Mapowanie procesów biznesowych w firmie

Mapowanie procesów realizowane jest przez firmy z wielu powodów. Poniżej wskazaliśmy wybrane przykłady wykorzystania mapy procesów przez naszych klientów:

• optymalizacja kosztów – zebrane dane z analizy procesów i pomiaru procesów staną się bazą dla wskazania miejsc do ograniczenia kosztów, mapowanie procesów ułatwia zwizualizowanie miejsc do optymalizacji
• wzrost efektywności – wyższa efektywność umożliwia obsłużenie większej liczby zadań bez potrzeby zwiększenia zatrudnienia. Dzięki mapie procesów AS-IS oraz wykorzystując wnioski z pomiaru procesów łatwiej wyeliminować miejsca o niskiej efektywności
• RODO – identyfikacja miejsc przetwarzania danych osobowych, zidentyfikowanie zbiorów danych podlegających przetwarzaniu danych, określenie sposobu przetwarzania danych, w jakich systemach dane są przetwarzane, etc.
• uporządkowanie sposobu działania – mapa procesów ułatwia znaleźć wąskie gardła w funkcjonowaniu firmy, dublowanie zadań, nadmierne weryfikacje, wyjątki, wskazanie miejsc o niskiej efektywności, miejsca gdzie czynności są wykonywane ręcznie, miejsca powstawania dokumentów ich edycji, zatwierdzania.
• ujednolicenie funkcjonowania firmy – firmy wielooddziałowe, fuzje, przekształcenia sprzyjają budowaniu lokalnych reguł funkcjonowania firm, mapa procesów pozwala wychwycić rozbieżności w działaniu firm na styku pomiędzy działami lub w przypadku fuzji pomiędzy działani jakie powstały w wyniku połączenia (to czasem są zaszłości kilkuletnie).
• skalowanie firmy – mapa procesów pozwala zwizualizować w jaki sposób firma ma obsługiwać swoje procesy wraz z rozwojem firmy
• doskonalenie jakości – dokładna dokumentacja procesu narzuca dobre praktyki, zapewnia powtarzalność oraz ogranicza pomyłki w procesach
• robotyzacja procesów – na rynku oferowanych jest coraz więcej rozwiązań automatyzujących procesy, ale aby efektywnie wdrożyć mikroroboty (RPA), konieczne jest uporządkowanie procesów i wskazanie tych czynności, dla których wdrożenie RPA będzie rzeczywiście opłacalne
• wdrożenie nowych lub usprawnienie obecnych systemów informatycznych –  firma planuje wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych np.: wdrożenie systemu ERP, CRM, planowania produkcji, elektroniczny obieg dokumentów, etc. Zawsze należy przed wdrożeniem takich rozwiązań dokonać analizy procesów, gdyż naraża to firmę na wdrożenie bałaganu w nowym narzędziu lub poniesienie ogromnych kosztów związanych z dodatkowymi kosztami wdrożenia (niestety znamy wiele takich przypadków, ale też możemy wskazać firmy, które dzięki nam zaoszczędziły dużo czasu i środków dzięki naszemu wsparciu przy wdrożeniu systemów).
• ulga B+R – wiele firm, nie wie że aby wykorzystać ulgę B+R dla małych i średnich firm, nie trzeba od razu tworzyć badań. Wystarczy, że wykazana zostanie innowacja na poziomie procesów, produktów, a do tego potrzebna jest mapa procesów AS-IS oraz TO-BE.
• mapowanie strumienia wartości – to rozwiązanie dla firm, które oczekują bardzo szybkich efektów, wskazując miejsca w procesie, które nie wnoszą wartości dodanej – zgodnie z metodyką lean, to marnotrawstwa. 
• karty stanowisk – w usłudze wdrożenia zmian, jaką oferujemy naszym klientom, często mapy procesów oraz wyniki z pomiaru są wykorzystywane do tworzenia Kart stanowiskowych i Kart działów w organizacji, co w znaczący sposób poprawia organizację pracy w firmie.

Obok analizy procesów biznesowych, w ramach której powstaje mapa procesów przedsiębiorstwa, zalecamy równolegle uruchomienie pomiaru procesów. Zebrane dane z pomiaru procesów stanowią weryfikację informacji zebranych w trakcie wywiadu analitycznego, co stanowi obiektywne uzupełnienie danych o sposobie funkcjonowania firmy. Warto przy tym zaznaczyć, iż  
Pomiar procesów pozwala ukierunkować optymalizację procesów na te procesy / czynności, które są najbardziej czasochłonne i sprawiają najwięcej problemów. Dane z wyniku pomiarów mogą stanowić bazę do wyliczenia KPI: wskaźnik efektywności zasobów w dziale (rzeczywiste zaangażowanie zasobów zgodnie z zakresem pracy stanowiska)

Poniżej wskazano przykładowe problemy jakie skłoniły firmy do stworzenia mapy procesów:

