Digitalizacja procesów HR – trend czy konieczność?

Blog / 02.03.2021

Celem każdej firmy jest osiąganie możliwie dużego zysku, zwiększanie udziałów rynkowych oraz stałe dążenie do podwyższania wartości całego przedsiębiorstwa. Zadania te są realizowane na różnych poziomach działania i na wiele sposobów od doskonalenia używanych technologii – wymiany parku maszynowego i stosowania wydajnych urządzeń, wprowadzania nowszych materiałów i surowców czy modyfikacji metod wytwarzania – przez skupianie się na redukcji kosztów, aż po rozwój produktów czy inwestowanie w działalność marketingową i reklamę. 

Większość tego rodzaju działań może przynieść dobre rezultaty tylko wówczas, gdy jest podejmowana na podstawie informacji uzyskanych dzięki analizie procesów biznesowych i dobrym rozpoznaniu sytuacji wewnątrz firmy. Bez solidnych danych wszystkie takie przedsięwzięcia będą oparte raczej o wyobrażenia osób, które je planują oraz ich intuicję, co często oznacza zmniejszenie szans ich powodzenia. Nawet wprowadzanie rozwiązań, których przydatność trudno podważać w świetle zachodzących w otoczeniu biznesowym zmian, takich jak digitalizacja procesów, będzie miało większe szanse powodzenia, jeśli zostanie poprzedzone właściwym przygotowaniem. Przyjrzyjmy się bliżej nowym wyzwaniom stojącym przed działami HR, zobaczmy, jakie kwestie wiążą się z ich digitalizacją i sprawdźmy, jakie może to przynieść korzyści.

Rola HR w nowoczesnej firmie

Rzeczywistość gospodarcza i społeczna, w której funkcjonują współczesne firmy, jest w coraz większym stopniu nieprzewidywalna, a zmiany we wszystkich obszarach działania, zarówno te dotyczące samego rynku i stosowanych technologii, jak i wszystkich elementów dodatkowych – otoczenia, sposobów komunikacji, systemów wartości czy ludzkich zachowań – zachodzą nieustannie i często mają nie tylko burzliwy przebieg, ale i diametralnie zmieniają sytuację w dziedzinach, których choćby pośrednio dotykają. Przystosowanie się do tak turbulentnego otoczenia wymaga ciągłego doskonalenia swoich strategii i metod ich realizacji oraz posiadania narzędzi umożliwiających niemal bieżące przygotowywanie i wdrażanie gotowych rozwiązań. Przedsiębiorstwo, które nie będzie w stanie optymalizować wykorzystania zasobów w każdym aspekcie swego działania, nie ma szans na osiągniecie przewagi nad konkurencją oraz umacniania i poprawiania swojej pozycji rynkowej. Mimo coraz większego postępu technologicznego i wzrostu znaczenia robotyzacji związanej z wdrażaniem technologii Przemysłu 4.0 czy też stałej cyfryzacji sposobów świadczenia większości usług wciąż istnieją obszary, w których potencjał do osiągania lepszych rezultatów nie jest w pełni wykorzystywany, czego najlepszym przykładem jest działanie niektórych działów HR.

Znaczenie sprawnego funkcjonowania części firmy zajmującej się zarządzaniem zasobami ludzkimi jest trudne do przecenienia. Odpowiednio prowadzona rekrutacja pozwala na znajdowanie kandydatów, których wiedza fachowa, umiejętności oraz predyspozycje ściśle odpowiadają potrzebom konkretnych stanowisk. Stała ocena osiąganych przez pracowników rezultatów pozwala na lepszą realizację celów firmy, a także daje możliwości wskazywania obszarów, w których poszczególne osoby mogą poprawiać swoje wyniki. Dobre rozpoznanie oczekiwań i potrzeb pracowników umożliwia budowę efektywnych systemów motywacyjnych, a dobra znajomość przebiegu poszczególnych realizowanych czynności staje się okazją do skuteczniejszej i pełniejszej kontroli, ułatwiającej eliminowanie wszelkich niedociągnięć. Sprawna praca działu HR to również tworzenie przestrzeni do rozwoju wszystkich osób zatrudnionych i współpracujących z firmą, a także dobór najlepszych programów szkoleniowych, planowanie ścieżek kariery oraz wspieranie starań podejmowanych przez poszczególne osoby i ich ukierunkowywanie. Ważnym aspektem funkcjonowania działu HR jest odpowiednie wspieranie osób zarządzających pracownikami na różnych szczeblach oraz pomoc im w uzyskiwaniu najlepszych możliwych efektów przez dostarczanie konkretnych narzędzi i metod działania.

