W skrócie
Komu i w czym pomaga usługa
Usługa adresowana jest dla tych firm MŚP, które potrzebują sprawnie zdiagnozować obecną sytuację, ocenić potencjał rozwojowy i oraz opracować strategię rozwoju przedsiębiorstwa. Potrzeba opracowania strategii działania może być bardzo różna:
- zmiana otoczenia biznesowego
- spadek obrotów
- nowa konkurencja
- potrzeba dotarcia do nowych klientów
- ekspansja terytorialna
- weryfikacja scenariuszy rozwoju
- sukcesja firmy
Usługa stanowi istotny krok w procesie wdrażania zmian organizacyjnych, produktowych lub transformacji firmy. Jest też konieczna w przypadku firm rodzinnych, które planują przeprowadzić sukcesję w najbliższym czasie. Trzeba bowiem zaznaczyć, iż sukcesja to proces, który może trwać miesiącami lub latami. Dlatego tak ważne jest właściwe przygotowanie się do tego procesu.
Na czym polega usługa
Usługa polega na realizacji 4 podstawowych kroków:
- Audyt dojrzałości organizacji
- Analiza SWOT/TOWS
- Analiza wskaźników finansowych
- Model 5 sił Portera
Przedstawione 4 podstawowe kroki, pozwalają z jednej strony na kompleksową analizę obecnej sytuacji w jakiej znajduje się firma, a z drugiej strony pozwalają opracować scenariusze działań dla grup produktowych. W ramach etapu „Model 5 sił Portera” określamy również ramy sektora/ów w ramach którego działa dana firma, co pozwala bardziej precyzyjnie skoncentrować się na zaplanowanych działaniach strategicznych.
Ze względu na przekrojowy i interdyscyplinarny charakter usługi, w ramach której trzeba w krótkim czasie ocenić priorytetowe problemy – usługa realizowana jest gronem najlepszych ekspertów Nova Praxis, wliczając to udział osobisty członków zarządu Nova Praxis.
Unikalną cechą usługi jest ekstremalnie krótki czas vs przekrojowość prowadzonego audytu. W bardzo krótkim czasie firma jest skanowana we wszystkich ważnych obszarach. O tym, które są ważne decydujemy w trakcie na bazie wcześniejszych informacji.
Szczegółowy zakres usługi
Poniżej prezentujemy kolejne kroki w jakich realizujemy nasze usługi w ramach typowego projektu.
Krok 1.
Audyt oceny dojrzałości organizacji
Realizacja usługi zaczyna się od przeprowadzenia audytu oceniającego dojrzałość organizacji w obszarach: organizacja wewnętrzna, aspekty prawne, aspekty finansowe, strategia działania.
W ramach Etapu 1 eksperci Nova Praxis pozyskują także dane dotyczące funkcjonowania firmy, które następnie są analizowane pod kątem zauważenia niepokojących wskaźników / trendów:
- Struktura organizacyjna
- Bieżące źródła przychodów
- Wykaz używanych systemów, standardów
- Dane dotyczące inwestycji, śr. trwałych, floty samochodowej i kosztów jej utrzymania
W trakcie audytu przeprowadzane są wywiady oraz wypełniany arkusz oceny dojrzałości organizacji, który następnie wskaże nam wstępne kierunki miejsc do doskonalenia.
Krok 2.
Analiza SWOT/TOWS oraz BCM
Etap 2 skupia się na analizie silnych i słabych stron organizacji oraz opracowaniu Business Canvas Model. Oba narzędzia pozwalają z jednej strony wskazać silne strony organizacji, które należy uwypuklać i podkreślać w komunikacji do klientów, ale z drugiej strony wskazują słabe strony organizacji i zagrożenia wewnętrzne i zewnętrzne, które osłabiają pozycję przedsiębiorstwa w walce z konkurencją lub też osłabiają efektywność działania samej organizacji, co finalnie wpływa na jej odbiór przez klienta końcowego.
