W dobie dynamicznie rozwijającej się gospodarki i coraz większej konkurencji, przedsiębiorstwa muszą nieustannie dążyć do optymalizacji swoich procesów i zasobów. Rosnące koszty pracy sprawiają, że spada rentowność produktów i usług. W tym kontekście pojawia się pytanie, czy lepiej zainwestować w jednorazowe badanie efektywności, czy może postawić na stałe monitorowanie kosztów pracy?
Prezes Nova Praxis wziął udział w panelu dyskusyjnym – Sukcesja – praktyczne i prawne aspekty. W ramach panelu dyskusyjnego głos zabrali przedstawiciele kancelarii prawnych, przedsiębiorcy, a głos firm doradczych reprezentował Prezes Zarządu spółki Nova Praxis. Podkreślono ważność opracowania strategii sukcesji oraz przedstawiono zasadę 3B (bezpieczeństwo nestora, bezpieczeństwo firmy, bezpieczeństwo rodziny), skomentowano powszechnie znany wzór na sukcesję […]
Jak stworzyć prognozę finansową firmy?
Blog / 25.03.2024
Prognozowanie finansowe jest istotną częścią każdego prowadzenia biznesu. Pozwala firmom w podejmowaniu świadomych decyzji dotyczących przyszłych inwestycji i wydatków. Tworzenie prognozy finansowej, jest złożonym procesem, ale dzięki wsparciu specjalistów i odpowiednich narzędzi, możliwe jest zaplanowanie nad kosztami i przychodami w krótkiej i dłuższej perspektywie.
Stworzenie firmowej biblioteki procedur to korzyści zarówno dla kadry zarządzającej jak i dla samych pracowników. Zebranie kluczowych dokumentów w jednym miejscu pozwala zachować porządek oraz usprawnia organizację pracy zespołów. Stworzenie takiej bazy wiedzy powinno iść w parze z usystematyzowaniem posiadanych dokumentów oraz ustaleniem ich dostępności dla poszczególnych osób.
Czytaj więcej >>
Raporty są bardzo ważnym narzędziem, dzięki któremu można sprawnie kierować każdą firmą czy organizacją. Ich rola jest tak samo istotna jak monitorowania, analiz i oceny funkcjonowania firmy.
Czytaj więcej >>
Optymalizacja kosztów w firmie to innymi słowy podejmowanie działań mających na celu zwiększenie oszczędności. Wszystko to, aby umożliwić firmie rozwój. Minimalizacja kosztów z reguły to tylko narzędzie w realizacji większego planu jakim jest podniesienie rentowności przedsiębiorstwa. Wiele firm, próbuje świadomie zmniejszać koszty, jednak nie jest to wcale łatwe zadanie. Optymalizacja kosztów firm wymaga zaangażowania pracowników oraz zbudowania w nich przeświadczenia, że podejmowane działania mają sens. Kluczem do sukcesu jest jak najdokładniejsze poznanie tematu oraz uzyskanie zaangażowania pracowników.
Czytaj więcej >>Mapowanie procesów to innowacyjne narzędzie optymalizacji wykorzystywane w przedsiębiorstwach w celu standaryzacji procedur i monitorowania procesów. To także sposób na wyłapanie błędów lub szukanie oszczędności poprzez analizę poszczególnych etapów powstawania i sprzedaży produktu. Mapowanie procesów przybiera postać schematu blokowego, który dzięki wysokiej czytelności i prostocie przekazu zrozumiały jest zarówno, dla osób niezaznajomionych z tematem, jak i profesjonalistów w danej dziedzinie.
Czytaj więcej >>
Działanie organizacji to sieć wzajemnie powiązanych procesów, choć nie każda firma jest tego świadoma, że tak właśnie jest. Często zdarza się, że część z tych procesów nie przebiega prawidłowo, a firma traci czas i pieniądze. Prawdopodobnie większość pracowników miała do czynienia z sytuacją, gdy nie może wykonywać swoich właściwych obowiązków z powodu zbyt długiego oczekiwania na decyzję szefostwa lub innych pracowników, tworzenie raportów czy zbieranie podpisów od kilku osób, powielanie pracy, poprawy błędów, niekończące się spotkania, niewłaściwie dopasowana lista obowiązków do stanowiska — i tak można by długo wymieniać. Usługa badania efektywności procesów ma na celu wyeliminowanie takich sytuacji i zoptymalizowanie procesów tak, aby praca była jak najbardziej wydajna.
Czytaj więcej >>
MBO to skrót od angielskiej nazwy Management by Objectives, tłumaczonej jako zarządzanie przez cele. Polski odpowiednik określenia jest równocześnie skróconą jego definicją. MBO jest metodą zarządzania przedsiębiorstwem, sformułowaną w latach 50. przez Petera Druckera w książce „Praktyka zarządzania”. To skuteczny system, angażujący pracowników wszystkich szczebli w działania na rzecz rozwoju przedsiębiorstwa, firmy czy organizacji. Podstawowe założenia metody MBO nie są skomplikowane, jednak system ich wdrożenia musi być kompleksowo zaplanowany i dostosowany do potrzeb konkretnej instytucji.
Czytaj więcej >>
Mapowanie procesów to technika zarządzania jakością, stworzona przez Franka Gilbretha w 1921 roku. Polega na przedstawieniu procesu lub operacji przy użyciu odpowiednich symboli graficznych. Opis graficzny obejmuje nie tylko sam proces, ale również wszystkie powiązania, które go dotyczą. Mapowanie procesów pozwala na zwiększenie efektywności funkcjonowania organizacji oraz zdefiniowanie procesów, które nie przynoszą wartości dodatniej. Technika umożliwia także sprawne wdrożenie nowych systemów lub produktów.
Czytaj więcej >>
[just_icon icon=”icomoon-efektywnosc-pracy” icon_size=”130″ icon_color=”#0070c0″ icon_align=”left”]
Optymalizacja kosztów pracy może być osiągana na wiele sposobów. W naszej koncepcji skupiamy się na wykonywanych przez pracowników czynnościach – eliminujemy te niepotrzebne i poprawiamy sposób wykonywania najkosztowniejszych zadań (m. in. przez zmianę procesów / wdrożenie systemów informatycznych).
Kluczem do optymalizacji kosztów i czynności jest ich pomiar. W naszym podejściu zamiast skomplikowanych systemów workflow / BPM do pomiaru wdrażamy kompleksowy system rejestracji czasu pracy zgodny z metodyką „Total Activities Management” (TAM).
Kluczowe cechy wyróżniające nasze podejście:
- Podczas wdrożenia definiujemy listę zadań w formie „mapy działalności i czynności”, która definiuje jakie działania mogą być w firmie (dziale) wykonywane
- Uzupełniamy zidentyfikowane działalności szeregiem atrybutów, dzięki którym uzyskane wyniki będzie można odpowiednio sklasyfikować
- Pracownicy obligowani są do raportowania czasu pracy – wskazując na zadania ze zdefiniowanej wcześniej „mapy działalności i czynności”
- Pracownicy raportują cały swój czas pracy – od przyjścia do wyjścia z firmy
- Wdrożenie obejmuje jednocześnie kilka działów, które ze sobą współpracują, a więc sporą część pracowników
- Mierzymy czas także czynności pobocznych, a nie tylko ten poświęcony na projekty
Dzięki wykorzystaniu metodyki TAM wady związane z rejestracją czasu pracy zostają ograniczone do minimum, gdyż wskazuje się konkretne osoby biorące na siebie odpowiedzialność za koszt „projektów”, na które składane są raporty pracy. W rezultacie same raporty są bardziej obiektywne, bo raportowane koszty weryfikowane są u źródeł przez odpowiedzialne za nie osoby.
Prowadzimy nie tylko prace analityczne i doradcze, ale wprowadzamy również system rejestracji czasu pracy i szkolimy pracowników z reguł metodyki „TAM”. Każda optymalizacja kosztów pracy realizowana jest więc kompleksowo.
Dzięki zebranym informacjom i danym jesteśmy też w stanie przedstawić dodatkowe sugestie, obejmujące na przykład wprowadzenie systemów informatycznych, przemodelowanie procedur i procesów wewnętrznych, czy też zmianę zakresu obowiązków części pracowników.
Jako rozwiązanie do rejestracji czasu pracy rekomendujemy system RCP Belgijskiej firmy BeeBole, której jesteśmy partnerem biznesowym na terenie Polski.
Metodyka „Total Activities management” (TAM) przekształca „rejestrację czasu pracy” z prostego narzędzia wsparcia kierownika na poziom systemu monitoringu i optymalizacji czasu pracy, którego rezultaty adresowane są dla Zarządów firm.
Zwykły „Timesheet” Metodyka TAM
Kiedy stosować
Z naszych statystyk wynika, że przez około 10% czasu pracy pracownicy niezwykle ciężko pracują nad tematami, których nie powinni robić.
- pracownicy są zawsze mocno zajęci, nie wiadomo jednak czym
- uruchamiane projekty wewnętrzne i organizacyjne trwają w nieskończoność
- praca realizowana jest ręcznie (bez narzędzi IT), pomimo iż jest powtarzalna
- działy nie mają zaufania do pracy innych działów – realizują „cudzą pracę” we własnym zakresie
- duża liczba kłopotliwych procedur, nakłady na ich realizację nie mają uzasadnienia w korzyściach ze stosowania procedury
- pracownicy spędzają dużo czasu na wieloosobowych spotkaniach
Optymalizacja kosztów pracy wg metodyki TAM sprawdza się zarówno w środowisku projektowym, jak i w firmach działających wg powtarzalnych procesów, a także w organizacjach o naturze mieszanej.
Przykładowe efekty korzystania z optymalizacji kosztów w firmie
Pracownicy sami optymalizują swój czas pracy
Ścisła ewidencja czasu pracy per każde zadanie
+
Jednoznaczne osoby odpowiedzialne za koszty zadań (projektów)
=
Liderzy zadań samodzielnie ograniczają zaangażowanie innych pracowników do naprawdę potrzebnego!