Do tego, by dział zarządzania zasobami ludzkimi mógł dobrze wykonywać swoje zadania, musi dysponować odpowiednimi narzędziami. Oczywiście duże znaczenie mają tu wypracowane przez lata procedury i tradycyjnie stosowane metody, jednak nie zawsze odpowiadają one potrzebom współczesnych wyzwań, a nie rzadko, zamiast ograniczać, generują dodatkowe koszty pojawiające się w związku z ich realizacją. Receptą na tego rodzaju problemy i ograniczenia jest daleko idąca digitalizacja działań HR, która pozwoli nie tylko na lepsze wystandaryzowanie wdrażanych procedur, ale także ich obiektywną ocenę i dostęp do potrzebnych danych w czasie rzeczywistym. Cyfryzacja procesów HR może objąć wszystkie jego funkcje – od tworzenia dobrze przygotowanych opisów stanowisk i profilów kompetencyjnych z nimi związanych przez cały proces rekrutacji, aż po sprawdzanie efektywności i kontrolę poziomu wykonywania zadań czy dobór narzędzi szkoleniowych.

Wyzwania związane z digitalizacją procesów zarządzania zasobami ludzkimi

Digitalizacja procesów HR w powszechnym odbiorze kojarzy się głównie z wyeliminowaniem dokumentów papierowych i przejściem na ich cyfrowy obieg oraz stosowaniem nowoczesnych metod komunikacji przy wykonywaniu czynności związanych z codziennym funkcjonowaniem firmy. Choć procesy cyfryzacji łączą się także z takimi łatwymi do zaobserwowania przejawami, to ich sednem jest odpowiednie gromadzenie i wykorzystywanie danych, na podstawie których można podejmować konkretne decyzje związane z zarządzaniem pracownikami oraz optymalizacją procesów wykonywania poszczególnych czynności i zadań. Przy tradycyjnym podejściu do działania HR-owego znaczna część danych jest oceniana subiektywnie, a niektóre decyzje dotyczące personelu są podejmowane intuicyjnie. W przypadku cyfryzacji głównych zadań HR-u takie podejście nie jest już wykonalne. Oznacza to, że nie będzie dłużej możliwe kompensowanie ewentualnych niedociągnięć przez działania uznaniowe, szczególna uwaga musi więc być poświęcona sposobowi gromadzenia informacji, które pozwolą na stworzenie skutecznego systemu zarządzania.

Warto pamiętać, że algorytmy systemów informatycznych wspomagających pracę działu HR są zawsze tylko tak dobre, jak dane, z których korzystają. Wstępem do efektywnej digitalizacji musi być więc dokonanie dokładnych pomiarów, pozwalających na określenie potrzebnych do dalszych działań wskaźników, będących podstawą do oceny i diagnozy zgodności stanu rzeczywistego z oczekiwanym oraz tworzenia nowych udoskonalonych procedur pozwalających na zwiększenie efektywności.

Szczególnie duże znaczenie będzie więc miało zgromadzenie danych o procesach realizowanych w różnych obszarach działania firmy oraz identyfikacja kluczowych czynników wpływających na ich efektywność. Jedyną skuteczną metodą na uzyskanie potrzebnych informacji będzie szczegółowy pomiar i opis konkretnych procesów na różnych stanowiskach. Na podstawie zgromadzonych w ten sposób zmiennych można zarówno określić obszary zajmujące pracownikom najwięcej czasu i w najmniejszym stopniu przyczyniające się do osiągania oczekiwanych rezultatów, jak i definiować niezbędne na danych stanowiskach kompetencje czy na podstawie obiektywnych informacji sprawdzać produktywność pracowników. Digitalizacja procesów HR będzie więc w większości przypadków tworzeniem systemu pozwalającego na zbieranie konkretnych danych, charakteryzujących poszczególne stanowiska i procesy, a także budowę narzędzi do formułowania celów, kontroli ich wykonania oraz identyfikowania głównych niedomagań i obszarów wspomagających rozwój.

