z rozliczeniem zaległych prac, które nie zostały kiedyś dokończone
Nasze usługi adresujemy zarówno do firm działających projektowo, chcących doskonalić własną metodykę, jak i firm które dopiero wdrażają kulturę projektową.
 

Przykładowe efekty korzystania z metodyki zarządzania projektami

Porządek dokumentacji projektowej dzięki teczkom projektu

Przełomowym momentem pomagającym firmom „ujarzmić projekty” jest wdrożenie „Teczek projektów” – czyli wspólnego folderu, gdzie będą przetrzymywane foldery dokumentacji wszystkich projektów.

Kluczem jest odgórne narzucenie struktury takiej teczki (wariantów), wzorców dokumentów i nadzór nad użyciem teczek.

Dzięki wykorzystaniu oprogramowania „DMS” naszego partnera – firmy TimeFrame Software, porządek dokumentacji utrzymywany jest w naturalny sposób.

Użytkownicy pracując z łatwością „katalogów na dysku”, dzielą się i wersjonują uporządkowaną dokumentację projektu.

Metody zarządzania projektem
Kluczem do sukcesu jest nie samo narzędzie do przetrzymywania dokumentacji, ale jej odpowiednio dobrana struktura / wzorce i właściwe jego używanie.
Jednoznacznie zdefiniowane role projektowe

Role w projekcie są w ramach projektu ważniejsze niż stanowiska w firmie poszczególnych członków projektu.

Przyczyną wielu niepowodzeń projektowych jest brak zdefiniowania zakresu zadań, odpowiedzialności i uprawnień ról projektowych.

Jednoznaczne przypisanie ról porządkuje odpowiedzialność – pozwala uniknąć konfliktów i minimalizuje ryzyko wystąpienia obszarów „niczyich”.

Role w zarządzaniu projektami
Klarownie zdefiniowany „przepis” na dobry projekt

Skomplikowane dokumentacje procesów, procedury i instrukcje są bardzo trudne do wdrożenia. W naszym podejściu kładziemy nacisk na zdefiniowanie zbioru dobrze dopasowanych wzorców dokumentów na bazie, których realizacja zarządzania projektem jest bardziej uporządkowane. Dokumenty te układają się w logiczny ciąg zależności, który da się prosto przedstawić pracownikom uczestniczącym w projekcie.

Narzędzie staje się tu drugoplanowe. Doskonalenie metodyki zarządzania projektami zaczynamy od przepisu na dobry projekt.

Wypełnianie kolejnych dokumentów powoduje, że działanie realizowane jest wg z góry zamierzonego procesu zarządzania projektem.
Procesy w zarządzaniu projektem
 

Pozostałe korzyści

  • Przewidywalność projektu – każdy projekt realizowany jest zgodnie z ustalonym procesem – już w trakcie można ocenić, jakie są szanse powodzenia
  • Poprawa planowania / szacowania projektu – plany można opierać o udokumentowaną historię dobrych praktyk, planowanie jest formalnie zdefiniowanym procesem
  • Dobranie metodyki do skali / ważności projektu – projekty proste „nie cierpią” przez nadmiar formalności, projekty złożone realizowane są wg szczególnych procedur
  • Poprawa wyników ekonomicznych projektu – świadome „zarządzanie zmianą” umożliwia pozyskanie dodatkowego przychodu od Klienta, łatwiej też wychwycić niedokończone projekty, na których jest zawieszony przychód
  • Firma posiada bazę dla portfolio projektów – zarządzamy nie pojedynczym projektem, ale analizujemy kondycję grup projektowych (portfela projektów)
  • Możliwość oparcia systemu premiowego o skutek ekonomiczny projektu
  • Wdrożenie „Uzasadnień biznesowych” dla projektu – efekt projektu porównywany jest z jego kosztami  zanim się na niego zdecydujemy (ocena ROI)
  • Budowa bazy wiedzy na bazie wdrożonych teczek projektu
  • Wyraźne rozgraniczenie różnych rodzajów kosztów wytwórczych, np.: koszt ofertyzacji od kosztu realizacji, kosztu obsługi gwarancyjnej i obsługi serwisowej
  • Przełożenie teorii z uznanych metodyk zarządzania projektami na praktyczne rozwiązania
  • Szybki zwrot z inwestycji w doskonalenie metodyki zarządzania projektami
  • Efektywne zarządzanie projektami poprzez ciągłe doskonalenie metodyk zarządzania projektami to niezbędny krok w kierunku doskonalenia funkcjonowania firmy.
 

Co zawiera nasza usługa

Zakres usługi zależy od konkretnego przypadku. Możliwe składowe usługi:

  • analiza obecnych standardów zarządzania projektami, ustalenie problemów i potrzeb
  • rekomendacja kierunków usprawnień – dobór metodyk „skrojonych na miarę”,  dobór oprogramowania narzędziowego (np. narzędzia przechowywania dokumentacji projektowej)
  • przygotowanie kompletnych wzorców dokumentów, procedur / instrukcji dla pracowników wg standardów Państwa firmy
  • szkolenia dla pracowników : indywidualnie przygotowane procedury + metodyki / praktyki ogólne
  • nadzór nad wdrożeniem nowych standardów – monitoring stosowania procedur, coaching