Elementem uzupełniającym, który możemy wykonać jest stworzenie mapy procesu E2E, który pozwala uchwycić powiązania pomiędzy działami w organizacji. Wykonanie mapy procesu E2E ma sens dla organizacji średnich i dużych, których poziom zatrudnienia przekracza 50 pracowników i zachodzą silne interakcje pomiędzy działami:
- Marketing & PR
- Sprzedaż / Rozwój biznesu /Contact center / BOK / e-commerce
- Produkcja (produkcja zasadnicza, projektowanie, inżynieria procesowa / przygotowanie produkcji, logistyka wewnętrzna, utrzymanie ruchu, BHP)
- Dział zakupów (projektowe, wewnętrzne)
- Dział obsługi klienta
- Magazyn / Logistyka / Transport
- Backoffice (Księgowość, podatki, finanse, HR, Kadry i płace, IT, Administracja ogólna, Kontroling)
Etap 2 stanowi naturalne uzupełnienie wiedzy z Etapu 1 i stanowi bazę do przeprowadzenia warsztatów model 5 sił Portera.
Krok 3.
Analiza finansowa
Etap 3 skupia się na analizie finansowej przedsiębiorstwa w ujęciu minimum 3 lat. Taka perspektywa pozwala uniknąć sytuacji wpływu silnej koniunktury w układzie wieloletnim oraz porównać sposób działania firmy w ujęciu finansowym r/r. Wykorzystujemy do tego celu nasze autorskie rozwiązanie, które pozwala nam dokonać kompleksowej analizy najważniejszych wskaźników finansowych, ocenić zapotrzebowanie na kapitał firmy, ocenić prawdopodobieństwo upadku w ujęciu najbliższych 3 lat oraz wskazać poziomy marż (tj,. na jakim rodzaju kosztów firma najwięcej traci).
Klient w raporcie końcowym otrzymuje raporty z przeprowadzonej analizy wskaźnikowej wraz z interpretacją uzyskanych danych.
Analizę finansową przeprowadzamy dla firm działających w formie spółek prawa handlowego oraz dla JDG (z uwagi na uproszczoną formę KPiR wymagać będziemy uzupełnienia określonych danych w ramach tego etapu).
Krok 4.
Analizy tematyczne (Opcja)
W kroku tym, informacje zebrane w ramach wywiadu pogłębiane są o analizę dostępnych danych i dokumentów oraz dodatkowe konsultacje. Eksperci krytycznym okiem analizują newralgiczne miejsca w poszczególnych obszarach np.:
- Kontroling– poprawność modelu liczenia marży per produkty/usługi i jednostki całe biznesowe, w tym klucze narzutu kosztów ogólnych, jakość informacji zarządczych (przydatność raportów), rzetelność i szczegółowość budżetu, sprawdzalność prognoz, wykrywanie nadużyć, metody wycen produkcji w toku / przychody przyszłych okresów (MSR), wycena magazynu, polityka rezerw (ryzyka/serwis), polityka księgowania inwestycji, struktura kont vs potrzeby biznesu, analiza Y/Y, analiza budżet bieżący vs wykonanie rok poprzedni, benchmarki do rynku w zakresie proporcji kosztów (np. KOZ vs produkcja),
- HR – systemy premiowe (stopień wykorzystania budżetu, używane KPI, adekwatność do celów), nadgodziny (wypłaty vs odbiór), rotacja, L4, benchmark wynagrodzeń, siatki stanowisk, ścieżki rozwoju, struktura zarządzania, opinie o pracodawcy (np. GoWork, Pracuj), wykorzystanie kontraktowców i umów zleceń
- Sprzedaż / biznes – równomierność sprzedaży linii produktów, balans „tematy nowe vs kontynuacje”, trendy Y/Y, rentowność per produkty / linie biznesowe (w tym uproszczona analiza portfelowa (BCG)), struktura ilościowo-wartościowa sprzedaży (wartość koszyka), dojrzałość filozofii CRM (lejek, follow up), nakłady na marketing, w tym media internetowe, świadomość marżowa sprzedawcy, systemy rabatowe (pole negocjacyjne), okres kontraktacji, sezonowość biznesu, rozliczanie i zarządzanie należnościami
