Efektywność procesów. Czy warto ją badać?

Blog / 15.02.2019

Działanie organizacji to sieć wzajemnie powiązanych procesów, choć nie każda firma jest tego świadoma, że tak właśnie jest. Często zdarza się, że część z tych procesów nie przebiega prawidłowo, a firma traci czas i pieniądze. Prawdopodobnie większość pracowników miała do czynienia z sytuacją, gdy nie może wykonywać swoich właściwych obowiązków z powodu zbyt długiego oczekiwania na decyzję szefostwa lub innych pracowników, tworzenie raportów czy zbieranie podpisów od kilku osób, powielanie pracy, poprawy błędów, niekończące się spotkania, niewłaściwie dopasowana lista obowiązków do stanowiska — i tak można by długo wymieniać. Usługa badania efektywności procesów ma na celu wyeliminowanie takich sytuacji i zoptymalizowanie procesów tak, aby praca była jak najbardziej wydajna.

Identyfikacja i pomiar procesów

Badanie efektywności procesów rozpoczyna się od stworzenia rejestru czynności procesowych i pozaprocesowych. Zaangażowani są w to pracownicy firmy, którzy mogą wskazywać problemy i bariery, które najczęściej napotykają na swoich stanowiskach. Uwzględnia się też indywidualne zadania każdego pracownika, gdyż czasami to właśnie one stanowią kluczowy problem. Wyspecjalizowana firma, która przeprowadza badanie, dzięki opracowanej przez siebie metodyce ma wskazać zadania niechciane, nieefektywne i generujące zbędne koszty dla firmy. W tym celu realizowany jest pomiaru procesów. Pomiarem objęci są wszyscy pracownicy, zarówno na stanowiskach asystenckich, jak i kierowniczych. Muszą oni na bieżąco uzupełniać ankiety pomiarowe. Badanie trwa około 1-2 miesięcy, jednak angażuje każdego pracownika jedynie na około 5 minut dziennie. Narzędziami pomiarowymi są specjalne stacje pomiarowe umożliwiające pomiar ciągły lub specjalny program komputerowy do rejestracji czynności wykonywanych w ciągu dnia.

Analiza danych i raport

Na podstawie uzyskanych danych opracowywane są wyniki z badania. Dane muszą być odpowiednio przetworzone. W tym celu przelicza się np. ilość zaksięgowanych faktur i czas księgowania, a także przelicza czas wykonywanych zadań na stawki godzinowe pracowników. W razie potrzeby firma przeprowadzająca badanie uzupełnia też brakujące dane i koryguje błędy. Otrzymane wyniki pozwalają na stworzenie złożonego raportu, w którym wyodrębnione są m.in. najkosztowniejsze procesy, czynności wykonywane bez wsparcia systemowego, działania wykonywane na rzecz innych działów, nieefektywne działania, a także skala godzin nie związana z danym stanowiskiem.

Comments are closed.