[just_icon icon=”icomoon-efektywna-realizacja-projektow” icon_size=”110″ icon_color=”#0070c0″ icon_align=”left”]

Monitorowanie projektów

Nasza koncepcja

Proponowane przez nas rozwiązania pomagają utrzymywać stałą świadomość o kondycji projektu w wielu wymiarach:

  • terminowość
  • koszty
  • zasoby
  • zrealizowany zakres
  • ryzyka

Monitorowanie projektów pozwala utrzymywać świadomość stanu projektów nawet w sytuacji, w której firma realizuje kilkuset równoczesnych projektów.
Nasz przepis opieramy o metodykę „Total Activities Management” (TAM), która umożliwia ewidencjonowanie wszelkich działań związanych z projektem, a także rejestrowanie wszelkich zakłóceń związanych z pracą na rzecz innych projektów biznesowych lub inicjatyw wewnątrz firmowych (np. szkolenia).
Monitorowanie opieramy o zdefiniowanie kluczowych wskaźników (kosztowe, terminowe, etc.), które jednoznacznie (w liczbach) określają stan projektu (tzw. „KPI” – Key performance indicator).
Definiowane są także procesy, w wyniku których pracownicy regularnie będą raportować podstawowe informacje o projektach (np. rejestracja czasu poświęconego na projekt).
Obok zbierania danych i przekształcania ich na współczynniki KPI, bardzo ważnym końcowym elementem jest wdrożenie kultury przeglądu projektów. W ramach regularnych przeglądów analizowane są wartości współczynników KPI (oraz trendy ich zmiany) dla wybranej puli projektów o najgorszych wskaźnikach – tym projektom poświęca się uwagę, wykonuje predykcję efektów finalnych i planuje zadania naprawcze.
Posiadamy doświadczenie w określeniu progów dla współczynników KPI (ich zmian), przy których należy uruchamiać eskalacje i skupiać uwagę na danym projekcie. Dzięki temu monitoring projektów może przynieść spodziewane efekty.

Klocki sylwetki
Jeśli firma realizuje kilkadziesiąt lub kilkaset projektów równocześnie, nie sposób ich jednakowo skrupulatnie nadzorować.

Inteligentne monitorowanie automatycznie ostrzega, którym projektom poświęcić uwagę menadżerów.

 

Kiedy stosować

Oto symptomy, przy których warto skorzystać z naszych usług:

  • firma realizuje równocześnie kilkadziesiąt lub więcej projektów
  • firma realizuje projekty różnej skali / typu / trudności
  • projekty przekraczają zakładane budżety
  • przekraczane są zakładane terminy w projekcie
  • istnieją braki zasobów w projektach
  • nie można realnie ocenić postępu prac – nie wiadomo ile jest jeszcze do końca
  • nie da się porównać projektów między sobą
  • harmonogramy powiązanych projektów nachodzą na siebie
  • w firmie odkrywane są projekty, których już od dawna firma nie powinna była realizować
  • zdarzają się projekty, o których nikt nie pamiętał

pojedynczy kierownik projektu musi zarządzać wieloma projektami równolegle

W większości przypadków, klęskę projektu (opóźnienie / przekroczenie budżetu) da się przewidzieć dzięki bieżącym przeglądom.

Zauważenie groźby klęski najczęściej powoduje, że do klęski finalnie nie dochodzi

 

Przykładowe efekty

Wysoka świadomość stanu projektów

Dzięki wdrożeniu mechanizmów monitorowania projektów, uzyskiwana jest wysoka świadomość stanu projektów na poziomie wyższego kierownictwa.
Możliwe jest przygotowanie raportu stanu projektów, na którym w postaci współczynników prezentowane są wszystkie toczące się projekty.

Jeden rzut oka na taki raport wystarcza, by zorientować się w jakim stanie są poszczególne projekty i jaka jest ogólna kondycja całego portfolio.
Konsola do monitoringu projektów
Ostrzeganie aktywne – Raport „N projektów o największym …”

W organizacji, w której toczy się wiele projektów równocześnie, menadżerowie zarządzający pulą projektów mają problem z nadzorem – nie jest możliwe poświęcenie czasu na przegląd wszystkich toczących się projektów.
Dzięki znormalizowanej ocenie przez współczynniki projektowe, wybór projektów, które wymagają uwagi menadżerów staje się prosty.
Menadżerowie nie muszą śledzić pełnych raportów – czynność tą można przenieść na asystentów / biuro projektów lub odpowiedni system informatyczny.

Menadżerowie otrzymają eskalacje jedynie wtedy, gdy jakieś projekty przekraczają tolerancję dopuszczoną dla kolejnych wskaźników.
Mailowy monitoring projektu
Predykcja finału projektu

Dzięki regularnie zbieranym wskaźnikom projektowym można dokonać predykcji, w jakiej kondycji projekt zostanie ukończony:

  • przewidzieć czy i kiedy projekt przekroczy budżet i o ile
  • ustalić czy projekt przekroczy termin i o ile
Taka ocena pozwala ustalić właściwe priorytety i zrównoważyć zasoby między projektami, aby zminimalizować ryzyka prognozowanych przekroczeń.
Wykres monitoringu projektowego
 

Pozostałe korzyści

  • wykorzystanie wskaźników i miar w rozliczeniach premiowych z kierownikiem projektu / członkami zespołu
  • skuteczny mechanizm wczesnego ostrzegania
  • możliwość wykonania analizy porównawczej projektów
  • ustalenie realnego wyniku na projekcie
  • obiektywny mechanizm oceny postępu prac w projekcie
  • twarde dane do podjęcia właściwych decyzji
Konrad Bajor
Dzięki wskaźnikom projektowym można ocenić stan projektu w oparciu o „twarde liczby”, a nie subiektywną relację członków zespołu projektowego.
 

Co zawiera nasza usługa

Zakres usługi zależy od konkretnego przypadku. Możliwe składowe usługi:

  • analiza obecnych procesów zarządzania projektami / zarządzania portfolio
  • audyt systemowo dostępnych danych projektowych
  • przygotowanie koncepcji wpięcia monitorowania w obecne procesy
  • zalecenia dotyczące zmian obecnych praktyk (np. konieczność raportowania dodatkowych danych)
  • dobór systemów informatycznych umożliwiających skuteczne monitorowanie projektów
  • przygotowanie kompletnych wzorców dokumentów, procedur / instrukcji dla pracowników wg standardów Państwa firmy
  • szkolenia dla pracowników
  • nadzór nad wdrożeniem nowych standardów – monitoring stosowania procedur, coaching