Co można zyskać dzięki digitalizacji procesów HR?

Prawidłowo przeprowadzona digitalizacja procesów zarządzania zasobami ludzkimi pozwala na usprawnienie zarządzania firmą na wszystkich poziomach, przez dostarczenie potrzebnych informacji będących rzetelną bazą do podejmowania decyzji personalnych, ale także oferując dobry wgląd w realizowane w firmie procesy i ich wpływ na osiągane przez nią wyniki. Kolejną korzyścią jest bieżący dostęp do danych ułatwiających dokonanie prawidłowej oceny poszczególnych pracowników zarówno przez sprawdzenie wkładu pracy, jak i osiągania wyznaczonych celów. Dobry system wspierający działania HR to również jedno z narzędzi dających możliwość lepszej kontroli wydajności poszczególnych osób, zespołów czy całych działów. Sprawna cyfryzacja procesów HR-owych to sposób na optymalizację zatrudnienia i położenie większego nacisku na kierowanie pracowników do kluczowych zadań i odciążanie ich od wykonywania czynności, które mogą być zautomatyzowane oraz wszystkich zadań nieprzekładających się bezpośrednio na uzyskiwane rezultaty.

Digitalizacja zarządzania zasobami ludzkimi to usprawnienie i przyspieszenie procesów rekrutacyjnych. Informacje uzyskiwane dzięki dobremu zbadaniu wszystkich kluczowych procesów realizowanych w firmie pomagają w budowaniu bardziej adekwatnych profili kompetencyjnych. Umożliwia to np. poszerzenie puli kandydatów przez wyeliminowanie oczekiwań, które nie przekładają się na lepsze wyniki pracy, a często powodują windowanie stawek wynagrodzeń. Korzyści z cyfryzacji rekrutacji to także szybsze prowadzenie wszystkich jej etapów, a dzięki temu lepsze wykorzystanie możliwości samego działu HR. Dobre narzędzia rekrutacyjne ułatwiają też wstępną selekcję kandydatów i przyspieszają ich ocenę.

Ważnym aspektem cyfryzacji HR jest możliwość wykorzystywania pozyskiwanych danych do wspomagania wprowadzanych zmian organizacyjnych, w tym wdrażania różnych systemów informatycznych ułatwiających działanie innych obszarów przedsiębiorstwa. Dzięki stosowaniu odpowiednich narzędzi dział HR może stać się niezbędnym w każdym procesie wprowadzania nowych rozwiązań tzw. agentem zmiany, ułatwiającym konieczną transformację. Efektem udanej digitalizacji może być scedowanie części zadań realizowanych do tej pory przez HR na menedżerów różnego stopnia, przy jednoczesnym oferowaniu im odpowiedniego wsparcia merytorycznego i dostępu do potrzebnych przy podejmowaniu decyzji informacji. Zcyfryzowane zarządzanie zasobami ludzkimi to możliwość ciągłego udzielania feedbacku, pokazującego, w jakim stopniu udaje się realizować wyznaczone cele. Wielkim wsparciem dla działania firmy może być wdrażanie nowoczesnych platform e-learningowych.

Cyfryzacja procesów HR daje szerokie możliwości we wszystkich obszarach działania firmy. Jest szansą na sprawniejsze zarządzanie, lepszą rekrutację, bardziej wiarygodną ocenę, motywowanie czy prowadzenie szkoleń. Ważną korzyścią z wdrożenia rozwiązań cyfrowych w obszarze HR jest obniżenie kosztów działania i znaczna poprawa efektywności.

Comments are closed.