- Produkcja – próbkowy pomiar linii, przestoje, fluktuacja zamówień, wymuszenia tematów pilnych, reklamacje (w tym do dostawców), usterki i naprawy, awarie maszyn, utylizacja, plany konserwacji, planowanie zasobów, procesy doskonalenia, statystyki jakościowe, rola i użycie systemu MES, skala produkcji w toku, odpady i utylizacja, wykorzystanie hali, maszyn, uproszczona analiza VSM, opcjonalnie diagram spagetti, analiza migawkowa
- Projekty – kompleksowość budżetu, wycena ryzyk, budżetowanie i rozliczanie czasu własnych pracowników, zarządzanie portfelem, przeglądy budżetu, utylizacja zasobów projektowych, model wyceniania projektów – narzuty, nieutylizacja, k. finansowe, koszty serwisu/ gwarancji, dostępne raporty dla PM, przekroczenia budżetów, oszacowanie rentowności po doliczeniu brakujących narzutów
- Zakupy – pozycja zakupowa, modele umów, obiektywność wyboru dostawców, ocena dostawców, procedury uproszczone, motywacja do optymalizacji cen, złożoność procesu akceptacji
- IT – integracja systemów, spójność danych, faktyczne użycie przez użytkowników, bariery w rozwoju (np. brak budżetu / niewydolność dostawców / monopol dostawcy)
- Dojrzałość procesów – standardy, metodyki, istniejące procedury.
- Magazyn /Logistyka – rotacja / wiekowanie towaru, wartość zamrożonego kapitału, przepływ dokumentacji magazynowej, uproszczona analiza ABC, wykorzystanie przestrzeni
- Administracja – limity paliwowe, nadużycia w rozliczeniach „kilometrówki”, optymalizacja wydatków delegacyjnych, remonty, koszty mediów,
obieg dokumentów - Finanse – płynność / ściągalność należności, zabezpieczenia, linie kredytowe, elektronizacja procesu obiegu faktur, spójność dokumentacji magazynowej
- Inne – ograniczenia wynikające z rynku, obecności w grupie kapitałowej, norm.
Zakres i szczegółowość analiz zależy od specyfiki projektu – nacisk kładziony jest w tych miejscach, w których eksperci Nova Praxis w poprzednich krokach projektu dostrzegli potencjalne problemy
Krok 5.
Opracowanie strategii w oparciu o model 5 sił Portera
Na bazie wyników prac Etapu 1, 2, 3 przeprowadzamy warsztaty „Opracowanie strategii działania w oparciu o model 5 sił Portera” z kierownictwem firmy odpowiedzialnym za jej rozwój. Warsztaty mają na celu opracowanie scenariuszy działań na rynkach, w których funkcjonuje firma. Scenariusze te zakładają stan obecny oraz cel jaki firma chce osiągnąć w perspektywie 3-5 lat.
Celem opracowanej strategii jest rozsądne rozłożenie działań w czasie (wszystkich spraw nie da się poprawić w 1 rok) oraz wyeliminowanie tych działań czy tych produktów, z których firma powinna zrezygnować.
Należy wyraźnie zaznaczyć, że opracowana strategia działania będzie mieć konsekwencje w bieżącym działaniu firmy, ale jej skutki będą zależeć od wielu czynników. Z tego względu dajemy możliwość naszym klientów skorzystania z aplikacji do monitorowania celów i przebiegu realizacji przyjętej strategii działania. Pozwala ona na bieżąco monitorować wyznaczone cele strategiczne, przypisane zadania strategiczne poszczególnym osobom w firmie.
Praca nad strategią wymaga współpracy z klientem – my jej sami nie wymyślimy, dlatego tak ważna jest współpraca w ramach poprzednich etapów projektu.
Krok 6.
