[just_icon icon=”icomoon-efektywnosc-pracy” icon_size=”130″ icon_color=”#0070c0″ icon_align=”left”]

Optymalizacja kosztów pracy w firmie

W cyklu istnienia i rozwoju niemal każdego przedsiębiorstwa przychodzi moment, kiedy niezbędna okazuje się optymalizacja kosztów pracy w firmie. Niekiedy przedsiębiorcy sami radzą sobie z tym zadaniem, opierając się na zdobytym doświadczeniu i wnikliwie przyglądając procesom, których działanie pozostawia wiele do życzenia. Przeważnie jednak błędy, których skutkiem są nieproporcjonalnie wysokie koszty pracy, wymagają zdecydowanych i ustandaryzowanych działań. Wówczas konieczna jest pomoc wyspecjalizowanych podmiotów, które dysponują nie tylko wiedzą, ale też konkretnymi narzędziami do optymalizacji kosztów pracy w firmie.

Nasza koncepcja

 

Istnieje wiele metod na optymalizację kosztów pracy. Sposób, który Państwu proponujemy, opiera się na skupieniu uwagi na czynnościach wykonywanych przez pracowników. Rzecz w tym, by wyeliminować czynności zbędne, jednocześnie zwiększając jakość wykonywania najbardziej złożonych, a przez to też najkosztowniejszych zadań. Kluczowe w próbie optymalizacji kosztów oraz czynności jest ich umiejętne zmierzenie. Warto zatem podkreślić, że w naszej praktyce wdrażamy kompleksowe systemy rejestracji czasu pracy oparte na metryce TAM (Total Activities Management).

Optymalizacja kosztów pracy może być osiągana na wiele sposobów. W naszej koncepcji skupiamy się na wykonywanych przez pracowników czynnościach – eliminujemy te niepotrzebne i poprawiamy sposób wykonywania najkosztowniejszych zadań (m. in. przez zmianę procesów / wdrożenie systemów informatycznych).
Kluczem do optymalizacji kosztów i czynności jest ich pomiar. W naszym podejściu zamiast skomplikowanych systemów workflow / BPM do pomiaru wdrażamy kompleksowy system rejestracji czasu pracy zgodny z metodyką „Total Activities Management” (TAM).

Najważniejsze cechy wyróżniające nasze podejście:

• Wdrażając działania, definiujemy zasób zadań, które oddajemy w formie szczegółowej „mapy działalności i czynności”; na jej podstawie wiadomo, jakie działania mogą być wykonywane w firmie lub jej konkretnym dziale;
• Zidentyfikowane działalności zostają uzupełnione szeregiem atrybutów; dzięki nim uzyskane wyniki mogą zostać poddane odpowiedniej klasyfikacji;
• Obliguje się pracowników do raportowania czasu pracy, wskazując jednocześnie na konkretne działania zdefiniowane uprzednio w ramach „mapy”;
• Ważne, by pracownicy raportowali cały czas pracy – od momentu pojawienia się w firmie, aż do wyjścia z niej;
• Wdrożeniem obejmujemy kilka działów organizacji jednocześnie; skupiamy się na działach połączonych bezpośrednią współpracą;
• Zwracamy uwagę również na czynności poboczne, mierząc czas poświęcony na ich realizację;

Wykorzystywana przez nas metodyka TAM ogranicza do minimum wady związane z rejestracją czasu pracy. Wszystko dlatego, iż w ramach naszych działań to konkretne osoby biorą na siebie odpowiedzialność za koszt poszczególnych „projektów” i to na w nawiązaniu do nich składane są szczegółowe raporty pracy. Tak powstała dokumentacja zdaje się być bardziej rzeczowa i obiektywna, ponieważ jej wartość weryfikowana jest u źródeł.

Warto podkreślić, że prace analityczne i doradcze to tylko część działań, jakie prowadzimy w ramach optymalizacji kosztów pracy w firmie. Wprowadzamy również systemy rejestracji czasu pracy oraz zapewniamy niezbędne szkolenia pracowników z zakresu reguł i metodyki „TAM”. Jak zatem widać, każdą optymalizację kosztów pracy realizujemy w sposób kompleksowy. Na bazie zebranych informacji dysponujemy możliwością przedstawienia konkretnych, dodatkowych sugestii, obejmujących choćby wprowadzenie systemów informatycznych, czy przebudowę procedur wewnętrznych. Na tej podstawie można też zmienić zakres obowiązków części pracowników.

Za sprawą metodyki TAM rejestracja czasu pracy przestaje być tylko prostym narzędziem wsparcia dla kierownictwa, a staje się pomocnym rozwiązaniem z zakresu monitoringu i optymalizacji czasu pracy.

