Badanie efektywności procesów (KPI efektywności)

Badanie efektywności procesów pozwala dokładnie przyjrzeć się wszystkim procesom zachodzącym w obrębie organizacji i wychwycić te, które nie przynoszą zamierzonych wyników. Zadanie analityków sprowadza się do zidentyfikowania przeszkód, w wyniku których określone procesy pochłaniają nieproporcjonalnie wiele czasu, dając przy tym mizerne rezultaty. Można zatem powiedzieć, że badanie efektywności procesów stanowi niejako klucz do wytypowania tych działań, które raczej przeszkadzają w sprawnym i harmonijnym działaniu organizacji, zamiast stanowić o jej konkurencyjności. Przeszkody, które wpływają na spowolnienie procesów wewnątrz firmy, mogą mieć różny charakter, dlatego zadaniem profesjonalnych analityków jest uchwycenie tych zachowań, które w wypadku konkretnych firm mają największy wpływ na niską efektywność w obrębie określonych pól działania.

W skrócie

Usługa ma na celu postawienie diagnozy, w których obszarach działania firmy (procesy) kryją się największe koszty. Skupiona jest na kosztach pracy, a zatem czasie, jaki pracownicy poświęcają na poszczególne zadania.
Badanie określa czas nie tylko dla podstawowych obowiązków – mierzymy czas (koszty) wszystkiego, co przeszkadza w pracy: poprawy błędów po innych, nadmierne akceptacje, oczekiwanie na decyzje, poszukiwanie informacji, kreowanie raportów i wiele innych.
W stosunku do kompleksowej optymalizacji procesów, badanie można przeprowadzić szybko, nie angażując zbytnio pracowników. Uzyskane wyniki powalają nadać priorytety dalszym działaniom optymalizacyjnym – firma zyskuje świadomość, gdzie tkwi największy potencjał. Dla tych obszarów można wówczas uruchomić pogłębioną analizę i optymalizacje.
Badanie można wdrożyć w formie stałego pomiaru czasu – buduje to w firmie kulturę „ekologii czasu pracy” – wiedząc, ile poszczególne zadania kosztują (oraz że w ogóle one kosztują!), kierownicy zaczynają oszczędzać i eliminować tracony czas, tak samo jak obcinając niepotrzebne zakupy.

W ramach usługi przygotowujemy i realizujemy szczegółowe badanie czasu pracy ludzi, który mierzony jest w podziale na konkretne procesy i czynności. Jest to jeden z trudniejszych do przeprowadzenia pomiarów – trzeba jednak podkreślić, że posiadamy ku temu autorską metodykę i dedykowane systemy wypożyczane w ramach projektu. Dzięki temu badanie nie angażuje zbytnio pracowników. Kompleksowo obsługujemy proces pomiaru, nadzorując na bieżąco badanych pracowników. Na koniec przedstawiamy wyczerpujące opracowanie wyników.
Wyznaczamy standardy na rynku w zakresie pomiaru czasu w procesach biurowych. Robiliśmy to jako jedni z pierwszych na rynku i posiadamy tu dojrzałą metodykę.

Wyznaczamy standardy na rynku w zakresie pomiaru czasu w procesach biurowych. Robiliśmy to jako jedni z pierwszych na rynku i posiadamy tu dojrzałą metodykę.

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Identyfikacja procesów, przygotowanie pomiaru

Na początku usługi definiujemy rejestr procesów funkcjonujących w badanym obszarze firmy. Rejestr ten tworzony jest wspólnie z pracownikami Klienta w trybie warsztatowym.
Ponadto, budujemy listy czynności na stanowiskach i potencjalne problemy, które stanowią punkt wyjścia do pomiaru procesów. Co ważne – listy te tworzone są przy udziale pracowników – dla każdego stanowiska osobno, z uwzględnieniem indywidualnych zadań pracowniczych.
Prawie 15 lat doświadczenia i autorskiej metodyki pomiaru (Total Activities Management) pozwala nam w taki sposób przygotować pomiar procesów, by w jego wyniku odkryć wszystkie zadania niechciane generujące niepotrzebne koszty – jawne ich nazwanie i zmierzenie zasadniczo wpływa na jakość wniosków po badaniu.
Przed rozpoczęciem pomiaru konfigurujemy systemy pomiarowe, a wszyscy pracownicy objęci pomiarem są szkoleni z zasad pomiaru i jego narzędzi. To pozwala nam zapewnić szczegółowość i poprawność wyników pomiaru.

mapowanie procesów
mapowanie procesów

Krok 2.

