Pakiet komunikacyjny:

Pakiet komunikacyjny to odpowiedź na gwałtowne i niespodziewane zmiany, które od kilkunastu miesięcy stają się udziałem praktycznie wszystkich przedsiębiorców. Zachowanie możliwie najwyższej efektywności w sytuacji, która sprzyja zakłóceniom w sferze komunikacji firmowej, może być wyjątkowo trudne. Pandemia Covid-19 zmusza do wypracowania nowych, skutecznych metod delegowania zadań oraz egzekwowania ich wyników. To także wyzwanie natury społecznej, ponieważ firma sprowadzona do sieci powiązań natury czysto zadaniowej, a pozbawiona aspektu towarzyskiego, zaczyna funkcjonować w niemal nieznanym dotąd kontekście.

I o ile pole źle zarządzanych kontaktów międzyludzkich może być jedną z przyczyn niskiej efektywności organizacji, o tyle całkowita likwidacja możliwości bezpośrednich kontaktów między pracownikami rodzi nowe wyzwania i problemy. Istotnym polem, którego dotyka opracowane przez nas rozwiązanie, jest poszerzanie kompetencji członków zespołu. Przygotowane przez nas ramy szkoleń mogą okazać się nieocenioną pomocą w sytuacji, która nie ma przecież precedensu. Pakiet komunikacyjny, który dla Państwa przygotowaliśmy, w znaczący sposób ułatwia zarządzanie firmą, której pracownicy realizują swoje zadania z domu.

Wdrożenie kultury pracy zdalnej

W skrócie

 

Komu i w czym pomaga usługa

Pakiet komunikacyjny adresowany jest do firm, które potrzebują gotowych rozwiązań w celu poprawy komunikacji, zarządzania zespołem, usprawnienia organizacji pracy w trybie zdalnym oraz usprawnienia zarządzania informacją w firmie. Wprowadzenie procedur oraz standardów w zakresie komunikacji wpływa pozytywnie na efektywność pracy i pozwala na eliminację błędów wynikających z szumów komunikacyjnych. Pakiet zawiera między innymi zbiór zasad, wytycznych, procedur oraz sposobu użycia narzędzi wspierających bezpieczną komunikację. Przygotowany pakiet zawiera gotowe rozwiązania, wytyczne dla menadżerów, infografiki do komunikacji z pracownikami oraz gotowe do zastosowania szablony.

Główne korzyści wynikające z pakietu

Opracowany zestaw zawiera zbiór dokumentów zawierający kompendium wiedzy m.in. z zakresu pracy w trybie home office, organizacji spotkań, przydzielania i egzekwowania zadań. Materiały zawierając gotowe do wdrożenia procedury i instrukcje, szablony realizacji spotkań oraz zestaw dobrych praktyk wpływających na efektywność zespołu. W celu usprawnienia komunikacji z pracownikami pakiet zawiera również infografiki dotyczące każdego z tematów, które nadają się do natychmiastowej dystrybucji pośród pracowników firmy. Usługa zawiera również wskazówki co do prowadzenie profesjonalnych zdalnych szkoleń, które będą przeprowadzana z naszego studia nagrań (same szkolenia mogą być dofinansowane w ramach BUR)

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Analiza potrzeb

Pierwszym elementem usługi jest analiza przedsiębiorstwa polegająca na zapoznaniu się ze strukturą, omówieniu obecnej kultury organizacyjnej oraz zdiagnozowaniu potrzeb firmy w zakresie wsparcia w komunikacji. Analiza przeprowadzana jest na bazie dostarczonych przez Klienta danych oraz dyskusji z zarządem firmy. Nasi specjaliści poproszą o przygotowanie podstawowych informacji dotyczących struktury firmy, które niezbędne będą do zapoznania się z organizacją. Następnie przeprowadzona zostanie rozmowa doprecyzowująca sposoby zarządzania oraz obecnie wykorzystywanych metod. Prawidłowa identyfikacja głównych problemów komunikacyjnych oraz obszarów komunikacji do usprawnienia pozwoli na optymalne dopasowanie oferowanych rozwiązań. Efektem analizy jest opracowanie listy dokumentów i rozwiązań do wdrożenia oraz harmonogram i metody realizacji usługi. Głównym założeniem jest zaproponowanie Państwu rozwiązań spersonalizowanych pod organizację, które w wymierny sposób usprawnią wydajność pracy i zarządzanie firmą.