Dzięki wykorzystaniu metodyki TAM wady związane z rejestracją czasu pracy zostają ograniczone do minimum, gdyż wskazuje się konkretne osoby biorące na siebie odpowiedzialność za koszt „projektów”, na które składane są raporty pracy. W rezultacie same raporty są bardziej obiektywne, bo raportowane koszty weryfikowane są u źródeł przez odpowiedzialne za nie osoby.
Prowadzimy nie tylko prace analityczne i doradcze, ale wprowadzamy również system rejestracji czasu pracy i szkolimy pracowników z reguł metodyki „TAM”. Każda optymalizacja kosztów pracy realizowana jest więc kompleksowo.
Dzięki zebranym informacjom i danym jesteśmy też w stanie przedstawić dodatkowe sugestie, obejmujące na przykład wprowadzenie systemów informatycznych, przemodelowanie procedur i procesów wewnętrznych, czy też zmianę zakresu obowiązków części pracowników.
Jako rozwiązanie do rejestracji czasu pracy rekomendujemy system RCP Belgijskiej firmy BeeBole, której jesteśmy partnerem biznesowym na terenie Polski.

Schemat optymalizacji kosztów
Metodyka „Total Activities management” (TAM) przekształca „rejestrację czasu pracy” z prostego narzędzia wsparcia kierownika na poziom systemu monitoringu i optymalizacji czasu pracy, którego rezultaty adresowane są dla Zarządów firm.
Różnice w metodyce optymalizacji kosztów

Zwykły „Timesheet”                          Metodyka TAM

 

Kiedy stosować

​ Z naszych statystyk wynika, że przez około 10% czasu pracownicy niezwykle ciężko pracują nad tematami, którymi nie powinni się zajmować.

• Pracownicy narzekają, że są mocno zajęci, okazuje się jednak, że nie do końca wiadomo, czym;
• Proces rozruchu projektów wewnętrznych ciągnie się w nieskończoność;
• Wiele zadań, mimo swej powtarzalności, realizuje się ręcznie;
• Poszczególne działy nie mają zaufania do pracy kolegów z innych departamentów, realizują zatem „cudze obowiązki” w ramach swoich godzin pracy;
• Mnogość stwarzających trudności procedur; nakłady czasu na ich realizację nie znajdują usprawiedliwienia w nielicznych korzyściach, które z nich płyną;
• Pracownicy marnują czas na spotkaniach w wieloosobowym gronie;

Optymalizacja kosztów pracy zgodna z metodyką TAM zdaje egzamin zarówno w środowisku projektowym, jak i organizacjach działających w oparciu o powtarzalne procesy, a także w przedsiębiorstwach o charakterze mieszanym.
 

10%
  • pracownicy są zawsze mocno zajęci, nie wiadomo jednak czym
  • uruchamiane projekty wewnętrzne i organizacyjne trwają w nieskończoność
  • praca realizowana jest ręcznie (bez narzędzi IT), pomimo iż jest powtarzalna
  • działy nie mają zaufania do pracy innych działów – realizują „cudzą pracę” we własnym zakresie
  • duża liczba kłopotliwych procedur, nakłady na ich realizację nie mają uzasadnienia w korzyściach ze stosowania procedury
  • pracownicy spędzają dużo czasu na wieloosobowych spotkaniach
Optymalizacja kosztów pracy wg metodyki TAM sprawdza się zarówno w środowisku projektowym, jak i w firmach działających wg powtarzalnych procesów, a także w organizacjach o naturze mieszanej.
 

Przykładowe efekty korzystania z optymalizacji kosztów w firmie

Pracownicy sami optymalizują swój czas pracy
 Ścisła ewidencja czasu pracy per każde zadanie
+
Jednoznacznie wytypowane osoby odpowiedzialne za koszty zadań (projektów)
=
Liderzy działań we własnym zakresie ograniczają zaangażowanie innych pracowników do niezbędnego!
Tabela optymalizacji czasu pracy
Efektywnie zarządzaj projektem
Optymalizacja kosztu ofertowania

Optymalizacja kosztu ofertowania możliwa jest dzięki wnikliwej analizie czasu pracy w oparciu o metody z zakresu TAM. Tego typu monitorowanie znacząco rozszerza typowe podejście do analizy zasadności oraz efektywności skutecznego procesu ofertowania.

• Duża liczba odrzuconych przez Klienta ofert nie musi być problemem, jeśli są to propozycje szablonowe, a przez to łatwe w realizacji;
• Problemem są jednak niewspółmiernie wysokie nakłady na ofertyzację przy jednoczesnym niskim poziomie skuteczności działań;

Sposobem na poradzenie sobie z trudnościami jest przypisanie odpowiedzialności za nakłady i koszt pracy nad skomponowaniem oferty konkretnemu menedżerowi sprzedaży. Osoba odpowiedzialna za ofertowanie optymalizuje nakłady w tym sektorze. Menedżer nie podejmuje tematów wymagających sporych nakładów pracy przy stosunkowo małych szansach powodzenia, skupia się natomiast na działaniach, które zdają się być pewniejsze.

Optymalizacja ofertowania

Przypisanie odpowiedzialności za koszt pracy nad przygotowywaniem ofert do inicjującego oferty menadżera sprzedaży powoduje, że optymalizuje on nakłady na proces ofertowy.

