Zarządzanie informacją w firmie 

W skrócie

Dla kogo adresowana jest usługa

Odbiorcami usługi zarządzania informacją z wykorzystaniem platformy File Maker  są firmy, które mają problem z dużą ilością rejestrów, zbiorów danych, lokalnych plików Excel, które tworzą trudny do ogarnięcia zbiór danych w firmie. Często pliki Excel, które stanowią źródło danych dla najważniejszych osób w firmie są poza jakąkolwiek kontrolą. Wiele firm nie jest stanie określić nawet ile jest takich zbiorów danych w firmie, kto z nich korzysta regularnie, jak wygląda zarządzanie zmianą w przypadku zmiany struktury danych źródłowych, zmiany znaczenia danych, etc.

Na czym polega usługa

Zarządzanie informacją, stanowi rozszerzenie usługi Analizy i pomiaru procesów, w ramach której może pojawić się rekomendacja uspójnienia źródeł danych. Ale sam proces zarządzania informacją nie musi wymagać realizacji złożonego projektu Analizy i pomiaru procesów. Jeżeli firma odczuwa problem wielu niespójnych źródeł danych, a równocześnie szuka rozwiązania bardziej kompleksowego niż systemy BI, to Platforma File Maker może spełnić te oczekiwania.

Zarządzanie informacją, rozpoczynamy od zaprojektowania przepływu informacji w firmie oraz ustaleniu źródeł danych wyzsztkich używanych plików Excel, zdefiniowaniu dla nich słownika metadanych, a następnie scentralizowanie tych danych w jednym narzędziu, które pozwoli zarządzać wszystkimi informacjami w jednym miejscu.

Szczegółowy zakres usługi

Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu

Krok 1.

Identyfikacja źródeł danych

Krok 2.

Projekt przepływu informacji

Szczegółowy obraz dotyczący przepływu informacji i sposobu ich wykorzystania budowany jest poprzez wywiady analityczne. Prowadzona jest uproszczona analiza procesów w której skupiamy  się na:

• Przepływie informacji między stanowiskami / działami
• Skąd brane są dane
• Jaka jest ich struktura
• Kto z nich korzysta
• W jaki sposób możne te dane ujednolicić w organizacji

Z pozoru rozwiązaniem jest system raportowy, ale w wielu firmach jest to niewystarczające, dlatego że konieczne jest edytowanie danych a nie tylko ich podgląd w przetworzonej formie. Co więcej często chcemy te dane mieć pod ręką – w telefonie, na tablecie a nie tylko w dedykowanej aplikacji raportowej.

Często informacja to nie tylko dane liczbowe, ale również opis procesu, status jakiejś sprawy, etc. To wszystko sprawia, że konieczne jest zaprojektowanie kompleksowego rozwiązania do Zarządzania informacją w całej organizacji.

Krok 3.

Tworzenie miniaplikacji na platformie File Maker

Platforma File Maker umożliwia tworzenia własnych formularzy, a widok danych może być dopasowany do urządzenia, które służy do edycji danych lub do ich podglądu.

Zakres podstawowych funkcji File Maker obejmuje:

• Widoków do edycji i przeglądu danych (formularz, formularz)
• Raporty i wykresy porównawcze
• Tworzenie widoków dedykowanych pod urządzenia mobilne, WWW, PC,
• Złożone zapytania danych z
  • możliwość wykluczania zbiorów danych
  • możliwość łączenia zbiorów (2… 3 linie)
  • możliwość zapamiętania zapytań pod konkretną nazwą
• Definiowanie złożonych struktur danych w oparciu o źródła wewnętrzne i zewnętrzne
• Import danych z plików płaskich
• Tworzenie dynamicznych słowników (look up na własnym polu, bez potrzeby tworzenia oddzielnych słowników)
• Własny intuicyjny język skryptowy

Krok 4.

Wdrożenie mini-aplikacji w organizacji

Wdrożenie zaprojektowanego system przepływu informacji wraz z stworzonymi mini-aplikacjami biznesowymi opartymi na platformie File Maker realizowane jest przez szereg działań takich jak:

• Szkolenia i warsztaty
• Przygotowanie środowiska do pracy
• Migrację danych
• Nadzorowane uruchomienie aplikacji
• Wzmożony support techniczny

Uzyskiwane korzyści