 

Proponujemy szybką odpowiedź na potrzeby rynku dostosowania organizacji do nowych wymagań w zakresie komunikacji.

 

PROCLIB w systemie

Krok 2.

Opracowanie dokumentacji

Kolejnym krokiem jest opracowanie dokumentacji odpowiadającej na zdiagnozowane potrzeby. W oparciu o dane uzyskane w trakcie fazy analizy potrzeb oraz po zdefiniowaniu produktów dokumentacja zostanie dopasowana do danej organizacji. Dokumentacja z założenia zawiera instrukcje oraz infografiki obejmujące zakresem tematycznym wszystkie aspekty komunikacji wykorzystywane w przedsiębiorstwie. Zaletą różnorodności formy dokumentacji jest możliwość dopasowania komunikacji wewnątrzfirmowej do wymagań różnych zespołów. W ramach opracowanych dokumentów powstaną szczegółowe instrukcje wyznaczające zasady obowiązujące w przedsiębiorstwie oraz zawierające listę pożądanych dobrych praktyk do wdrożenia. Skrócona wersja graficzna stanowiąca uzupełnienie oferty jest doskonałym materiałem do regularnego przypominania zasad, co w efekcie wspiera proces wdrożenia. Na życzenie Klienta możliwe jest dopasowanie dokumentacji tworzonej oraz posiadanej wewnątrz organizacji do jednolitego standardu.

 

Wzrost wydajności pracy zdalnej o ponad 20% jest efektem
uporządkowania reguł komunikacji.

 

Krok 3.

Wdrożenie rozwiązań oraz przeszkolenie pracowników

Ostatnim etapem jest wdrożenie opracowanych rozwiązań oraz implementacja stworzonej dokumentacji do wewnętrznego repozytorium firmy. Zaproponowane zostaną również komunikaty, które w oparciu o dane zebrane podczas etapu analizy zostaną dopasowane do poszczególnych grup odbiorców. Całość usługi zakończona jest szkoleniem pracowników z zakresów tematycznych zawartych w dokumentacji. Szkolenia realizowane są zdalnie z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi. Forma szkolenia dopasowana zostanie do struktury i możliwości firmy oraz oczekiwań Klienta. Zrozumienie treści instrukcji jest kluczową kwestią w ich wdrożeniu, natomiast zrozumienie powodów wprowadzania zasad pozytywnie wpływa na sam proces wdrożenia. W związku z tymi założeniami treść merytoryczna obejmować będzie omówienie dokumentacji oraz wyjaśnienie powodów ich wprowadzenia oraz zasadności ustalonych zasad. Po zakończeniu etapu szkoleń uczestnicy otrzymują pełen dostęp do materiałów szkoleniowych.

Realizacja szkoleń prowadzonych w ramach pakietu komunikacyjnego odbywa się całkowicie zdalnie, natomiast czas trwania
cyklu nie przekracza 1 dnia pracy 

 

szkolenie zdalne

Produkty projektu

W ramach przeprowadzenia usługi klienci otrzymują wybrane produkty.

Zasady:

  • Zasady dotyczące komunikacji mailowej
  • Zasady realizowania spotkań
  • Zasady zlecania zadań
  • Zasady pracy w trybie Home Office
 Wytyczne:

  • Dotyczące komunikacji dla wideokonferencji
  • Dotyczące bezpieczeństwa w komunikacji zdalnej
  • Dotyczące wyboru systemu do zlecania zadań
  • Dotyczące wyboru narzędzia do wideokonferencji
Narzędzia:

  • Lista systemów do zlecania i monitoringu zadań
  • Lista systemów do wideokonferencji
  • Lista systemów ticketowych
 Szablony:

  • Szablon dokumentu biblioteki
  • Szablon planu komunikacji
  • Szablon agendy spotkania
  • Szablon notatki ze spotkania

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

 

reguły i wytyczne

Możliwe rozszerzenia usługi

  • Standaryzacja procedur / instrukcji wewnątrz firmowych

Spójność i przejrzystość dokumentów wpływa pozytywnie na efektywność pracy i stwarza poczucie dobrego zarządzania firmą. Standaryzacja dokumentów to praca nie tylko nad wizualną prezentacją treści, ale również nad spójnością nomenklatury oraz dopasowania jej do terminów używanych w firmie. Język oraz przekaz spersonalizowane pod daną organizację pozytywnie wpływają na skuteczność realizowanych zadań.