Menadżer rezygnuje z tematów, wymagających sporych nakładów przy małej szansie wygrania.

Optymalizacja kosztów ofertowania

Namierzenie czynności generujących problemy

Właściwie przygotowana „mapa raportowanych zadań” pozwala na wnikliwą analizę elementarnych czynności podejmowanych przez zatrudnionych.
W oparciu o metodykę TAM można przeprowadzić syntezę kosztu działania w ramach konkretnego projektu, ale też określonego działu, a nawet całej organizacji.

Załączony obok przykładowy wykres rozkładu czasu pracy prezentuje, iż zaskakująco dużo czasu pracownicy poświęcają na nieefektywny system informatyczny – pole do optymalizacji kosztów.

Optymalizacja czasu pracy według czynności

Badanie utylizacji zatrudnionych

Śledzenie aktywności pracowników daje możliwość określenie i zbadania utylizacji zatrudnionych. Utylizacja pracowników to nic innego jak stosunek godzin spędzonych na produktywnej pracy względem wszystkich godzin, jakimi dysponują zatrudnieni. Utylizację mierzy się w obrębie całej organizacji, ale też w poszczególnych działach i zespołach. Na tej podstawie możliwe jest porównanie efektywności zarządzania poszczególnych menedżerów, co otwiera drogę do optymalizacji działań. Praktykuje się również analizę „w głąb”, która pozwala określić, jakie typy aktywności zaniżają współczynnik utylizacji.

Optymalizacja czasu pracy według działań
 

Pozostałe korzyści

• Pole umożliwiające śledzenie nakładów poniesionych na obsługę gwarancyjną konkretnych produktów, wliczając w to badanie wpływu nowej wersji produktu, która ma być wypuszczona na rynek;
• Droga do optymalizacji operacji i rozliczeń między wydziałami z wykorzystaniem automatyzacji części procesów; działania zatrudnionych w dziale A poświęca się na rzecz działu B, czemu towarzyszy raportowanie;
• Zwiększenie świadomości w zakresie tego, czym zajmują się pracownicy; przełożeni dostrzegają natychmiast zadania „wrzucone z boku”;
• Narzędzie ułatwiające ocenę zachowań konkretnych pracowników, co pozwala wykryć odstępstwa od ustalonej średniej;
• Zautomatyzowane rozliczanie dodatkowych godzin poświęconych na pracę;
• Punkt wyjścia pod szacunki pracochłonności przyszłych przedsięwzięć, a także zapis historycznych nakładów poniesionych na wdrożenie podobnych zadań w przeszłości;
• Fundament po system premiowania oparty na nagradzaniu realizacji konkretnych zadań;
• Wiedza na temat zadań podejmowanych przez grono menedżerskie;
• Szybkie i sprawne wdrożenie, które nie angażuje dodatkowo Klienta;

Oferowana metodyka minimalizuje, a nawet eliminuje szkodliwe działania, które można określić mianem „przysług po sąsiedzku”. Tym sposobem ich koszt automatycznie staje się kosztem działu, który jest beneficjentem przysługi.
Proponowana metodyka to również narzędzie do zbadania wyników przeprowadzonych na jej bazie optymalizacji kosztów pracy.

Konrad Bajor
Proponowana metodyka minimalizuje niekorzystne zjawisko „przysług po sąsiedzku” – ich koszt „z automatu” staje się kosztem działu, który z przysługi korzysta.
Proponowana metodyka to także narzędzie do zmierzenia efektów dokonanych na jej podstawie optymalizacji kosztów pracy.
 

Co zawiera nasza usługa

• aktualizowanie przygotowanych wcześniej map działalności / czynności, stosowanie ich względem nowych zadań / projektów
• przeszkolenie pracowników w zakresie użytkowania systemu rejestracji czasu pracy
• regularne przeglądy i optymalizacja zdefiniowanych wcześniej map czynności, dbałość o to, by odpowiadały aktualnej strukturze zadań realizowanych przez organizację
• wnikliwa analiza danych połączona z wnioskowaniem zmierzającym ku stworzeniu rekomendacji zmian

Rejestracja czasu pracy może być projektem jednorazowym, kończącym się wnioskami dotyczącymi zalecanych optymalizacji kosztów, ale też ciągłym procesem monitoringu i doskonalenia firmy.
Warto podkreślić, że nie wymagamy zakupu systemu
do rejestracji czasu pracy!
Prowadząc działania z zakresu optymalizacji kosztów pracy w firmie, rekomendujemy rozwiązanie dostarczane przez firmę Beebole, które dostępne jest jako usługa w „chmurze”. Zainteresowany dokonuje miesięcznej opłaty za korzystanie z serwisu, jednak może zrezygnować z opłacania usługi praktycznie w każdym momencie.

Nie wymagamy zakupu systemu
do rejestracji czasu pracy!

Rekomendowane przez nas rozwiązanie firmy Beebole dostępne jest jako usługa w „chmurze” – klient dokonuje jedynie miesięcznej opłaty za korzystanie, z możliwością rezygnacji w każdym momencie.
Logo BeeBole