Jednym z największych problemów polskich przedsiębiorstw jest wykorzystywanie przestarzałych procesów powstałych jeszcze na potrzeby certyfikatu ISO oraz zatrudnianie nowych pracowników, którzy nie przykładają się do swoich obowiązków, bo często nie wiedzą, skąd mają czerpać wiedzę o sposobie działania, funkcjonujących procedurach. Aby poprawić sytuację, konieczne jest dokonywanie systematycznej analizy działań i mierzenie efektywności pracy. Wynik takiego projektu jest dla działu HR nieocenionym wsparciem przy wdrażaniu. Jednak jak dokonywana jest taka analiza? W naszym artykule omawiamy to zagadnienie.
Dlaczego pomiar efektywności jest ważny?
Analiza efektywności procesów i pracowników jest ważna nawet w sytuacji, gdy menadżerowie zapewniają o dobrych wynikach i braku problemów. Zadanie to realizowane jest w kilku krokach, a trzy najważniejsze etapy to identyfikacja procesów, identyfikacja zagrożeń i ograniczeń, wprowadzenie usprawnień. Przyjrzyjmy się im bliżej.
Pierwszy etap polega na identyfikacji procesu biznesowego E2E, który opisuje przepływ danych i informacji od momentu pozyskania kontaktu z klientem do momentu dostarczenia produktu lub usługi a kończąc na rozliczeniu.
Drugi etap polega na rozpoznaniu czynności, które są źle rozplanowane i które nie przynoszą wartości dodanej w procesie lub wręcz przyczyniają się do występowania marnotrawstw takich jak nadmierny ruch, dodatkowe punkty decyzyjne, etc. Może również chodzić m.in. o przestoje wynikające z niedziałającego sprzętu komputerowego, oczekiwanie na zakończenie pracy przez współpracowników, nadmierne uczestnictwo w spotkaniach, czytanie nadmiaru powiadomień, wymuszona komunikacja wynikającą ze złych procedur lub tworzenie zestawień a do tego częste tworzenie raportów, które nie są potrzebne.
Po rozpoznaniu największych bolączek przychodzi czas na zaproponowanie i wdrożenie nowych rozwiązań. Szczególnie pomocna może okazać się metodyka Total Activities Management – w skrócie „TAM”. Technika ta zakłada przede wszystkim pomiar czasu wykorzystywanego na określone czynności. Ten rodzaj pomiaru można zastosować zarówno przy pracy biurowej jak i w sklepach czy magazynach. Co ważne, optymalizacja czasu może dotyczyć także czasu pracy managerów.
Jak analiza procesów pomaga HR?
Wspomniana powyżej analiza jest bardzo ważną wskazówką dla działu HR. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że daje wgląd w to, jak na prawdę funkcjonuje firma oraz jak ze swoich obowiązków wywiązują się pracownicy. Pozwala wykryć takie problemy, jak m.in. dublowanie się zadań pomiędzy działami (może to prowadzić do zmniejszenia motywacji pracowników, niepotrzebnych kosztów, czy obniżenia efektywności). Umożliwia również zidentyfikowanie jednostek, które odstają od reszty i wymagają dodatkowego wsparcia lub rozmowy.
Analiza procesów i wdrażanie nowych procesów w firmie pozwala także na stworzenie ogólnej kultury oszczędności czasu pracy. Chodzi bowiem o to, by pracownicy sami dostrzegli potrzebę efektywności i starannego wykorzystywania każdej godziny.
Dodatkowo analiza i pomiary procesów mogą doprowadzić do takich wniosków, jak:
- porównanie struktury czasu pracy osób na tym samym stanowisku
- sprawdzenie kto wykonuje najtrudniejsze zadania w dziale
- wyszukanie osób z największym potencjałem rozwoju
- wyszukanie osób o największym obciążeniu
- wskazanie zadań na styku pomiędzy działami
Copyright © 2022 NovaPraxis