Pomiar procesów

Pomiar procesów jest bardzo istotnym elementem naszego projektu. Do pomiaru angażujemy wszystkich pracowników w ramach badanych działów – od asystentów, po kierownictwo.
Dla zachowania jakości pomiaru – cały pomiar jest przez nas codziennie nadzorowany – pracownicy którzy nie uzupełniają ankiet pomiarowych otrzymują natychmiastowe przypomnienia. Dbamy także o szczegółowość składanych raportów. Ze względu na niską powtarzalność procesów w biurach – pomiar trwa zazwyczaj przez okres 1-2 miesięcy.
Bardzo ważny jest dla nas komfort pracowników – nasza metodyka i ergonomia dbają o to, by pomiar angażował pracowników nie więcej niż 5 minut dziennie!
Równocześnie dbamy o to, by dane były szczere i prawdziwe – nasza metodyka zabezpiecza wiarygodność metodą 7 elementów. Dzięki temu pracownicy nie mają obaw przed przekazaniem prawdziwych danych.
Posiadamy kilka niezależnych narzędzi pomiaru (aplikacje mobilne handlowców, narzędzia tabletowe dla pracowników bez komputera, aplikacje WWW), zależne od specyfiki.
Dla wygody klienta – wszelkie narzędzia pomiaru wypożyczamy na okres pomiaru.

Krok 3.

Analiza danych i opracowanie Raportu z pomiaru

Wyniki badania bazują na danych uzyskanych z pomiaru procesów. Przed przygotowaniem wyników, dane z pomiaru przetwarzane są dzięki autorskim narzędziom analizy i poprawy danych. W tym kroku:

  • Pozyskujemy informacje ilościowe (mierniki procesów / KPI) o mierzonych procesach (np. ilość zaksięgowanych faktur) i łączymy z danymi o czasie z pomiaru
  • Uzupełniamy dane na temat czasu o stawki godzinowe poszczególnych pracowników wyliczone na bazie wynagrodzeń. Pozwala to ocenić procesy nie tylko pod kątem godzin, ale rzeczywistego kosztu
  • Weryfikujemy jakość danych, uzupełniamy brakujące dane i korygujemy wychwycone błędy

Dopiero na ten bazie opracowywane są wyniki badania.
Wyniki przekazywane są w postaci gotowego „Raportu z badania” zawierającego szereg zestawień tematycznych np.:

  • Najkosztowniejsze procesy i czynności
  • Nieefektywne zadania o największym koszcie (globalnie, w danym dziale, danej osoby)
  • Skala nadgodzin w poszczególnych działach
  • Skala współpracy między działami

Dodatkowo, przekazujemy Klientowi uproszczone Karty stanowiskowe pracowników, obrazujące kluczowe procesy i czynności wykonywane przez poszczególne stanowiska objęte badaniem.

Obok raportu, Klient otrzymuje od nas komplet danych źródłowych z pomiaru umożliwiających samodzielne analizy

Opcja:

Stały pomiar procesów

Badanie efektywności procesów można na stałe wpleść w kulturę organizacyjną firmy.
W takim wariancie, tworzona przez nas konfiguracja systemu pomiaru jest nieco prostsza, by na dłuższą metę nie obciążać zbytnio pracowników.

Usługa jest przez nas w pełni nadzorowana jak w przypadku pomiaru jednorazowego. Na cały okres pomiaru udostępniamy narzędzia pomiarowe. W wariancie tym dodatkowo:

  • Na bieżąco korygujemy konfigurację systemu pomiaru – dodajemy nowych użytkowników, przydzielamy zadania i projekty
  • Realizujemy okresowe przeglądy map procesów i czynności, by dostosowywać mierzone elementy do nowych zadań
  • Regularnie przygotowujemy Raporty z pomiaru – dla podsumowania każdego miesiąca i porównania miesięcy między sobą (trendy).

Opcjonalnie, w ramach usługi udostępniamy narzędzia analityczne WWW do analizy wyników.

Stały pomiar procesów dostarcza codziennie nowe dane o miernikach efektywności procesów, które mogą być analizowane w systemach Business Intelligence i uzupełniać klasyczne KPI procesowe.

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi. 

  • Rejestr procesów (wynik identyfikacji procesów)
  • Mapy procesów i czynności dla poszczególnych stanowisk pracy
  • Raport końcowy – podsumowanie wyników przeprowadzonego badania (w przypadku pomiaru stałego – dostarczany co miesiąc)
  • Prezentacja raportu dla kierownictwa
  • Źródłowe dane z pomiaru
  • Opcja: Uproszczone karty stanowiskowe

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

Nasza usługa nie jest „wymierzona” w efektywność pracowników. Czas pracy sumowany jest na poziomie procesów i zadań. Wiemy, że za nieefektywność odpowiada głównie zły proces, a nie pracownicy.
mapowanie procesu

Wsparcie po realizacji usługi

Badanie efektywności procesów jest pierwszym istotnym krokiem na drodze do optymalizacji firmy. Posiadamy ofertę usług bazujących na wynikach badania efektywności, w ramach których opracowujemy metody optymalizacji i wdrażamy usprawnienia

Pomiar procesów i pełna optymalizacja

Badanie efektywności może być ujęte w pakiecie optymalizacji procesów pod kątem efektywności. W takim przypadku, procesy obok pomiaru podlegają szczegółowej analizie i mapowaniu. W wyniku projektu, przygotowujemy konkretne raporty usprawnień – przepis na optymalizację firmy.