• Poszczególne działy funkcjonują bez zarzutu, a jednak Zarząd ma poczucie, że koszty obsługi firmy stale rosną i wciąż są za wysokie;
• Każde zlecenie jest realizowane inaczej, mimo że są tego samego typu;
• Wzrost ilości reklamacji;
• Wzrost rotacji pracowników w firmie;
• Procedury są, ale nieżyciowe i nikt ich nie stosuje;
• W firmie jest potrzeba podniesienia efektywności, nie ma jednak spójnego obrazu, które działania wykonywane są nieoptymalnie;
• Firma chce wdrożyć system informatyczny  klasy ERP, ale koszt jego wdrożenia wydaje niewspółmierny do potencjalnych oszczędności;
• Firma chce i musi wdrożyć elektroniczny system obiegu dokumentów, ale dostawca systemu wręcz oczekuje od niego rozrysowanych map procesów ( i dobrze, bo to znaczy, że jest odpowiedzialnym dostawcą – chce aby firma miała dobrze działający obieg dokumentów)
• Firma chce uporządkować działanie poszczególnych działów w związku z pracą hybrydową w następstwie COVID-19

Mapa procesów AS – IS, powstaje w wyniku przeprowadzonej analizy procesów, dzięki której powstają diagramy procesów obrazujące jakie czynności są realizowane wewnątrz procesu, kto jest właścicielem procesu, jakie informacje pojawiają się na wejściu, jakie wyjściu, w jaki sposób procesy są ze sobą  powiązane oraz jakie informacje/dane/dokumenty przepływają pomiędzy procesami.

W trakcie mapowania procesów skupiamy się przede wszystkim na podstawowych procesach biznesowych takich jak: sprzedaż, obsługa klienta, realizacja zamówień i kontraktów, logistyka dostaw, reklamacje oraz na procesach pomocniczych, takich jak: kadry i płace, księgowość, administracja, kontroling, wsparcie sprzedaży, utrzymanie systemów IT. Nie stanowi to jednak zamkniętej listy procesów jakie mogą wystąpić w firmie, gdyż każda firma jest zorganizowana inaczej, ma inne priorytety, inne problemy organizacyjne.

Nie zawsze jest sens realizować od razu mapę procesów dla całej firmy. Czasem warto skupić się na 1-2 działach jako wynik wcześniejszej identyfikacji procesów. 

Wynikiem mapowania procesów jest dokumentacja opisująca procesy, która zawiera takie elementy jak:

• Identyfikacja procesów – w wielu firmach problemem jest nie tyle opis procesów co identyfikacja jakie procesy występują i jak są ze sobą powiązane
• Opis procesów – czego dotyczy proces, kto jest właścicielem, w jaki sposób przepływają informacje między użytkowników  procesu, wymagane dane wejściowe i oczekiwane dane wyjściowe z procesu
• Identyfikacja podprocesów – podprocesy zwiększają przejrzystość mapy procesów, dzięki grupowaniu czynności w podprocesy możemy pokazać istotne powiązania pomiędzy procesami, co ułatwia zaplanowanie działań optymalizacyjnych
• Czynności – sekwencje działań wykonywane wewnątrz procesu, często realizowane przez kilku użytkowników procesu. Rozróżniamy kolorystycznie różne rodzaje czynności
• Opis powiązań – wskazanie powiązań między procesami realizowanymi przez różne jednostki organizacyjne lub poza firmą

Mapa procesów opracowana przez nas ma szereg elementów graficznych, które pozwalają w łatwy sposób wychwycić czynności wykonywane są ręcznie, wspierane przez systemy informatyczne, oraz czynności w pełni zautomatyzowane.

Zakres usługi zależy od konkretnego przypadku. Możliwe składowe usługi:

• przeprowadzenie warsztatów z pracownikami w zakresie wykonywanych czynności
• identyfikacja procesów w firmie
• opracowanie Map czynności w firmie 
• weryfikacja istniejącej dokumentacji procesów
• analizy wariantowe zmian w przebiegach procesów
• analiza SWOT dla określonych wariantów zmian
• uspójnienie Mapy procesów z procedurami ISO
• opracowanie Mapy procesów  AS IS dla całej firmy lub wybranego działu
• opracowanie instrukcji stanowiskowych
• równoległy Pomiar procesów
• Raport końcowy – podsumowanie projektu, opis procesów oraz zalecenia optymalizacji w przebiegu procesów TO BE

• Mamy wieloletnie doświadczenie w analizie i pomiarze procesów biznesowych zrealizowaną w firmach z różnych branż
• Przeanalizowaliśmy ponad  2500 procesów w różnych firmach
• Nasze doświadczenie pozwala nam szybko uchwycić specyfikę firmy i dlatego minimalizujemy kontakty z kierownikami jednostek do całkowitego minimum
• Wraz ze mapą procesów firmy zawsze przekazujemy rekomendacje usprawnień w procesach
• Przy kompleksowych projektach wykorzystujemy technikę analizy SWOT oraz model Beckharda-Harrisa do wskazania czego nie zmieniać i co bezwzględnie należy zmienić w procesach oraz które zmiany spotkają się z oporem pracowników, zarządu, klientów.
• Mamy świadomość wewnętrznych ograniczeń, dlatego proponujemy realne rozwiązania w ramach opracowywanych procesów TO BE
• Oferujemy wsparcie kompleksowe dla naszych klientów – do konsultacji, poprzez realizację analizy wybranego działu, całej firmy, kończąc na wsparciu przy wdrażaniu usprawnień wynikającymi z optymalizacji procesów na podstawie diagramów procesów.
• Pomagamy klientom wdrażać ulgę B+R, w ramach usprawnień procesów, dzięki której zapłacą mniejszy podatek CIT.

Zaufali nam: