Wprowadzenie
Następstwem realizacji projektu mającego na celu mapowanie procesów może być stworzenie kompletnej biblioteki procedur opisującej dobre praktyki realizacji zmapowanych procesów.
W stosunku do podstawowej dokumentacji procesów, procedura ma bardziej opisowy (instruujący) charakter i z założenia przeznaczona jest dla szerokiego grona pracowników. Musi być zatem przyjazna i przystępna. Powinna ona jednak być w swojej głównej części zapisem procesu w firmie – w końcu ma służyć temu, by wszyscy ten proces realizowali w ten sam sposób.
W wielu organizacjach, hasło „księga procedur” kojarzy się bardzo negatywnie – jest to często zbiór mocno sformalizowanych dokumentów papierowych, opisujących mocno teoretyczny model działania firmy, których forma i słownictwo jest przystępne głównie dla autorów procedur. Dodatkowo, skala dokumentacji przytłacza nawet najbardziej zdeterminowanych pracowników.
Aby zapobiegać takim sytuacjom, zdefiniowaliśmy autorską metodykę „Agile Procedure Library”, która wyznacza zbiór reguł i założeń, dzięki którym ogół procedur ma przystępną formę, całość jest uporządkowana (przez co łatwo się w tym odnaleźć), a nacisk kładziony jest na pragmatyczne rady i instrukcje, a nie budowanie dokumentacji dla formalnego nacisku na pracowników.
Metodyka – podstawowe założenia
Kluczowe założenie naszej metodyce kryje się w jej nazwie – słowo „agile” oznacza „lekko, zwiewnie”. Celem metodyki jest, by pomimo formalnego charakteru jaki mają procedury, zachować formę lekką i przyjazna dla użytkowników. Poniżej podstawowe założenia, które są wpisane w naszą metodykę:
- Dokumenty w bibliotece procedur powinny być relatywnie krótkie. Oznacza to, że omawiają generalnie jeden konkretny problem. Wszelkie detale przenoszone są do załączników
- Dokumenty mają jasno sprecyzowanego odbiorcę – jeśli procedura miałaby zawierać szczegółowe wytyczne dotyczące jednego z odbiorców procedury, należy usunąć je z procedury do instrukcji szczegółowej, by nie zaciemniać obrazu pozostałym osobom
- Biblioteka procedur to nie tylko procedury, to także (a może przede wszystkim) wzorce, szablony, check-listy i dokumenty definicyjne (słowniki pojęć). Jeden wzorzec np. zamówienia lepiej narzuca standard, niż najlepsza instrukcja składania zamówień…
- Wszelkie dokumenty typu procedury, wzorce, instrukcje mają być skatalogowane w 1 miejscu, mają mieć nadane numery pozwalające zidentyfikować, czy dokument jest oficjalny i można z niego bezpieczenie korzystać. Dzięki takiej centralizacji, jeśli coś podlega aktualizacji – zawsze wiadomo w jakim miejscu należy szukać najnowszej wersji. Ponadto, jeśli wytyczne do jakiegoś obszaru istnieją, to wiadomo że znajdziemy je w jedynej słusznej bibliotece procedur
Powyższe to zaledwie zalążek dobrych praktyk tworzenia procedur. Agile Procedure Library to także zbiór praktyk i procesów związanych z zarządzaniem procedurami – ich przeglądem, aktualizacją i udzielaniem dostępu
Biblioteka procedur to nie tylko procedury, to także (a może przede wszystkim) wzorce, szablony, check-listy i dokumenty definicyjne (słowniki pojęć).
Co poza procedurami?
Podstawowym elementem Biblioteki procedur są … procedury – czyli dokumenty odwzorowujące kroki występujące w jakimś procesie. Kroki dzielone są na osoby (stanowiska) odpowiedzialne za ich realizację.
Obok procedur, metodyka Agile Procedure Library wykorzystuje również inne typy dokumentów:
- Instrukcje – a więc szczegółowe rozwinięcia procedur, adresowane do konkretnego realizatora
- Standardy – Dokumenty słownikowe (np. powszechne w firmie pojęcia budżetowe, skróty korporacyjne etc.), dzięki którym pojęcia zdefiniowane są w 1 dokumencie i definicje nie są dublowane w treści n procedur / instrukcji
- Checklisty (np.zamiast szczegółowych instrukcji mówiących „co sprawdzić”)
- Formularze (np. wzór kosztorysu zamiast instrukcji jak wycenić)
Metodyka Agile Procedure Library nie ogranicza się do samych typów dokumentów- stanowi ona kompleksowy „przepis” na opisanie organizacji. Definiuje obszary, które w każdej firmie powinny zostać zdefiniowane, takie jak np.:
- Podstawowe słowniki pojęć (wykorzystywane systemy, role projektowe etc.)
- Wytyczne podstawowe dotyczące współpracy w zespole
- Wytyczne podstawowe z zakresu komunikacji z klientem / sposobu obsługi klienta
- Wytyczne marketingowe dotyczące zachowania zgodności z księgą wizerunku
- Szablony dokumentów biurowych (Word, Powerpoint, Excel)
- Karty stanowisk
- Karty działów
Uporządkowana struktura dokumentów
Agile Procedure Library narzuca odpowiednią strukturę na kolejne definiowane dokumenty, dzięki temu pasują one do siebie. Wyznaczane są pewnego rodzaju „szutladki” do których sukcesywnie definiuje się dokumenty w poszczególnych obszarach firmy. Przykładowo – metodyka zaleca, by dla każdego procesu operacyjnego przewidzieć proces kontroli, planowania operacyjnego, planowania strategicznego i doskonalenia.
Zachowanie zgodności z metodyką Agile Procedure Library zapewnia, iż działanie firmy zostaje zdefiniowane odpowiednio szczegółowo w poszczególnych obszarach, tym dokładniej im dany obszar jest bardziej krytyczny dla organizacji.
Różnicę w opisie organizacji „przed i po” wdrożeniu metodyki symbolizuje poniższy rysunek; lewa przestrzeń pokazuje obszary które zostały opisane „adhoc”, z różną szczegółowością (co symbolizuje natężenie koloru). Prawy panel to efekt stosowania metodyki Agile Procedure Library – widać równomierne i konsekwentne podejście do dokumentów.
Nieodzowny element – system informatyczny
Metodyki Agile Procedure Library nie da się wdrożyć bez odpowiedniego systemu informatycznego, gwarantującego ergonomię dostępu do dokumentów.
W założeniach – system ten musi spełniać następujące zasady:
- Wszelkie dokumenty muszą być dostępne elektronicznie w centralnym systemie, dzięki temu sięgający do nich pracownik ma pewność wglądu w najnowszą obowiązującą wersję (czego nie może zagwarantować papierowa kopia procedury)
- Dokumenty są widoczne w systemie bezpośrednio w formie artykułów WWW, nie wymagają pobrania załączników
- Dokumenty mogą być wiązane między sobą za pomocą linków; dzięki temu, poszczególne dokumenty mogą zachować krótką formę, a ich rozwinięcia („dla dociekliwych”) będą łatwo osiągnięte w osobnych załącznikach do których prowadzić będzie link z dokumentu nadrzędnego.
Przykładowo – w procedurze w opisie kroku „odbioru robót” znajduje się link do dokumentu „checklisty”, z której należy skorzystać dokonując odbioru - System pozwala na sterowanie uprawnieniami dostępu do dokumentów dla określonych grup pracowników
- System wspiera proces zmian dokumentów – umożliwiając zgłaszanie do nich uwag, dokonywanie zmian przez właścicieli poszczególnych obszarów i rejestracji tych zmian
- System umożliwia przegląd dokumentów wg szeregu widoków (np ogół powiązany z procesem X lub działem Y), a także umożliwiać pełnotekstowe wyszukiwanie
- System powinien integrować się z Active Directory – logowanie do systemu powinno być dla użytkownika niewidoczne („w tle”) co radykalnie zwiększa szansę na skorzystanie z systemu w poszukiwaniu informacji
W realizowanych przez nas projektach doradczych w miejsce systemu proponujemy narzędzia oparte o popularne silniki „Wiki”, gwarantujące łatwość dostępu do informacji i edycji. Systemy te wyposażone są w nasze autorskie „wtyczki” pozwalające na katalogowanie dokumentów zgodnie z wytycznymi metodyki, oraz automatyczne generowanie linków do dokumentów odnalezionych wg nadanego numeru dokumentu (dokumentów nie trzeba łączyć ręcznie – wystarczy, że w treści jednego dokumentu pojawi się numer innego dokumentu systemu, link zostanie utworzony automatycznie).
Copyright © 2022 NovaPraxis
