Analityka procesów w biznesie

Analiza procesów biznesowych

W skrócie

Komu i w czym pomaga usługa

Usługa adresowana jest do firm, które potrzebują identyfikować i usprawnić swoje procesy. Kluczowym elementem, który poprawiamy jest czas skrócenie czasu obsługi procesu oraz zwiększenie jego efektywności. Procesy zostają skrócone, dzięki czemu są wykonywane szybciej albo –  tą samą ilością pracowników możemy wykonać dodatkowe zadania. To szczególnie istotne dziś – gdzie każda firma ma problemy z rekrutacją pracowników.

Usprawnienia nie dotyczą jedynie wielkich spraw (wdrożeń systemu), dużo częściej są to stosunkowo proste do wdrożenia elementy jak brak dublowania pracy kilku osób tworzących te same tabelki, poprawa formularza który pozwalał na błędne dane wymagające „żmudnego odkręcania”, lub zaprzestanie tworzenia raportów których nikt nie oczekuje… Natomiast są też przypadki, gdzie wymagana jest istotna zmiana organizacyjna zmieniająca zakres działań poszczególnych działów.

W wyniku usługi, z codziennych zadań pracowników usuwane są zadania niepotrzebne, a te potrzebne realizowane są łatwiej. Ograniczone są nie tylko koszty, ale też często czas obsługi poszczególnych spraw – co ma pozytywne przełożenie na zadowolenie klienta. Usługa daje korzyści już w perspektywie krótkoterminowych „quick win” (efekty pojawiają się po 3 miesiącach)

Na czym polega usługa

Usługa jest kompleksowym pakietem działań doradczych służących temu, by przygotować konkretne zalecenia usprawnienia procesów biznesowych w firmie. Usługa adresowana jest dla procesów biznesowych realizowanych przez pracowników umysłowych.

Wyróżnikiem naszej oferty jest pomiar procesów biznesowych, który uzupełnia typowe w tego typu projektach etapy analizy procesów i opracowania rekomendacji. Odpowiada on na kluczowe pytanie, ile czasu zajmują poszczególne czynności w procesie, a w konsekwencji – ile kosztuje cały proces. To właśnie dzięki pomiarowi procesów możemy pokazać, co rzeczywiście wpływa na efektywność procesu i zmierzyć skalę nieefektywności.

   

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Identyfikacja procesów

Na początku usługi definiujemy rejestr procesów funkcjonujących w badanym obszarze firmy. Rejestr ten tworzony jest wspólnie z pracownikami Klienta w trybie warsztatowym. Ponadto, budujemy listy czynności na stanowiskach i potencjalne problemy, które stanowią punkt wyjścia do pomiaru procesów. Co ważne – listy te tworzone są przy udziale pracowników – dla każdego stanowiska osobno, z uwzględnieniem indywidualnych zadań pracowniczych.
Tworzymy rejestr dokumentów, który określa jakie dokumenty są tworzone w danych procesie, jakie są wymagane na wejściu i kto za nie odpowiada. Istotnym wyróżnikiem  jest tu analiza dokumentów pod kątem przetwarzania danych osobowych.

 

Krok 2.

Analiza procesów, mapowanie procesów  AS IS

Zgodnie z filozofią GEMBA rodem z Lean Management – procesy analizujemy u źródeł, z pracownikami liniowymi, jedynie uzupełniając informacje na poziomie kierowników. To czasochłonna metoda – ale tylko tak można poznać prawdę.
W wyniku spotkań mapowane są procesy. Obok diagramów kładziemy nacisk na część opisową. Ponadto, pozyskujemy dane liczbowe dotyczące procesu – ilości dokumentów, ilość błędów, czy częstość występowania ścieżek awaryjnych.
Po zakończeniu spotkań, całość modelowana jest w dedykowanych systemach modelowania procesów. Stosujemy popularną notację BPMN oraz kolory symbolizujące marnotrawstwa. Wszystko po to, by przekazywana dokumentacja była zrozumiała dla pracowników biznesowych.
Dokumentacja przekazywana jest w dokumentach oraz (opcjonalnie) w ramach platformy WWW. Przekazanie następuje wraz z omówieniem – instruujemy jak czytać diagramy. Całość zatwierdzana jest z pracownikami Klienta biorącymi udział w analizie, zanim zaczniemy przygotowywanie raportu usprawnień. Musimy mieć pewność, że uzyskany obraz firmy jest prawdziwy.

Krok 3.

Opracowanie raportu rekomendacji

Opracowany Raport rekomendacji stanowi wynik przeprowadzonej analizy i opracowanych map procesów. W zależności od specyfiki projektu, rekomendacje mogą być podzielone na grupy określające okres wdrożenia (do 3mc, 3-9m-cy, 12m-cy). Takie podejście ułatwia firmom osiągnięcie zamierzonych celów związanych z przeprowadzoną analizą procesów. Każda z grup rekomendacji zawierać wytyczne dopasowane do możliwości danej firmy.

Produkty projektu

Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.

  • Rejestr procesów
  • Dokumentacja procesów AS IS (diagramy, opis czynności, właściciele procesów, dane wejściowe/wyjściowe)
  • Raport problemów i barier
  • Katalog używanych dokumentów 
  • Opracowanie map czynności pod daną firmę
  • Raport usprawnień

Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie / umowie przed rozpoczęciem projektu.

Wsparcie po realizacji usługi

Opisywana usługa kończy się wraz z przedstawieniem i omówieniem z klientem Raportu usprawnień. Doskonale wiemy, że plan jest jedynie bardzo istotnym pierwszym krokiem – dlatego posiadamy ofertę wsparcia klienta we wdrożeniu usprawnień.
Tym niemniej, po realizacji pierwszego projektu dajemy klientowi swobodny wybór, czy zdecyduje się samodzielnie wdrażać uprawnienia, czy skorzysta z  naszego wsparcia.

Dla klientów oczekujących pełnego wsparcia – wdrażanie usprawnień dzielimy na konkretne projekty, dla których tworzymy kompleksowe plany projektu obejmujące szczegółowy schemat zadań mających na celu wdrożenie rekomendacji. Zadania te adresujemy konkretnym pracownikom zaangażowanym we wdrażanie zmian w formie arkuszy celów.
Obok tego prowadzimy autorski nadzór postępów, szkolimy liderów zmian, a w razie potrzeby bariery pokonujemy w ramach warsztatów Problem solving.
Oferujemy także wsparcie we wdrażaniu systemów informatycznych, tworzeniu analiz systemowych, tworzeniu procedur i instrukcji, definiowaniu struktur organizacyjnych itp.

Nasze standardy

Zdefiniowaliśmy i wdrożyliśmy autorski standard najwyższej jakości usług doradczych. Opisywana usługa spełnia rygorystyczne kryteria tego standardu.