Optymalizacja efektywności sprzedaży

Badanie efektywności może być użyte jako składowa usługi optymalizującej efektywność procesów sprzedażowych. Dane wykorzystywane są do stworzenia tzw. „profilu handlowcy doskonałego”, który poświęca swój czas na zadania najlepiej konwertujące się na sukces sprzedaży

Badanie rentowności produktów i usług

Dane z pomiaru procesów wykorzystuje się do precyzyjnego określenia kosztu poszczególnych produktów i oferowanych przez firmę usług. Usługa pozwala zmierzyć nie tylko koszty bezpośrednie, ale też koszty sprzedaży, serwisu i zaplecza danego produktu.

Modelowanie struktury organizacyjnej

Dane z pomiaru procesów mogą być wykorzystane w usłudze modelowania struktury organizacyjnej firmy, dobranej w taki sposób, by optymalnie wspierała realizowane procesy

Uzyskiwane korzyści

Badanie efektywności – jednorazowe
  • Skala czasu poświęcanego na zadania bezproduktywne (np. poprawa błędów, pozyskiwanie brakujących informacji)
  • Koszty braku zintegrowanego systemu – koszty przepisywania danych, poszukiwania informacji w wielu źródłach
  • Koszty nadmiernej rotacji – czas poświęcany na uczenie się nowych pracowników i coaching ze strony starych pracowników
  • Koszty obsługi papieru w firmie
  • Rzeczywiste koszty serwisu produktów (po sprzedaży)
  • Koszty dojazdów i spotkań… i wiele, wiele innych…
mapowanie procesów
… w tylu procentach czas może nie być wykorzystywany efektywnie. A jak jest w Państwa firmie?
Badanie efektywności – stały pomiar
  • Możliwość bieżącej oceny wpływu wdrażanych zmian organizacyjnych / biznesowych na koszty pracy w objętych zmianami procesach
  • Nowatorskie podejście do rozliczenia kosztów ogólnego zarządu (KOZ) – działy administracyjne rozliczają się z jednostkami biznesowymi „wg rzeczywistych godzin”, a nie uproszczonych kluczy podziału
  • Regularny pomiar i rozliczanie kosztu buduje w pracownikach poczucie odpowiedzialności za koszty pracy – pojawia się kultura oszczędzania czasu pracy.
    Analiza efektywności to konieczność

Warto podkreślić, że obok konkretnych zleceń, jakie realizujemy na zamówienie naszych Klientów, staramy się również popularyzować potrzebę korzystania z narzędzia, jakim jest profesjonalnie przygotowana i przeprowadzona analiza efektywności. Można powiedzieć, że to element misji, jaką kierujemy się w codziennych działaniach. Sądzimy, że w najlepiej pojętym interesie przedsiębiorców, również tych mniejszych i średnich, leży zrozumienie korzyści, jakie stoją za oferowanymi przez nas metodami. Tylko znając swoje słabe strony, można stawać się lepszym. Przedsiębiorcy, którzy to rozumieją, doskonale radzą sobie z konkurencją, harmonijnie rozwijając firmy.

Szczególnie dzisiaj, gdy świat zmienia się gwałtownie, a wiele sektorów gospodarki ulega niemal przymusowemu przeformatowaniu, analiza efektywności może okazać się koniecznością. Tylko na podstawie prawidłowo zdiagnozowanych deficytów można bowiem myśleć o dalszym rozwoju, zdobywaniu nowych rynków, ale też dostrzeżeniu tych obszarów działania, które pozwolą czerpać większe zyski na polach już eksploatowanych.

Bardziej doświadczeni przedsiębiorcy sami prowadzą analizę efektywności działań, często nawet nie uświadamiając sobie tego. To najlepszy dowód na fakt, iż analiza jest w pewnym sensie „instynktownym” podejściem do otaczających nas procesów – także tych, które sami inicjujemy. I o ile nie zamierzamy deprecjonować działań podjętych na własną rękę, o tyle warto dodać, że pewne zadania, szczególnie na wąskich i specjalistycznych polach, lepiej powierzyć doświadczonym ekspertom.

mapowanie procesów
Wdrożenie stałego pomiaru buduje kulturę „oszczędzania czasu” – nazwaliśmy to „ekologią czasu pracy”