Optymalizacja kosztu ofertowania
Monitorowanie czasu pracy nad ofertami osiągane dzięki TAM rozszerza klasyczne podejście do analizy skuteczności procesu ofertowego:
- wysoka ilość ofert odrzuconych przez Klienta nie jest problemem samym w sobie, jeśli oferty są szablonowe i proste do realizacji
- problemem są dopiero wysokie nakłady na ofertyzację przy niskiej skuteczności
Przypisanie odpowiedzialności za koszt pracy nad przygotowywaniem ofert do inicjującego oferty menadżera sprzedaży powoduje, że optymalizuje on nakłady na proces ofertowy.
Menadżer rezygnuje z tematów, wymagających sporych nakładów przy małej szansie wygrania.
Identyfikacja problematycznych czynności
Odpowiednia organizacja „mapy raportowanych zadań” pozwala analizować rodzaje elementarnych czynności wykonywanych przez pracowników.
Metodyka TAM pozwala na syntezę kosztu czynności nie tylko w ramach 1 projektu, ale całego działu, a nawet całej firmy!
Załączony obok przykładowy wykres rozkładu czasu pracy prezentuje, iż zaskakująco dużo czasu pracownicy poświęcają na nieefektywny system informatyczny – pole do optymalizacji kosztów.
Śledzenie utylizacji pracowniczej
Monitorowanie każdej aktywności pozwala na bieżąco mierzyć utylizację pracowników – tj. stosunek ilości godzin „produktywnie sprzedanych” do ilości łącznych godzin, którymi pracownicy dysponują.
Utylizacja mierzona jest na poziomie całej firmy, jak i poszczególnych zespołów (możliwość porównania skuteczności zarządzania poszczególnych menadżerów i wdrożenie optymalizacji).
Możliwa jest analiza „w głąb” – ustalenie jakie rodzaje aktywności obniżają utylizację.
Pozostałe korzyści
- Możliwość śledzenia nakładów na obsługę gwarancyjną poszczególnych produktów, z analizą wpływu wypuszczenia nowej wersji produktu na koszty gwarancji
- Optymalizacja rozliczeń międzydziałowych przez automatyzację – czynności pracownika działu A poświęcone na rzecz działu B są z natury raportowane
- Duża świadomość „co robią pracownicy” u przełożonych – wszelkie zadania „wrzucone z boku” (np. konsultacje dla działu handlowego) są natychmiast widoczne
- Możliwość oceny zachowań poszczególnych pracowników – wykrywanie „odstępstw od średniej” w kosztach raportowanych zadań
- Automatyzacja w zakresie rozliczeń dodatkowych godzin pracy
- Baza dla szacowania pracochłonności przyszłych projektów – zapisana historia nakładów na realizację analogicznych zadań w przeszłości
- Baza dla systemu premiowego opartego o premiowane zadania
- Wykorzystanie doświadczenia ekspertów NovaPraxis w zakresie identyfikacji miejsc do optymalizacji kosztów i proponowania skutecznych metod poprawy
- Wgląd w to czym zajmują się menadżerowie (np. planowanie, zarządzanie ryzykiem, coaching etc.)
- Szybkie, nieangażujące Klienta wdrożenie dające szybkie efekty
Proponowana metodyka minimalizuje niekorzystne zjawisko „przysług po sąsiedzku” – ich koszt „z automatu” staje się kosztem działu, który z przysługi korzysta.
Proponowana metodyka to także narzędzie do zmierzenia efektów dokonanych na jej podstawie optymalizacji kosztów pracy.
Co zawiera nasza usługa
Wdrożenie:
- analiza i opracowanie mapy czynności pod daną firmę
- dostarczenie skonfigurowanego systemu do rejestracji
- zbudowanie raportów dla analizy wyników w systemie rejestracji
- szkolenia dla pracowników i menadżerów
- raport końcowy – zalecenia optymalizacji kosztów pracy
Wsparcie powdrożeniowe (opcje):
- aktualizacja map działalności / czynności – stosowanie do nowopojawiających się projektów
- udzielanie rad pracownikom w zakresie użycia rejestracji czasu pracy
- przeglądy i optymalizacja zdefiniowanych map czynności – by zawsze odpowiadały aktualnemu stanowi struktury zadań w firmie
- wnioskowanie z danych, przekazywanie rekomendacji do zmian
Rejestracja czasu pracy może być projektem 1-razowym kończącym się wnioskami dotyczącymi zalecanych optymalizacji kosztów lub ciągłym procesem monitoringu i doskonalenia firmy.
Nie wymagamy zakupu systemu
do rejestracji czasu pracy!
Rekomendowane przez nas rozwiązanie firmy Beebole dostępne jest jako usługa w „chmurze” – klient dokonuje jedynie miesięcznej opłaty za korzystanie, z możliwością rezygnacji w każdym momencie.
Copyright © 2022 NovaPraxis