Podsumowanie
Na bazie wyników wywiadu oraz analiz pogłębionych przygotowywany jest kompleksowy Raport z opracowania strategii firmy. W ramach raportu prezentowane są:
- Wynik oceny dojrzałości organizacji
- Analiza SWOT/TOWS
- Model BCM firmy
- Ocena struktury organizacyjnej firmy
- Analiza finansowa przedsiębiorstwa
- Strategia działania firmy
- Analiza scenariuszowa (opcja)
- Ramowy plan wdrożenia zmian – cele strategiczne, wskazanie priorytetów, metody dojścia do usprawnień, szacunkowe terminy wdrażania usprawnień /zmian.
Raport zawsze omawiany jest z Klientem – prezentowany jest na wąskim forum zarządu firmy, gdyż dotyczy bardzo przekrojowej i szczerej diagnozy przedsiębiorstwa.
Produkty projektu
Klienci otrzymują zawsze jasno zdefiniowany zestaw produktów usługi.
- Raport z opracowania strategii – podsumowanie zakresu audytu, zauważone problemy, rekomendacje usprawnień, plan wdrożenia usprawnień i oszacowanie potencjału wynikającego z usprawnień
- Dostęp do systemu analiz finansowych – przez okres próbny klienci otrzymują dostęp do analiz finansowych jakie zostały opracowane w ramach projektu.
- Dostęp do systemu definiowania i monitorowania celów strategicznych – przez okres próbny klienci otrzymują dostęp do systemu, gdzie zdefiniowane są cele strategiczne opracowane w ramach Etapu 3 wraz z możliwością wskazania zadań niezbędnych od osiągnięcia wygranego celu ich terminów realizacji oraz osoby odpowiedzialnej za dane zadanie/a.
Kształt produktów i zakres opisywanych usług może różnić się w poszczególnych projektach – dokładny zakres projektu dobierany jest zawsze indywidualnie do potrzeb konkretnego Klienta i jest precyzyjnie opisywany w ofercie końcowej.
Wsparcie po realizacji usługi
W wyniku audytu wskazywane są obszary do poprawy zarówno w obszarze większej efektywności, jak i ładu organizacyjnego. W obu obszarach Nova Praxis posiada dedykowane usługi pozwalające na doskonalenie przedsiębiorstwa. Możemy wspierać naszego klienta w realizacji przyjętego w raporcie planu doskonalenia. To właśnie dzięki doświadczeniom we wdrażaniu usprawnień, możemy rzetelnie je zaplanować tworząc Raport z audytu.
Naszym silnym założeniem jest to, by klienta nie zmuszać do współpracy – dlatego rekomendacje wynikające z audytu przekazujemy w formie warsztatów, by klient rozumiał istotę proponowanych działań i mógł swobodnie podjąć decyzję o wsparciu lub realizacji zmian własnymi zasobami.
Uzyskiwane korzyści
W wyniku projektu Klient uzyskuje przekrojowy obraz przedsiębiorstwa na tle rynku; zebrane problemy są przedstawione z perspektywy osoby obiektywnej, ze świeżym spojrzeniem. Możliwe zastosowania wyników audytu:
- Szybkie uruchomienie wdrażania usprawnień w obszarach dających najszybszą poprawę efektywności
- Eliminacja inicjatyw o niskim znaczeniu dla firmy – powstanie przestrzeni dla właściwych działań
- Uszczelnienie miejsc generujących błędy / koszty / utratę wizerunku
- Lepsza świadomość zarządcza na temat otrzymywanych danych i raportów – „co jest przekłamywane”
- Możliwość oceny potencjału zmiany przed przygotowaniem napiętego budżetu
- Realna ocena spółki po przejęciu przez nowy Zarząd
- Silny wsad dla strategii przedsiębiorstwa np. tworzonej przed emisją akcji / wejściem na giełdę
- Ocena spółki przed zakupem / wskazanie priorytetów po zakupie spółki.
Copyright © 2022 NovaPraxis
